PROTOKÓŁ
z kontroli
realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a
Stowarzyszeniem Bank Żywności w Suwałkach na świadczenie
usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich
wykluczeniu społecznemu
Stowarzyszenie
Bank Żywności w Suwałkach jest powstałym w dniu 02.03.2000
roku stowarzyszeniem
posiadającym status organizacji pożytku
publicznego. Podstawą prawną działalności jest wpis do
Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000069745 z dnia 08.01.2002 r.
Adres siedziby: 16-400 Suwałki, ul
Kowieńska 3/18.
Regon: 790751444.
Prezesem placówki jest Pan Romuald
Turczyński.
Skarbnikiem placówki jest Pan Marek
Stasiński.
Kontrolę przeprowadzili:
1. Elżbieta Bogdan –
starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (legitymacja
służbowa Nr 46),
2. Piotr Słabiński
– starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego
Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (legitymacja
służbowa Nr 50),
na podstawie upoważnienia Nr
PS.VI.ICz.0939/234/06 z dnia 13.12.2006 r. wydanego w imieniu Wojewody
Podlaskiego przez Andrzeja Kozłowskiego – Dyrektora Wydziału
Polityki Społecznej.
Kontrolę przeprowadzono
w dniu 3 stycznia 2007 r.
W toku
kontroli wyjaśnień udzielał:
1.
Pan Romuald Turczyński – Prezes Stowarzyszenia Bank
Żywności w Suwałkach.
Przedmiot
kontroli:
Przedmiotem kontroli była ocena
prawidłowości realizacji umowy Nr 1/2006 zawartej w dniu 23 listopada
2006 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Stowarzyszeniem Bank
Żywności w Suwałkach na świadczenie usług na rzecz
osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu
oraz efektywności realizowanych zadań.
Kontrolą objęto następujące
zagadnienia:
1. Warunki lokalowe
bezpośrednio służące realizacji zadania.
2. Zasoby kadrowe i
kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.
3. Organizacja
działań podejmowanych w ramach realizacji zadania.
4. Współpraca z
partnerami zaangażowanymi w realizację zadań.
5. Stan realizacji zadania oraz
efektywność, rzetelność i jakość realizacji
zadania.
6. Prawidłowość
wykorzystania otrzymanej dotacji oraz prawidłowość prowadzenia
dokumentacji dotyczącej realizacji zadania.
Ustalenia kontroli:
1.
Warunki lokalowe
bezpośrednio służące realizacji zadania:
Bank Żywności dysponuje
wynajmowanym lokalem biurowym, magazynem w Suwałkach o powierzchni 100 m2 oraz użyczonym przez Prezydenta Białegostoku
magazynem o powierzchni 3148 m2.
2.
Zasoby kadrowe i
kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania:
Ogółem przy
realizacji zadania pracuje 5 osób:
- dyrektor
(szkolenia FPBŻ, pięcioletnie doświadczenie w prowadzeniu Banku
Żywności),koordynator przy realizacji zadania PEAD 1 etat,
- księgowa (emerytka) ½ etatu,
- pracownik biurowy (technik ekonomista) 1 etat.
- dwóch
magazynierów 2 x ½ etatu.
3.
Organizacja
działań podejmowanych w ramach realizacji zadania:
Bank Żywności realizuje swoje zadania
poprzez:
a) wyszukiwanie rezerw żywności produkowanej w
nadmiarze,
b) pozyskiwanie żywności o krótkich
terminach przydatności do spożycia,
c) gromadzenie rezerw żywności i ich
racjonalną dystrybucję,
d) promowanie postaw przeciwdziałających
utylizacji żywności lub jej marnotrawieniu,
e) organizowanie zbiórek żywności
szczególnie w okresach przedświątecznych,
f) prowadzenie ścisłego monitoringu
wykorzystania żywności przez beneficjentów.
Bank Żywności jest również
zaangażowany w realizację Europejskiego Programu Pomocy
Żywnościowej PEAD.
4.
Współpraca z
partnerami zaangażowanymi w realizację zadań:
Bank Żywności przy realizacji zadania
współpracuje z:
a) Federacją Polskich Banków
Żywności oraz innymi Bankami Żywności;
b) z organami administracji samorządowej: PCPR,
Wydz. Spraw Społecznych, MOPS, GOPS;
c) z organizacjami pozarządowymi prowadzącymi
na terenie województwa działalność charytatywną;
d) z mediami lokalnymi;
e) z producentami żywności, handlowcami;
f)
z wolontariatem
akcyjnym.
5.
Stan realizacji zadania oraz
efektywność, rzetelność i jakość realizacji
zadania:
W roku 2006 Bank
Żywności współpracował z 70 organizacjami
obejmując pomocą około 50 tysięcy potrzebujących.
Uczestnikami i
beneficjentami programu były organizacje pozarządowe,
świadczące pomoc osobom ze środowisk skrajnie ubogich oraz
osobom bezdomnym.
Wykaz miast, ilość
wolontariuszy i uzyskaną żywność w akcjach organizowanych w
2006 roku zawiera załącznik Nr 1.
Rozpoczęcie realizacji
umowy Nr 1/2006 zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a
Stowarzyszeniem Bank Żywności w Suwałkach nastąpiło z
chwilą podpisania umowy i otrzymania środków finansowych
tj. od listopada 2006 roku.
Zadania były
realizowane zgodnie z planem, harmonogramem, kosztorysem i niezbędnymi
potrzebami.
Bank
Żywności zawiera umowy z organizacjami prowadzącymi
działalność charytatywno-opiekuńczą. Organizacje te muszą
posiadać listy osób potrzebujących pomocy potwierdzone przez
właściwy terytorialnie Ośrodek Pomocy Społecznej.
6.
Prawidłowość
wykorzystania otrzymanej dotacji oraz prawidłowość prowadzenia
dokumentacji dotyczącej realizacji zadania:
Stowarzyszenie otrzymało
w dniu 07.12.2006 roku kwotę 2.679 zł (poz. księgowa - 789). Na dzień kontroli wydatkowano kwotę 2.140,97
zł tj. 79,91% przyznanych
środków.
Kontrolującym nie okazano
dowodów księgowych potwierdzających wydatkowanie
pozostałej kwoty dotacji tj. 538,03 zł.
Zestawienie wydatków z dotacji budżetu państwa:
L.p.
|
Nr faktury
|
Data opłacenia faktury
|
Określenie
Wydatku
|
Kwota
|
1.
|
FOLO3339213/012/06
|
18.12.2006
|
Rozmowy telefoniczne
|
112,30
|
2.
|
0611300189941
|
18.12.2006
|
Usługi telekomunikacyjne
|
312,05
|
3.
|
9994
|
18.12.2006
|
Użyczenie magazynu w Białymstoku
|
858,31
|
4.
|
9087
|
18.12.2006
|
Użyczenie magazynu w Białymstoku
|
858,31
|
Razem:
|
|
2140,97
|
Kontrola wykazała, że umowa realizowana jest
prawidłowo. Dokumentacja w sprawie wydatkowania dotacji prowadzona jest
zgodnie z obowiązującymi przepisami. Każdy z rachunków
opisany jest w sposób potwierdzający ich opłacanie ze
środków PUW, sprawdzony pod względem merytorycznym i
rachunkowym. Stwierdzono, że prowadzona jest wyodrębniona ewidencja
księgowa środków finansowych przekazanych na realizację
zadania.
Protokół sporządzono w
dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje
Kierownik kontrolowanej placówki. W przypadku, gdy Kierownik nie zgadza
się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może
odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od
daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.
Kierownikowi przysługuje prawo
zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemnych
wyjaśnień co do zawartych w protokole ustaleń. Ponadto zastosowanie
ma § 6 Umowy z dnia 23 listopada 2006 r. zawartej pomiędzy
Wojewodą Podlaskim a podmiotem uprawnionym.
Prezes Podpisy kontrolujących:
/-/ Romuald Turczyński /-/
Elżbieta Bogdan
31.01.2007r. /-/
Piotr Słabiński