Białystok, 2007.07.05

OB.I.JW.0934-1/07

S p r a w o z d a n i e

z kontroli doraźnej w zakresie realizacji zadań zleconych związanych z wydawaniem dowodów osobistych, przeprowadzonej w dniu 21.06.2007 r. w Urzędzie Gminy w Poświętnem, NIP 5420007690, REGON 0005534121.

Kontrolę przeprowadzili: Marek Józef Badura - kierownik Oddziału do Spraw Ewidencji Ludności i Spraw Wojskowych oraz Janusz Warelis - st. inspektor wojewódzki
ww. oddziału, zatrudnieni w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działający na podstawie upoważnień Nr 21/07 i Nr 22/07 z dnia 20.06.2007 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

            Temat kontroli: realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia1974 r.
o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) - organizacja i funkcjonowanie w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO).

Celem kontroli było zebranie informacji umożliwiających ocenę działalności Wójta Gminy Poświętne w zakresie problematyki związanej z organizacją i funkcjonowaniem systemu wydawania dowodów osobistych (SOO) powierzonej w ramach zadań zleconych, uregulowanej ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy.

Kontrolę przeprowadzono na polecenie Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Wójtem Gminy Poświętne od roku 1993 jest Pan Witold Łapiński. Wyjaśnień kontrolującym udzielała Pani Irena Kęska.

Ustalenia kontroli.

            Ustalono, że od roku 2001 pracownikiem odpowiedzialnym za realizację zadań związanych z funkcjonowaniem w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO) jest Pani Irena Kęska. Przeszła ona w 2000 r. w Białymstoku stosowne szkolenie dot. obsługi i otrzymała kartę dostępu z Centrum Personalizacji Dokumentów MSW Nr DOW 008131.

            W razie potrzeby zastępstwo pełni Pani Dorota Porowska. Przeszła ona w roku 2000 szkolenie w Białymstoku i otrzymała kartę dostępu z Centrum Personalizacji Dokumentów MSW Nr DOW 020877.

Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 2005 stałych mieszkańców kontrolowanej jednostki otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej.

Według stanu na dzień kontroli - 8 wniosków zostało wprowadzonych do systemu SOO i przekazanych do personalizacji, 51 wniosków zostało zarejestrowanych, 1 wniosek został zawieszony a 22 dokumenty oczekiwały na odbiór przez wnioskodawców.

            Spośród dowodów oczekujących na odbiór skontrolowano losowo wybrane 5 egzemplarzy:

Seria i Nr      data: złożenia      potwierdzenia              wysłania           wyprod.           odebrania

                        wniosku           danych przez                wniosku do      dowodu           dowodu

w urzędzie        USC i ewid. ludn.        CPD                przez CPD       z Policji

ALB 187859   02.05.07.         04.05.07.                    04.05.07.         14.05.07.         17.05.07.

AKF 989524   27.12.06.         27.12.06.                    29.12.06.         19.01.07.         29.01.07.

AKE 402444   02.01.07.         02.01.07.                    05.01.07.         15.01.07          25.01.07.

ALE 318153   24.05.07.         24.05.07.                    25.05.07.         29.05.07.         05.06.07.

ALE 018152   23.05.07.         24.05.07.                    25.05.07.         29.05.07.         05.06.07.

            Wyniki kontroli świadczą, że z chwilą złożenia wniosku przez zainteresowaną osobę, niezwłocznie uruchamiane są przewidziane prawem procedury: dane z wniosku są potwierdzane w USC oraz ewidencji ludności, następnie są one wprowadzane do systemu elektronicznego i przesyłane do Centrum Personalizacji Danych.

Czas oczekiwania na wydanie dowodu osobistego nie przekracza przewidzianego przez prawo jednomiesięcznego okresu.

Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert przygotowanych do wydania dowodów (serii ALB 187859, AKF 989524, AKE 402444, ALE 318153, ALE 018152) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł.

Do wniosków o wydanie dowodów osobistych nr AKF 989524, AKE 402444, ALE 318153 oraz ALE 018152 dołączone były, obok potwierdzenia uiszczonej opłaty za dokumenty, odpisy skrócone właściwych aktów stanu cywilnego, gdyż akty te sporządzone były w USC innych niż USC w Poświętnem. W przypadku dowodu osobistego ALB 187859 akt stanu cywilnego osoby ubiegających się o wydanie dowodu osobistego został sporządzony w USC w Poświętnem i dane tej osoby potwierdzone zostały przez kierownika miejscowego USC.

Na każdym wniosku potwierdzane są także, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe wnioskodawcy.

Część B formularza wypełnianego przy przyjmowaniu wniosku jako potwierdzenie jego złożenia i zwracana przy odbiorze nowego dokumentu, zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu wraz z datą jego ważności oraz adnotację dot. unieważnienia  poprzedniego dokumentu.

            Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków.

            Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania  książeczkowych dowodów osobistych.

Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi" obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: AB, DB, WL, DX i DD są oprawione w oprawy introligatorskie.

Koperty dowodowe zarówno dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej jak i dla obecnie wydawanych dokumentów w postaci kart identyfikacyjnych przechowywane są według kolejności numerów w ramach poszczególnych serii wydawanych dowodów osobistych.

Dokumentacja związana z wydawaniem dowodów osobistych prowadzona jest prawidłowo, zgodnie z wymogami cyt. ustawy. Osoba odpowiedzialna wykonuje powierzone zadania z dużym zaangażowaniem oraz pełnym profesjonalizmem, pomimo stwierdzonego, znacznego obciążenia obowiązkami służbowymi. Wynika ono z łączenia funkcji Kierownika USC z obsługą systemu dowodów osobistych. Wyniki kontroli omówiono z Zastępcą Wójta, Panem Alfredem Dobrzyńskim. W trakcie rozmowy zwrócono uwagę na konieczność zintensyfikowania wśród miejscowej ludności działań informacyjnych związanych z koniecznością niezwłocznej wymianą książeczkowych dowodów osobistych oraz poczynienia zmian organizacyjnych w urzędzie, umożliwiających wywiązanie się z tego zadania.

Kontrolujący dokonali wpisu do książki kontroli urzędu pod poz. 4/07.

Pani Irenie Kęska, odpowiedzialnej za funkcjonowanie w Urzędzie Gminy Poświętne systemu wydawania dowodów osobistych, udzielono instruktażu w zakresie tematyki będącej przedmiotem kontroli.

Na tym kontrolę zakończono.

Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz sprawozdania pozostanie w aktach Urzędu Gminy Poświętne, natomiast drugi
w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Otrzymują:

•1.      Wójt Gminy Poświętne                                         Podpisy kontrolujących:

•2.      a/a

Marek Badura

                                                                                                              Janusz Warelis