Białystok 30.11.1999
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 27 listopada 2003r.
w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego
1. Jednostka kontrolowana:
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. Legionowa 28, 15-281 Białystok; REGON 050667685; NIP 542-25-42-016; Kierownik jednostki - Janusz Kazimierz Krzyżewski, Marszałek Województwa Podlaskiego;
2. Osoby przeprowadzające kontrolę:
Grażyna Małaszyńska - starszy inspektor wojewódzki w Biurze Integracji
Tomasz Charkiewicz - starszy inspektor w Biurze Integracji Europejskiej
na podstawie upoważnienia do kontroli nr 5/03 z dnia 26 listopada 2003r. podpisanego przez Dyrektora Generalnego PUW;
3. Data rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych:
Kontrolę rozpoczęto i zakończono w dniu 27 listopada 2003r.
Przedmiotem kontroli były inicjatywy zagraniczne realizowane przez organy samorządu województwa podlaskiego, w zakresie współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw oraz przystępowania do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych w okresie 01 stycznia 2001 r. - 30 czerwca 2003r.
Celem kontroli było ustalenie, czy powyższe inicjatywy zagraniczne były realizowane w oparciu o kryterium legalności, zgodnie z obowiązującymi podstawami prawnymi i w przewidzianym trybie ustawowym, tzn. czy w praktycznym działaniu samorząd województwa podlaskiego stosował przepisy:
ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie województwa,
ustawy z dnia 15 września 2000r. o zasadach przystępowania jednostek samorządu terytorialnego do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych,
oraz zapisy „Priorytetów współpracy zagranicznej województwa podlaskiego”.
Kontrolujący, na podstawie udostępnionych dokumentów ustalili, iż główne kierunki dot. współpracy zagranicznej realizowanej przez samorząd województwa zostały nakreślone w Uchwale Nr VIII/111/99 Sejmiku Województwa Podlaskiego (Załącznik Nr 1 do Protokołu), w sprawie Priorytetów Współpracy Zagranicznej Województwa Podlaskiego.
Zadania z zakresu współpracy województwa podlaskiego z zagranicą w kontrolowanej jednostce są realizowane przez Referat Współpracy z Zagranicą, znajdujący się w Biurze Informacji i Promocji Województwa (Załącznik Nr 2 i 3 do protokołu).
Na podstawie informacji udzielonych przez Zastępcę Dyrektora Biura Informacji i Promocji Województwa p. Wojciecha Kwiatkowskiego i Kierownika Referatu Współpracy z Zagranicą w Biurze Informacji i Promocji Województwa p. Magdalenę Łyżnicką - Sanczenko oraz przedstawionych dokumentów - kontrolujący stwierdzili:
W obszarze współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw kierunki prowadzonej przez samorząd województwa współpracy z zagranicą są zgodne z zapisami „Priorytetów współpracy zagranicznej województwa podlaskiego”.
W analizowanym okresie współpraca ta objęła:
Region Północy Portugalii,
Obwód Grodzieński na Białorusi.
Szczegóły współpracy (zakres, formy oraz obszary) zostały określone w podpisanych przez zainteresowane Strony dokumentach, których oryginały znajdują się w aktach Referatu Współpracy z Zagranicą Biura Informacji i Promocji Województwa.
W trakcie realizacji procesu zawierania umów z powyższymi partnerami, nie w pełni zostały spełnione wymogi formalne określone w art. 77 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie województwa - brak jest mianowicie dokumentacji poświadczającej przesłanie treści uchwał i zawieranych umów - do wiadomości ministra właściwego do spraw administracji publicznej.
W obszarze przystępowania do międzynarodowych zrzeszeń lokalnych i regionalnych sprawdzono kierunki prowadzonej przez samorząd województwa współpracy pod kątem zgodności z zapisami „Priorytetów współpracy zagranicznej województwa podlaskiego”.
W analizowanym okresie Województwo Podlaskie przystąpiło do:
Konferencji Peryferyjnych Regionów Nadmorskich Europy; Stosowna decyzja w sprawie zgody na przystąpienie województwa do powyższej Konferencji została wydana przez Ministra Spraw Zagranicznych w dniu 19 sierpnia 2002 r.
Sieci Europejskich Miast i Regionów TELECITIES; Stosowna decyzja w sprawie zgody na przystąpienie województwa podlaskiego do powyższego stowarzyszenia została wydana przez Ministra Spraw Zagranicznych w dniu 25 listopada 2002 r.
Oryginały dokumentacji dotyczącej współpracy w powyższym zakresie, znajdują się w Referacie Współpracy z Zagranicą Biura Informacji i Promocji Województwa.
Przy ubieganiu się o wydanie decyzji przez ministra właściwego do spraw zagranicznych, zostały zachowane procedury wymagane przepisami ustawy z dnia 15 września 2000r. o zasadach przystępowania jednostek samorządu terytorialnego do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych.
Szczegółowy wykaz porozumień zawartych z regionami Europy przez Samorząd Województwa Podlaskiego w okresie 2001-2003, zawiera Załącznik nr 4.
Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których
jeden został przesłany Marszałkowi Województwa Podlaskiego.
Kontrolujący poinformowali Marszałka Województwa Podlaskiego o prawie wniesienia zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole oraz dokonali wpisu do Książki Kontroli Zewnętrznej (poz. 60/03).
Podpis kierownika Podpisy kontrolerów
............................................. ........................................................
...........................................................
Miejscowość, data Miejscowość, data
Białystok, grudnia 2003 r.
W załączeniu przesyłam 2 egz. protokołu z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 27 listopada 2003r. w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego, z uprzejmą prośbą o zapoznanie się z jego treścią.
W przypadku braku uwag, uprzejmie proszę o podpisanie protokołu, parafowanie każdej ze stron oraz odesłanie 1 egzemplarza do Biura Zarządzania Funduszami Europejskiej PUW.
Przedstawiciele Biura Integracji Europejskiej PUW w Białymstoku, przeprowadzili w dniu 27 listopada 2003r. w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego kontrolę, której przedmiotem były inicjatywy zagraniczne realizowane przez organy samorządu województwa podlaskiego, w zakresie współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw oraz przystępowania do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych w okresie 01 stycznia 2001 r. - 30 czerwca 2003r.
Celem kontroli było ustalenie, czy powyższe inicjatywy zagraniczne były realizowane w oparciu o kryterium legalności, zgodnie z obowiązującymi podstawami prawnymi i w przewidzianym trybie ustawowym.
W trakcie kontroli stwierdzono, że podczas realizacji procesu zawierania umów z partnerami zagranicznymi, nie w pełni zostały spełnione wymogi formalne określone w art. 77 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie województwa - brak jest mianowicie dokumentacji poświadczającej przesłanie treści uchwał i zawieranych umów - do wiadomości ministra właściwego do spraw administracji publicznej.
Informując o powyższym, uprzejmie proszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia powstałych i zapobiegania kolejnym podobnym nieprawidłowościom. Jednocześnie proszę o udzielenie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma, odpowiedzi na uwagi zawarte w protokole z kontroli.