Protokół z kontroli

w Agencji Rozwoju Regionalnego "ARES" S.A. w Suwałkach

przeprowadzonej w dniach 5 i 12 marca 2004 r. przez:

1. Jana Ołtarzewskiego - st. inspektora wojewódzkiego działającego na podstawie upoważnienia nr 5/04 z dnia 1 marca 2004 r. wydanego przez Wojewodę Podlaskiego (z up. Wojewody Podlaskiego Jarosław Cezary Worobiej p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi),
2. Łukasza Kurzynę - st. specjalistę działającego na podstawie upoważnienia nr 6/04 z dnia 1 marca 2004 r. wydanego przez Wojewodę Podlaskiego (z up. Wojewody Podlaskiego Jarosław Cezary Worobiej p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi),

Przedmiotowy zakres kontroli

Kontrolą objęto sprawy związane z realizacją zadań sfinansowanych z dotacji budżetu państwa w 2003 r. w świetle stosowania przepisów:

a)  ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.);

b)  ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.);

c)  umowy o przekazaniu środków z rezerwy celowej budżetu państwa na realizację zadań związanych z obsługą projektów wykonanych w ramach programu Phare RAPID i Phare STRUDER 2.

Informacja o Agencji

Agencja Rozwoju Regionalnego "ARES" S.A. w Suwałkach rozpoczęła swą działalność z dniem 16 stycznia 1991 r. zgodnie ze statutem uchwalonym przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy (akt notarialny Rep. Nr A 492/91), Nr KRS 0000051749.

            Przedmiotem działalności ARR "ARES" S.A. w Suwałkach jest koordynowanie opracowań i wdrożeń programów restrukturyzacji wymagających wsparcia finansowego, doradztwo i oceny tych przedsięwzięć, a w szczególności:

• inspirowanie i popieranie tworzenia nowych podmiotów ze szczególnym ukierunkowaniem na realizację produkcji nowoczesnych wyrobów i technologii oraz rozwoju produkcji materiałowo i energooszczędnej,
• prowadzenie działalności doradczej, szkoleniowej, consultingowej,
• inspirowanie związków pomiędzy podmiotami krajowymi i zagranicznymi w zakresie działalności gospodarczej,
• prowadzenie działalności gospodarczej, wytwórczej, handlowej i usługowej w kraju i za granicą,
• odpłatne udostępnianie powierzchni lokali użytkowych w celu prowadzenia przez podmioty działalności gospodarczej,
• udzielanie wsparcia finansowego w postaci pożyczek, wkładów, udziałów,
• studia, szkolenia i kursy w kraju i za granicą odnośnie zagadnień restrukturyzacji, menadżerstwa, marketingu, wyceny majątku, przekształceń własnościowych i inne.

Kierownictwo jednostki kontrolowanej

Kierownikiem jednostki w okresie od 1 stycznia 2000 r. do 31 marca 2003 r. był Wiesław Gołaszewski, a od 1 kwietnia 2003 r. funkcję Prezesa Zarządu pełni Pan Jerzy Mioduszewski. Z-cą Prezesa był Pan Jan Walicki pełniący tę funkcję od 1 listopada 1992 r. do 26 lutego 2004 r. Aktualnie funkcję Z-cy Prezesa pełni Pan Marcin Moskwa powołany na to stanowisko z dniem 4 marca 2004 r.

Adres jednostki

            Agencja Rozwoju Regionalnego "ARES" S.A. w Suwałkach, ul. Noniewicza 12 A, 16-400 Suwałki, telefon 566-61-06, REGON 59-3-611-79101, NIP 844-000-57-67.

Wyjaśnień udzielały

            Pani Alicja Stefańska - Główny Księgowy,

            Pani Ewelina Suchocka - Kierownik Projektu.

Ustalenia kontroli

            Zastosowane metody kontroli polegały na:

• analizie zasad rachunkowości oraz systemu kontroli wewnętrznej,
• rozmowach z kierownictwem i pracownikami odpowiedzialnymi za realizację zadań,
• zastosowaniu procedur analitycznych w odniesieniu do danych finansowych zawartych w sprawozdaniach finansowych,
• sprawdzeniu zgodności zapisów w księgach rachunkowych z poszczególnymi pozycjami sprawozdań finansowych,
• analizie dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencji księgowej,
• analizie celowości poniesionych wydatków.

Odpowiedzialnym za obsługę merytoryczną programów Phare RAPID i STRUDER 2 zgodnie z zakresem obowiązków służbowych jest Pani Ewelina Suchocka. (załącznik nr 1).

Jednostką odpowiedzialną za właściwe wykorzystanie dotacji z budżetu państwa jest Agencja Rozwoju Regionalnego "ARES" S.A. w Suwałkach, która obsługuje projekty w ramach programu PL9509 - Phare RAPID i PL9609 - STRUDER 2.

Zestawienie projektów programu PHARE RAPID

   Wartość zrealizowanych projektów wyniosła 3 553 675,53 EUR w tym środki z UE 1 371 536,12 EUR. Różnice w sumowaniu w tabeli powstały w wyniku zaokrąglenia kwot.

Zestawienie projektów programu Phare STRUDER 2

Wartość zrealizowanych projektów wyniosła ogółem 1 202 792,30 EUR, w tym środki z UE 321 368,71 EUR.

Koszt zrealizowanych projektów nie przekracza kwot ustalonych w kontraktach (dane z raportów PERSEUS).

Wniosek o uruchomienie rezerwy budżetowej na obsługę projektów został sporządzony z inicjatywy Agencji Rozwoju Regionalnego "ARES" S.A. w Suwałkach. Został on skierowany przez Wojewodę Podlaskiego pismem nr RR.XIII.3024-3/03 z dnia 15 maja 2003 r. do Komitetu Integracji Europejskiej.

            Na podstawie decyzji Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2003 r. nr OF3/2327/2003 w sprawie zmian w budżecie państwa na 2003 r. Wojewoda Podlaski zwiększył wydatki budżetowe na 2003 r. w dziale 750 - Administracja Publiczna, rozdział 75011 § 2837 o kwotę 12 000,00 zł. na pokrycie kosztów operacyjnych obsługi programów PL 9509 Phare RAPID i PL 9609 Phare STRUDER 2 dla jednostki realizującej tj. Agencji Rozwoju Regionalnego "ARES" S.A. w Suwałkach.

Przed przekazaniem środków z rezerwy budżetu państwa Wojewoda Podlaski reprezentowany przez Jarosława Cezarego Worobieja p.o. Zastępcy Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego w Umowie z dnia 21 lipca 2003 r. zawartej z Agencją Rozwoju Regionalnego "ARES" S.A. w Suwałkach, reprezentowaną przez Jerzego Mioduszewskiego - Prezesa Zarządu i Jana Walickiego - Wiceprezesa Zarządu ustalił zasady realizacji zadań polegających na obsłudze projektów wykonanych w ramach programu Phare RAPID i Phare STRUDER 2. Środki z budżetu państwa, w wysokości 12 000,00 zł, zostały przeznaczone na pokrycie kosztów realizacji ww. zadań w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r. W okresie tym zrealizowano następujące zadania:

1.      Prowadzenie monitoringu zrealizowanych projektów, w tym przygotowywanie Raportów Wpływu:

1)        w ramach programu Phare RAPID (plan. 11, 29 i 30 czerwca 2003r., 28, 29 i 30 października 2003 r. oraz 10 listopada 2003 r.)

       Wykonano zgodnie z planem;

2)        w ramach programu STRUDER 2 (plan. 30 czerwca 2003 r., 23, 24 i 30 lipca 2003 r. oraz 30 września 2003 r.)  

      Wykonano zgodnie z planem.

2.      Prowadzenie obsługi informacyjnej beneficjentów oraz instytucji nadzorujących realizację programu (styczeń - grudzień 2003 r.).

Sporządzono informację z wykonania zadań oraz dochodów i wydatków za III kwartały 2003 r.

3.      Prowadzenie obsługi audytów Komisji Europejskiej.

Nie przeprowadzano.

4.      Propagowanie efektów i doświadczeń programu poprzez prezentacje na spotkaniach, seminariach i konferencjach.

Zorganizowano dla samorządów gmin seminarium w dniu 25 lipca 2003 r. pt. "Rola samorządów regionalnych i Związków Pracodawców w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i funduszy budżetu państwa. Jak sięgnąć po pieniądze na rozwój firmy." (Lista obecności oraz program szkolenia - załącznik nr 2).

5.      Udostępnianie materiałów do celów edukacyjnych (uczniowie i studenci, styczeń - grudzień 2003 r.).

Odnotowano jedno zgłoszenie związane z zapotrzebowaniem na materiały (załącznik nr 3).

6.      Prowadzenie obsługi techniczno-administracyjnej w tym:

1)      Zapewnienie łączności telefonicznej, pocztowej, kurierskiej, faksowej, elektronicznej (styczeń - grudzień 2003 r.)

      Łączność tego typu wykorzystywano z gminami w sprawach sporządzenia raportów wpływu.

2)      Tłumaczenia (czerwiec - grudzień 2003 r.).

      Zbiorcze informacje z raportów wpływu przetłumaczano na język angielski, a następnie wysyłano do PARP.

3)      Powielanie materiałów związanych z programem (styczeń - grudzień).

      Powielono materiały informacyjne dot. programów na seminarium w dniu 25 lipca 2003 r.

4)      Archiwizowanie bazy danych (styczeń - grudzień 2003 r.)

      Zarchiwizowano teczki z podziałem na poszczególne projekty zrealizowane w ramach programu STRUDER 2.

Sprawozdanie finansowe za 2003 r. przedstawia się następująco:

Na podstawie analizy systemu kontroli wydatków i kosztów realizacji zadań wynikających z przedmiotowej umowy można stwierdzić, że Agencja zapewniła prawidłową realizację postanowień.

Agencja nie posiada wyodrębnionej komórki audytu. Funkcję kontrolną sprawują osoby funkcyjne na stanowiskach kierowniczych.

W trakcie kontroli stwierdzono, że dotacja z budżetu państwa została przekazana na wyodrębnione konto bankowe (załącznik nr 4), z którego zrefundowano część wydatków związanych z kosztami wynagrodzeń brutto, składek ZUS, Funduszu Pracy i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Pani Eweliny Suchockiej (zgodnie z uchwałą Nr 37/2003 Zarządu ARR "ARES" w Suwałkach z dnia 31 lipca 2003r. - załącznik nr 5) zajmującej się bezpośrednio obsługą programów RAPID i STRUDER 2. Koszty prowadzenia rachunku opłacono z własnych środków.

 Prowadzono wyodrębnioną ewidencję środków otrzymanych w ramach dotacji wraz z odsetkami oraz poniesionych wydatków i kosztów związanych z realizacją zadania (załącznik nr 6). Dokumenty źródłowe stanowiące podstawę zapisu w księgach rachunkowych były przed zaksięgowaniem sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

 Sposób prowadzenia ewidencji księgowej zapewnia ustalenie prawidłowych danych do opracowania sprawozdań finansowych z wykorzystania dotacji. Zastosowane zasady rachunkowości w ewidencji księgowej wydatków, kosztów i przychodów są zgodne z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.) oraz z klasyfikacją dochodów i wydatków, a także przychodów i rozchodów.

Uzyskane przychody z tytułu odsetek w wysokości 22,77 zł. zostały przekazane na konto Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (załącznik nr 7).

            Dane wykazane w sprawozdaniu są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej

Wyniki kontroli zostały omówione z osobami udzielającymi wyjaśnień oraz Wiceprezesem Zarządu.

Wiceprezes Zarządu został poinformowany o przysługującym mu prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli pod poz. 1/04.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden dostarczono Wiceprezesowi Zarządu Agencji Rozwoju Regionalnego "ARES" S.A. w Suwałkach.