Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 20 grudnia 2007 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Dobrzyniewie Dużym

         Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Dobrzyniewie Dużym, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Dobrzyniewie Dużym (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Gminy w Dobrzyniewie Dużym, ulica Białostocka 25.

Regon Urzędu Gminy Dobrzyniewo Duże 000536806; NIP 966-05-16-743.

         Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Zenon Szypcio - Wójt Gminy Dobrzyniewo Duże wybrany na to stanowisko dnia 26 listopada 2006 roku. Wójt Gminy pełni również funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego - art. 6 ust. 2 ustawy prawo o asc.

         Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jest Pan Leszek Dzienis powołany na to stanowisko uchwałą Rady Gminy Dobrzyniewo Duże Nr XII/46/07 z dnia 10 lipca 2007 r. - art. 6 ust. 3 prawa o asc.

         Kontrolę przeprowadził Konrad Michałowski - inspektor wojewódzki w Oddziale ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 66/07 z dnia 19 grudnia 2007 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego
woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 z późn. zm.) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136,
poz. 884 z późn. zm.).

- art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992).

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia  11 maja 2005 roku.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

•1.      z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm)

•2.      z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)

•3.      z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992 z późn. zm.)

•4.      oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2007 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 06 marca 2007 roku przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli obecny był Pan Leszek Dzienis - Zastępca Kierownika USC
w Dobrzyniewie Dużym. Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże pod numerem 4/07.

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe z 2007 r.

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2007 roku - wg stanu na dzień kontroli - Kierownik USC w Dobrzyniewie Dużym sporządził 9 aktów urodzenia; w tym: 6 aktów sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Dobrzyniewie Dużym, 3 akty dotyczą dzieci w stosunku do których sąd orzekł przysposobienie pełne.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

- Nr (...)¹ z dnia (...)¹

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

w/w akty urodzenia sporządzone zostały na podstawie decyzji Kierownika USC
w Dobrzyniewie Dużym podjętych w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podania o umiejscowienie zagranicznych aktów urodzenia wniosły osoby uprawnione, zamieszkałe na terenie gminy Dobrzyniewo Duże - decyzje podjął organ właściwy miejscowo (art. 15 prawa o asc).

W aktach zbiorowych znajdują się zagraniczne odpisy aktów urodzenia oraz tłumaczenia tych dokumentów na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.

Dane z aktów zagranicznych zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktów polskich.

Na wniosek stron Kierownik USC podjął również decyzje o uzupełnieniu aktów urodzeń.

Podstawę uzupełnienia stanowiły akty małżeństwa rodziców dzieci. W aktach w rubryce „wzmianki dodatkowe" zostały naniesione prawidłowe adnotacje o uzupełnieniu aktu urodzenia.

Strony pokwitowały odbiór decyzji.

Bez uwag.

- Akt Nr (...)¹z dnia (...)¹

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Dobrzyniewie Dużym podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniósł mąż kobiety, której akt dotyczy, zamieszkały w Dobrzyniewie Dużym - decyzję podjął organ właściwy miejscowo - art. 13 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia wydany w Uzbekistanie oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego
(§ 9 rozporządzenia).

Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) - określono prawidłowo.

Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

         Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Akt Nr (...)¹z dnia (...)¹

- Akt Nr (...)¹z dnia (...)¹

- Akt Nr (...)¹z dnia (...)¹

         W/w akty urodzenia odnoszą się do dzieci przysposobionych. W aktach zbiorowych znajdują się orzeczenia Sądu Rejonowego w Białymstoku dotyczące przysposobienia pełnego.

Stworzono nowe akty - w starych aktach wpisano wzmianki dodatkowe o zastąpieniu starego aktu nowym (art. 49 prawa o asc).

Bez uwag

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2007 roku - wg stanu na dzień kontroli, sporządzono 47 aktów małżeństw, w tym:

•-          39 - dotyczy małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio,
tj. wyznaniowych ze skutkiem cywilnym,

•-          3 - dotyczą małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Dobrzyniewie Dużym - art. 1 § 1 krio,

•-          5 - dotyczy aktów małżeństw wpisanych na podstawie decyzji Kierownika USC
w Dobrzyniewie Dużym.

Sprawdzono akty dotyczące małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio:

•-          opłata skarbowa uiszczona - do zapewnień dołączone są potwierdzenia wpłaty,

•-          zaświadczenia wystawiał organ właściwy (art. 12 ust. 2 ustawy prawo o asc),

•-          zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego w przewidzianym ustawowo terminie - wskazuje na to data wpływu dokumentu do USC (art. 8 § 3 krio),

•-          akty małżeństwa sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa (art. 12 ust. 3 ustawy prawo o asc),

•-          porównano dane zawarte w zaświadczeniu i odpisach skróconych aktów urodzeń nupturientów z treścią aktu małżeństwa, nie stwierdzając błędów i rozbieżności,

•-          termin ważności zaświadczenia określony prawidłowo,

•-          przypiski w aktach małżeństw nanoszone są na bieżąco.

Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.

Akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC - art. 1 § 1 kro:

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

W/w akt podpisany jest przez Kierownika USC, a także przez osoby zawierające związek małżeński i świadków.

         W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty
- art. 54 ust. 1 prawa o asc, tj. zapewnienia złożone przez oboje nupturientów, odpis skrócony aktu urodzenia mężczyzny i kobiety, oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małżeńskiego oraz nazwiskach dzieci z tego małżeństwa.

Ponadto w aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu małżeństwa kobiety z adnotacją o rozwodzie.

Bez uwag

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Bez uwag

Następnie sprawdzono akty małżeństw sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Dobrzyniewie Dużym:

- Nr (...)¹ z dnia (...)¹; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Koszalinie podjętej w oparciu o art. 87 prawa o asc.

Bez uwag

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

podstawę sporządzenia aktów stanowiły decyzje Kierownika USC w Dobrzyniewie Dużym wydane w oparciu o art. 35 prawa o asc - „odtworzenie treści aktu".

Do decyzji i dokumentów uwag nie zgłoszono.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹; sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Dobrzyniewie Dużym Nr (...)¹ z dnia (...)¹ podjętej na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Wniosek o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej złożyła kobieta, której akt dotyczy, zamieszkała w Dobrzyniewie Kościelnym. Na podaniu jest data wpływu do USC w Dobrzyniewie Dużym. W aktach zbiorowych jest potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni - art. 13 prawa o asc.

Strona przedłożyła odpis zagranicznego aktu małżeństwa wydany w Niemczech wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.

Następnie wnioskodawczyni złożyła podanie o uzupełnienie aktu małżeństwa o brakujące dane na podstawie aktów urodzenia.

Decyzja o uzupełnieniu wydana w oparciu o art. 36 prawa o asc - we wzmiankach naniesiono stosowną adnotację.

Odbiór obu w/w decyzji pokwitowany przez stronę.

Bez uwag

III. Księga zgonów i akta zbiorowe

W 2007 roku - wg stanu na dzień kontroli sporządzono 44 akty zgonu:

- 41 aktów zgonu sporządzono na podstawie kart zgonu;

- 3 akty wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Dobrzyniewie Dużym.

Sprawdzając akty sporządzone na podstawie kart zgonu stwierdzono, że są podpisane przez Kierownika USC w Dobrzyniewie Dużym oraz osobę zgłaszającą zgon. Wolne pozycje po sporządzeniu aktów są wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.

         Karty zgonu są  wystawione przez lekarza i znajdują się w aktach zbiorowych. Porównano dane z karty zgonu z treścią aktu w pozycji data i miejsce zgonu, nie stwierdzając błędów i rozbieżności.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktów zgonu (art. 10 ust. 1 prawa o asc).

         Przypiski w aktach naniesiono na bieżąco.

Jedyna uwaga dotyczy wpisywania godziny zgonu w aktach zgonu. Z kart zgonu wynikała jedynie data zgonu - godzinę zgonu Kierownika USC wpisywał na podstawie oświadczenia osoby zgłaszającej zgon.

         Obecny wzór karty zgonu przewidziany rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 07 grudnia 2001 roku (Dz.U. z 2001 r. Nr 153, poz. 1782 z późn. zm.) - obowiązującym od dnia 01 stycznia 2002 roku nie przewiduje wpisywania danych
w zakresie godziny zgonu. O ile lekarz w karcie zgonu nie określi godziny zgonu to do aktu zgonu należy wpisywać jedynie datę zgonu.

         Następnie sprawdzono akty wpisane na podstawie decyzji Kierownika USC
w Dobrzyniewie Dużym.

Decyzje podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Podania wniosły osoby uprawnione.

Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych i treści aktów polskich nie zgłoszono zastrzeżeń.

         Na tym protokół zakończono.

         Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Tomaszem Andruszkiewiczem -Zastępcą Wójta Gminy Dobrzyniewo Duże w obecności Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego - Pana Leszka Dzienis.        

         Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach w Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

         Kontrolowany został poinformowany o prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń z kontroli, zawartych w protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.

podpis osoby kontrolującej

/-/ Konrad Michałowski - inspektor Wojewódzki

08.01.2008 r.

podpis kierownika jednostki  kontrolowanej

/-/ Zenon Szypcio - Wójt Gminy Dobrzyniewo Duże

11.01.2008 r.

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)