Białystok, dnia 21 stycznia 2008 r.

OB.III.KM.0932-14/07

                                                                                               Pan

Zenon SZYPCIO

Wójt Gminy

Dobrzyniewo Duże

            Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 20 grudnia 2007 roku przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Dobrzyniewie Dużym dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg  stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

            Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Wójta Gminy Dobrzyniewo Duże - Pana Zenona Szypcio.

            Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.

            Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 krio wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.

            Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do wydawania decyzji z zakresu stanu cywilnego.

Jedyną nieprawidłowością stwierdzoną w trakcie kontroli było wpisywanie  godziny zgonu w aktach zgonu. Z kart zgonu wynikała jedynie data zgonu - godzinę zgonu Kierownika USC wpisywał na podstawie oświadczenia osoby zgłaszającej zgon.

Obecny wzór karty zgonu przewidziany rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 07 grudnia 2001 roku (Dz.U. z 2001 r. Nr 153, poz. 1782 z późn. zm.) - obowiązującym od dnia 01 stycznia 2002 roku nie przewiduje wpisywania danych w zakresie godziny zgonu. O ile lekarz w karcie zgonu nie określi godziny zgonu to do aktu zgonu należy wpisywać jedynie datę zgonu.

Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

/-/ Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału

Spraw Obywatelskich i Cudoziemców