Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu  31 lipca 2007 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sokołach

            Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Sokołach, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Sokołach (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Regon Urzędu Gminy w Sokołach: 000536870; NIP  722-10-68-224

            Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Józef Zajkowski - Wójt Gminy Sokoły  wybrany na to stanowisko 12 listopada 2006 roku

            Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Bogusława Szabłowska - powołana na stanowisko Zastępcy Kierownika USC Uchwałą Rady Gminy Sokoły  Nr X/46/95 z dnia 28 czerwca 1995 roku

            Kontrolę przeprowadziła:

-  Róża Januszkiewicz - starszy inspektor w  Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 25/07 z dnia 27 lipca  2007 roku  podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego -Dyrektora Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688, Dz.U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125.) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),

- art. 11a ust. 3 ustawy  z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia  11 maja 2005 roku.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

•1.      z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm)

•2.      z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego ( Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688; Dz.U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125 .)

•3.      oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),

•4.      z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2007 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 06 marca 2007 roku przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli obecna była Pani  Bogusława Szabłowska  - Zastępca Kierownika USC w Sokołach.

Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Sokołach pod numerem 2/07

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za lata 2006-2007 (wg stanu na dzień kontroli).

•I.                   Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2006 roku Kierownik USC w Sokołach sporządził 4 akty urodzenia - wszystkie na podstawie decyzji.

(...)¹

Akt sporządzony został na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach (...)¹. Decyzja została podjęta na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajdują się następujące dokumenty:

- podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu w polskich księgach stanu cywilnego,

- dokument wydany przez stosowne władze w USA wraz z jego urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego - uwag do dokumentu nie zgłoszono.

- 1 egz. decyzji dot. transkrypcji aktu,

- notatka służbowa z aktu małżeństwa,

- decyzja o uzupełnieniu aktu na podstawie art. 36 prawa o asc.

Akt sporządzono prawidłowo.

            Odbiór obu ww. decyzji został pokwitowany przez wnioskodawczynię - matkę dziecka, którego akt dotyczył.

            Wzmianka o uzupełnieniu aktu została naniesiona w księdze. Ponadto naniesiona została wzmianka dodatkowa na podstawie § 4 cyt. wyżej rozporządzenia, zgodnie z którą nazwisko osoby której akt dotyczy brzmi „....ska" - zgodnie z polską pisownią.

            (...)¹

            Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC  w Sokołach (...)¹.

Wnioskodawczyni do odtworzenia zagranicznego aktu stanu cywilnego przedłożyła dokument wydany przez urząd podatkowy w Szwecji. Kierownik USC w Sokołach podjął decyzję na podstawie art. 35 prawa o asc, jednakże zgodnie z pismem Nr DSO-ZSC-6000-51579/06z dnia 29 maja 2006 roku, dokumenty wydane przez szwedzkie urzędy winny być odtwarzane na podstawie art. 70 prawa o asc.

            Ponadto uwag nie wniesiono.

            (...)¹

            Akt urodzenia został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach (...)¹. Wnioskodawczyni podanie o wpisanie zagranicznego aktu wniosła za pośrednictwem Konsula RP w  Brukseli. Do podania został dołączony belgijski akt urodzenia wraz z urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez polskiego konsula.

            Z zagranicznego dokumentu nie wynikały dane osobowe ojca dziecka, w  związku z powyższym matka dziecka złożyła oświadczenie dot. imienia ojca na podstawie art. 42 ust. 2 prawa o asc. Bez uwag.

Następnie Kierownik USC w Sokołach podjął decyzję (...)¹ o uzupełnieniu ww. aktu . Wzmianka w akcie została naniesiona.

            W aktach sprawy znajduje się potwierdzenie  odbioru ww. decyzji

(...)¹

            Akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach (...)¹.

            O wpisanie ww. aktu urodzenia podanie wniosła matka dziecka (stała mieszkanka gminy Sokoły, fakt ten został potwierdzony na podaniu przez pracownika ewidencji ludności).

            Podstawę podjęcia decyzji stanowił akt urodzenia wydany przez urząd stanu cywilnego we Włoszech wraz z jego urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego - § 9 cyt. rozporządzenia.

Dziecko zostało uznane przez ojca przed kierownikiem usc we Włoszech, o czym naniesiono stosowną adnotację w rubryce „uwagi".

            W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu małżeństwa matki dziecka z adnotacją o rozwiązaniu związku małżeńskiego.

Następnie Kierownik USC w Sokołach podjął decyzję o uzupełnieniu aktu urodzenia dziecka o brakujące dane dot. jego matki i naniósł w akcie stosowną wzmiankę dodatkową.

            W 2007 roku (wg stanu na dzień kontroli) Kierownik USC w Sokołach sporządził 7 aktów urodzenia - wszystkie na podstawie decyzji Kierownika USC.

            (...)¹

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC (...)¹. Podstawę podjęcia decyzji stanowi art. 73 ust. 1 prawa o asc.

            Akt urodzenia został sporządzony prawidłowo - do sposobu postępowania Kierownika USC uwag nie wniesiono.

            (...)¹

            Akt urodzenia wpisano na podstawie decyzji kierownika USC (...)¹. Wnioskodawczynią był babcia dziecka - na stałe zamieszkała na terenie gminy Sokoły.

            Podstawę podjęcia decyzji  o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia był belgijski odpis aktu urodzenia wraz z jego urzędowym tłumaczeniem.

W związku z faktem, iż  zagraniczny akt urodzenia dziecka został sporządzony na nazwisko rodowe matki dziecka, na takie też nazwisko został sporządzony akt urodzenia w polskich księgach. Następnie na podstawie odpisu zupełnego aktu małżeństwa matki dziecka (zawartego w Brukseli) wpisanego w księgach  stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego Warszawa Śródmieście, akt urodzenia dziecka został sprostowany decyzją Kierownika USC 5135-9/07 z dnia 14 maja 2007 roku w poz. „nazwisko dziecka". Kolejną decyzją Nr USC 5135-10/07 ww. akt został uzupełniony o brakujące dane osobowe.

Odbiór ww. decyzji  został pokwitowany przez wnioskodawczynię .

Bez uwag.

(...)¹

Akt został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC (...)¹.

            Podstawę podjęcia decyzji o wpisaniu zagranicznego aktu do księgi polskiej stanowił belgijski wyciąg z aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego przy sądzie I instancji w Brukseli,  który konsul RP w Brukseli potwierdził za zgodność przekładu na język polski.

            O wpisanie aktu wnioskował - za pośrednictwem Konsula Generalnego RP w Belgii - ojciec dziecka - stały mieszkaniec gminy Sokoły (pracownik ewidencji ludności potwierdził fakt zameldowania ww. osoby na terenie gminy). A zatem decyzję w sprawie transkrypcji aktu urodzenia  do księgi polskiej podjął organ właściwy.

Następnie akt urodzenia został uzupełniony decyzją Kierownika USC w Sokołach (...)¹ o brakujące dane wymagane prawem polskim.

            W teczce „wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego" znajduje się potwierdzenie nadania przesyłki poleconej do Konsulatu Generalnego RP  w Brukseli, jednakże do dnia kontroli Konsul  nie poinformował Kierownika USC o doręczeniu ww. decyzji.

            (...)¹

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC (...)¹. Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu wniosła za pośrednictwem Konsula Generalnego RP w Hadze  - matka dziecka, zameldowana w gm. Sokoły.

            Wszystkie dane prawidłowo przeniesiono z zagranicznego aktu do decyzji a następnie do aktu w polskiej księdze stanu cywilnego.

Następnie decyzją Kierownika USC w Sokołach Nr (...)¹ ww. akt został uzupełniony.

Bez uwag.

(...)¹

Ww. akty zostały sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach. (kolejno (...)¹)

O wpisanie ww. aktów wniósł ojciec dzieci - na stałe zamieszkały w gminie Sokoły.

Wnioskodawca do podanie dołączył odpisy aktów urodzeń wydane przez stosowne władze amerykańskie oraz ich tłumaczenia  dokonane przez tłumacza przysięgłego w USA (jednakże na odwrocie ww. tłumaczeń za zgodność przekładu na język polski stwierdził polski tłumacz przysięgły).

Następnie ww. akty urodzeń zostały uzupełnione o brakujące dane na podstawie aktu małżeństwa rodziców ww. dzieci.

II.        Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2006 roku - sporządzono 33 akty małżeństwa

W 2007 roku - sporządzano 24 akty małżeństwa

Sprawdzono:

- 44 akty małżeństwa  dot. związków małżeńskich zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 kri o tj. zawartych przed duchownym, ze skutkiem  cywilnym:

(...)¹

Ustalono, że:

• Zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego oraz potwierdzenia zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wpłynęły  do USC w Sokołach  w ustawowo wymaganym terminie (art. 8 § 3 kr i o).
• Akty małżeństwa zostały sporządzane w tym samym dniu lub w następnym dniu, w którym zaświadczenia od duchownego wpłynęły do USC  (art. 61 a ust. 1 i 2 prawa o asc.).
• Akty zostały sporządzone z zachowaniem właściwości miejscowej (art. 12 ust. 2 prawa o asc).
• Nupturienci spełniali przesłankę wieku wynikającą z art. 10 kr i o.
• Małżeństwa zostały zawarte w terminie ważności zaświadczenia.
• Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez osoby uprawnione.
• Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów po ich sporządzeniu zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 cyt. rozporządzenia.
• Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.

Sprawdzono:

- 4 akty małżeństwa dot.  związku małżeńskiego zawartego w sposób określony w  art. 1§ 1 krio tj. przed Kierownikiem USC           

(...)¹

• Zapewnienia i dokumenty wymagane prawem zostały przyjęte zgodnie z  art. 54 ust. 1 prawa o asc.
• W aktach zbiorowych do aktu małżeństwa Nr (...)¹ znajdują się decyzje Kierownika USC w Sokołach dot. skrócenia miesięcznego terminu wynikającego z art. 4 kr i o.

Bez uwag.

Sprawdzono:

-  5 aktów małżeństwa sporządzonych na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach  (na 9 aktów sporządzonych na podstawie decyzji)

            (...)¹

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach (...)¹ W rubryce uwagi została prawidłowo  naniesiona adnotacja dot. podstawy umiejscowienia aktu małżeństwa w  polskiej księdze stanu cywilnego ( § 7 cyt. rozporządzenia).

Wnioskodawczyni (siostra osoby, której akt dotyczy) wraz z podaniem o umiejscowienie zagranicznego aktu w księdze polskiej przedłożyła świadectwo rejestracji małżeństwa oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego (§ 9 cyt. rozporządzenia)                       

Biorąc pod uwagę, że z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska noszone po zawartym związku małżeńskim wnioskodawczyni złożyła oświadczenie odnośnie nazwiska noszonego po zawartym związku małżeńskim przed polskim konsulem w Nowym Jorku.

We wzmiankach dodatkowych naniesiono stosowną adnotację na podstawie art. 62 ust. 3 i 4  prawa o asc.

Następnie ww. akt małżeństwa został uzupełniony decyzją Kierownika USC w Sokołach Nr 5135-2/06. Wzmianka dodatkowa dot. uzupełnienia aktu została naniesiona.

(...)¹

Akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach (...)¹. Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu małżeństwa wniosła mama osoby, której akt dotyczył. Podstawę podjęcia decyzji stanowił art. 73 ust. 1 prawa o asc.

            Biorąc pod uwagę fakt, iż nowe nazwisko małżonków wynikało z zagranicznego aktu małżeństwa, kierownik USC w Sokołach naniósł jedynie wzmiankę dodatkową dot. nazwisk dzieci na podstawie art. 88 kr i o - zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Następnie Kierownik USC w Sokołach podjął decyzję Nr USC 5135-4/06 z dnia 07 czerwca 2006 roku o uzupełnieniu aktu małżeństwa - art. 36 prawa o asc.

            Odbiór obu ww. decyzji został pokwitowany przez stronę.

            Nr 24  z dnia 24 sierpnia 2006 roku

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach Nr (...)¹

Podanie wniosła osoba, której akt dotyczy za pośrednictwem Konsula RP w Nowym Jorku. Wnioskodawczyni wraz z podaniem złożyła amerykański odpis aktu małżeństwa oraz jego tłumaczenie dokonane przez notariusza publicznego w USA, jednakże na tłumaczeniu tym polski konsul w Nowym Jorku stwierdził zgodność przekładu na język polski.

            Jednocześnie wnioskodawczyni złożyła oświadczenie przed konsulem RP o nazwisku noszonym po zawarciu małżeństwa- o czym stosowną wzmiankę Kierownik USC w Sokołach naniósł w akcie małżeństwa.

            Następnie ww. akt został sprostowany decyzją Kierownika USC w Sokołach (...)¹ podjętą w oparciu o art. 28 prawa o asc i kolejną decyzją (...)¹ z tego samego dnia został uzupełniony - art. 36 prawa o asc.

Wzmianki dodatkowe zostały naniesione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

            (...)¹

Akt małżeństwa został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach (...)¹.

W aktach zbiorowych znajdują się prawem przewidziane dokumenty. Uwag nie wniesiono.

            (...)¹

Akt został podpisany przez Kierownika USC w Sokołach (...)¹. O wpisanie aktu małżeństwa wnioskował brat osoby, której akt dotyczy upoważniony przez nią do dokonania transkrypcji aktu małżeństwa, zamieszkały w gm. Sokoły.

Osoba, której dotyczy akt małżeństwa złożyła oświadczenie odnośnie nazwiska noszonego po zawarciu związku małżeńskiego w Konsulacie RP w Stanach Zjednoczonych. Wzmianka dodatkowa odzwierciedlająca ww. oświadczenie została naniesiona w akcie. Następnie naniesiono wzmiankę dodatkową na podstawie art. 25 kr i o i 88 kr i o, dot. nazwiska jednego z małżonków oraz dzieci z tego małżeństwa.

Ww. akt został również uzupełniony o brakujące dane  decyzją Kierownika USC w Sokołach (...)¹.

Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC lub jego Zastępcę.

Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów po ich sporządzeniu zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 cyt. rozporządzenia.

Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.

III.      Księga zgonów i akta zbiorowe

W roku 2007 (wg. stanu na dzień kontroli) sporządzono 28 aktów zgonu, w tym 3 na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach.

Wszystkie akty zgonu sporządzone na podstawie karty zgonu są podpisane przez Kierownika USC lub jego Zastępcę oraz przez osobę zgłaszającą zgon. Przypiski w aktach nanoszone są na bieżąco.

Akty są wypisane pismem ręcznym czytelnie.

Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2  rozporządzenia.

Sprawdzono akty sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach:

            (...)¹

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach (...)¹. Podanie o umiejscowienie aktu zgonu wniosła żona zmarłego - na stałe zamieszkała na terenie gm. Sokoły. Decyzję podjął organ właściwy - art. 13 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajduje się włoski akt zgonu wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego, 1 egzemplarz decyzji o wpisaniu aktu oraz 1 egz. decyzji dot. uzupełnienia ww. aktu zgonu. Do dokumentów stanowiących podstawę wpisania aktu zgonu uwag nie wniesiono.

            (...)¹

Akt sporządzony został na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach Nr (...)¹.

W aktach zbiorowych znajdują się wszystkie wymagane prawem dokumenty.

Bez uwag.

            (...)¹

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Sokołach (...)¹

            O transkrypcję aktu zgonu wniosek złożył  pełnomocnik - żony zmarłego. (Do wniosku ww. dołączył również pełnomocnictwo swojej mocodawczyni do dokonania transkrypcji aktu zgonu). Ponadto ww. przedłożył amerykański akt zgonu z tłoczoną suchą pieczęcią oraz tłumaczenie ww. dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego - §9 cyt. rozporządzenia.

Następnie Kierownik USC w Sokołach podjął decyzję N(...)¹ o uzupełnieniu aktu zgonu.

Dokumenty znajdujące się w aktach zbiorowych nie budzą wątpliwości.

           Na tym protokół zakończono.

           Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panią  Wandą Barbarą Idźkowską - Sekretarzem Gminy Sokoły w obecności Pani Zastępcy Kierownika USC - Bogusławą Szabłowską.

           Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Sokołach, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

           Kontrolowany został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed jego  podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.

podpis osoby kontrolującej

/-/ Róża Januszkiewicz - starszy inspektor

27.08.2007 r.

podpis kierownika jednostki  kontrolowanej

/-/ Józef Zajkowski - Wójt Gminy Sokoły

05.09.2007 r.

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)