Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 14 grudnia 2007 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kołakach Kościelnych
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Kołakach Kościelnych, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Kołakach Kościelnych (art. 5 a ust. 1 prawa o asc.)
Regon Urzędu Gminy w Kołakach Kościelnych: 000534210; NIP 723-11-20-417
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pani Barbara WASIULEWSKA - Wójt Gminy Kołaki Kościelne wybrana na to stanowisko 12 listopada 2006 roku.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Wiesława ORŁOWSKA - powołana na stanowisko Kierownika USC uchwałą Rady Gminy w Kołakach Kościelnych Nr 12/III z dnia 08 lipca 1990 roku.
Kontrolę przeprowadziły:
- Róża JANUSZKIEWICZ - inspektor wojewódzki w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 64/07 z dnia 12 grudnia 2007 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława GAWKOWSKIEGO - Dyrektora Wydziału;
- Joanna WASILUK - inspektor wojewódzki w ww. Oddziale; na podstawie upoważnienia Nr 65/07 z dnia 12 grudnia 2007 roku podpisanego przez Andrzeja Władysława GAWKOWSKIEGO - Dyrektora Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688, Dz. U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),
- art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992, Dz. U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125).
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
•1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.)
•2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688; Dz. U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125)
•3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)
•4. z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku
Nr 233, poz. 1992).
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2007 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 06 marca 2007 roku przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W trakcie kontroli obecna była Pani Wiesława Orłowska - Kierownik USC w Kołakach Kościelnych.
Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Kołakach Kościelnych pod numerem 6/07.
Poprzednia kontrola była przeprowadzona dnia 12 lutego 2001 roku.
Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za lata 2003-2007 (wg stanu na dzień kontroli).
• I. Księga urodzeń
W latach 2006 - 2007 - nie sporządzano aktów urodzeń.
• II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2003 roku Kierownik USC w Kołakach Kościelnych sporządził 15 aktów małżeństw.
Sprawdzono akta zbiorowe do księgi małżeństw z 2003 roku pod kątem, czy do każdego aktu małżeństwa w aktach zbiorowych znajdują się dokumenty stanowiące podstawę jego sporządzenia.
Stwierdzono, co następuje:
Do aktów małżeństw (...)1 dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktów małżeństw znajdują się w teczce pt. akta zbiorowe.
Natomiast analizując akta zbiorowe do aktu małżeństwa Nr (...)1stwierdzono, iż są dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu, ale brak jest wyroku rozwodowego, podczas gdy w akcie małżeństwa została naniesiona dnia 04 września 2006 roku wzmianka dodatkowa dot. rozwiązania związku małżeńskiego.
Podobna sytuacja wystąpiła odnośnie aktu małżeństwa Nr (...)1- w aktach zbiorowych stwierdzono brak wyroku rozwodowego, podczas gdy w akcie małżeństwa została naniesiona wzmianka dodatkowa dot. rozwiązania związku małżeńskiego.
Kierownik USC w Kołakach Kościelnych w 2003 roku wpisał 5 aktów małżeństw na podstawie decyzji tj.:
Akt małżeństwa (...)1został sporządzony na podstawie decyzji (...)1.
Decyzja została zatytułowana „Decyzja o umiejscowieniu zagranicznego wpisu aktu stanu cywilnego na podstawie art. 73 i art. 13 prawa o asc".
•1) Błędnie podana podstawa prawna podjętej decyzji - powinno być art. 73 ust. 1 prawa o asc.
•2) Kierownik USC w Kołakach Kościelnych wpisał następujące rozstrzygnięcie: „Zezwalam na wpisanie do księgi miejscowego USC aktu małżeństwa sporządzonego w Wiedniu - Austria. Podstawę dokonania wpisu stanowi załączony oryginał wpisu aktu małżeństwa wydany w języku niemieckim oraz jego tłumaczenia na język polski".
Podkreślenia wymaga fakt, że istota transkrypcji polega na wiernym przeniesieniu (wpisaniu) treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do decyzji kierownika usc, a następnie z decyzji do polskiej księgi stanu cywilnego, natomiast rozstrzygnięcie decyzji Kierownika USC w Kołakach Kościelnych nie zawiera danych jakie mają być przeniesione z zagranicznego aktu do polskiej księgi małżeństw w zakresie wymaganym przez prawo polskie.
•3) Ponadto ww. decyzja zawiera błędne pouczenie o środkach jej zaskarżenia tj. pouczono stronę, że od decyzji Kierownika USC w Kołakach Kościelnych przysługuje odwołanie do SKO w Łomży , podczas gdy od 2001 roku odwołania od decyzji kierowników usc przysługują do Wojewody.
Zarzut błędnego pouczenia o środkach zaskarżenia był postawiony Kierownikowi USC w Kołakach Kościelnych również przy poprzedniej kontroli.
•4) Ponadto w ww. akcie małżeństwa zostały wpisane dane osobowe dotyczące rodziców kobiety, podczas gdy w aktach zbiorowych brak jest dokumentu, z którego dane te wynikają.
5) W aktach zbiorowych znajduje się kopia austriackiego świadectwa ślubu - winien być oryginał odpisu aktu.
Akt małżeństwa Nr (...)1 został również sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Kołakach Kościelnych.
Negatywne uwagi do sporządzenia niniejszego aktu małżeństwa takie same jak w pkt. 1,2,3,4 powyżej wymienione.
Akt małżeństwa Nr (...)1 sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Kołakach Kościelnych
Negatywne uwagi do sporządzenia niniejszego aktu małżeństwa takie same jak w ww. punktach 1,2,3,4.
Ponadto z zagranicznego aktu małżeństwa wynika, że kobieta po zawartym związku małżeńskim nosić będzie nazwisko „(...)1"(a więc swoje rodowe nazwisko), natomiast w podaniu wnioskodawczyni wpisała, że po zawartym związku małżeńskim będzie nosić nazwisko „(...)1" (po mężu). Brak wyjaśnienia tej kwestii.
W aktach zbiorowych brak jest jakiegokolwiek dokumentu, z którego wynikałoby nazwisko dzieci.
Kierownik USC w treści aktu małżeństwa wpisał jako nazwisko kobiety noszone po zawartym związku małżeńskim „(...)1" i jako nazwisko dzieci „(...)1" - co nie znajduje podstawy w zebranych w aktach zbiorowych dokumentach.
(kopie dokumentów z akt zbiorowych do ww. aktu stanowią załącznik do niniejszego protokołu).
Akt Nr (...)1został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Kołakach Kościelnych Nr (...)1
Negatywne uwagi do sporządzenia niniejszego aktu małżeństwa patrz: ww. punkty 1,2,3,4.
Akt Nr (...)1sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Kołakach Kościelnych (...)1.
Podanie o wpisanie i uzupełnienie aktu małżeństwa wniosła osoba której akt dotyczy zamieszkała w Kołakach Kościelnych - właściwość miejscowa zachowana - art. 13 prawa o asc.
•1) Podstawa prawna decyzji nieprawidłowa art. 73 prawa o asc, winno być art. 73 ust. 1 prawa o asc,
•2) Brak stosownego rozstrzygnięcia w decyzji o transkrypcji aktu dot. danych podlegających wpisaniu do aktu,
•3) Brak w aktach zbiorowych decyzji o uzupełnieniu aktu, aczkolwiek wzmianka dodatkowa w akcie małżeństwa została naniesiona,
•4) Akt małżeństwa w księdze polskiej został wpisany bez zachowania istoty transkrypcji,
•5) Błędne pouczenie o środkach zaskarżenia decyzji.
(kopie dokumentów z akt zbiorowych do ww. aktu stanowią załącznik do protokołu).
W 2004 roku Kierownik USC w Kołakach Kościelnych sporządził 18 aktów małżeństw.
Sprawdzono akta zbiorowe do księgi małżeństw z 2004 roku pod kątem czy do każdego aktu małżeństwa w aktach zbiorowych znajdują się dokumenty stanowiące podstawę jego sporządzenia.
Stwierdzono co następuje:
Do aktów małżeństw (...)1 dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktów małżeństw znajdują się w teczce pt. akta zbiorowe.
Szczegółowej analizie poddano:
Akt małżeństwa Nr (...)1 sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Kołakach Kościelnych (...)1.
W aktach zbiorowych znajduje się:
- podanie wniesione przez ojca osoby, której akt dotyczy zamieszkałego w gm. Kołaki Kościelne - właściwość miejscowa zachowana - art. 13 prawa o asc.
- oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małżeńskiego potwierdzone przez Konsula Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Nowym Jorku,
- amerykańska metryka ślubu z suchą pieczęcią wydana przez uprawniony do tego organ,
- tłumaczenie ww. dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego,
- kopia odpisu aktu urodzenia kobiety
- 1 egz. decyzji (wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji).
Do sposobu postępowania Kierownika USC wniesiono następujące uwagi:
•1) Podstawa prawna decyzji nieprawidłowa art. 73 prawa o asc, winno być art. 73 ust. 1 prawa o asc;
•2) Brak prawidłowego rozstrzygnięcia w decyzji o transkrypcji aktu,
•3) Akt małżeństwa w księdze polskiej został wpisany bez zachowania istoty transkrypcji,
•4) Błędne pouczenie o odwołaniu.
Akt małżeństwa Nr (...)1 sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Kołakach Kościelnych (...)1.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu w polskich księgach stanu cywilnego zostało wniesione przez synową osoby, której akt dotyczy, zamieszkałą w Kołakach Kościelnych - właściwość miejscowa zachowana - art. 13 prawa o asc.
•1) Podstawa prawna decyzji nieprawidłowa art. 73 prawa o asc, winno być art. 73 ust. 1 prawa o asc,
•2) Brak stosownego rozstrzygnięcia w decyzji o transkrypcji aktu dot. danych podlegających wpisaniu do aktu,
•3) Akt małżeństwa w księdze polskiej został wpisany bez zachowania istoty transkrypcji tj. z zagranicznego dokumentu wynikają jedynie imiona i nazwiska nupturientów oraz daty i miejsca ich urodzenia oraz data i miejsce zawarciu związku małżeńskiego, natomiast w księdze małżeństw wypełniono wszystkie rubryki,
•4) Brak jest oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa, ponadto z zagranicznego dokumentu nie wynikały nazwiska małżonków noszone po zawartym związku małżeńskim, natomiast w akcie małżeństwa wypełniono rubrykę IV „Nazwiska noszone po zawarciu małżeństwa",
•5) Błędne pouczenie o odwołaniu.
W 2005 roku Kierownik USC w Kołakach Kościelnych sporządził 10 aktów małżeństw.
Sprawdzono akta zbiorowe do księgi małżeństw z 2005 roku pod kątem czy do każdego aktu małżeństwa w aktach zbiorowych znajdują się dokumenty stanowiące podstawę jego sporządzenia.
Stwierdzono co następuje:
Do aktów małżeństw (...)1 dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktów małżeństw znajdują się w teczce pt. akta zbiorowe.
Szczegółowej analizie poddano:
Akt małżeństwa Nr (...)1, który został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC (...)1.
Decyzja zawiera stosowne rozstrzygnięcie; pouczenie o środkach jej zaskarżenia - prawidłowe tj. do Wojewody Podlaskiego - art. 8 ust. 4 ustawy prawo o asc.
W aktach zbiorowych znajduje się podanie o wpisanie zagranicznego aktu do księgi polskiej, oraz oświadczenie o nazwiskach noszonych przez męża, żonę i ich dzieci przyjęte od kobiety - obywatelki polskiej i mężczyzny - cudzoziemca; podczas gdy z zagranicznego aktu wynikało nazwisko obojga małżonków, brakowało jedynie nazwiska dzieci. W zaistniałej sytuacji należało nanieść wzmiankę dodatkową dot. nazwisk dzieci na podstawie art. 88 kr i o.
Podkreślenia wymaga również fakt, iż stosownie do art. 62 ust. 3 prawa o asc tylko obywatel polski, który zawierając małżeństwo w zagranicznym urzędzie stanu cywilnego nie złożył oświadczenia w sprawie swojego nazwiska, może je złożyć wraz z wnioskiem o wpisanie aktu małżeństwa do polskiej księgi małżeństw, a gdy małżeństwo zawierali obywatele polscy, mogą także złożyć oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
Następnie w 2006 roku do USC wpłynęło podanie o uzupełnienie ww. aktu małżeństwa. Decyzja o jego uzupełnieniu została podjęta dnia 03 marca 2006 roku, jednakże wzmianka dodatkowa odzwierciedlająca uzupełnienie aktu nie została naniesiona do dnia kontroli.
Akt małżeństwa Nr (...)1 dotyczy małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym - art. 1 § 2 kr i o.
W ww. akcie małżeństwa naniesiono wzmiankę dodatkową dotyczącą rozwiązania związku małżeńskiego, jednakże w aktach zbiorowych brak jest wyroku sądu na podstawie którego ta adnotacja została naniesiona.
Kolejna wzmianka dotyczy powrotu do nazwiska poprzednio noszonego - art. 59 kri o - w aktach zbiorowych - brak stosownego oświadczenia strony o powrocie do nazwiska.
W 2006 roku Kierownik USC w Kołakach Kościelnych sporządził 19 aktów małżeństw, w tym :
- 16 aktów małżeństw dotyczących związków wyznaniowych ze skutkiem cywilnym - art. 1 § 2 kr i o:
- Nr 1 z dnia 21 lutego 2006 roku
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem dokumenty, jednakże na zaświadczeniu, które zostało wystawione przez Kierownika USC w Rutkach brak jest podpisu osoby wystawiającej to zaświadczenie.
Ponadto bez uwag.
(...)1
Bez uwag
- 1 akt małżeństwa dot. związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC - art. 1 § 1 kr i o:
(...)1- bez uwag.
- 2 akty małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC tj.:
- (...)1 sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Kołakach Kościelnych (...)1- w trakcie kontroli stwierdzono w aktach zbiorowych brak dokumentów stanowiących podstawę sporządzenia aktu i dopiero w trakcie kontroli zostały wpięte do stosownego segregatora pt. „akta zbiorowe"
W aktach zbiorowych znajduje się podanie (brak pieczęci wpływu podania do USC) o wpisanie zagranicznego aktu podpisane czytelnie przez mężczyznę (w nagłówku podania brak adresu zamieszkania wnioskodawcy oraz jego imienia i nazwiska), nie wiadomo też do kogo to podanie zostało wniesione ponieważ w poz. adresat podania wpisano „Pan Kierownik USC w .........".
Rozpatrzenie takiego podania przez Kierownika USC stanowi naruszenie art. 63 § 2 i 64 KPA.
Art. 63 § 2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych
Art. 64. § 1. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania.
§ 2. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
Ponadto zarówno z zagranicznego aktu małżeństwa jaki i innych dokumentów znajdujących się w aktach sprawy nie wynikało nazwisko dzieci z tego małżeństwa natomiast w treści aktu małżeństwa w rub. IV wpisano nazwisko dzieci. Należało nanieść wzmiankę dodatkową z mocy prawa na podstawie art. 88 kr i o.
- Akt małżeństwa (...)1 sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Kołakach Kościelnych Nr (...)1.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem dokumenty, do których uwag nie wniesiono.
Z zagranicznego aktu małżeństwa nie wynikały nazwiska małżonków oraz ich dzieci noszone po zawarciu związku małżeńskiego; brak jakiegokolwiek oświadczenia w tej materii, w akcie małżeństwa rubr. IV - nie wypełniona. We wzmiance dodatkowej brak adnotacji dot. nazwisk noszonych po zawartym związku małżeńskim
W zaistniałej sytuacji należy nanieść wzmiankę dodatkową - z mocy prawa - na podstawie art. 25 i 88 kr i o - o czym w trakcie kontroli pouczono Kierownika USC.
W 2007 roku Kierownik USC w Kołakach Kościelnych sporządził 22 akty małżeństwa, które nie zostały objęte kontrolą, z uwagi na konieczność wyjaśnienia licznych nieprawidłowości i przypadków naruszenia prawa odnośnie aktów wcześniej sporządzonych.
• III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W 2006 roku - sporządzono 22 akty zgonów. Podstawę ich sporządzenia stanowiły karty zgonu, wystawione przez lekarzy.
W 2007 roku - sporządzono (wg. stanu na dzień kontroli) 16 aktów zgonu. Podstawę ich sporządzenia stanowiły karty zgonu, wystawione przez lekarzy.
Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC w Kołakach Kościelnych oraz przez osobę zgłaszającą zgon. Akty są wypisane pismem ręcznym, czytelnie. Kolejność numeracji aktów jest zachowana. Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu - art. 10 ust. 1 prawa o asc.
Sprawdzono akty zgonów:
(...)1
Ww. akty zostały sporządzone na podstawie wystawionych przez lekarzy kart zgonów. Wolne rubryki w aktach zgonu zostały wykreślone. Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu do sporządzenia aktu. W karcie zgonu zakreślona jest płeć osoby zmarłej, wpisana jest miejscowość w której nastąpił zgon. Porównano dane z karty zgonu dot. zmarłego, tj.: nazwiska i imienia, daty i miejsca urodzenia osoby zmarłej, daty zgonu i miejsca zgonu - nie stwierdzając rozbieżności w tym zakresie.
Natomiast w nw. aktach stwierdzono następujące uchybienia:
Akt zgonu (...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „data urodzenia osoby zmarłej". W karcie zgonu widnieje data „25 listopada 1930 roku", natomiast w akcie zgonu wpisano „25 października 1930 roku";
Akt zgonu (...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „imię osoby zmarłej".
W karcie zgonu widnieje imię „Marianna Czesława", natomiast w akcie zgonu wpisano „Marianna";
Akt zgonu (...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „imię osoby zmarłej".
W karcie zgonu widnieje imię „Tadeusz", natomiast w akcie zgonu wpisano „Tadeusz Józef";
Akt zgonu (...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „miejsce urodzenia osoby zmarłej". W karcie zgonu widnieje miejscowość „Krusze", natomiast w akcie zgonu wpisano „Krusze-Łubnice";
Akt zgonu (...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „miejsce urodzenia osoby zmarłej". W karcie zgonu widnieje miejscowość „Stawiski", natomiast w akcie zgonu wpisano „Budy Stawiskie";
Akt zgonu (...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „miejsce zgonu".
W karcie zgonu widnieje zapis „Czachy 1, 18-315 Kołaki Kościelne", natomiast w akcie zgonu wpisano „Czachy Kołaki";
Akt zgonu (...)1
Z karty zgonu wynika, że zgon nastąpił 30 marca 2006 roku (czwartek) natomiast akt zgonu został sporządzony dnia 04 kwietnia 2006 roku (wtorek). Zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego „zgon osoby należy zgłosić najpóźniej w ciągu 3 dni od dnia zgonu". Brak notatki wyjaśniającej zgłoszenie zgonu po terminie.
Akt zgonu (...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „miejsce urodzenia osoby zmarłej". W karcie zgonu widnieje miejscowość „Kołaki", natomiast w akcie zgonu wpisano „Kołaki Kościelne";
Akt zgonu (...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „miejsce urodzenia osoby zmarłej". W karcie zgonu widnieje miejscowość „Czachy", natomiast w akcie zgonu wpisano „Czachy-Kołaki";
Akt zgonu (...)1
W aktach zbiorowych do niniejszego aktu znajduje się karta zgonu - egzemplarz B - dla celów pochowania zwłok. Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 07 grudnia 2001 roku w sprawie wzoru karty zgonu oraz sposobu jej wypełniania (Dz. U. Nr 153, poz. 1782) - część strony 1 i 2 egzemplarza B, znajdująca się powyżej linii odcięcia, oznaczona napisem "dla celów pochowania zwłok", jest zwracana osobie uprawnionej do pochowania zwłok, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy, i jest przedstawiana przez tę osobę administracji cmentarza w celu pochowania zwłok;
Akt zgonu (...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „miejsce urodzenia osoby zmarłej". W karcie zgonu widnieje miejscowość „Czarnowo", natomiast w akcie zgonu wpisano „Czarnowo-Dąb";
Akt zgonu (...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „data urodzenia".
W karcie zgonu widnieje data „16 grudnia 2006 roku", natomiast w akcie zgonu „16 grudnia 1951 roku".
W ww. aktach zbiorowych brak informacji dotyczących postępowania wyjaśniającego i dokonanych ustaleń w zakresie rozbieżności w zapisach w karcie zgonu i akcie zgonu.
Zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów - „księgę stanu cywilnego zamyka się przez wpisanie o tym stosownej adnotacji na następnej stronie księgi po ostatnim sporządzonym akcie stanu cywilnego w danym roku kalendarzowym". Księga zgonów za rok 2006 została zamknięta, opisano w niej ile aktów za dany rok zawiera i równocześnie założono księgę na rok 2007.
Akta zbiorowe do księgi zgonów.
Akta zbiorowe do księgi zgonów za lata 2003 - 2006 wpięte są w skoroszycie. Brak jest opisu tej teczki dot. kat. archiwalnej, numeru oraz hasła klasyfikacyjnego. Ww. skoroszyt został wpięty razem ze skoroszytami zawierającymi akta zbiorowe do aktów zgonów za lata: 1989-1993 oraz 1998-2002.
Segregator zawierający akta zbiorowe do aktów zgonu oznaczony jest kategorią archiwalną A, nadany został numer OWC 5142, a hasło klasyfikacyjne brzmi „Akta zbiorowe zgonów".
Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) - akta zbiorowe do księgi zgonów powinny mieć numer USC 5132
W 2007 roku sporządzono wg stanu na dzień kontroli 16 aktów zgonów, kolejno ponumerowanych.
Sprawdzono akty zgonu:
(...)1
Uwag nie wniesiono. Akty zostały sporządzone na podstawie karty zgonu, nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu odnośnie sporządzenia aktu zgonu. Wszystkie akty zostały podpisane przez osobę zgłaszającą zgon oraz Kierownika USC w Kołakach Kościelnych. Ostemplowane pieczęcią imienną Kierownika USC. Przypiski w aktach zostały naniesione.
W aktach zbiorowych do aktów zgonu znajdują się karty zgonu. Płeć osoby zmarłej została zakreślona, wszystkie rubryki zostały wypełnione, podpisane przez lekarza wystawiającego kartę zgonu i ostemplowane pieczęcią imienną. Strona druga karty zgonu została wypełniona przez Kierownika USC, podpisana i ostemplowana.
Natomiast w nw. aktach stwierdzono:
(...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „data urodzenia osoby zmarłej". W karcie zgonu widnieje data „29 stycznia 1914 roku", natomiast w akcie zgonu wpisano datę „21 stycznia 1914 roku";
(...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „miejsce zgonu".
W karcie zgonu widnieje miejscowość „Podłatki, gm. Kołaki", natomiast w akcie zgonu wpisano „Podłatki Duże".
(...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „miejsce urodzenia" oraz „miejsce zgonu". W karcie zgonu widnieje miejscowość „Wróble", natomiast w akcie zgonu wpisano „Wróble-Arciszewo";
(...)1
Pomiędzy kartą zgonu a aktem zgonu występuje rozbieżność w poz. „miejsce urodzenia".
W karcie zgonu widnieje miejscowość „Rutki", natomiast w akcie zgonu wpisano „Rutki-Kossaki";
W aktach zbiorowych do ww. aktów brak informacji dot. postępowania wyjaśniającego z dokonanych ustaleń w ww. zakresie.
(...)1
Akt zgonu sporządzony bez naruszenia właściwości miejscowej organu. Podpisany przez osobę zgłaszającą oraz Kierownika USC w Kołakach Kościelnych i ostemplowany pieczęcią imienną Kierownika USC. Przypiski naniesione.
W aktach zbiorowych do tego aktu znajduje się karta zgonu, w której zakreślona jest płeć osoby zmarłej, wszystkie rubryki na stronie pierwszej wypełnione i podpisane oraz ostemplowane przez lekarza stwierdzającego zgon. Na stronie drugiej - części przeznaczonej dla celów Urzędu Stanu Cywilnego - wpisano nr aktu zgonu zgodnie z numeracją w księdze zgonów, miejscowość i datę sporządzenia aktu zgonu pieczęć okrągłą Urzędu Stanu Cywilnego w Kołakach Kościelnych oraz podpis nieczytelny. Na podpisie znajduje się pieczęć imienna: Z up. Kierownika USC
PODINSPEKTOR
Maria Jolanta Łomotowska
Akta zbiorowe do aktów zgonu za rok 2007
Do księgi zgonów zostały założone akta zbiorowe. Teczka oznaczona kategorią archiwalną A, nadany numer 5132 i opisana: „Rejestracja zgonów - akta zbiorowe".
IV. Księgi stanu cywilnego i archiwum urzędu stanu cywilnego
Księgi stanu cywilnego przechowywane są w metalowej szafie. Większość ksiąg stanu cywilnego wymaga poddania ich oprawie introligatorskiej.
Stan akt zbiorowych z całego okresu istnienia USC w Kołakach Kościelnych (z uwagi na fakt, iż w lokalu USC przechowywane są jedynie bieżące akta zbiorowe) zostanie poddany kontroli w trakcie kontroli sprawdzającej.
Na tym protokół zakończono.
Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panią Danutą Niewińską - Sekretarzem Gminy Kołaki Kościelne w obecności Kierownika USC w Kołakach Kościelnych.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Kołakach Kościelnych, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kontrolowany został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed jego podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.
podpis osoby kontrolującej
/-/ Róża Januszkiewicz - starszy inspektor
27.08.2007 r.
podpis kierownika jednostki kontrolowanej
/-/ Józef Zajkowski - Wójt Gminy Sokoły
05.09.2007 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)