Białystok, 31 stycznia 2008 roku

Nr OB.III.RJ.0932- 13/07

Pani

Barbara WASIULEWSKA

Wójt Gminy

KOŁAKI  KOŚCIELNE

            Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 14 grudnia 2007 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kołakach Kościelnych dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku Nr  161, poz. 1688) oraz ustawą z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005 roku Nr 233, poz. 1992).

            Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym przez Panią Barbarę Wasiulewską - Wójta Gminy Kołaki Kościelne.

Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych.

Nie stwierdzono w okresie objętym kontrolą naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do wydawania decyzji z zakresu stanu cywilnego.

            Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 kr i o wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.

Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono liczne nieprawidłowości w pracy kierownika usc tj:

- brak w aktach zbiorowych wyroków rozwodowych na podstawie, których naniesione zostały wzmianki dodatkowe o rozwiązaniu małżeństwa w aktach małżeństw (...)¹,

- niepełne wskazanie podstawy prawnej w decyzjach dot. transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej tj. art. 73 prawa o asc, powinien być art. 73 ust. 1 prawa o asc (akty małżeństwa (...)¹),

- nieprzestrzeganie zasad dotyczących istoty transkrypcji (akt małżeństwa (...)¹). Decyzje nie zawierają danych jakie mają być przeniesione z aktu zagranicznego do księgi polskiej,

- błędne pouczenie o środkach zaskarżenia decyzji dot. wpisania aktów do ksiąg polskich (akty małżeństw (...)¹). Zarzut błędnego pouczenia o środkach zaskarżenia był postawiony kierownikowi usc również przy poprzedniej kontroli,

- brak w aktach zbiorowych dokumentów stanowiących podstawę wpisania danych osobowych w aktach małżeństw (...)¹,

 - brak w aktach zbiorowych do aktu małżeństwa (...)¹ oryginału odpisu austriackiego aktu małżeństwa,

- nieprawidłowości w określeniu nazwiska małżonków i dzieci przy sporządzaniu aktu małżeństwa (...)¹,

 - brak jest oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa, ponadto z zagranicznego dokumentu nie wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu związku małżeńskiego, które wpisano w akcie małżeństwa wypełniając rubrykę IV „Nazwiska noszone po zawarciu małżeństwa" (akt małżeństwa (...)¹),

- błędne przyjęcie oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małżeńskiego (akt małżeństwa (...)¹),

- nieprecyzyjne określenie nazwiska dzieci w akcie małżeństwa (...)¹,

- nieprawidłowości w stosowaniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego polegające m.in. na przyjęciu podania, z którego  nie wynika miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Dokonane ustalenia w tym zakresie nie zostały odzwierciedlone w aktach sprawy,

- brak wzmianki dodatkowej o uzupełnieniu aktu małżeństwa (...)¹, podczas gdy decyzja o uzupełnieniu aktu znajduje się w aktach zbiorowych,

- brak w aktach zbiorowych oświadczenia o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego złożonego na podstawie art. 59 kr i o (akt małżeństwa (...)¹), aczkolwiek wzmianka dodatkowa naniesiona w akcie świadczy o przyjęciu ww. oświadczenia,

- brak podpisu osoby wystawiającej zaświadczenie na dokumencie stwierdzającym brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, (akt małżeństwa (...)¹),

- brak pieczęci wpływu podania o wpisanie zagranicznego aktu do księgi  polskiej do usc (akt małżeństwa (...)¹),

- niezgodne z zagranicznym odpisem aktu wpisanie nazwiska kobiety noszonego po zawarciu związku małżeńskiego oraz wpisanie nazwisk dzieci, co nie wynika z zagranicznego odpisu aktu (akt małżeństwa (...)¹),

- brak w aktach zbiorowych do aktu małżeństwa (...)¹ decyzji o uzupełnieniu aktu małżeństwa podczas gdy wzmianka o uzupełnieniu aktu została naniesiona,

- brak staranności w prowadzeniu akt zbiorowych, o czym świadczy m.in. uzupełnianie ich w trakcie kontroli  o dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktów,

- w aktach zgonu z 2006 roku od (...)¹ występują rozbieżności między kartą zgonu a aktem zgonu,

-  zły stan ksiąg stanu cywilnego.

W związku z powyższym uważam za celowe:

- uzupełnienie akt zbiorowych o wyroki rozwodowe dot. aktów małżeństw (...)¹,

- zwrócenie uwagi na poprawne podawanie podstawy prawnej w decyzjach,

- spowodowanie pogłębienia wiedzy kierownika usc z zakresu obowiązujących przepisów prawa ze szczególnym zwróceniem uwagi na problematykę dotyczącą transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do księgi polskiej,

- podawanie prawidłowego pouczenia o środkach zaskarżenia decyzji,

- uzupełnienie akt zbiorowych o dokumenty (odpisy aktów stanu cywilnego, notatki służbowe) stanowiące podstawę wpisanych danych osobowych w aktach małżeństwa (...)¹

- uzupełnienie akt zbiorowych o oryginał austriackiego odpisu aktu małżeństwa (dot. aktu małżeństwa (...)¹),

- zapoznanie się kierownika USC z zasadami wynikającymi z art. 25 i 88 kr i o oraz art. 62 ust. 3 prawa o asc dot. nazwisk noszonych po zawarciu związku małżeńskiego przez małżonków jak i dzieci z tego małżeństwa oraz prawidłowe stosowanie tych przepisów w praktyce,

- stosowanie kpa w bieżącej pracy kierownika usc,

- naniesienie wzmianki dodatkowej w akcie małżeństwa o uzupełnieniu treści aktu na podstawie decyzji (...)¹,

- uzupełnienie akt zbiorowych o oświadczenie o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego złożonego na podstawie art. 59 kr i o (akt małżeństwa (...)¹),

- zwrócenie szczególnej uwagi na  kompletność przyjmowanych  dokumentów,

- stosowanie instrukcji kancelaryjnej w bieżącej pracy kierownika usc (w tym również umieszczanie pieczęci wpływu na dokumentach),

- podjęcie działań mających na celu wyjaśnienie błędnie wpisanego nazwiska kobiety noszonego po zawartym związku małżeńskim w akcie małżeństwa (...)¹, oraz naniesienie stosownej wzmianki dodatkowej odnośnie nazwisk dzieci,

- uzupełnienie akt zbiorowych do aktu małżeństwa (...)¹ o decyzję dot. uzupełnienia aktu małżeństwa,

- systematyczne i staranne prowadzenie akt zbiorowych,

- podjęcie działań mających na celu wyjaśnienie rozbieżności w ww. aktach zgonów,

- oddanie zniszczonych ksiąg stanu cywilnego do oprawy i konserwacji introligatorskiej (po uprzednim uzyskaniu zgody tut. Wojewody na wyniesienie ksiąg poza lokal USC).

Reasumując należy stwierdzić, że ocena realizacji zadań przez Kierownika USC w Kołakach Kościelnych jest negatywna.

Pragnę zauważyć, że zadania z zakresu rejestracji stanu cywilnego prowadzone przez wieloletniego i wydawałoby się doświadczonego kierownika usc, jakim jest Pani Wiesława Orłowska realizowane są na żenująco niskim poziomie.

Na marginesie należy zaznaczyć, że obecnie niebagatelne znaczenie ma dogłębna znajomość przez kierownika usc nie tylko przepisów prawa o aktach stanu cywilnego, kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, ale również znajomość przepisów prawa prywatnego międzynarodowego oraz Konwencji  Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego.

Biorąc pod uwagę stwierdzone w czasie kontroli nieprawidłowości w pracy Kierownika USC w Kołakach Kościelnych proszę o podjęcie działań mających na celu zdyscyplinowanie kierownika usc do prawidłowej realizacji zadań wynikających z ustawy prawo o aktach stanu cywilnego oraz zwrócenie szczególnej uwagi na decyzje podejmowane przez kierownika usc dotyczące wpisywania zagranicznych aktów do ksiąg polskich.

Jednocześnie wnoszę o wyciągnięcie konsekwencji służbowych w stosunku do osoby winnej ww. zaniedbań.

Ponadto pragnę przypomnieć, że zgodnie z art. 6 ust. 2 prawa o aktach stanu cywilnego wójt jest kierownikiem usc z mocy prawa, w związku z czym uprzejmie proszę o pogłębienie nadzoru nad pracą powołanego przez Radę Gminy Kierownika USC w Kołakach Kościelnych.

            Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

             W przypadku nieskorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału

Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)