P R O
T O K Ó Ł
z problemowej kontroli finansowej
przeprowadzonej w Kuratorium Oświaty
w Białymstoku 15-950 Białystok, ul. Rynek Kościuszki 9, tel. 7416194 w dniach
25.02-12.03.2004 r. przez P. Janinę BRYNDZA starszego inspektora wojewódzkiego.
Kontrolę przeprowadzono na postawie
upoważnienia Wojewody Podlaskiego Nr 5/04 z dnia 24.02.2004 r. obejmując
zagadnienia gospodarki pieniężnej za okres 01.01.2001 r. - do 20.02.2004 r.
I.
USTALENIA OGÓLNE
1. Kuratorium Oświaty jest jednostką organizacyjną
stanowiącą aparat pomocniczy Podlaskiego Kuratora Oświaty, działającą jako
jednostka budżetowa wchodząca w skład administracji zespolonej administracji
rządowej województwa podlaskiego.
Kuratorium Oświaty działa na podstawie:
─ ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty
(tekst jednolity
z 1996 r. Dz.U. Nr 67, poz. 329 ze zmianami),
─ rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29
grudnia 1998 r. w sprawie organizacji Kuratoriów Oświaty oraz zasad tworzenia
ich delegatur (Dz.U. Nr 164, poz. 1169),
─ Statutu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w
Białymstoku,
Ponadto, w okresie objętym kontrolą, zadania i
struktura organizacyjna określone zostały w:
─ regulaminu Kuratorium Oświaty w Białymstoku ustalonym
przez Podlaskiego Kuratora Oświaty dnia 28 czerwca 1999 r. i zatwierdzonym
Zarządzeniem nr 71/99 Wojewody Podlaskiego z dnia 28 czerwca
1999 r. w sprawie zatwierdzenia regulaminu Kuratorium Oświaty
w Białymstoku. W/w regulamin stracił moc prawną z dniem 24 maja 2002 roku,
─ regulaminu Kuratorium Oświaty w Białymstoku ustalonym
w dniu
20 maja 2002 r. przez Podlaskiego Kuratora Oświaty i zatwierdzonym Zarządzeniem
Nr 62/02 Wojewody Podlaskiego z dnia 24 maja 2002 r. w sprawie zatwierdzenia regulaminu
Kuratorium Oświaty
w Białymstoku. Jak wynika z regulaminu Kuratorium Oświaty z dnia
28 czerwca 1999 r. , prowadzenie spraw finansowych należało do:
a)
Wydziału
Organizacyjno-Ekonomicznego i Kadr w zakresie zadań planistycznych koniecznych
do projektu budżetu Państwa oraz układu wykonawczego budżetu Wojewody jak
również rozdział
i rozliczanie dotacji celowych udzielanych z budżetu Wojewody. Ponadto do zadań
Wydziału należało prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie sprawozdawczości
oraz realizacja zamówień publicznych.
b)
Głównego
Księgowego w zakresie:
─ prowadzenia obsługi księgowej budżetu Kuratorium,
środków specjalnych oraz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
─ opracowanie zbiorczych sprawozdań z realizacji budżetu
Kuratorium,
─ opracowywanie rocznego bilansu Kuratorium
Regulamin Kuratorium Oświaty
wprowadzony do stosowania dnia
24 maja 2002 r. wprowadził zmiany organizacyjne polegające na m.in. likwidacji
Wydziału Organizacyjno-Ekonomicznego i Kadr, a w jego miejsce utworzenie Wydziału Organizacyjno-Kadrowego i
Zespołu Finansowo-Księgowego kierowanego przez Główną Księgową.
Zgodnie z regulaminem organizacyjnym do
zadań Zespołu należy:
─ opracowywanie materiałów do projektu budżetu Państwa
oraz układu wykonawczego budżetu Wojewody w obszarze działalności Kuratorium
Oświaty,
─ rozdział i rozliczanie dotacji celowych udzielanych z
budżetu Wojewody,
─ sporządzanie dokumentacji płacowej pracowników łącznie
z wynikającymi stąd zobowiązaniami,
─ prowadzenie rozliczeń z ZUS i Urzędem Skarbowym,
─ prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej w tym
dokumentacji kasowej,
─ sporządzanie sprawozdawczości budżetowej.
Do zadań
Głównej Księgowej należy:
─ prowadzenie rachunkowości jednostki,
─ wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
─ dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych
i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentacji
księgowej,
─ dokonywanie kontroli funkcjonalnej w zakresie
powierzonych obowiązków,
─ opracowywanie projektów instrukcji regulujących
działalność gospodarczo-finansową jednostek .
2.
Podlaskim Kuratorem Oświaty w okresie objętym kontrolą
byli:
─ Pan Wiesław Różański w
okresie od 23.03.1998 r. do 2 lutego 2001 r.
─ Pan Jędrzej Ignacy Łucyk - Wicekurator pełnił obowiązki Podlaskiego Kuratora Oświaty w
dniach od 02.02.2001 r. do 09.04.2001 r.
─ Pan Jarosław Zieliński w
okresie od 09,04,2001 r. do 31.12.2001 r.
─ Pan Jędrzej Ignacy Łucyk - Wicekurator pełnił obowiązki Podlaskiego Kuratora Oświaty
od 31.12.2001 r. do 24.01.2002 r.,
─ Pan Tomasz Czarnecki pełnił
obowiązki Podlaskiego Kuratora Oświaty w okresie od 24.01.2002 r. do 06.02.2002
r.
─ Pani Zofia Trancygier-Koczuk
powołana na stanowisko Podlaskiego Kuratora Oświaty z dniem 6.02.2002 r.
3.
P.o. Głównym
Księgowym Kuratorium Oświaty jest Pani Halina Popławska
od dnia 13.09.1999 r. z wykształcenia
technik ekonomista o specjalności rachunkowość i finanse.
Zgodnie z "zakresem zadań, uprawnień i
odpowiedzialności" z dnia 11.10.2000 r. (a.k. str.
3-4) Główna Księgowa zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych
Kuratorium zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami oraz wykonywanie kontroli funkcjonalnej:
wstępnej, bieżącej i następnej.
Główna Księgowa ponosi odpowiedzialność
za należyte przechowywanie i zabezpieczenie gotówki, druków ścisłego
zarachowania, ksiąg i dokumentów finansowych.
Omówiony powyżej zakres obowiązków
Głównej Księgowej nie obejmuje całości zadań określonych przepisem art. 35
ustawy z dnia
26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U.
Nr 15, poz. 148 ze zm.).
W Księgowości Kuratorium
Oświaty w Białymstoku w okresie od 1.01.2001 r. do 18.04.2002 r. zatrudnionych
było 7 osób w tym 6 osób
w pełnym wymiarze czasu pracy i 1 osoba
w niepełnym wymiarze czasu pracy łącznie 6,5 etatów przeliczeniowych. Od dnia
18.04. 2003 r.
w księgowości zatrudnionych jest 7 osób w pełnym wymiarze czasu pracy. Zakresy
obowiązków pracowników księgowości stanowią akta kontroli
str. 1-20.
Zgodnie z zakresem obowiązków referent w Zespole
Finansowo-Księgowym D. W. wykonuje zadania zarówno Zespołu Finansowo-Księgowego
(dekretacja dokumentów i ich księgowanie, sporządzenie sprawozdań z wydatków i
dochodów budżetowych Kuratorium)
jak i Wydziału Organizacyjno-Kadrowego (np. zakupy
artykułów biurowych, środków czystości, rozliczanie czasu pracy kierowcy).
Ponadto
pracownik ma wykonywać inne zadania zlecone przez Głównego Księgowego i
Dyrektora Wydziału Organizacyjno-Kadrowego. Omawiany zakres obowiązków
podpisała główna księgowa i dyrektor wydziału co
oznacza, że pracownik ma dwóch bezpośrednich przełożonych. Powstała sytuacja
stwarza ryzyko niewykonywania obowiązków przez pracownika z należytą
starannością (jednocześnie otrzymanie zadania od obu przełożonych). Zakres
obowiązków referenta Dariusza W.
stanowią akta kontroli str. 11-12.
4.
Obowiązki
kasjera od dnia 10 sierpnia 1998 r. (a.k. str. 21-22)
do dnia
20 lutego 2004 r. pełniła P. Ilona Ambrożewicz.
w teczce osobowej w/w znajdują się dokumenty:
─ zapytanie o karalność
z dnia 15.12.1999 r. z adnotacją
"nie notowany",
─ umowa o pracę na czas określony z dnia 15.07.1998 r.
do dnia 31.12.1998 r.,
─ aneks do w/w umowy z dnia 12.11.1998 r. przedłużający
okres zatrudnienia do dnia 31.03.1999 r.,
─ umowa i pracę na czas nie określony
z dnia 1.04. 1999 r.,
─ oświadczenie z dn. 10.08.1998 r. o odpowiedzialności
materialnej pracownika za powierzone mienie zakładu,
─ zakres obowiązków z dnia 15.12.1999 r. (a.k. str. 1-2).
Z w/w zakresu obowiązków kasjerki P.
Ilony Ambrożewicz wynika, że była ona odpowiedzialna
m.in. za prawidłowość operacji gotówkowych począwszy od rozchodowania czeku
gotówkowego w książce druków ścisłego zarachowania do wypisania czeku i
przedstawienia go do podpisu Głównej Księgowej, poprzez pobranie gotówki z
banku, po zaewidencjonowanie przychodu gotówki w raporcie kasowym. Ponadto do
zakresu obowiązków kasjerki należało sporządzanie przelewów bankowych.
Powierzenie kasjerce wszystkich
czynności związanych z obrotem gotówkowym i bezgotówkowym z jednoczesnym
upoważnieniem jej do odbioru korespondencji bankowej stanowiło zamknięty krąg,
którego kontrola wewnętrzna Kuratorium Oświaty nie była w stanie przeniknąć.
Do obowiązków kasjera, zgodnie z
zakresem zadań, należały dodatkowo, następujące czynności:
─ sprawdzanie dowodów kasowych pod względem formalnym
i rachunkowym,
─ wystawianie not korygujących błędy rachunkowe,
─ prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
─ prowadzenie ewidencji analitycznej do kont bankowych:
131 - środki specjalne i 139 - sumy depozytowe. Wyjaśnienie złożone w tej
sprawie przez Główną Księgową stanowią akta kontroli str. 23. Oprócz czynności
wynikających z zakresu obowiązków P. Ilona Ambrożewicz
prowadziła społecznie księgowość i obsługiwała kasę Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
przy Kuratorium Oświaty w Białymstoku. Zgodnie z § 44 rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas
zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w
zakładach pracy (Dz.U. Nr 100, poz. 502 ze zmianami) nie można łączyć funkcji
księgowej z funkcją kasjera. Z uwagi na to, że operacje kasowe i bankowe PKZP
nie były tematem kontroli PUW, kontrolujący zbadał te operacje bardzo ogólnie.
W trakcie kontroli ustalono,
że dnia 04.01.2001 r. kasjerka podjęła
z konta bankowego PKZP gotówkę w wysokości 1.800,00 zł., dnia 31.01.2001 r.
kwotę - 1.700,00 zł., w celu wypłacenia pożyczek.
W styczniu Zarząd PKZP przyznał tylko
jedną pożyczkę w wysokości 1.850,00 zł.
Pozostałą kwotę - 1.650,00 zł
kasjerka przywłaszczyła. Był to pierwszy tego rodzaju czyn popełniony przez P.
I. Ambrożewicz, jaki na podstawie udostępnionych dokumentów stwierdził
Kontrolujący.
Jednocześnie stwierdzam, że
działalność finansowa PKZP
w Kuratorium była prowadzona bez jakiejkolwiek dokumentacji kasowo-bankowej.
Ostatni wyciąg bankowy z konta PKZP
został sporządzony na dzień 31.12.1996 r.
5.
Zarządzeniem
Nr 18 Podlaskiego Kuratora Oświaty Pani Zofii Trancygier
-Koczuk z dnia 20 lutego 2002 r. została wprowadzona
do stosowania
z dniem 1 stycznia 2002 r. "Instrukcja kontroli finansowej i audytu wewnętrznego, zasad rachunkowości, zakładowego planu
kont oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych w Kuratorium Oświaty w
Białymstoku. Jest to dokument wewnętrzny ustalający jednolite zasady sprawowania kontroli i
obiegu dokumentów w tej jednostce, składa się z następujących części .
─ I. Uwagi wstępne - poświęcone omówieniem ogólnych
zasad organizacji kontroli wewnętrznej
i odpowiedzialności z
tytułu sprawowanej kontroli,
─ II. Instrukcja w sprawie systemu organizacji i funkcjonowania kontroli finansowej oraz
obiegu dokumentów finansowych, w
której uregulowano zagadnienia w zakresie:
─ § 1. organizacja
i funkcjonowanie kontroli
finansowej gdzie został opisany cel
kontroli, kto jest odpowiedzialny za
sprawowanie kontroli finansowej w jednostce, formy kontroli.
─ § 2.urządzenia księgowe - bez wymieniania jakie księgi rachunkowe prowadzone są w jednostce
─ § 3. dowody księgowe i ich kontrola, w którym określono jakie dane powinien zawierać
dowód księgowy zakwalifikowany do zaewidencjonowania w księgach
rachunkowych,
─ § 4. gospodarka pieniężna - uregulowane są w tym
paragrafie zasady
gospodarki kasowej w tym:
obowiązki kasjera w
zakresie dokonywania wpłat i wypłat do kasy prawidłowość ewidencjonowania operacji kasowych w raporcie
kasowym, kontrola kasy - kiedy i kto
przeprowadza?
─ § 5. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania
- jakie druki zaliczone są
do druków ścisłego zarachowania, zasady ich
ewidencji w specjalnej
księdze oraz zabezpieczenie w/w
druków przed kradzieżą i zniszczeniem.
─ § 6. Gospodarka środkami rzeczowymi-określono osoby
odpowiedzialne za prawidłową gospodarkę majątkiem rzeczowym, zasady ewidencji
środków trwałych.
─ § 7.
Inwentaryzacja aktywów i pasywów - terminy inwentaryzacji, sposoby jej
przeprowadzenia, obowiązki pracowników w związku z przeprowadzoną
inwentaryzacją
─ § 8.
Dokumentacja dotycząca wynagrodzenia pracowników - zasady sporządzania
list płac i innych należności pracowników oraz odpowiedzialności za
prawidłowość sporządzania list
płatniczych.
Ponadto w omawianej instrukcji określone
zostały:
─ zasady przeprowadzania kontroli merytorycznej oraz
formalno-rachunkowej wraz z listą osób odpowiedzialnych za te kontrole,
─ metody wyceny aktywów i pasywów,
─ kto, kiedy i w ilu egzemplarzach sporządza określony
dokument księgowy, kto sprawuje kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową
oraz kto zatwierdza dany dokument do realizacji.
Do w/w Zarządzenia Kuratora Oświaty w
formie załącznika, dołączony jest "Wykaz kont syntetycznych stosowany w księdze
głównej Kuratorium Oświaty. Wymienione są zarówno konta bilansowe,
pozabilansowe jak w wynikowe.
6.
W latach 2001-2003
w Kuratorium Oświaty w Białymstoku przeprowadzono była jedna kontrola
finansowo-gospodarcza przez P. Janinę Bryndza - starszego inspektora Wydziału
Finansowania Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego i dotyczyła ona okresu 1999-2000.
W wyniku tej kontroli stwierdzono następujące uchybienia w gospodarce pieniężnej:
1)
wypłacano gotówkę z kasy na podstawie rachunków
niesprawdzonych i niezatwierdzonych przez upoważnione
osoby,
2)
brak
potwierdzenia na rachunku, fakturze otrzymania z kasy gotówki,
3)
zapisy w
raportach kasowych były dokonywane nie chronologicznie oraz dokonywano
zbiorczych zapisów ujmujących w jednym zestawieniu dowody do kasy z kilku dni,
4)
nieprawidłowości
przy wypłacaniu i rozliczaniu zaliczek udzielanych pracownikom.
Zdaniem kontrolującego był to już
pierwszy sygnał pewnych nieprawidłowości, które mogły sprzyjać nadużyciom ze
strony osoby, która była odpowiedzialna za gospodarkę kasową.
- USTALENIA SZCZEGÓŁOWE
1.
Kontrolę
gospodarki pieniężnej w Kuratorium Oświaty przeprowadzono metodę reprezentatywną
obejmując kontrolą dokumenty kasowe
i bankowe środków pozabudżetowych za okres od 01.01.2001 r.
do 20.02.2004 r.
Kontroli poddano
prawidłowość, terminowość i zupełność udokumentowania obrotów kasowych i bankowych, zaewidencjonowania ich (raport
kasowy i konta r-ków bankowych), porównania zapisów
w księgach rachunkowych Kuratorium Oświaty i "Zestawieniu transakcji rachunku"
otrzymanego odpłatnie z BPH S.A. O Białystok, gdzie znajdowały się środki
defraudowane przez kasjera Kuratorium.
Kontroli poddano również
przestrzeganie dyscypliny kasowej
w świetle obowiązujących przepisów.
Zgodnie z wyjaśnieniem
Głównej Księgowej P. Haliny Popławskiej (a.k. str. 24) dnia 20.02.2004 r. stwierdzone zostało przywłaszczenie środków
finansowych przez kasjerkę na niekorzyść
Kuratorium. Dnia 23 lutego 2004 r. na
podstawie postanowienia Prokuratury Rejonowej w Białymstoku funkcjonariusz
policji,
w obecności Głównego Księgowego,
dokonali otwarcia i przeszkolenia sejfu,
biurka kasjerki i szaf biurowych znajdujących się w pomieszczeniu kasowym.
Postanowienie o przeszukaniu stanowi ak. str. 25. Na
podstawie wyników przeszukania przekazano tymczasowo prowadzenie kasy P. Ninie Zacharewicz
(a.k. str. 26).
Pani Nina Zacharewicz protokołem zdawczo
odbiorczym z dnia 2.03. 2004 r. przekazała prowadzenie kasy P. Zofii Pacewicz , przeniesionej
z dniem 1.03.2004 r. decyzją Kuratora Oświaty z Wydziału
Organizacyjno-Kadrowego do Zespołu Finansowo-Księgowego na stanowisko kasjera (ak. str. 27-28) . Dnia 8.03.2004
r. w teczce osobowej P. Zofii Pacewicz znajduje się
zapytanie o karalność z dnia 04.03. 2004 r. z adnotacją "nie figuruje
w kartotece karnej Krajowego Rejestru Karnego", natomiast brak jest aktualnego
zakresu obowiązków na stanowisku kasjera i
deklaracji o odpowiedzialności materialnej kasjera za powierzone
pieniądze i inne walory.
2.
Na podstawie skontrolowanej
dokumentacji bankowej i kasowej stwierdzam, co następuje:
─ wyciągi bankowe od dnia 31.03.2001 r. - rachunek sum
depozytowych (a.k. str. 29-30) i od 15.04.2002 r. -
rachunek funduszu świadczeń socjalnych (a.k. str.
31-32) są świadomie sfałszowane przez kasjerkę, aby ukryć przywłaszczenie
środków pieniężnych podjętych z banku na własne
potrzeby.
─ pobierane były środki pieniężne na podstawie czeków w
wysokości wyższej aniżeli zaprzychodowanie do kasy. Kasjer dołączył do raportu
kasowego czek, z którego obcinany był brzeg czeku z cyfrą jeden
(a.k. str. 33),
─ realizowano w banku czeki anulowane w książce druków
ścisłego zarachowania lub w ogóle nie ujęte w ewidencji druków ścisłego
zarachowania,
─ świadome składanie w banku sfałszowanych poleceń
przelewów, skutkiem czego również nastąpiło bezprawne pomniejszenie środków
finansowych Kuratorium .
W latach 2001-2004 przeprowadzone zostały następujące
kontrole stanu gotówki i druków ścisłego zarachowania (a.k.
str. 107-108):
1) główna księgowa przeprowadziła, z tytułu
nadzoru 7 kontroli,
2) przejęcie stanu kasy, z powodu
urlopu lub choroby kasjera, przez pracownika czasowo przejmującego kasę - 20
protokołów zdawczo-odbiorczych
3)
inwentaryzacja kasy przeprowadzana na koniec roku 2001, 2002, 2003 przez
komisję inwentaryzacyjną powołaną Zarządzeniem Kuratora Oświaty.
W wyniku w/w kontroli stwierdzono zgodność stanu
rzeczywistego gotówki w kasie ze stanem wykazywanym
w raportach kasowych oraz zgodność stanu druków ścisłego zarachowania
znajdujących się w kasie ze stanem
druków wynikających z zapisów w książce druków ścisłego zarachowania.
Zaniechano kontroli stanu druków ścisłego zarachowania, które zostały anulowane
(a.k. str. 109-114).
W wyjaśnieniu pisemnym Główna Księgowa
stwierdza ponadto, że operacje gotówkowe ujęte w raportach kasowych były
udokumentowane prawidłowymi dowodami źródłowymi, sprawdzonymi pod względem
merytorycznym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty.
- Dokumentami, które
umożliwiły poznanie mechanizmów dokonywania przestępstw przez kasjerkę
były "Zestawienia transakcji na rachunku udostępnione odpłatnie przez BPH S.A. O Białystok w dniach
20-25.02.2004 r.
W/w zestawienia stanowią akta
kontroli - plik str. 34-106.
Mając
na uwadze to, że wyciągi bankowe potwierdzające salda rachunków bankowych
znajdujących się w BPH SA i raporty kasowe będące
w posiadaniu Kuratorium były świadomie fałszowane stwierdzam:
─ w dokumentach odzwierciedlających obroty kasowe i bankowe środków pozabudżetowych (sumy
depozytowe i fundusz świadczeń socjalnych) kontrolujący stwierdził brak
dokumentów księgowych na podstawie, których nastąpiło bezprawne pomniejszenie
środków, na rachunku bankowym (tylko przy raporcie kasowym Nr 50 z dnia
26.11.2002 r.). Pozostałe dokumenty kasowe i bankowe są terminowe, zupełnie i
prawidłowo opisane, poddane kontroli i zatwierdzone do realizacji.
- Nadużycia dokonywane
przez kasjera P. Ilonę Ambrożewicz, pomimo
stosowanych w jednostce procedur
kontroli zdaniem kontrolującego były możliwe w następujących
okolicznościach.
a)
zakres
wykonywanych zadań (wykonywanie wszystkich czynności związanych z obrotem
gotówką) świadczy o dużym zaufaniu pracodawcy do pracownika, a zaufanie daje
pracownikowi sposobność dokonywania tego rodzaju praktyk,
b)
kasjerka
obsługiwała kasę Kuratorium od ponad 4 lat
(od 10.08.1998 r.) znała więc procedury i słabe strony
kontroli wewnętrznej,
c)
książki
druków ścisłego zarachowania, w których ewidencjonowane są rozchody i przychody
czeków i bloków formularzy przychodowych i rozchodowych, dowodów kasowych, są
liczne poprawki, przeróbki niezgodne z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. Nr 76, poz. 694 ze
zmianami). Praktyki te spowodowały brak czytelności niektórych zapisów a w
rezultacie brak kontroli przychodów i rozchodów czeków gotówkowych np.:
─ książka druków ścisłego zarachowania str. 37 poz. 12 -
dnia
05.04.2001 r. przyjęto na ewidencję 20
czeków gotówkowych o numerach 729676-729695, gdy tymczasem bank wykazuje
realizację czeków
o numerach: czek 0000729697 dnia 4.05.2001 r. , czek
0000729698 dnia 04.07.2001 r. ,
─ książka druków ścisłego zarachowania str. 39 poz. 13
czeki o nr nr 1437127÷ 1437131 w ilości 5 sztuk -
"anulowano - zostały zalane atramentem" dnia 16.05.2002 r. bank wykazuje podjęcie gotówki na podstawie
czeków:
- nr 1437127 zrealizowany dnia 26.04.2002 r.
- nr 1437131 zrealizowany dnia 10.06.2002 r.
Kopie stron 36-39 książki druków ścisłego zarachowania
stanowią akta kontroli str. 109-112.
Z adnotacji znajdujących się na w/w stronach wynika,
że Główna Księgowa kontrolowała ewidencję druków. Na podstawie oświadczenia
pisemnego Głównej Księgowej stwierdzam, że podpis złożony na str. 37 książka
druków ścisłego zarachowania (a.k. str. 110) jest
podpisem podrobionym.
Oświadczenie Głównej Księgowej stanowi a.k. str. 115.
W trakcie kontroli kontrolujący stwierdził następujące
bezprawne pomniejszenie zasobów pieniężnych w Kuratorium Oświaty:
1)
realizowanie
czeków, uprzednio lub po fakcie anulowanych w książce druków ścisłego
zarachowania lub niezaprzychodowanych w książce druków ścisłego zarachowania
ROK 2001
dn. 20.03.01 r. czek nr CC 2831559 - na kwotę - 8.000,00 zł
dn. 30.03.01 r. czek nr CC 2831557 - na kwotę -
10.000,00 zł
dn. 04.05.01 r. czek nr 0000729697 - na kwotę - 2.000,00 zł
dn. 04.07.01 r. czek nr 0000729698 - na kwotę -
10.000,00 zł
dn. 25.10.01 r. czek nr 0000729694 - na kwotę - 5.000,00 zł
______________________
łącznie: 35.000,00 zł
W/w sumy zostały pobrane z rachunku
bankowego wyodrębnionych środków założonego w BPH S.A. Warszawa Oddział w
Białymstoku, na którym były złożone sumy depozytowe (wadium, gwarancje).
Na dzień 31.12.2001 r. saldo wykazane
przez BPH S.A. "w zestawieniu transakcji na rachunku" przekazane odpłatnie
Kuratorium Oświaty dnia 25.02.2004 r.
wynosi - 18.249,71 zł, natomiast wyciąg bankowy nr 33 z dnia 31.12.2001
r. będący w posiadaniu Kuratorium wykazuje saldo w wys. 54.198,72 zł, różnica w
wys. 35.949,01 zł stanowi kwotę przywłaszczoną przez kasjera, strata z tytułu
naliczenia odsetek od niższych kwot w wys. 713,00 zł, pozostała kwota w wys.
236 zł stanowi różnice w opłatach bankowych
i prowizjach pomiędzy wyciągami bankowymi sporządzonymi przez kasjera a
rzeczywistymi kosztami wykazanymi przez bank.
Na podstawie analizy zapisów
na kontach 139 - sumy depozytowe i 135 - zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
oraz konfrontacji tych zapisów
z dokumentem przekazanym przez bank stwierdzam, że kradzież środków
w roku 2001 miała miejsce tylko z rachunku bankowego sum depozytowych
2)
ROK 2002
a) rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych .
Pobrana gotówka na n/w czeki
nie została zaprzychodowana do kasy.
dn. 15.04.202 r. brak nr
czeku w zestawieniu na kwotę - 3.000,00
zł
dn. 10.06.2002 r. czek nr
0001437131 na kwotę - 4.144,64 zł
dn. 08.07.2002 r. czek nr
0001437136 na kwotę
-12.922,62 zł
dn. 18,09,2002 r. czek nr
0001437148 na kwotę
-10.000,00 zł
_______________________
łącznie: 30.067,26 zł
b) Pobrana
gotówka na n/w czeki została zaprzychodowana w kwocie niższej niż pobranie z
banku
-
dnia 26.11.2002 zrealizowano czek nr 0003150944 na kwotę - 11.000,00
zł, (a. k. str. 33) w raporcie kasowym Nr 50 za okres od 25.-30.11.2002r., poz.
5 zaprzychodowano kwotę 1.000,00 zł, kasjerka sprzeniewierzyła
10.000,00 zł
-
dnia 16.12.2002r. zrealizowano czek nr 0003150947 na kwotę - 13.400,00
zł, R.K nr 53 za okres od 16 - 22.12.2002, poz. 1 zaprzychodowano kwotę,-
3.400,00 zł, kasjerka sprzeniewierzyła - 10.000,00 zł.
c) Kwoty
przyjęte do kasy od pracowników i emerytów z tytułu spłat pożyczek
mieszkaniowych nie zostały wpłacone do banku:
-
poz. ks. 622 wb nr 149 z dnia 31.12.2002 r.
potwierdzenie wpływu do banku kwoty - 60,00 zł wpłaconej do kasy (R.K. nr 55 za
okres 30-31.12.2002 r.) tytułem spłaty pożyczek mieszkaniowych, brak
potwierdzenia tej operacji
w zestawieniu transakcji z banku.
Na dzień 31.12.2002r. saldo
wykazane przez BPH S.A. na "zestawieniu transakcji na rachunku"
przekazanym Kuratorium w dniu
25.02.2004r. wynosi - 14.672,59 zł, natomiast wb. nr
149 z dnia 31.12.2002 r. będący w posiadaniu Kuratorium wykazuje saldo w wys.
119.148,18 zł.
Na różnicę sald w wys.
104.475,59 zł składają się:
-
kwota pobrana na podstawie czeków w wys. 50.067,26 zł
-
kwota przyjętych do kasy i niewpłaconych do banku rat pożyczek
mieszkaniowych w wys. 60 zł;
-
zwrot kaucji gwarancyjnej dla BUDIMEX UNIBUD dn. 31.05.2002r.
(poz. ks. - 249) w wys. 49.855,36 zł.
-
podjęto z konta kwotę 3.200,00 zł z tytułu wpłaty zapomóg
, suma ta jako nieodebrane świadczenia socjalne była przekazana na konto
sum depozytowych i stamtąd powinna być podjęta w celu wypłaty
świadczeniobiorcom.
Dwie ostatnie w/w operacje
powinny być wykonane z konta bankowego przeznaczonego dla sum depozytowych, w
rzeczywistości sumę tą przelano z konta bankowego funduszu świadczeń
socjalnych.
Łączna kwota zmniejszająca
konto FŚS nielegalnie wynosi 103.182,62 zł.
d) Rachunek bankowych sum
depozytowych:
-
zrealizowane czeki nie zaprzychodowane do kasy:
dn. 07.05.2002 r. czek nr
0001437129 na kwotę - 3.900,00
zł
dn. 04.01.2002 r. czek nr
0001169317 na kwotę - 4.800,00
zł
dn. 27.05.2002r. czek nr
0001437130 na kwotę - 3.000,oo zł
dn. 27.05.2002r. na
zestawieniu transakcji brak nr czeku
- 1.500,00 zł
RAZEM: -13.200,00 zł
e) dokonano przelewów:
-
dn. 15.02.2002r. przelano kwotę - 3.500,00 zł na nazwisko Ambrożewicz Ilona z tytułu pożyczki na remont mieszkania.
Brak w dokumentacji ZFŚS potwierdzenia przyznania w/w pożyczki, jak również
brak w dokumentacji księgowej potwierdzenia wymienionej operacji finansowej;
-
dn. 07.03.2002r. przelano na konto P. K?. W? kwoty - 1.500,00 zł
otrzymała pożyczkę z PKZP przy Kuratorium Oświaty w Białymstoku
(a.k. str.116). Łącznie na kwotę 5.000,00 zł.
Różnica sald na dzień
31.12.2002r. wykazywanych przez bank w zestawieniu transakcji bankowych w wys.
- 4.301,58 zł a wb. z dnia 31.12.2002r. będących w
posiadaniu Kuratorium w wys. 5.217,25 zł wynosi 915,67 zł.
Łączna kwota sprzeniewierzeń
na koncie bankowym przeznaczonym dla sum depozytowych wynosi 18.200,00 zł.
Dokonując przeksięgowań kwot
depozytowych pobranych z konta ZFŚS na konto sum depozytowych otrzymamy
następujące niedobory na rachunkach bankowych:
r-k bankowy ZFŚS (14.672,59
zł+49.855,36 zł+3.200,00 zł=67.727,95 zł - takie przybliżone saldo wykazałby
bank na dzień 31.12.2002 r., gdyby z konta FŚS nie były dokonane wypłaty dla
BUDIMEX UNISBUD oraz na nie pobrane
zapomogi. Różnica pomiędzy tak obliczonym saldem konta bankowego a saldem
wykazanym na wb znajdującym się w posiadaniu
Kuratorium wynosiłaby kwotę 51.420,23 zł (119.148,18 zł - 67.727,95 zł).
Analogicznie obliczając
saldo konta bankowego sum depozytowych bank wykazałby na dzień 31.12.2002r.
saldo debetowe w wys. 48.753,78 zł
(4.301,58 - 49.855,36 -
3.200,00).
Zaznaczam, że wymienione
kwoty dotyczące strat są nieprecyzyjne, ponieważ nie uwzględniają prowizji
bankowych jak i odsetek bankowych w prawidłowej wysokości.
3. ROK 2003
Konto
bankowe FŚS
a)
Pobranie z banku gotówki na podstawie czeku anulowanego
w książce druków ścisłego zarachowania:
- dn. 01.04.2003r. czek nr
0003150949 na kwotę - 11.000,00 zł
- dn. 10.08.2003r. czek nr
0003159349 na kwotę - 11.200,oo zł
- dn. 22.12.2003r. czek nr
0003159366 na kwotę - 12.320,00 zł
Łącznie - 34.520,00 zł
Brak zaprzychodowania w/w kwot w raportach
kasowych.
b)
Pobranie z banku gotówki na podstawie czeków, w wys.
wyższej aniżeli zaprzychodowana w raporcie kasowym:
-
dn. 03.06.2003 r. czek nr 0003150952 na kwotę - 11.000,00 zł
w R.K. nr 27 za okres od
1-8.06.2003 r. zaprzychodowano kwotę 1.000,00zł
-
dn. 17.06.2003r. czek nr 0003150954 na kwotę - 11.000,00 zł
w R.K. nr 29 za okres 16-22.06.2003r. zaprzychodowano kwotę 1.00,00 zł
-
dn.22.10.2003 r. czek nr 0003159354 na kwotę - 11.000,00 zł
w
Rk nr 46 za okres od 20-26,06,2003 r
zaprzychodowano na kwotę - 1.000,00 zł.
Łącznie
30.000,00 zł
c) Dokonano przelewów z tytułu pożyczki
mieszkaniowej, na które brak potwierdzenia w ewidencji księgowej Kuratorium:
- dn. 21.02.2003r. z tytułu pożyczki na remont
mieszkania - 3.000,00 zł
- dn. 08.10.2003r. z tytułu pożyczki mieszkaniowej - 2.000,00
zł
Łącznie 5.000,00 zł
d) Kwoty przyjęte do kasy od pracowników
i emerytów tytułem spłaty pożyczki mieszkaniowej nie były wpłacone do banku (
brak potwierdzenia wpłaty
w "zestawieniu transakcji na rachunku"
- poz. ks. 473 wb
107 z dn. 28.11.2003r wpłata do banku kwoty 506,20 zł przyjętej do kasy (RK nr
53 za okres 24-30.11.2003), brak potwierdzenia przez bank w zestawieniu
transakcji
- poz. ks. 80 wb
nr 19 z dn. 28.02.2003r. wplata do banku kwoty 58,00 zł, brak potwierdzenia
przez bank w zestawieniu transakcji
Łącznie - 564,20 zł
W/w
sumy zostały pobrane z rachunku bankowego wyodrębnionych środków funduszu
świadczeń socjalnych.
Na dzień 31.12.2003r. saldo wykazane
przez BPH S.A. na "zestawieniu transakcji na rachunku" przekazane odpłatnie
Kuratorium Oświaty dnia 25.02.2004 r. wynosi 24.442,53 zł., natomiast saldo
wykazane na wyciągu bankowym na dzień 31.12.2003 r. będącym w posiadaniu
Kuratorium Oświaty wynosi 105.103,61 zł. Różnica w saldach wynosi 80.661,08 zł.
Na podstawie dokumentów księgowych:
raporty kasowe, wyciągi bankowe, ewidencja kont 135 - z f.ś.s i 139 - sumy depozytowe oraz zestawienia
transakcji na rachunku stwierdzam, że w roku 2003 zdefraudowano środki
pieniężne na kwotę - 70.084,20 zł
4. Rok 2004
- dnia 06.02.2004r. zrealizowany został
czek nr 0003159369 na kwotę 8.250,00 zł, brak zaprzychodowania tej kwoty w
raporcie kasowym,
- przyjęto do kasy tytułem spłaty
pożyczki mieszkaniowej kwotę 579,20 zl i wpłacono do
banku ( RK nr 6 za okres 09-15.02.2004r; wb 14 z dnia
13.02.2004r.) , bank nie potwierdza tej wpłaty,
- przyjęto do kasy kwotę 634,00 zł
tytułem spłaty pożyczki mieszkaniowej i wpłacono do banku ( RK nr 4 za okres
26-31.01.2004r. i wb 8 z dnia 30.01.2004r), bank nie
potwierdza tej wpłaty
- przyjęto do kasy kwotę 84
zł dnia 16.02.2004r. oraz kwotę 42,00 zł dnia 19.02.
2004 r. (RK nr 7 za okres 16-22.02.2004r.), brak potwierdzenia wpłaty kwoty
w łącznej wysokości 126,00 zł do banku.
W wyniku tych malwersacji kasjera na
niekorzyść Kuratorium na podstawie fałszywych dowodów kasowych i bankowych w
okresie od 2001 do
20.02.2004r. nastąpiło bezprawne pomniejszenie środków pieniężnych
pozabudżetowych na łączna kwotę 183.000,66
zł 183.000,86 zł 1.
W poniższym zestawieniu wykazane zostały wielkości zdefraudowanych kwot
w poszczególnych latach z uwzględnieniem wykorzystywanych w tym celu metod.
|
Metoda
działania
|
Rok 2001
|
Rok 2002
|
Rok 2003
|
Rok 2004
|
|
|
r-k sum depozytowych
/ w zł /
|
fundusz
świadczeń socjalnych
/ w zł /
|
r-k sum depozytowych
/ w zł /
|
fundusz
świadczeń socjalnych
/ w zł /
|
fundusz świadczeń
socjalnych
/ w zł /
|
RAZEM
/w zł /
|
|
podjęcie
gotówki z banku na podstawie czeku
|
35.000,00
|
30.067,26
|
13.200
|
34.520,00
|
8.250,00
|
121.037,26
|
|
Podjęcie gotówki
z banku na podstawie czeku w wys. wyższej aniżeli zaprzychodowano do kasy
|
-
|
20.000,00
|
-
|
30.000,00
|
-
|
50.000,00
|
|
Przyjęcie
do kasy wpłat bez odprowadzania ich do banku
|
-
|
60,00
|
-
|
564,20
|
1.339,20
|
1.963,40
|
|
Dokonane przelewy
bez ujęcia ich w dokumentach księgowych
|
-
|
-
|
5.000,00
|
5.000,00
|
-
|
10.000,00
|
|
RAZEM
|
35.000,00
|
50.127,26
|
18.200
|
70.084,20
|
9.589,20
|
183.000,66
|
Mając na uwadze, że
kontrolujący nie miał możliwości zapoznania się
z dokumentami źródłowymi (odcinki czeków, przelewów) będącymi w posiadaniu BPH
S.A., a dokumentującymi operacje bankowe na rachunkach Kuratorium Oświaty, nie
był w stanie stwierdzić, kto złożył podpisy na w/w dowodach księgowych.
Natomiast wyraźnie
należy stwierdzić, że udokumentowanie obrotów kasowych i bankowych środków
budżetowych i ich zaewidencjonowanie na koncie 130, rachunek bieżący prowadzony
w NBP 0/Białystok pod względem prawidłowości
zupełności nie budzi żadnych zastrzeżeń
ze strony kontrolującego.
III. PODSUMOWANIE WYNIKÓW KONTROLI
─ Procedury kontroli wewnętrznej w tym kasy i druków
ścisłego zarachowania obowiązujące w Kuratorium Oświaty w Białymstoku, są
określone w "Instrukcji
w sprawie systemu organizacji i funkcjonowania kontroli finansowej oraz obiegu
dokumentów finansowo-księgowych"...wprowadzonej do stosowania Zarządzeniem Nr
18 z dnia 20 lutego 2002 r. Podlaskiego Kuratorium Oświaty
z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2002 r.
Instrukcja kasowa stanowiąca treść § 4
w/w Instrukcji określa w szczególności zasady zabezpieczenia i przechowywania
gotówki, zasady pobierania do kasy i zasady dokonywania wypłat gotówkowych,
terminy i tryb przeprowadzenia kontroli i inwentaryzacji gotówki w kasie,
zasady postępowania w przypadku stwierdzenia okoliczności noszących znamiona
przestępstwa, zasady powierzania kasy innej wyznaczonej osobie (np. w przypadku
zastępstwa na okres nieobecności kasjera) oraz została określona
odpowiedzialność materialna kasjera za powierzoną gotówkę i inne wartości.
─ Gospodarka drukami ścisłego zarachowania stanowi § 5
w/w Instrukcji. Wymienione są dokumenty, zaliczone do druków ścisłego
zarachowania, zasady przechowywania i zabezpieczenia druków, wymogi, jakie
postawione są księgom do ewidencji druków, zasady inwentaryzacji druków, zasady
postępowania
w przypadku niezgodności stanu ewidencyjnego ze stanem rzeczywistym. Omawiane
procedury stanowią system kontroli w zakresie kontroli gospodarki kasowej w
stopniu zadawalającym, niemniej jednak w procedurach np. nie określono, kto
odpowiada za prawidłową gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. Ogólne
stwierdzenie "pracownik odpowiedzialny" bez jednoczesnego ujęcia tej
odpowiedzialności w zakresie obowiązków konkretnego pracownika jest określeniem
bezprzedmiotowym.
W trakcie kontroli
stwierdzono brak korelacji w zakresie kontroli wewnętrznej sprawowanej przez
pracowników księgowości i głównej księgowej
z obowiązującymi procedurami. Przejawia się to poprzez nieuwzględnienie
tematyki kontroli wewnętrznej w zakresach obowiązków np.: nikt z pracowników
nie ma w zakresie obowiązków kontroli gospodarki kasowej, kontroli druków
ścisłego zarachowania (zapis w zakresie obowiązków P J. Ambożewicz
o obowiązku prowadzenia ewidencji druków
ścisłego zarachowania nie jest i nie może być jednoznaczny z obowiązkiem
kontroli gospodarki drukami ścisłego zarachowania). Brakuje w zakresach
czynności pracowników również zapisu
o obowiązku stosowania samokontroli.
Należy stwierdzić, że pomimo braku
istotnych błędów w procedurach określających zasady kontroli wewnętrznej dot.
gospodarki kasowej, system okazał się zawodny.
Sygnałem, nieprawidłowości w ewidencji
przychodowej i rozchodowej czeków były liczne przeróbki pojedynczych cyfr,
używanie korektora do usuwania pierwotnych zapisów co
powinno spowodować bardziej wnikliwą kontrolę stanu czeków gotówkowych nie tylko
niezrealizowanych a przede wszystkim anulowanych. Powinno powstać pytanie co się stało z anulowanymi czekami, czy są
przechowywane w kasie.
Zakres obowiązków i
odpowiedzialności Głównej Księgowej obejmuje
odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie rachunkowości, należyte
przechowywanie i zabezpieczenie gotówki, druków ścisłego zarachowania.
W/w zakres nie obejmuje całości zadań określonych w art. 35 ustawy o finansach
publicznych, w tym wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych z planem
finansowym, wstępnych kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dot.
operacji gospodarczych i finansowych. Powierzenie kasjerce wszystkich czynność
związanych z obrotem gotówkowym i bezgotówkowym
z jednoczesnym upoważnieniem jej do odbioru korespondencji bankowej,
stanowiło zamknięty krąg, którego kontrola wewnętrzna Kuratorium nie była w
stanie przeniknąć.
Z materiałów będących aktami kontroli str
117-118 wynika, że na przestrzeni okresu 2002-2003 r. P. Ilona Ambrożewicz korzystała z urlopu wypoczynkowego łącznie po kilka dni tak, aby nie spowodować
konieczności przekazania swoich obowiązków na dłuższy czas nieobecności innej
osobie. To umożliwiło prowadzenie określonej "strategii" w celu kontynuowania
tego procederu.
W podsumowaniu wyników kontroli należy
stwierdzić, że sprawowanie kontroli finansowej w Kuratorium Oświaty było nieskuteczne czego dowodem są niniejsze wyniki kontroli, a
mianowicie systematyczne przywłaszczanie sobie przez kasjerkę Panią Ilonę Ambrożewicz w
okresie 2001-2004 środków pieniężnych na ogólną kwotę 183.000,66 zł 183.000,86
zł 1.
W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała
Główna Księgowa P. Halina Popławska oraz pozostali
pracownicy w zakresie swoich obowiązków.
Protokół niniejszy został opracowany w trzech jednobrzmiących
egzemplarzach, podpisany po uprzednim odczytaniu. Jeden egzemplarz protokołu
pozostawiono w jednostce.
Zgodnie z § 22 Zarządzenia nr 3/02
Wojewody Podlaskiego z dnia
19 lutego 2002 r. w sprawie szczególnych zasad wykonywania kontroli, Kierownik
kontrolowanej jednostki może zgłosić zarządzającemu kontrolą w ciągu 7 dni od
dnia podpisania protokołu pisemne wyjaśnienia co do
zawartych w protokole ustaleń.
PODPISY KIEROWNICTWA PODPIS OSOBY KONTROLUJĄCEJ:
KONTROLOWANEJ JEDNOSTKI:
1. Podlaski Kurator Oświaty
dr Zofia Trancygier
- Koczuk Janina Bryndza
2. p.o. Głównego Księgowego
Halina Popławska
Białystok, dnia 25.03.2004 r.