Protokół kontroli problemowej

przeprowadzonej w Wydziale Geodezji, Katastru i Nieruchomości Starostwa Bielskiego

Kontrolę w dniach 19, 24 lutego i 4 marca 2004 roku przeprowadził zespół kontrolny Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku:

1. Mirosława Dudar – Kierownik Oddziału Nadzoru Geodezyjno – Kartograficznego na podstawie upoważnienia do kontroli Nr RR.XII.0939 – 8/04 z dnia 17 lutego 2004 roku;

2. Hubert Filipowicz – Inspektor Wojewódzki na podstawie upoważnienia do kontroli
Nr RR.XII.0939 – 9/04 z dnia 17 lutego 2004 roku;

3. Jarosław Kapica – Inspektor Wojewódzki na podstawie upoważnienia do kontroli
Nr RR.XII. 0939 – 10/04 z dnia 17 lutego 2004 roku.

Temat kontroli:

Przestrzeganie i stosowanie przepisów ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne przez administrację geodezyjną i kartograficzną, a w szczególności:

I. organizacja i funkcjonowanie administracji geodezyjnej i kartograficznej,

II. prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,

III. uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu,

IV. zakładanie osnów szczegółowych,

V. dysponowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym oraz środkami dotacji przeznaczonymi w budżecie na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych,

VI. wykonywanie przez osoby zatrudnione w administracji geodezyjnej i kartograficznej zajęć, które pozostawałyby w sprzeczności z ich obowiązkami albo mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub interesowność.

Kontrolą objęto n/w okresy działalności jednostki:

1. zagadnienia dotyczące prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zakładania osnów szczegółowych – od 1 stycznia 2002 roku do dnia kontroli;

2. zagadnienia związane z uzgadnianiem projektowanych sieci uzbrojenia terenu
– od 1 stycznia 2002 roku do dnia kontroli;

3. dysponowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym i środkami dotacji przeznaczonymi w budżecie na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych – od 1 stycznia 2002 roku do 31 grudnia 2003 roku;

4. wykonywanie przez osoby realizujące zadania administracji geodezyjnej i kartograficznej zajęć, które pozostawałyby w sprzeczności z ich obowiązkami albo mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub interesowność od 1 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku.

W trakcie kontroli zbadano:

1. organizację i zasady funkcjonowania w kontrolowanej jednostce administracji geodezyjnej i kartograficznej;

2. prawidłowość prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjno kartograficznego;

3. prawidłowość uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu;

4. prawidłowość prowadzenia zadań z zakresu zakładania osnów szczegółowych;

5. prawidłowość dysponowania środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym i środkami dotacji przeznaczonymi w budżecie na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych;

6. wykonywanie przez osoby realizujące zadania z zakresu geodezji i kartografii zajęć, które pozostawałyby w sprzeczności z ich obowiązkami albo mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub interesowność.

na podstawie następujących przepisów prawnych:

– ustawa z dnia 17 maja 1989 roku prawo geodezyjne i kartograficzne (jednolity tekst z 2000 roku Dz. U. Nr 100,poz.1086 ze zmianami.),

– ustawa z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (jednolity tekst
z 2002 roku, Dz. U. Nr 72, poz. 664 ze zm.),

– rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym ( Dz. U. Nr 207, poz. 1759),

– rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 14 listopada 2000 roku w sprawie wysokości opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji, a także za wykonywanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego (Dz. U. Nr 115, poz.1209),

– rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 roku w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz zespołów uzgadniania dokumentacji projektowej (Dz. U. Nr 38, poz. 455),

– rozporządzenie Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 21 lutego 1995 roku w sprawie rodzaju i zakresu opracowań geodezyjno – kartograficznych oraz czynności geodezyjnych obowiązujących w budownictwie (Dz. U. Nr 25, poz. 133),

– rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania systemów zabezpieczających bazy danych, a także ogólnych warunków umów
o udostępnianie tych baz (Dz. U. Nr 78, poz.837),

– rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 roku w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania zasobu (Dz. U. 49, poz. 493),

– rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 maja 1999 roku w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz. U. Nr 49, poz. 492),

– rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 marca 1999 roku w sprawie standardów technicznych dotyczących geodezji, kartografii oraz krajowego systemu informacji o terenie (Dz. U. Nr 30, poz. 297),

– rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 sierpnia 2000 roku w sprawie państwowego systemu odniesień przestrzennych (Dz. U. Nr 70, poz. 821),

– ustawa z dnia 22 marca 1999 roku o pracownikach samorządowych (jednolity tekst z 2001 roku Dz. U. Nr 142, poz. 1593 ze zm.),

– ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198).

Obowiązki kierownika jednostki kontrolowanej pełni Starosta Powiatu Bielskiego Pan Sławomir Jerzy Snarski, powołany Uchwałą Nr I/04/02 Rady Powiatu Bielskiego z dnia 16 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Starosty Bielskiego.

Natomiast funkcję Skarbnika Powiatu Bielskiego pełni Pani Bożena Teresa Zwolińska – Uchwała Nr III/11/98 Rady Powiatu Bielskiego z dnia 29 grudnia 1998 roku w sprawie powołania Skarbnika Powiatu,

Wyjaśnienia odnoszące się do spraw z zakresu prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego, naliczania opłat za jego udostępnianie oraz zakładania osnów szczegółowych składali:

– Pan Jarosław Karol Łaźny Geodeta Powiatowy, Kierownik Wydziału Geodezji Katastru i Nieruchomości Starostwa Powiatowego w Bielsku Podlaskim;

– Pani Irena Dymczyk p.o. Kierownika Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Bielsku Podlaskim;

Wyjaśnień w sprawie organizacji, trybu i zakresu działania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej Starostwa Powiatowego w Bielsku Podlaskim udzielał Pan Jarosław Karol Łaźny Przewodniczący Zespołu.

Wyjaśnień w zakresie dysponowania środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym i środkami dotacji budżetowej przeznaczonymi na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielała Pani Nina Tymińska Główna Księgowa Starostwa.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono co następuje :

I. Organizacja i funkcjonowanie administracji geodezyjnej i kartograficznej

Zadania Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości określono w §25 załącznika do Uchwały Nr IV/26/2003 Rady Powiatu w Bielsku Podlaskim z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Bielsku Podlaskim Z zapisu §25 wynika, iż wydział realizuje zadania z zakresu administracji geodezyjnej i kartograficznej, w tym ewidencji gruntów i budynków, gleboznawczej klasyfikacji gruntów oraz ochrony gruntów rolnych, scalenia i wymiany gruntów, gospodarki nieruchomościami Skarbu Państwa, wywłaszczenia nieruchomości i zwroty wywłaszczonych nieruchomości.

W §15 wymienionego regulaminu wskazano, iż pracą Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości kieruje Geodeta Powiatowy. Obowiązki Geodety Powiatowego powierzono Panu mgr inż. Jarosławowi Karolowi Łaźnemu. Ustalono, że posiada on wyższe wykształcenie geodezyjne (dyplom Politechniki Warszawskiej), legitymuje się uprawnieniami zawodowymi Nr 8203 do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresie 1, 2, 4, ukończył studia podyplomowe z zakresu wyceny nieruchomości, posiada także wymagany staż pracy w urzędach administracji publicznej. Powyższe wskazuje, że osoba zatrudniona w kontrolowanej jednostce na stanowisku Geodety Powiatowego spełnia wymagania określone przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 maja 1999 roku.

Z ustaleń kontroli wynika, iż nadzór nad zadaniami realizowanymi przez Geodetę Powiatowego sprawuje Członek Zarządu. Nie jest to zgodne z przepisami art. 6a ust.1 pkt.2 lit.b ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne.

W kontrolowanej jednostce zadania z zakresu geodezji i kartografii wykonuje 13 osób (załącznik 1 do protokołu), z czego 11 osób posiada uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii.

Do kontrolowania opracowań włączanych do zasobu geodezyjnego i kartograficznego upoważnione są osoby posiadające uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii z zakresów odpowiadających zakresom kontrolowanych opracowań:

1. Irena Dymczyk – uprawnienia zawodowe Nr 14012, zakres 1, 2;

2. Ludmiła Magruk – uprawnienia zawodowe Nr 8209, 8209A, zakres 1, 2;

Wymienione osoby zatrudnione są w 1/5 części etatu w Wydziale Geodezji Katastru i Nieruchomości Starostwa Powiatowego w Bielsku Podlaskim, a w 4/5 etatu w gospodarstwie pomocniczym – Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej.

Funkcję przewodniczącego Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej pełni mgr inż. Jarosław Karol Łaźny legitymujący się wymaganymi uprawnieniami zawodowymi w tym zakresie. Prowadzenie obsługi kancelaryjno – technicznej Zespołu należy do Pani Beaty Perkowskiej – nie posiadającej uprawnień zawodowych w dziedzinie geodezji i kartografii.

Uchwałą Nr XLIV/251/02 Rady Powiatu Bielskiego z dnia 29 kwietnia 2002 roku w sprawie utworzenia Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Bielsku Podlaskim powołano z dniem 1 maja 2002 roku powiatową jednostkę budżetową wchodzącą w skład powiatowej administracji zespolonej pod nazwą Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Bielsku Podlaskim. Zasady i zakres działania oraz strukturę organizacyjną w/w jednostki określono w regulaminie organizacyjnym, stanowiącym załącznik do Uchwały Nr 116/313/02 Zarządu Powiatu Bielskiego z dnia 6 maja 2002 roku w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Bielsku Podlaskim. Zmiany do powyższej uchwały wprowadzono Uchwałą Nr IV/28/03 Rady Powiatu Bielskiego z dnia 30 stycznia 2003 roku.

Uchwałą Nr XV/87/04 Rady Powiatu w Bielsku Podlaskim z dnia 30 stycznia 2004 roku, z dniem 31 stycznia 2004 roku dokonano likwidacji Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Bielsku Podlaskim funkcjonującego w formie jednostki budżetowej.

Zarządzeniem Nr 03/04 Starosty Bielskiego z dnia 30 stycznia 2004 roku, z dniem
1 lutego 2004 roku utworzono gospodarstwo pomocnicze Starostwa Powiatowego w Bielsku Podlaskim o nazwie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej z siedzibą w Bielsku Podlaskim, ul. Mickiewicza 46. Organizację wewnętrzną oraz zasady funkcjonowania i prowadzenia gospodarki finansowej gospodarstwa pomocniczego pod nazwą Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej określono w załączniku Nr 2 do Zarządzenia Nr 03/04 Starosty Bielskiego. Zgodnie z zapisem §6 statutu – przedmiotem działalności gospodarstwa pomocniczego jest obsługa techniczna zadań wykonywanych przez administrację geodezyjną i kartograficzną oraz prowadzenie państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w zakresie zasobu powiatowego, a w tym ewidencji gruntów i budynków, gleboznawczej klasyfikacji gruntów i geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu.

II. Prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

1. Zasady gromadzenia i udostępniania dokumentacji z zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Ustalono, że w okresie objętym kontrolą zarejestrowano 3368 spraw, które dotyczyły udostępniania zasobu geodezyjnego i kartograficznego na zgłoszenia prac geodezyjnych, w tym także na zamówienia na materiały do wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych nie podlegających zgłoszeniu i na zamówienia na materiały do wykonania operatów szacunkowych nieruchomości oraz na zamówienia materiałów z zasobu do użytku powszechnego.

Celem dokonania oceny kontrolowanej jednostki w zakresie realizacji przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku, skontrolowano sposób załatwienia wyszczególnionych poniżej zgłoszeń prac geodezyjnych
i kartograficznych:

1. 2454-138/2002, inwentaryzacja budynku mieszkalnego i przyłącza wodociągowego miasto Bielsk Podlaski ul. Sikorskiego działka nr 4911 – praca wykonana przez geodetę uprawnionego Sławomira Wojszkowicza, nr 16003/12/02;

2. 2507-62/2002, inwentaryzacja budynku gospodarczego, miasto Brańsk działka nr 1831 i 1832/1 – praca wykonana przez Pracownię Geodezji i Terenów Rolnych inż. Dymitr Siemieniuk nr 3269/77/02;

3. 2621-35/2003, mapa do celów projektowych, obręb Boćki ul. 3-go Maja , działka nr 308/1 – praca wykonana przez Pracownię Geodezji i Terenów Rolnych inż. Dymitr Siemienuk nr 3269/152/03;

4. 2510-11/2003, mapa do celów projektowych obręb Piliki działka nr 129/1 – praca wykonana przez Pracownię Geodezyjno – Kartograficzną Jan Karpiuk,
nr 14546/112/03;

5. 2398-20/2003, mapa do celów projektowych działki nr 121 obręb Hryniewicze Duże – praca wykonana przez Zakład Usług Geodezyjno – Projektowych „LIMES” Jan Szumski i Andżej Kożuszkiewicz, nr 15460/146/03;

6. 2454-8/2004, inwentaryzacja budynku miasto Bielsk Podlaski ul. Brańska działka
nr 2020/5 – praca wykonana przez Pracownię Geodezyjno-Kartograficzną s.c.
A. Dąbrowski, Z. Krasowski, J. Wojszkowicz, I. Wróbel nr 8225/1/04;

Dokumentację techniczną powstałą w wyniku wykonania prac geodezyjnych
i kartograficznych przyjmowano do zasobu ośrodka na podstawie wniosku wykonawcy. Następnie dokumentację geodezyjną, przed włączeniem jej do zasobu, kontrolowano pod względem jakości, kompletności oraz zgodności wykonanych prac z obowiązującymi przepisami ustawy i aktami wykonawczymi.

Na podstawie kontroli załatwienia spraw wyszczególnionych powyżej, stwierdzono, że włączenie dokumentacji do zasobu odbywało się z zachowaniem terminów przewidzianych przepisami §9 i §10 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku. Na wniosku w sprawie przekazania dokumentacji do zasobu geodezyjnego i kartograficznego, odnoszącym się do pracy geodezyjnej oznaczonej Nr KERG 2398-20/2003 nie wpisano daty jego wpływu do ośrodka. Z treści notatki zamieszczonej na odwrocie wniosku wynika, iż w wykonaniu wymienionej pracy geodezyjnej stwierdzono usterki, które usunięte zostały z dniu 9 października 2004 roku. Data wykazana na wniosku o włączenie dokumentacji do zasobu – 30 grudnia 2003 roku nie jest zgodna z datą wykazaną na wtórniku – 10 października 2003 roku. Jednakże w trakcie kontroli ustalono, iż faktyczne włączenie dokumentacji do zasobu nastąpiło w dniu 10 października 2003 roku, co jest zgodne z cytowanymi powyżej przepisami rozporządzenia.

W toku kontroli stwierdzono, iż materiały powstałe w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych nie są przekazywane do zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Bielsku Podlaskim w terminach określanych w zgłoszeniach tych prac geodezyjnych. Dotyczy to następujących jednostek wykonawstwa geodezyjnego:

– Zakład Usługowo Produkcyjno Handlowy „GEO-L” s.c.;

– Pracownia Geodezyjno-Kartograficzna „Jan Karpiuk”,

– Geodeta uprawniony Krasowski Zbigniew,

– Pracownia Geodezyjno-Kartograficzna s.c. A. Dąbrowski, Z. Krasowski, J. Wojszkowicz, I. Wróbel,

– Podlaskie Biuro Geodezji sp. z o.o.

Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą podejmowane były przez jednostkę działania mające na celu - przekształcanie analogowych map ewidencyjnych do postaci numerycznej. W zasobie funkcjonują numeryczne mapy ewidencji gruntów i budynków dla obrębów miejskich Bielsk Podlaski i Brańsk oraz obrębów wiejskich Boćki, Hryniewicze Małe, Hryniewicze Duże, Piliki, a także numeryczna mapa ewidencyjna dla 6 obrębów z gminy Boćki i dla 3 obrębów z gminy Orla. Obszar objęty numerycznym opracowaniem mapy ewidencyjnej wynosi 18577 ha. Stanowi to 13.4 % powierzchni powiatu bielskiego.

Podczas kontroli dokumentacji technicznej powstałej w wyniku wykonania wyszczególnionych powyżej prac geodezyjnych, stwierdzono, iż wynikami pomiarów na bieżąco aktualizowano dokumenty zasobu tj. mapę zasadniczą i mapę ewidencji gruntów i budynków – funkcjonujące w zasobie w formie analogowej i numerycznej.

Dokumentację z wykonania wymienionych na wstępie prac geodezyjnych, przed włączeniem do zasobu, opatrzono klauzulami nr 1 i 2, o których mowa w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 roku.

2. Naliczanie opłat za czynności związane z prowadzeniem zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Ocenę kontrolowanej jednostki w zakresie naliczania opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji z zasobu dokonano na podstawie rozliczeń wymienionych poniżej zamówień:

a) 319-1/2002 inwentaryzacja budynku z przyłączem – kwota rozliczenia zamówienia 64,68 zł;

b) 660-1/2002 inwentaryzacja budynku – kwota rozliczenia zamówienia 63,08 zł;

c) 1185-1/2003 mapa do celów projektowych – kwota rozliczenia zamówienia 28,55 zł;

d) 658-1/2003 mapa do celów projektowych – kwota rozliczenia zamówienia 23,67 zł;

e) 796-1/2003 wtórnik do celów projektowych – kwota rozliczenia zamówienia 205,95 zł, winno być 130,20 zł;

f) 19-1/2004 inwentaryzacja budynku – kwota rozliczenia zamówienia 118,28 zł.

W wyniku sprawdzenia naliczania wymienionych powyżej zamówień stwierdzono, iż w przypadku zamówienia oznaczonego nr 796-1/2003 - opłata za udostępnianie danych z zasobu geodezyjnego i kartograficznego do wykonania pracy geodezyjnej ustalona została nieprawidłowo. W pozostałych przypadkach naliczone opłaty były prawidłowe tj. zgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia
14 listopada 2000 roku.

III. Uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu.

1. Organizacja Powiatowego Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej (dokumentacja formalno – prawna).

Przepisy §24 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 roku zobowiązywały Starostę by w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie tegoż rozporządzenia dostosować organizację Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej do ich wymogów. Kontrolowana jednostka prace w tym zakresie podjęła z półrocznym opóźnieniem.

Zarządzeniem Nr 6/02 Starosty Bielskiego z dnia 17 maja 2002 roku w sprawie powołania zespołu do uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na terenie Powiatu Bielskiego, wydanym na podstawie przepisów art. 28 oraz § 20 ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 02 kwietnia 2001 roku, powołany został Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej, obejmujący zakresem swojego działania teren powiatu bielskiego. Zarządzenie to określa, że funkcję Przewodniczącego Zespołu pełni mgr inż. Jarosław Karol Łaźny. Na czas nieobecności przewodniczącego zastępstwo pełni Regina Stalewska. Jako członkowie stali ZUDP, wymienieni zostali przedstawiciele:

1. Wydziału Architektury i Budownictwa, Ochrony Środowiska, Gospodarki Wodnej, Rolnictwa i Leśnictwa Starostwa Powiatowego,

2. Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Bielsku Podlaskim,

3. Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim.

W § 2 zarządzenia określono, że Zespół działa przy Staroście Bielskim, a obsługę organizacyjno – techniczną sprawuje Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Bielsku Podlaskim. W § 4 wymienionego zarządzenia stwierdza się, iż tryb pracy Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej określa regulamin, stanowiący załącznik do Zarządzenia, w którym określono, że posiedzenia zespołu odbywają się w środy nieparzystych tygodni roku, w godzinach pracy Starostwa Powiatowego, a w razie przypadającego w tym terminie dnia wolnego od pracy, w dniu następnym.

W toku kontroli ustalono, iż dla uzgadnianych projektów prowadzony jest dziennik zgłoszeń projektów. Każdemu przedkładanemu do uzgodnienia wnioskowi nadawany jest kolejny numer wynikający z tegoż dziennika. W okresie objętym kontrolą Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej uzgodnił 520 lokalizacji projektowanych sieci uzbrojenia terenu – odpowiednio w roku 2002 – 217 spraw, w roku 2003 – 270 spraw i w roku 2004 – 33 sprawy. Podstawą prowadzenia uzgodnień jest funkcjonująca w zasobie ośrodka mapa zasadnicza. Ustalono, iż uzgadniane projekty usytuowania sieci uzbrojenia terenu dotyczące miast Bielsk Podlaski i Brańsk oraz dla obrębu Wyszki rejestrowano na nakładce „R” mapy zasadniczej, zaś projekty dotyczące pozostałej części obszaru powiatu bielskiego – na mapach zasadniczych i mapach koordynacyjnych prowadzonych w formie analogowej.

W toku badania dokumentacji formalno – prawnej Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej stwierdzono następujące nieprawidłowości:

· w terminie określonym §24 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 roku nie dostosowano organizacji ZUDP do przepisów wymienionego rozporządzenia;

· Zarządzenie Nr 6/02 Starosty Bielskiego z dnia 17 maja 2002 roku w sprawie powołania zespołu do uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na terenie Powiatu Bielskiego nie ustala imiennie stałych członków zespołu ani ich zastępców;

· zapis w punkcie III. 4. regulaminu określającego tryb pracy i zakres działania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej o treści „nieobecność członka ZUDP lub konsultanta nie wstrzymuje pracy zespołu, jest jednoznaczne z aprobatą ustaleń przyjętych przez zespół i nie powoduje nieważności uzgodnienia” jest niezgodny z postanowieniami §22 ust.1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 roku;

· zapis punktu III. 6 regulaminu określającego tryb pracy i zakres działania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej o treści „zespół może podjąć uchwałę upoważniającą przewodniczącego do uzgadniania usytuowania sieci uzbrojenia terenu jednoosobowo, poza posiedzeniami całego zespołu, na podstawie uzgodnionego projektu kompleksowego lub w przypadkach bezkolizyjnych przyłączy do budynków osób fizycznych” jest niezgodny z przepisami §10, ust. 2 rozporządzenia z dnia 2 kwietnia 2001 roku, gdyż tylko uzgodnienia w zakresie przyłączy do pojedyńczych budynków mogą być dokonywane na podstawie opinii Przewodniczącego Zespołu.

2. Terminowość załatwiania wniosków w sprawie uzgadniania projektowanych sieci uzbrojenia terenu.

W celu zbadania terminowości załatwiania wniosków w sprawie uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu oraz przestrzegania zasad załatwiania tych spraw, skontrolowano projekty uzgodnione następującymi numerami opinii:

1. 217/02 – projekt sieci energetycznej kablowej – m. Bielsk Podlaski, ul. Białostocka, działki 1086/2 i 1061/1, kwota rozliczenia zamówienia – 83,66 zł;

2. 38/02 – projekt stacji transformatorowej STSR20/250, napowietrznej linii niskiego napięcia oraz przyłączy – obręb Szpaki, gm. Wyszki, kwota rozliczenia zamówienia – 298,61 zł;

3. 47/03 – projekt przyłącza wodociągowego – m. Bielsk Podlaski ul. Widowska działka 2557, kwota rozliczenia zamówienia – 35,52 zł;

4. 232/03 – projekt przydomowej mechaniczno – biologicznej oczyszczalni ścieków, obręb Olędzkie działka 69/1 gm. Brańsk, kwota rozliczenia zamówienia – 71,02 zł;

5. 21/04 – projekt przyłącza wodociągowego i kanalizacji sanitarnej m. Brańsk
ul. Kościuszki, działka nr 1478, kwota rozliczenia zamówienia – 41,42 zł.

W wyniku kontroli w/w spraw stwierdzono następujące uchybienia:

· uzgodnienia oznaczonego Nr 38/02 dokonano mimo nieobecności stałych członków zespołu,

· wniosek o uzgodnienie przyłącza kanalizacji sanitarnej oraz przyłącza wodociągowego opinia nr 21/04 uzgodniono po terminie przewidzianym przepisami § 11, ust. 2 rozporządzenia z dnia 2 kwietnia 2001 roku,

· obszar aktualizacji treści map do celów projektowych, na których przedstawiano do uzgodnienia przebieg projektowanych sieci uzbrojenia terenu, nie spełniał wymogów §5 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 21 lutego 1995 roku w sprawie rodzaju i zakresu opracowań geodezyjno kartograficznych oraz czynności geodezyjnych obowiązujących w budownictwie – powyższe dotyczy uzgodnień nr 47/03, 232/03, 21/04.

3. Naliczanie opłat za czynności związane z uzgadnianiem projektowanych sieci uzbrojenia terenu.

Ocenę prawidłowości naliczenia opłat za czynności związane z uzgodnieniem projektowanych sieci uzbrojenia terenu dokonano na podstawie kontroli sposobu naliczenia opłat za uzgodnienia wyszczególnione w punkcie 2, niniejszego rozdziału.

W wyniku powyższego stwierdzono, że opłata za uzgodnienie Nr 38/02 nie uwzględnia wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonego w roku 2002.

Wysokość opłat za uzgodnienia nietypowe określono w Zarządzeniu Starosty Bielskiego Nr 9/02 z dnia 28 czerwca 2002 roku.

IV. Zakładanie osnów szczegółowych.

W okresie objętym kontrolą nie prowadzono prac geodezyjnych z zakresu zakładania osnów szczegółowych, jak również nie podjęto prac związanych z przeliczaniem na układ „2000” współrzędnych punktów osnowy szczegółowej III klasy oraz osnowy pomiarowej.

V. Dysponowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym oraz środkami dotacji przeznaczonymi
w budżecie na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych.

1. Gospodarowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym
i Kartograficznym.

Plan finansowy Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym
i Kartograficznym na 2002 rok zatwierdzony został Uchwałą Nr XLII/235/02 Rady Powiatu w Bielsku Podlaskim z dnia 27 lutego 2002 roku w sprawie zatwierdzenia planu oraz sprawozdania z wykonania zadań i gospodarowania Powiatowym Funduszem Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym.

Zmiany do w/w planu wprowadzono Uchwałą Nr XLVII/268/02 Rady Powiatu w Bielsku Podlaskim z dnia 3 lipca 2002 roku.

Ustalono, że przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2002 wyniosły 426 656,15 zł, w tym dotacja z Centralnego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w kwocie
50 000,00 zł.

Zgodnie ze sprawozdaniem rocznym Rb-33 (załącznik 2 do protokołu) wydatki Funduszu w 2002 roku wyniosły 430 893,38 zł. W ramach wymienionej kwoty finansowano następujące zadania:

· zakup materiałów i wyposażenia – 6907,09 zł,

· naprawa i serwis sprzętu technicznego – 3998,86 zł,

· usługi pozostałe za kwotę – 105598,17 zł, a w tym:

– usługi techniczne związane z aktualizacją i utrzymaniem powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz obsługa techniczna ZUDP – 25 348,17 zł.

– prace geodezyjne w asortymentach: opracowanie numerycznej mapy ewidencji gruntów i budynków miasta Brańsk, aktualizacja mapy ewidencji gruntów i budynków miasta Bielsk Podlaski, dostosowanie zapisów operatu ewidencji gruntów i budynków do przepisów rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków– 80 250,00 zł.

· podatek VAT – 534,00 zł,

· delegacje – 412,30 zł,

· zakupy inwestycyjne – 18 625,78 zł,

· przelewy na Centralny i Wojewódzki Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym – 75 351,42 zł,

· dotacje przekazane na realizację zadań bieżących - usługi świadczone przez jednostką budżetową – 219 465,76 zł.

Plan finansowy Powiatowego Funduszu na rok 2003 zatwierdzono Uchwałą
Nr VI/37/03 Rady Powiatu w Bielsku Podlaskim z dnia 31 marca 2003 roku w sprawie zatwierdzenia planu oraz sprawozdania z wykonania zadań i gospodarowania Powiatowym Funduszem Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym.

Przychody Funduszu za rok 2003 wykazane w sprawozdaniu Rb-33 (załącznik 3 do protokołu) wyniosły 553 501,04 zł, w tym dotacja z Funduszu Centralnego 30 000,00 zł.

Jako wydatki z Funduszu wykazano:

· zakup materiałów i wyposażenia – 17 923,84 zł,

· usługi w zakresie konserwacji i napraw sprzętu technicznego – 8 890,86 zł,

· usługi pozostałe – 130 275,73 zł, a w tym:

– usługi techniczne w zakresie aktualizacji powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz obsługa techniczna ZUDP – 32 912,01 zł,

– dostosowanie bazy danych ewidencji gruntów do wymogów rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków – 78 003,00 zł,

– praca geodezyjna opracowanie numerycznej mapy ewidencji gruntów i budynków obrębu Boćki – 17 742,00 zł,

– szkolenie pracowników – 750,00 zł,

– prowizje bankowe, opłaty pocztowe – 116,35 zł,

– dojazdy serwisu – 752,37 zł,

· zakupy inwestycyjne – 42 382,80 zł,

· podróże służbowe – 648,70 zł,

· podatek od towarów i usług – 73,00 zł,

· przelewy na Centralny i Wojewódzki Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym – 104 682,68 zł,

· dotacje na realizację zadań bieżących - usługi świadczone przez jednostkę budżetową
– 298 625,00 zł.

Razem wydatki poniesione z funduszu w roku 2003 wyniosły 603502,61 zł.

W wyniku sprawdzenia wydatkowania środków Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za okres od 1 stycznia 2002 roku do 31 grudnia 2003 roku, stwierdzono, iż ze środków Funduszu sfinansowane były delegacje służbowe pracowników w łącznej kwocie – 1061,00 zł (odpowiednio 412,30 zł i 648,70 zł.). Wymieniona kwota zawiera błędnie sklasyfikowany wydatek w wysokości 255,00 zł dotyczący zakwaterowania uczestników szkoleń, który winien być zaewidencjonowany w §430. W związku z powyższym ze środków Funduszu na wypłatę delegacji służbowych wydatkowano kwotę 806,00 zł. Ustalono, że w okresie objętym kontrolą ze środków Funduszu udzielono dotacji w kwocie 518 090,76 zł, na sfinansowanie realizacji zadań bieżących wykonywanych przez jednostkę budżetową pn. Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. Wydatki te zaewidencjonowano w §244.

Przepisy art. 41, ust. 4 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne stanowią, że środki Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym są przeznaczone na uzupełnienie środków budżetowych niezbędnych na finansowanie zadań związanych z aktualizacją i utrzymaniem państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz na zakup urządzeń i wyposażenie lokali niezbędnych do prowadzenia tego zasobu. Cytowany przepis nie przewiduje udzielania ze środków Funduszu dotacji do budżetu. „Uzupełnianie” środkami Funduszu - środków budżetowych na finansowanie zadań związanych z aktualizacją i utrzymaniem zasobu geodezyjnego i kartograficznego, środkami Funduszu oznacza, że zadania te finansowane są z dwóch niezależnych źródeł tj. budżetu i Funduszu.

Ponieważ w kontrolowanej jednostce zadania w zakresie aktualizacji i utrzymania zasobu geodezyjnego i kartograficznego w okresie objętym kontrolą realizowała jednostka budżetowa pn. Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, to koszty z tym związane nie mogły być finansowane ze środków Funduszu, wykazanych w sprawozdaniach Rb-33 jako dotacja celowa - § 244. Jak wynika z przytoczonych powyżej przepisów ustawy, niedozwolone są także wydatki z Funduszu na finansowanie delegacji służbowych pracowników.

Ustalono, iż podstawą do naliczania wpłat na Centralny i Wojewódzki Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w roku 2002 była kwota przychodów wyszczególniona sprawozdaniu Rb-33 w wysokości 376 656,15 zł. Z informacji przekazanych Marszałkowi Województwa w sprawie danych o wysokości przychodów Funduszu, wynika, iż suma kwot przychodów za poszczególne kwartały 2002 roku wyniosła 376 587,15 zł (odpowiednio: 76 923,15 zł; 88 780,84 zł; 108 835,74 zł; 102 047,42 zł). Informacje w powyższej sprawie przesłano: 10 kwietnia 2002 roku, 23 lipca 2002 roku,
16 października 2002 roku, 8 stycznia 2003 roku.

Należne kwoty za poszczególne kwartały 2002 roku przekazano na fundusze: centralny i wojewódzki przelewami: z dnia 10 kwietnia 2002 roku, 23 lipca 2002 roku,
17 października 2002 roku i 9 stycznia 2003 roku.

Wysokość tych kwot wyszczególniono poniżej:

· I kwartał 7692,32 zł i 7692,32 zł;

· II kwartał 8878,08 zł i 8878,08 zł;

· III kwartał 10883,57 zł i 10883,57 zł;

· IV kwartał 10204,74 zł i 10204,74 zł;

Razem 37658,71 zł i 37658,71 zł = 75 317,42 zł.

Przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2003 wykazane w sprawozdaniu Rb-33 wyniosły 523 501,04 zł.
Z kwartalnych informacji Starosty Bielskiego o przychodach Funduszu wynika, iż kwota ta wyniosła 523 413,71 zł. (96584,42 zł; 97652,72 zł; 123576,28 zł; 205600,29 zł). Informacje w powyższej sprawie do Marszałka Województwa wysłano odpowiednio: 24 kwietnia 2003 roku, 16 lipca 2003 roku, 10 października 2003 roku, 9 stycznia 2004 roku.

Należne kwoty podlegające przekazaniu na fundusze: centralny i wojewódzki za poszczególne kwartały 2003 roku zostały określone przez kontrolowaną jednostkę w następujących wysokościach:

· I kwartał 9658,44 zł i 9658,44 zł;

· II kwartał 9765,27 zł i 9765,27 zł;

· III kwartał 12357,63 zł i 12357,63 zł;

· IV kwartał 20560,00 zł i 20560,00 zł

Razem: 52341,34 zł i 52341,34 zł = 104682,68 zł

Wpłaty na fundusze: centralny i wojewódzki przekazano przelewami w terminach:
25 kwietnia 2003 roku, 17 lipca 2003 roku, 16 października 2003 roku, 16 stycznia 2004 roku.

Na podstawie powyższego stwierdza się, że w okresie objętym kontrolą naliczanie i przekazywanie należnych kwot na fundusze centralny i wojewódzki odbyło się z zachowaniem zasad wynikających z przepisów art. 41, ust. 3 i 3a ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne. Stwierdzono natomiast naruszenie przepisów §8 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku, które stanowią, że informacje dotyczące wysokości przychodów Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym winny być przekazywane Marszałkowi Województwa w terminie 20 dni od zakończenia kwartału. Powyższe nie zostało wypełnione w przypadku informacji za drugi kwartał 2002 roku i pierwszy kwartał 2003 roku. Zauważa się, że wykazane w sprawozdaniach Rb-33 za lata 2002 i 2003, kwoty §296 różnią się od kwot wyszczególnionych w informacjach przekazanych Marszałkowi Województwa.

Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą – zakupy usług przez kontrolowaną jednostkę, dokonywane były z zastosowaniem zasad wynikających z przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Najczęściej stosowanym trybem udzielania zamówień publicznych było zapytanie o cenę.

Nie stwierdzono by w przetargach o udzielanie zamówień publicznych uczestniczyli pracownicy Starostwa realizujący zadania z zakresu geodezji i kartografii.

2. Gospodarowanie środkami dotacji przeznaczonymi w budżecie na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych.

Dotacje udzielone kontrolowanej jednostce na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych w roku 2002 wyniosły:

· dział 710 rozdział 71013 prace geodezyjne i kartograficzne 63500,00 zł;

· dział 710 rozdział 7114 opracowania geodezyjne i kartograficzne 10000zł;

Ze środków dotacji działu 710, rozdział 71013 sfinansowano w części, za kwotę 3500,00 zł. opracowanie numerycznej mapy ewidencji gruntów i budynków miasta Brańska. Natomiast pozostałą kwotę tegoż rozdziału w wysokości 60000,00 zł. i dotację rozdziału 71014 przeznaczono na realizację pracy geodezyjnej dotyczącej modernizacji ewidencji gruntów i budynków obiektu Boćki. Powyższych zamówień dokonano w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 30 tyś. EURO.

W 2003 roku na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielono następujących dotacji:

· dział 710, rozdział 71013 prace geodezyjne i kartograficzne 95000,00 zł;

· dział 710, rozdział 71014 opracowania geodezyjne i kartograficzne 50000,00 zł;

Ze środków dotacji rozdziału 71013 za kwotę 94695 zł. sfinansowano opracowanie map numerycznych w systemie EWMAPA5 – 9 obrębów z gmin Orla i Boćki. Zamówienia w powyższej sprawie udzielono w trybie zapytania o cenę.

Natomiast środki rozdziału 71014 wydatkowano na realizację wymienionych poniżej zadań:

· aktualizacja numerycznej mapy ewidencji gruntów miasta Bielsk Podlaski oraz obrębów Piliki, Hryniewicze Małe i Duże za kwotę 6026,00 zł.(zamówienie z wolnej ręki);

· modyfikacja baz danych ewidencji gruntów i budynków za kwotę 29318,00 zł. (zapytanie o cenę);

· opracowanie I etapu numerycznej mapy ewidencyjnej w systemie EWMAPA5 dla obrębów Krasna Wieś i Dziecinne za kwotę 14656 zł. (zamówienie z wolnej ręki).

Na podstawie powyższego stwierdza się, że zakres rzeczowy zadań realizowanych przez kontrolowaną jednostkę ze środków dotacji był zgodny z ich przeznaczeniem przewidzianym przepisami art. 4 ust. 3 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne

VI. Wykonywanie przez osoby realizujące zadania z zakresu geodezji i kartografii zajęć, które pozostawałyby w sprzeczności z ich obowiązkami albo mogłyby wywołać podejrzenie o stronniczość lub interesowność.

Z ustaleń kontroli wynika, że zadania z zakresu geodezji i kartografii w kontrolowanej jednostce wykonuje 13 osób (załącznik 1 do protokołu), z czego 11 osób posiada uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii. W wyniku sprawdzenia bazy danych systemu „Ośrodek” w zakresie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych za okres od 1 stycznia 2003 roku do 31.12.2003 roku, nie stwierdzono by osoby wymienione w załączniku nr 1 do protokołu zgłaszali prace geodezyjne w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Bielsku Podlaskim.

Stwierdzono także, że wszyscy wymienieni w załączniku nr 1 do protokołu pracownicy złożyli oświadczenie z art. 18 i 18a ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych wskazując w nich, iż nie prowadzą działalności gospodarczej i nie wykonują zajęć, które pozostawałyby w sprzeczności z ich obowiązkami. Treść oświadczenia zawiera (załącznik nr 4 do protokołu).

Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli wpisali się do książki kontroli zewnętrznych Starostwa Powiatowego w Bielsku Podlaskim.

Starostę Bielskiego poinformowano o prawie do zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole, a także do składania wyjaśnień odnoszących się do stwierdzonych nieprawidłowości - w terminie 7 dni od dnia podpisania protokółu.

Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz pozostawiono w jednostce kontrolowanej.

Białystok, 25 marzec 2004 roku