Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej

w Polsko-Litewskiej Izbie Gospodarczej Rynków Wschodnich

Temat kontroli:

         Prawidłowość wykorzystania przez Polsko-Litewską Izbę Gospodarczą Rynków Wschodnich w Suwałkach przyznanych w 2003 r. środków finansowych z rezerwy celowej budżetu państwa (część 83 poz.8) przeznaczonej na pokrycie kosztów organizacji przedsięwzięcia - Promocja Unii Europejskiej poprzez opracowanie i kolportaż wkładek promocyjnych "Dlaczego Unia".

Jednostka kontrolowana:

Polsko-Litwska Izba Gospodarcza Rynków Wschodnich

ul. Kościuszki 76

16-400 Suwałki

NIP: 844-00-10-610

REGON: 790507945

Kontrola przeprowadzona została przez:

Beata Kurant                   -inspektor wojewódzki w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi - kierownik zespołu

Izabela Senderacka         -inspektor w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi 

na podstawie upoważnienia do kontroli nr 8/04 z dnia 5 marca 2004 r. Kontrolę przeprowadzono w dniu 12 marca 2004 r. w Polsko-Litewskiej Izbie Gospodarczej Rynków Wschodnich, ul. Kościuszki 76, 16-400 Suwałki.

Kierownik jednostki kontrolowanej:

Pan Marek Starczewski - p.o. Dyrektora Biura Polsko-Litewskiej Izby Gospodarczej Rynków Wschodnich w Suwałkach, obejmujący powyższe stanowisko od 27 stycznia 2004r. (Uchwała nr 34/01/V/04 Sekcji Polskiej zarządu Polsko-Litweskiej Izby Gospodarczej Rynków Wschodnich z dnia 7 stycznia 2004 r.).

W trakcie realizacji zadania objętego kontrolą stanowisko Dyrektora Biura Izby obejmowała Pani Bożena Wróblewska. Funkcję Dyrektora Biura Izby Pani Bożena Wróblewska obejmowała do dnia 26 stycznia 2004 r. (Uchwała nr 33/01/V/04 Sekcji Polskiej Zarządu Izby Gospodarczej Rynków Wschodnich z dn. 7 stycznia 2004 r.).

Kontrolerom wyjaśnień udzielali:

Pan Adam Gryko - kierownik Działu Integracji Europejskiej 

Pani Magdalena Butkiewicz - pracownik Działu Integracji Europejskiej,

Pan Bartosz Kulikowski - pracownik Działu Integracji Europejskiej

Kontrola wydatkowania środków miała wykazać czy:

- przyznane środki zostały wykorzystane zgodnie z:

§        ustawą z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. Zm.),

§        ustawą z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.)

- wydatkowanie w/w środków było zgodne z kalkulacją wnioskowanej kwoty zawartej w uzasadnieniu wniosku o przyznanie środków z rezerwy celowej (część 83 poz. 8) na koszty integracji przedstawioną przez Polsko-Litewską Izbę Gospodarczą Rynków Wschodnich, uwzględniając postanowienia Zespołu Przygotowawczego Komitetu Integracji Europejskiej z dn. 25 kwietnia 2003 r.

- wydatkowane kwoty na realizację w/w przedsięwzięcia są ujęte w dokumentacji finansowej,

         Decyzją Ministra Finansów z dn. 5 maja 2003 r. Nr OF3 /1713/2003 w sprawie zmian w budżecie państwa na 2003 r., zwiększono wydatki w budżecie Wojewody Podlaskiego na 2003 r. o kwotę 16.040,00 zł (słownie: szesnaście tysięcy czterdzieści złotych) w dz. 750-Administracja publiczna, rozdz. 75011§2830.

Powyższe środki pochodzące z rezerwy celowej (część 83 poz.8) przeznaczone były na pokrycie kosztów organizacji przedsięwzięcia - Promocja Unii Europejskiej poprzez opracowanie i kolportaż wkładek promocyjnych - "Dlaczego Unia" przez Polsko-Litewską Izbę Gospodarczą Rynków Wschodnich. Powyższą kwotę przekazano Polsko-Litewskiej Izbie Gospodarczej Rynków Wschodnich na podstawie umowy zawartej w dniu 16 maja 2003 r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim reprezentowanym przez Panią Ewę Stachowicz Dyrektora Biura Integracji Europejskiej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku a Polsko-Litewską Izbę Gospodarczą Rynków Wschodnich w Suwałkach reprezentowaną przez:

1.     Panią Bożenę Wróblewską - Dyrektora Biura,

2.     Pana Jerzego Wawruka - Członka Zarządu

Przed przystąpieniem do realizacji zadania Polsko-Litewska Izba Gospodarcza Rynków Wschodnich w Suwałkach przeprowadziła postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę. Spośród 4 zgłoszonych ofert wybrano najtańszą ofertę - przedstawioną przez Oficynę Wydawniczą LAMPART, ul. Dwernickiego 8/8, 16-400 Suwałki. Warunki realizacji zamówienia tj. wykonania dwóch rodzajów wkładek promocyjnych "Dlaczego Unia" w nakładzie po 20.000 egzemplarzy zostały określone w umowie zawartej w dn. 17 maja 2004 r. pomiędzy Polsko-Litewską Izbą Gospodarczą Rynków Wschodnich, ul. Kościuszki 76, 16-400 Suwałki - reprezentowaną przez Panią Bożenę Wróblewską a Oficyną Wydawniczą Lampart, ul. Dwernickiego 8/8, 16-400 Suwałki reprezentowaną przez Pana Stanisława Kulikowskiego (kopia umowy znajduje się w aktach sprawy BZF.I. 0932-8/04).

         Ze środków rezerwy celowej w wysokości 16.040,00 zł otrzymanych na pokrycie kosztów organizacji przedsięwzięcia - Promocja Unii Europejskiej poprzez opracowanie i kolportaż wkładek promocyjnych - "Dlaczego Unia" Polsko-Litewska Izba Gospodarcza Rynków Wschodnich w Suwałkach wykorzystała kwotę w wysokości 16.040,00 zł opłacając następujące faktury wystawione przez Oficynę Wydawniczą Lampart, ul. Dwernickiego 8/8, 16-400 Suwałki, :

1.     Faktura VAT nr 38/2003 z dn. 25.05.2003 r. kwotę 8.020,00 zł, za wykonanie wkładki promocyjnej "Dlaczego Unia"

2.     Faktura VAT nr 39/06/2003 z dn. 03.06.2003 r. kwotę 8.020,00 zł, za wykonanie wkładki promocyjnej "Dlaczego Unia"

W traktacie kontroli przedstawiono oryginały w/w faktur oraz dowody potwierdzenia ich zapłaty (kopie faktur oraz potwierdzenia ich zapłaty znajdują się z aktach sprawy BZF.I.0932-8/04).

W ramach przyznanych środków z rezerwy celowej budżetu państwa część 83 poz.8 wykonano 2 rodzaje wkładek promocyjnych "Dlaczego Unia" (format wkładek B-3, objętość czterech stron gazetowych, full-kolor) w nakładzie 20.050 szt. każdej.

Z wyjaśnień jakie składał Pan Adam Gryko - kierownik Działu Integracji Europejskiej wynika, że wydrukowane wkładki zostały rozesłane i rozkolportowane przez wolontariuszy na terenie powiatu suwalskiego, augustowskiego i sejneńskiego.

Podczas kontroli stwierdzono, że środki w wysokości 16.040,00 zł zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem tj. na pokrycie kosztów organizacji przedsięwzięcia - Promocja Unii Europejskiej poprzez opracowanie i kolportaż wkładek promocyjnych - "Dlaczego Unia".

Dyrektor Biura Polsko-Litewskiej Izby Gospodarczej Rynków Wschodnich został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole przed jego podpisaniem oraz o prawie zgłaszania pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

     Nie dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli, gdyż jednostka kontrolowana nie posiada takiej książki.

Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden został przekazany Dyrektorowi Biura Polsko-Litewskiej Izby Gospodarczej Rynków Wschodnich.