PROTOKÓŁ
z kontroli problemowej
w zakresie ewidencji gruntów i budynków przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Suwałkach przez zespól kontrolny Wydziału Geodezji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, Oddziału Katastru i Nieruchomości w składzie :
Jerzy Palusiak - Kierownik Oddziału - upoważnienie nr WG.V.JGSK.0939-5/08
z dnia 12.03.2008 r.
Joanna Sienkiewicz-Krasicka - Starszy Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr WG.V.JGSK.0939-
7/08 z dnia 12.03.2008 r.
Lech Klewiec - Starszy Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr WG.V.JGSK.0939-
6/08 z dnia 12.03.2008 r.
Kontrolę przeprowadzono w dniach : 14 marca i 10 kwietnia 2008 r.
Podstawa kontroli : plan kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na 2008 r. i imienne upoważnienia wystawione w dniu 12 marca 2008 r. przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego .
Temat kontroli : prowadzenie ewidencji gruntów i budynków .
W trakcie kontroli zbadano :
Realizowanie przez Prezydenta Miasta Suwałki prowadzącego ewidencję gruntów
i budynków obowiązujących przepisów prawnych, a zwłaszcza niżej wymienionych zagadnień :
1/ rejestrowanie przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie
z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych , decyzji
administracyjnych i aktów normatywnych ,
2/ terminowość wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na
podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów
normatywnych ,
3/ przepływ informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków,
a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi
stronami ,
4/ prawidłowość wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie : własności,
wieczystego użytkowania , zarządu oraz zakwalifikowania nieruchomości do
właściwych grup rejestrowych, a w szczególności do nieruchomości Skarbu Państwa
5/ prawidłowość sporządzania dokumentów do celów prawnych,
6/ prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości,
7/ plany modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków ,
8/ wykorzystanie dotacji budżetowych na zadania związane z modernizacją i odnowieniem
ewidencji gruntów i budynków.
Kontrolą objęto wykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli .
Sprawy z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzi starosta - zgodnie
z ustawą z dnia 17 maja 1989 r. , art. 22 pkt 1 - Prawo geodezyjne i kartograficzne .
Podstawa prawna powołania Prezydenta Miasta Suwałki :
•- zaświadczenie wydane przez Przewodniczącego Miejskiej Komisji Wyborczej
w Suwałkach z dnia 13 listopada 2006 r. stwierdzające, że w wyborach, które
odbyły się dnia 12 listopada 2006 r. Józef Gajewski wybrany został Prezydentem Miasta Suwałk ,
- wyciąg z protokołu nr III/06 z obrad III Sesji Rady Miejskiej w Suwałkach
odbytej w dniu 5 grudnia 2006 r. , z którego wynika, że - stosownie do przepisu
art. 29a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym - Józef Gajewski
złożył ślubowanie .
Obowiązki Naczelnika Wydziału Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa
pełni od dnia 1 marca 1995 r. Andrzej Kordowski, absolwent Wydziału Geodezji
i Urządzeń Rolnych Akademii Rolniczo - Technicznej w Olsztynie , a także absolwent
Studium Podyplomowego z zakresu szacowania nieruchomości na Politechnice
Warszawskiej. Ponadto legitymuje się uprawnieniami zawodowymi nr 3230 do wykonywania
samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresie 1,2 i 3.
Osobami prowadzącymi ewidencję gruntów są :
Pracownikami Starostwa Powiatowego w Sokółce, prowadzącymi ewidencję gruntów
i budynków są :
1. Marta Barczak - jest absolwentką Studium Geodezyjno - Drogowego w Lublinie oraz posiada licencjat z zakresu administracji publicznej, nie posiada uprawnień zawodowych z zakresu geodezji i kartografii. Prowadzi sprawy z terenu obrębów ewidencyjnych oznaczonych nr; 3, 7, 8 i 9.
2. Hanna Petrykowska - posiada licencjat z zakresu prawa administracyjnego, nie posiada uprawnień zawodowych z zakresu geodezji i kartografii. Prowadzi sprawy z terenu obrębów ewidencyjnych oznaczonych nr; 1,2,4 i 10,
3. Jolanta Jarząbska - absolwentka Studium Geodezyjnego w Suwałkach , nie posiada uprawnień zawodowych z zakresu geodezji i kartografii. Prowadzi sprawy z terenu obrębów ewidencyjnych oznaczonych nr: 5 i 6.
Jednostka ewidencyjna - miasto Suwałki o ogólnej powierzchni 6550 ha, zgodnie z decyzją
Prezydenta Miasta Suwałki gruntów dnia 06.01.2003 r. , zostało podzielone na 10 obrębów
ewidencyjnych ( od nr 0001 do nr 0010).
Powierzchnie poszczególnych obrębów ewidencyjnych wynoszą :
- obręb nr 1 - pow. 878 ha nr obrębu 206301 1.0001
- obręb nr 2 - pow. 595 ha nr obrębu 206301 1.0002
- obręb nr 3 - pow. 880 ha nr obrębu 206301 1.0003
- obręb nr 4 - pow. 636 ha nr obrębu 206301 1.0004
- obręb nr 5 - pow. 183 ha nr obrębu 206301 1.0005
- obręb nr 6 - pow. 122 ha nr obrębu 206301 1.0006
- obręb nr 7 - pow. 979 ha nr obrębu 206301 1.0007
- obręb nr 8 - pow.1014 ha nr obrębu 206301 1.0008
- obręb nr 9 - pow. 862 ha nr obrębu 206301 1.0009
- obręb nr 10 - pow. 401 ha nr obrębu 206301 1.0010
Część kartograficzna ewidencji gruntów i budynków prowadzona jest w programie
Oskar 3.1.65 firmy Geo Technologies z Wrocławia .
Mapa ewidencji gruntów w postaci numerycznej aktualizowana jest przez
pracowników Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej
na podstawie operatów danych zawartych w operatach technicznych składanych przez
wykonawców prac geodezyjnych , przyjętych do zasobu ww. Ośrodka. .
Dokumentację do celów prawnych z danych wykazanych w ewidencji gruntów
i budynków sporządzają pracownicy prowadzący tą ewidencję , a zatwierdzają ją osoby
posiadające niezbędne w tym zakresie uprawnienia geodezyjne i odpowiednie upoważnienie
wydane przez Prezydenta Miasta Suwałki .
Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Suwałkach stanowi jednolitą strukturę z Wydziałem Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa.
Mapa numeryczna ewidencji gruntów na terenie m. Suwałki , założona została w 100%, również ewidencja budynków została założona na teren wszystkich 10-ciu obrębów ewidencyjnych.
Dokumenty skutkujące wprowadzenie zmian w ewidencji gruntów i budynków miasta Suwałk takie jak ; akty notarialne, orzeczenia sądowe, decyzje administracyjne i akty notarialne przekazywane są z kancelarii Urzędu do Naczelnika Wydziału, który dekretuje sprawy do poszczególnych pracowników. Są one rejestrowane w teczkach dowodów zmian poszczególnych obrębów ewidencyjnych , do których dołączane są zawiadomienia o wprowadzonych zmianach .
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą zarejestrowano następującą ilość zmian wprowadzonych do operatu ewidencji gruntów i budynków w latach:
2006 r.- 1289
2007r .- 3532
2008 r. - 1114 ( do dnia kontroli ) . 14.03. 2008r.
Ilość decyzji administracyjnych wydanych latach:
2006 r. - 303
2007 r. - 544
2008 r. - 101 ( do dnia kontroli ) .
Ad. punktu 1 i 2.
Kontrolą objęto nw. zmiany
obręb 5.
- zmiana nr 218/08 - dokumentem skutkującym zmianę w ewidencji gruntów
i budynków były decyzje Prezydenta Miasta Suwałk z dnia ;
- 16.01.2008 r. o nr GR.O 6323/31/08 o zmianie użytku gruntowego w działce nr
11587,
- 16.01.2008 r. o nr G.R.O 6323/42/08 o zmianie użytku gruntowego w działce nr
11589,
- 16.01.2008 r. o nr G.R.O 6323/41/08 o zmianie użytku gruntowego w działce nr
11586-
zmiany wprowadzono prawidłowo w dniu 1.04.2008 r. , po terminie,
- zmiana nr 215/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków -28.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 1.04.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 206/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków -17.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 28.03.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 182/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 17.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 19.03.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 175/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 14.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 18.03.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 167/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 7.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 10.03.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 165/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 4.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 7.03.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 134/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 20.02.2008 r. - wprowadzono w dniu22.02.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
obręb 7 .
- zmiana nr 300/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 1.10.2007 r. - wprowadzono w dniu5.10.2007 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 298/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 28.09.2007 r. - wprowadzono w dniu 2.10.2007 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 296/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 1.10.2007 r. - wprowadzono w dniu 2.10.2007 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 269/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 16.08.2007 r. - wprowadzono w dniu 7.09.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 246/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 2.08.2007 r. - wprowadzono w dniu 7.08.2008 r.
Zmianę wprowadzono w terminie. W zawiadomieniu o wprowadzonej
zmianie w tej ewidencji dołączonej do dowodów zmian błędnie
podano nazwisko nowego właściciela działki objętej zmianą ( podano
Jarmołowicz Wiesław Eugeniusz, a powinno być Jarmułowicz
Wiesław Eugeniusz),
- zmiana nr 240/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 20.07.2007 r. - wprowadzono w dniu 24.07.2007 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 239/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 20.07.2007 r. - wprowadzono w dniu 24.07.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 227/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 2.07.2007 r. - wprowadzono w dniu 5.07.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
obręb 1 .
- zmiana nr 166/06 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 15.11.2006r.-wprowadzono w dniu 20.11.2006 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 161/06 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 3.11.2006 r. - wprowadzono w dniu 6.11.2006 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 136/06 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 2.07.2007 r. - wprowadzono w dniu 5.07.2008 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
obręb 4 .
- zmiana nr 96/06 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 9.10.2006 r. - wprowadzono w dniu 10.10.2006 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zmiana nr 94/06 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 3.10.2006 r. - wprowadzono w dniu 4.100.2006 r.
Zmianę wprowadzono w terminie. Ustalono, że system informatyczny
na drukach zawiadomień o dokonanych zmianach wykazuje tylko adres
zamieszkania jednego z małżonków ( w tym przypadku jeden z małżonków
zamieszkuje w Suwałkach przy ul. Kowalskiego 81 m1 , zaś drugi
z małżonków we wsi Krzywe 62 ) . Ustalono też, że zapis adresów
zamieszkania osób ww. w komputerze jest prawidłowy). Błędy te
w systemie informatycznym należy wyeliminować .
Ad punktu nr 3.
Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencji gruntów przekazywane są
dla osób i jednostek organizacyjnych, na których wniosek lub zgłoszenie zmiana została
wprowadzona oraz do organów podatkowych ( dla części tych zmian). Ustalono, że nie zawiadamia się o wprowadzonych zmianach ( zmiany związane z podziałami nieruchomości ) ani organów podatkowych, ani też wydziału ksiąg wieczystych , co jest sprzeczne z przepisem § 49 ust.1 pkt 1-2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454) . Nie zawiadamia się również właściwej jednostki statystyki publicznej o zmianach - w przypadku zmian cech adresowych nieruchomości oraz dopisywania i wykreślania budynków , co jest również sprzeczne z przepisem § 49 ust.1 pkt 3 tego rozporządzenia .
Ad. punktu nr 4.
Zapisy w operacie ewidencji gruntów w zakresie własności, wieczystego użytkowania
bądź zarządu dotyczące jednostek przekształconych bądź zlikwidowanych generalnie są
prawidłowe.
Ad. punktu nr 5.
Wypisy i wyrysy z operatu ewidencji gruntów wydawane są odpłatnie właścicielom
nieruchomości na ich pisemne zamówienie i są one wykonywane przez pracowników
prowadzących ewidencję gruntów .
Wypisy z operatu ewidencji związane z robotą geodezyjną wydawane są
wykonawcom robót w ramach zgłoszenia roboty geodezyjnej w ośrodku dokumentacji
geodezyjno - kartograficznej. Pozostałe osoby mające udokumentowany interes prawny do
uzyskania danych ze zbioru danych osobowych , mogą uzyskać te dane po wypełnieniu
stosownego druku wniosku, zgodnego z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzorów
wniosku o udostępnienie danych osobowych , zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz
imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora
Ochrony Danych Osobowych ( Dz. U. Nr 80 poz. 522, z póżn. zm ) .
Na wydawanych wyrysach i wypisach z operatu ewidencji gruntów i budynków
umieszcza się klauzule w formie pieczęci o treści zgodnej z treścią wykazaną w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r.
w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny
i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania danych ( Dz.U. Nr 49, poz. 493 ).
Ad. punktu nr 6.
Wraz z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U.
Nr 38 poz. 454 ) . Starostowie zostali zobowiązani do prowadzenia rejestru cen
nieruchomości, określonych w aktach notarialnych, oraz wartości nieruchomości, określonych
przez rzeczoznawców majątkowych w operatach szacunkowych .
Ustalono, że rejestry cen i wartości nieruchomości do 01 listopada 2006 roku były
prowadzone ręcznie ,a następnie w systemie informatycznym REJESTR GT ,
W rejestrach tych , na podstawie danych zawartych w aktach notarialnych oraz
wyciągach z operatów z wyceny nieruchomości sporządzonych przez rzeczoznawców
majątkowych wykazuje się ; adres położenia nieruchomości , numery ewidencyjne działek
wchodzących w skład nieruchomości, rodzaj nieruchomości ( niezabudowanych
nieruchomości rolnych, zabudowanych nieruchomości rolnych, niezabudowanych
nieruchomości przeznaczonych pod zabudowę inną niż zagrodowa, nieruchomości
zabudowanych budynkami mieszkalnymi, budynkami pełniącymi inną funkcję niż funkcja
zagrodowa i mieszkaniowa, nieruchomości budynkowej, nieruchomości lokalowej) pola
powierzchni nieruchomości , datę zawarcia aktu notarialnego lub określenia wartości oraz
inne dostępne dane o nieruchomościach, co jest zgodne z ww. rozporządzeniem.
Ad. punktu 7.
Zgodnie z § 80 ust. 1 w/w rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków Prezydenci ( Starostowie ) zostali zobowiązani przeprowadzić modernizację ewidencji w sposób planowy, w określonych terminach, zapewniając:
1) zastąpienie rejestrów gruntów prowadzonych na papierze w technice ręcznej
odpowiednimi zbiorami komputerowymi - w terminie do 31 grudnia 2001 r.
2) uruchomienie informatycznego systemu umożliwiającego prowadzenie ewidencji
obejmującej pełny zakres danych ewidencyjnych - w terminie do 31 grudnia 2003 r.
3) założenie komputerowych baz danych ewidencyjnych, umożliwiających tworzenie
raportów, o których nowa w § 22 rozporządzenia :
- dla obszarów miast w terminie do 31 grudnia 2005 r.
- dla terenów wiejskich w terminie do 31 grudnia 2010 r.
Ustalono, że do końca 2005 roku zgodnie z w/w wymogami zakończono w ramach prac modernizacyjnych ewidencji gruntów zakładanie ewidencji budynków dla miasta Suwałki . które realizowano w takim zakresie , na jaki pozwalały pozyskane na ten cel środki finansowe.
Ad. punktu 8.
Zgodnie z art. 28 ustawy o finansach publicznych z 1998 r. ( Dz. U. Nr 155 poz.1014
z późń. zm. ) wydatki mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych
w ustawie budżetowej w sposób celowy.
Wojewoda Podlaski w kontrolowanym okresie, zabezpieczył w budżecie Województwa Podlaskiego dla Miasta Suwałki dotację budżetową w Dziale 710 Działalność usługowa, w następującym rozmiarze:
Rok 2006 Rozdział 71013 Prace geodezyjne i kartograficzne - 26 553,00 zł,
Rozdział 71014 Opracowania geodezyjne i kartograficzne - -
Rok 2007 Rozdział 71013 Prace geodezyjne i kartograficzne - 60 000,00 zł,
Rozdział 71014 Opracowania geodezyjne i kartograficzne - 10 000,00 zł,
Zaplanowane powyższe środki na lata 2006 - 2007 w łącznej wysokości 96 553,00 zł, zostały wykorzystane w całości, zgodnie z ich planowym przeznaczeniem, co umożliwiło zakończenie modernizacji operatów ewidencji gruntów i budynków miasta Suwałki oraz założenie ewidencji i kartotek budynków i lokali dla części miasta.
Na uzupełnienie środków budżetowych związanych z realizacją prac z zakresu modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków przeznaczono kwotę 65 180 zł. z Miejskiego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym.
Dotacja przyznana na 2008 rok, w łącznej wysokości 60 tys. zł, będzie przeznaczona na założenie ewidencji i kartotek budynków i lokali oraz na modernizację istniejących baz danych ewidencyjnych.
Nie planowano dla Miasta Suwałk środki z Działu 010 Rolnictwo i Łowiectwo Rozdział 01005 Prace geodezyjno - urządzeniowe na potrzeby rolnictwa § 2110.
Dotacja przyznana na 2008 rok, w łącznej wysokości 60 tys. zł, będzie przeznaczona na założenie ewidencji i kartotek budynków i lokali oraz na modernizację istniejących baz danych ewidencyjnych.
Nie planowano dla Miasta Suwałki środki z Działu 010 Rolnictwo i Łowiectwo Rozdział 01005 Prace geodezyjno - urządzeniowe na potrzeby rolnictwa § 2110.
Według zapewnień Naczelnika Wydziału Pana Andrzeja Kordowskiego przyznane środki będą wykorzystane w całości na cele zgodnie z ich planowanym przeznaczeniem.
Prezydent Miasta Suwałki został poinformowany o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu kontroli i złożenia wyjaśnień przyczyn odmowy jego podpisania w terminie 3 dni oraz prawie złożenia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu .
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach , z których jeden egzemplarz doręczono Prezydentowi Miasta Suwałki.
KONTROLOWANY | | KONTROLUJĄCY |
| | |
| | 1. Jerzy Palusiak /-/ |
/-/PREZYDENT | | |
mgr inż. Józef Gajewski | | 2. Lech Klewiec /-/ |
| | |
| | 3. Joanna Sienkiewicz-Krasicka /-/ |
Suwałki dnia 2008.07.02