P  R  O  T  O  K  Ó  Ł

z kontroli problemowej, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Hajnówce,

ul. A. Zina 1,  Regon 050667461, NIP 543-18-25-742.

           Kontrolę w dniu 18 września 2008 r. przeprowadzili pracownicy Wydziału Geodezji  Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku:

         Michał Hajduczenia   -   starszy inspektor wojewódzki

            Marianna  Smyk         -   starszy inspektor wojewódzki

           na podstawie upoważnień do kontroli WG.V.MS.0939-14,15/08 z dnia 3 września 2008 roku.

           TEMAT  KONTROLI:

           Ocena prawidłowości prowadzenia spraw z zakresu scaleń i wymian gruntów              w okresie od dnia 1 stycznia 2007 r. do dnia kontroli.

           W trakcie kontroli zbadano:

- planowanie prac scaleniowo-wymiennych i analizę zgłaszanych wniosków,

- prawidłowość prowadzenia procedury w zakresie scaleń gruntów i kompletność akt

  formalno-prawnych,

- prawidłowość prowadzenia procedury w zakresie wymian gruntów i kompletność akt

  formalno-prawnych,

- prawidłowość wykorzystania środków budżetowych przewidzianych w Dziale 010 na prace

  geodezyjno-urządzeniowe.

           W trakcie kontroli zbadano prawidłowość stosowania następujących przepisów prawa:

- ustawy z dnia 26 marca 1982 r. o scalaniu i wymianie gruntów (tekst jednolity z 2003 r.,

  Dz.U.Nr 178, poz. 1749 ze zm.),

- ustawy z dnia 29 czerwca 1963 r. o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych(Dz.U.Nr 28,

  poz. 169 ze zm.),

- ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity

  z 2000 r., Dz.U.Nr 98, poz. 1071 ze zm.).

           Starostą Powiatu Hajnowskiego, od 24 listopada 2006 r., jest Włodzimierz Pietroczuk.

           Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali:

- Konstanty Wawreszuk - Naczelnik Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości                                         

- Nina Siemieniaka          -inspektor, posiadająca w zakresie obowiązków sprawy

                                          będące przedmiotem kontroli.

           W trakcie kontroli ustalono, co następuje.

1. Planowanie prac scaleniowo-wymiennych i analiza zgłaszanych wniosków.

            Zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 26 marca 1982 r. o scalaniu i wymianie gruntów (tekst jednolity z 2003 r., Dz.U.Nr 178, poz. 1749 ze zm.) prace scaleniowo-wymienne koordynuje i wykonuje samorząd województwa przy pomocy jednostek organizacyjnych przekazanych mu na podstawie art. 25 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. - Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz.U. Nr 133, poz. 872 ze zm.). W myśl tego zapisu wszystkie wnioski do ujęcia w planie prac geodezyjno-urządzeniowych, po ich wcześniejszej analizie, winny być kierowane do Zarządu Województwa Podlaskiego.

             Składane w kontrolowanym okresie wnioski dotyczyły generalnie podziału wiejskich wspólnot gruntowych. Zabieg taki nie może być dokonany w sposób samoistny a może on mieć miejsce tylko i wyłącznie w razie objęcia gruntów wspólnoty postępowaniem scaleniowym. Obwarowania prawne w tym zakresie nakłada art. 5 ust. 1 ustawy o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych (Dz.U.Nr 28, poz. 169 ze zm.), który stanowi, że wspólnoty gruntowe nie mogą być dzielone pomiędzy uprawnionych do udziału w tych wspólnotach a ich podział następuje wyłącznie w razie objęcia ich gruntów scaleniem, za zgodą bezwzględnej większości osób uprawnionych do udziału we wspólnocie.

          Kierując się tą zasadą w kontrolowanej jednostce udzielano zainteresowanym odpowiedzi (informacji) o możliwościach podziału wspólnot. I tak dotyczy to np. sprawy Nr GK.6017-12/07 - pismo Wójta Gminy Narewka z dnia 29.11.2007 r., dotyczące ujęcia w planie prac scaleniowych wsi Olchówka celem podzielenia gruntów wspólnoty, Nr GK.6017-2/08 - pismo mieszkańców wsi Opaka Duża, gm. Czeremcha, z dnia  15.02.2008 r., o podział wspólnoty wiejskiej, Nr GK.6017-8/08 - pismo Wójta Gminy Czyże z dnia 01.04.2008 r., w sprawie podziału wspólnoty wsi Kamień, gm. Czyże. Natomiast mając na względzie zadania realizowane w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013 Starostwo Powiatowe w Hajnówce pismem GK.6017-11/07 z dnia 12.07.2007 r. zgłosiło do realizacji Zarządowi Województwa dwa obiekty scaleniowe: Cimochy-Hajdukowszczyzna-Rybaki-Koweła-Nowiny-Kotłówka-Lopuchówka-Przybudki-Puchły, gm. Narew, pow. około 200 ha oraz wieś Istok, gm. Dubicze Cerkiewne, pow. 250 ha.

1. Prawidłowość prowadzenia procedury w zakresie scaleń gruntów i kompletność

           akt formalno-prawnych.

           W złożonym sprawozdaniu rocznym RRW-9 z wykonania prac scaleniowych               i wymiennych w 2007 r. Starostwo Hajnowskie wykazało zrealizowany jeden obiekt scaleniowy „Dubicze Cerkiewne", gm. Dubicze Cerkiewne, o pow. 2,9769 ha.

           W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia akt formalno-prawnych zrealizowanego scalenia gruntów  i stwierdzono, co następuje.

            Postępowanie wszczęto postanowieniem z dnia 30.04.2007 r., dokumentacja zawiera: upoważnienie geodety do opracowania projektu, uchwałę w sprawie ustalenia zasad szacunku gruntów poddanych scaleniu (15.10.2007 r.), protokół z przeprowadzonego szacunku gruntów (17.10.2007 r.), protokół z indywidualnego zapoznania z wynikami szacunku (19.10.2007 r.), zgodę na okazany szacunek, (bez daty), protokół z okazania projektu scalenia gruntów (12.11.2007 r.), zasady objęcia w posiadanie (12.11.2007 r.).  Opracowany projekt scalenia gruntów zatwierdzono decyzją  Starosty Hajnowskiego Nr GK.6017-8/07 z dnia 16 listopada 2007 r., która z braku odwołań stała się ostateczna.

1. Prawidłowość prowadzenia procedury w zakresie wymian gruntów i kompletność

akt formalno-prawnych.

      W kontrolowanym okresie na terenie działania Starostwa Hajnowskiego zrealizowano jedną wymianę gruntów, położonych we wsi Grabowiec-Czechy Orlańskie, gm. Dubicze Cerkiewne. Wszczęte w bieżącym roku 3 wymiany są w trakcie realizacji. W sprawozdaniu RRW-9 za rok 2007 wykazano co prawda 3 wymiany gruntów nie mniej 2 z nich zrealizowano w roku 2006 a z uwagi na nieostateczny charakter decyzji, zatwierdzających opracowane projekty,  ujęto je w sprawozdaniu za rok 2007.

       Postępowanie wymienne wsi Grabowiec-Czechy Orlańskie dotyczyło gruntów osoby fizycznej i Gminy Dubicze Cerkiewne i wszczęto je, za obopólną zgodą (wniosek rolnika i uchwała Rady Gminy Nr XXXII/176/06 z dn. 24.10.2006 r.) w dniu 29.01.2007 r. Operat z  aktami formalno-prawny zawiera wszystkie dokumenty wynikające z poszczególnych etapów realizacji projektu wymiany gruntów: upoważnienie geodety do opracowania technicznego projektu wymiany gruntów (04.07.2007 r.), uchwała w sprawie ustalenia zasad szacunku (24.08.2007 r.), protokół z przeprowadzonego szacunku (24.08.2007 r.), oświadczenie w sprawie wyrażenia zgody na szacunek gruntów (12.09.2007 r.), protokół z indywidualnego zapoznania z wynikami porównawczego szacunku gruntów (26.09.2007 r.), wniosek o powiększenie obszaru gospodarstwa (26.09.2007 r.), protokół z okazania opracowanego projektu wymiany gruntów i zasady objęcia w posiadanie ( 09.10.2007 r.). projekt wymiany gruntów został zatwierdzony decyzją Starosty Hajnowskiego Nr GK.6017-4/06 z dnia 23.10.2007 roku.  W dniu 09.11.2007 r. uczestnicy postępowania wymiennego zostali wprowadzeni w posiadanie wydzielonych im gruntów.

        W roku 2008 wszczęto 3 postępowania wymienne gruntów: wymiana gruntów m. Kleszczele, gm. Kleszczele i Tofiłowce, gm. Dubicze Cerkiewne (postanowienie o wszczęciu postępowania z dn. 09.04.2008 r.),  wymiana gruntów wsi Żuki i Dasze, gm. Kleszczele (postanowienie o wszczęciu postępowania z dn. 09.06.2008 r.) oraz wymiana gruntów wsi Pawlinowo, gm. Orla i Grabowiec, gm.  Dubicze Cerkiewne (postanowienie z dn. 06.06.2008 r.). We wszystkich trzech przypadkach wymiana dotyczyła gruntów osób fizycznych i Agencji Nieruchomości Rolnych. Każde wszczęcie postępowania wymiennego zostało poprzedzone uzyskaniem zgody Agencji na wnioskowaną wymianę gruntów do czego organ obliguje art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 26 marca 1982 r. o scalaniu i wymianie gruntów. Do dnia kontroli żadne z podjętych postępowań nie zostało zakończone, gdyż zgodnie z postanowieniami o ich wsczęciu termin realizacji wymian ustalono na 30 października 2008 r.

1. Prawidłowość wykorzystania środków budżetowych.

         Dla Starostwa Powiatowego w Hajnówce zostały określone na 2007 r. środki dotacji budżetowej w Dziale 010 Rolnictwo i Łowiectwo, rozdział 01005 Prace geodezyjno-urządzeniowe na potrzeby rolnictwa § 2110 w wysokości 42 tys. zł. Zostały one wykorzystane w całości, zgodnie z ich planowym przeznaczeniem, w tym na następujące asortymenty robót geodezyjno-urządzeniowych, a mianowicie:

   -opracowanie projektów wymian gruntów o powierzchni 3,5705 ha i koszcie 5 339,03 zł,

   -dokonanie ponownej klasyfikacji gruntów o pow. 1707,14 ha, kosztem 28 732,62 zł,

   -wydzielenie 10 działek rencistom, kosztem 7 928,35 zł.

        Wydatkowanie tych środków pod względem ich planowanego przeznaczenia nie budzi zastrzeżeń.

          Na 2008 rok zaplanowano środki tego rodzaju w wysokości 70 tys. zł.

          Do dnia kontroli zrealizowano następujące prace:

   -wykonano ponowną klasyfikację gruntów o powierzchni 56,39 ha, kosztem 6 760,00 zł.,

   -wydzielono rencistom 7 działek o powierzchni 1,5550 ha, kosztem 6 410,00 zł.,

   -opracowano dokumentację geodezyjną na tereny konkurencyjne o powierzchni 315,00 ha,

    kosztem 7 930, 00 ha.

         Według zapewnienia Naczelnika Wydziału, Konstantego Wawreszuka, pozostałe środki zostaną wykorzystane zgodnie z ich planowym przeznaczeniem.

         W teczce oznaczonej symbolem GK.6017  zarejestrowano w 2007 r. 17 spraw a w 2008 roku - 20 spraw.

          W trakcie kontroli stwierdzono wyjątkową dbałość w zakresie przestrzeganie terminów załatwiania spraw. Generalnie wszystkie sprawy załatwiano bez zbędnej zwłoki np.: sprawa GK.6017-9/07 wpłynęła dn.27.04.2007 r.- odpowiedź dn. 04.05.2007 r., sprawa GK.6017-12/07 wpłynęła 30.11.2007 r. - odpowiedź 07.12.2007 r., sprawa GK.6017-2/08 wpłynęła 15.02.2008 r. - odpowiedź 19.02.2008 r., sprawa GK.6017-8/08 wpłynęła dn. 03.04.2008 r. - odpowiedź dn. 08.04.2008 r.  Akta formalno-prawne związane z realizacją poszczególnych prac urządzeniowo-rolnych są kompletne i uporządkowane.

             Starosta Powiatu Hajnowskiego  został poinformowany o przysługującym mu prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokóle, przed jego podpisaniem, oraz o prawie zgłaszania pisemnych wyjaśnień, dotyczących stwierdzonych w protokóle nieprawidłowości w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu.

           Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach i po odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz protokółu pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

        Przeprowadzona kontrola została potwierdzona wpisem w książce ewidencji kontroli Starostwa Powiatowego w Hajnówce pod numerem 5.

Hajnówka, dnia 06 października 2008 r.