WG.II.0932-5/08                           Białystok, 2008.12. 09

       W dniach 15  września  i   13 października 2008 r.  w podległym Panu Urzędzie  odbyła się kontrola problemowa , przeprowadzona przez zespół kontrolny powołany przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego woj. podlaskiego .

Celem kontroli była ocena prawidłowości :

1.    rejestrowania przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie
       z  przepisami  instrukcji  kancelaryjnej : aktów notarialnych,  orzeczeń sądowych,    

      decyzji administracyjnych i aktów normatywnych,

2.    terminowości wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na  

       podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów

       normatywnych ,

3. przepływu informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków,
      a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi

      stronami ,

4.   sporządzania dokumentów do celów prawnych,

5. wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie : własności,
 wieczystego użytkowania, zarządu oraz zakwalifikowania nieruchomości do właściwych  

      grup rejestrowych , w szczególności do nieruchomości Skarbu Państwa,

6.   prowadzenia rejestru cen i wartości nieruchomości ,

7.  opracowania planów modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków,

8.  wykorzystania dotacji budżetowych na zadania związane z modernizacją i odnowieniem

      ewidencji gruntów i budynków.

            Kontrolą objęto prowadzenie zadań wyszczególnionych w punktach 1-8 w okresie od 1 stycznia 2006 r. do dnia kontroli .

            W toku przeprowadzonej kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości :

Ad. pktu nr 1 i 2.

•1.        Dużą część zmian do ewidencji gruntów i budynków  wprowadzono po terminie. Dotyczy to między innymi zmian w gminie Jeleniewo ( obrębie

       Jeleniewo, zmiany nr: 11/07, 7/07, 4/07, 2/07) , w gminie Przerośl ( obręb Przerośl,
       zmiany nr: 89/08, 34/07, 13/07, 6/07).

        2.  Prawomocna decyzja Wójta  Gminy Rutka -Tartak z dnia 2008-04-25  o znaku
               P.F.III.6011-19/07, zatwierdzająca projekt podziału nieruchomości ( dotyczy

              podziału działek nr 27/5 o pow. 0,2921 ha, nr 27/6 o pow. 0,2885 ha, nr 27/7
              o pow. 0,2951 ha i nr 27/8 o pow. 0,2980 ha , położonych w obrębie Rutka-  
             Tartak) skutkująca zmiany w ewidencji gruntów i budynków została wydana
              z naruszeniem przepisów art. 93 ust.1, art. 94 ust. 1 i art. 95 ustawy z dnia 21 sierpnia

              1997 r.  o gospodarce nieruchomościami ( Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn.

              zm.). W tej sprawie zostanie złożony  do Samorządowego Kolegium
              Odwoławczego w Suwałkach wniosek o wszczęcie z urzędu postępowania
              administracyjnego w  celu stwierdzenia nieważności  ww. decyzji .

                                            Mając powyższe na uwadze zalecam .

•1.      Zmiany w operacie ewidencji gruntów i budynków należy  wprowadzać       niezwłocznie po uzyskaniu dokumentów określających zmianę danych       ewidencyjnych - § 47 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
i Budownictwa z dnia 29 marca   2001 r.  w sprawie ewidencji gruntów
i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454) .

     W związku z dużą ilością zmian wprowadzanych do ewidencji gruntów
      i budynków należy rozważyć konieczność zmian organizacyjnych lub  
      wzmocnienie obsady etatowej pracowników wykonujących w/w prace.

•2.      W przypadkach stwierdzenia faktów , że prawomocne decyzje administracyjne wydawane przez Urzędy Gmin ( decyzje  zatwierdzające projekty podziału nieruchomości lub dotyczące rozgraniczeń nieruchomości ) nie są zgodne
z obowiązującym prawem należy występować z wnioskami do Samorządowego Kolegium w Suwałkach z wnioskami o wszczęcie z urzędu postępowań administracyjnych dotyczących  stwierdzenie ich nieważności .

                   Odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne oczekuję w ciągu 30 dni od daty
        otrzymania niniejszego pisma.