Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

Białystok, dnia 26 stycznia 2009 r.

OB.III.KM.0932-8/08

                                                                                               Pan

Edward ŁADA

Wójt Gminy Piątnica

            Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 01 grudnia 2008 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Piątnicy dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.), rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992).

Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym przez Pana Wójta Gminy Piątnica - Pana Edwarda Łada.

            Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą podpisane są przez Kierownika USC. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.

            Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu, uprawnionego do sporządzenia aktów urodzeń, małżeństw i zgonów.

Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 krio wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.

Stwierdzono jednakże, że w pracy Kierownika USC w Piątnicy wystąpiły następujące nieprawidłowości:

•-  Podejmując decyzję w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do księgi polskiej - do decyzji a następnie aktu polskiego wpisano m.in. nazwisko rodowe ojca i nazwisko matki, mimo, że dane te nie wynikały z aktu zagranicznego. Podobnie - dokonując transkrypcji zagranicznego aktu zgonu do księgi polskiej - do decyzji a następnie aktu polskiego wpisano m.in. nazwisko rodowe osoby zmarłej mimo, że informacja ta nie wynikała z aktu zagranicznego.

•-  Podejmując decyzję w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc o wpisaniu zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej - do decyzji a następnie aktu polskiego wpisano m.in. nazwisko noszone przez kobietę po zawarciu związku małżeńskiego, mimo, że informacja ta nie wynikała z aktu zagranicznego. Jednakże z oświadczenia złożonego przez kobietę w trybie art. 62 ust. 3 prawa o asc wynikało nazwisko kobiety noszone po zawartym związku małżeńskim.

•-  Dokonując transkrypcji zagranicznych aktów urodzeń (akt urodzenia Nr (...)¹oraz Nr (...)¹z dnia (...)¹)  - w decyzjach a następnie w aktach polskich jako nazwisko matki dzieci wpisano „(...)¹", natomiast z zagranicznych aktów urodzeń oraz z aktu małżeństwa rodziców tych dzieci wynika, iż matka dzieci nosi nazwisko „(...)¹".

W związku z powyższym należy zwrócić szczególną uwagę na:

•-  sprawy związane z transkrypcją zagranicznych aktów do księgi polskiej (należy pamiętać, że transkrypcja polega na dokładnym przeniesieniu danych z odpisu aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do księgi polskiej w zakresie wymaganym przez prawo polskie);

•-  właściwe postępowanie i precyzyjne wpisywanie w aktach małżeństwa wzmianki dodatkowej o nazwiskach małżonków i ich dzieci w przypadku wpisywania zagranicznych aktów małżeństwa do księgi polskiej.

Ponadto należy sprostować - na podstawie art. 28 prawa o asc - akty urodzeń Nr (...)¹oraz Nr (...)¹, w których jako nazwisko matki dzieci wpisano „(...)¹", zamiast prawidłowego „Czartoryski".

Informuję, że kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nieskorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

/-/ Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału

Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

¹ z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)