Protokół
z kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniach 21 - 28 kwietnia 2008 r.
w Urzędzie Miejskim -Urzędzie Stanu Cywilnego w Grajewie
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Grajewie, wchodzący w skład Urzędu Miasta
w Grajewie /art. 5 a ust.1 prawa o asc/.
NIP :719-000-4305 REGON : 000523301
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miasta w Grajewie, ul. Strażacka. Posiada wyodrębnione pomieszczenia do pracy Kierownika USC oraz estetycznie urządzoną salę uroczystości.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Krzysztof Waszkiewicz - wybrany Burmistrzem Miasta Grajewo w wyborach, które odbyły się dnia 26 listopada 2006 roku Burmistrz Miasta Grajewo pełni funkcje Kierownika USC z mocy prawa - art. 6 ust.2 prawa o asc.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Grajewie jest Pani Ewa Włodkowska powołana Uchwałą Nr XV/86/04 Rady Miasta Grajewo z dnia 22.01.2004 r.. Natomiast Zastępcą Kierownika USC jest Pani Katarzyna Jaczyńska powołana Uchwałą Nr XVI/95/04 Rady Miasta Grajewo z dnia 24.02.2004 r.
Kontrolę przeprowadziły: Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz Róża Januszkiewicz - inspektor wojewódzki w w/w Oddziale na podstawie upoważnień Nr 12/08 i Nr 11/08 z dnia 16 kwietnia 2008 r. , podpisanych przez Pana Andrzeja W. Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku - 15-213 Białystok,
ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego województwa podlaskiego - art.8 ust.3 ustawy prawo o asc.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;
- art.8 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jedn. z 2004 r. Nr 161, poz.1688 z późn.zm./ i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U.Nr 136, poz.884 z późn.zm./.
- art. 11 a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jednolity Dz.U. z 2005 r. Nr 233,poz.1992/.
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustaw:
- z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jednolity Dz.U.z 2004 r. Nr 161,poz.1688 z późn. zm./ oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego , ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego , ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U..Nr 136,poz.884 z późn.zm/.
- z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jedn. z 2005 r. Dz.U.Nr 233,poz.1992 z późn.zm./.
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2008 rok dla urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego, zatwierdzony dnia 28 stycznia 2008 roku przez Pana Andrzeja W. Gawkowskiego- Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W trakcie kontroli wyjaśnień i informacji udzielała Pani Ewa Włodkowska - Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Grajewie.
Osoby kontrolujące wpisały się do książki kontroli znajdującej się w Urzędzie Miasta w Grajewie pod Nr 1 i 2.
Poprzednia kontrola była przeprowadzona w maju 2001 roku, ocena realizacji zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego była pozytywna.
Kontrolą objęto:
•I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W 2007 roku Kierownik USC w Grajewie sporządził 458 aktów urodzeń, natomiast
w 2008 r. wg stanu na dzień kontroli (do dnia 22 kwietnia b.r.) sporządzono 139 aktów urodzeń.
Sprawdzono akty:
Nr (...)1
Ww. akt dotyczy dziecka uznanego przez ojca wskutek oświadczenia złożonego za zgodą matki dziecka przed Kierownikiem USC w Grajewie przy sporządzeniu aktu urodzenia. Prawidłowa adnotacja została naniesiona w rubryce „uwagi" (art. 44 ust. 2 prawa o asc).
W aktach zbiorowych znajduje się protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka za zgodą matki dziecka.
Nr (...)1
Akt urodzenia został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Grajewie Nr
(...)1z dnia (...)1.
W aktach zbiorowych znajdują się następujące dokumenty :
- podanie ojca dziecka o wpisanie zagranicznego aktu do polskich ksiąg stanu cywilnego (wnioskodawca jest zameldowany na pobyt stały w Grajewie - właściwość miejscowa zgodnie z art. 13 prawa o asc - zachowana),
- odpis aktu urodzenia z Wielkiej Brytanii oraz tłumaczenie ww. dokumentu,
- odpis skrócony aktu urodzenia matki dziecka,
- notatka urzędowa z aktu urodzenia ojca dziecka,
- 1 egz. decyzji Nr (...)1z dnia (...)1.
Decyzja została podjęta na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc; wszystkie dane z zagranicznego dokumentu zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a z decyzji do aktu urodzenia w polskiej księdze.
Zagraniczny dokument zawierał nazwisko dziecka takie jak nazwisko ojca dziecka.
Jednakże Kierownik USC w Grajewie przyjął od ojca dziecka za zgodą matki oświadczenie
o uznaniu dziecka i na tę okoliczność naniósł wzmiankę dodatkową. Takie postępowanie dwukrotnego uznania dziecka tj. za granicą i w polskim USC pozostaje w sprzeczności z istotą transkrypcji, na co zwrócono uwagę Kierownikowi USC w Grajewie ( pismo MSW i A Nr DSO-ZSC-6000-6/08 z dnia 24 stycznia 2008 roku
Następnie akt został uzupełniony o brakujące dane , wymagane prawem o asc decyzją Nr (...)1z dnia (...)1. Stosowną wzmiankę dodatkową naniesiono prawidłowo w akcie urodzenia dziecka.
Odbiór obu ww. decyzji został pokwitowany przez ojca dziecka, który był wnioskodawcą.
Nr (...)1
Akt dotyczy dziecka nie pochodzącego z małżeństwa. W rubryce „uwagi" znajduje się adnotacja o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się zgłoszenie urodzenia noworodka, do którego uwag nie wniesiono.
Nr (...)1
Akt urodzenia został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Grajewie Nr (...)1 z dnia (...)1. Podstawę prawną sporządzenia aktu urodzenia stanowił art. 73 ust. 1 prawa o asc.
W rubryce uwagi naniesiona została adnotacja, że dziecko urodziło się z bliźniąt, a następnie wpisano adnotację dot. podstawy sporządzenia aktu.
Wniosek o transkrypcję złożył ojciec dziecka, zameldowany na stałe w Grajewie. Fakt ten potwierdził na podaniu pracownik ewidencji ludności.
W aktach zbiorowych znajduje się grecki odpis aktu urodzenia wydany przez usc w Atenach opatrzony klauzulą Apostille wraz z urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez greckiego tłumacza, na odwrocie tego tłumaczenia Kierownik Wydziału Konsularnego w Atenach stwierdził zgodność tłumaczenia na język polski.
Dane osobowe z zagranicznego aktu zostały prawidłowo przeniesione do decyzji i z decyzji do aktu urodzenia w polskiej księdze stanu cywilnego. Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji .
Następnie na podstawie aktu małżeństwa rodziców dziecka, Kierownik USC w Grajewie dnia (...)1podjął decyzję Nr (...)1w sprawie sprostowania błędu w akcie, a kolejną decyzją Nr (...)1akt urodzenia został uzupełniony o brakujące dane.
Wzmianki dodatkowe zarówno dotyczące uzupełnienia jak i sprostowania aktu zostały naniesione.
Nr (...)1
Akt urodzenia sporządzono na podstawie pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka - bez uwag.
Nr (...)1
Akt urodzenia został sporządzony na podstawie pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka. Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonała małoletnia matka dziecka, która podpisała zgłoszenie w dziele II, obok jej podpisu zgłoszenie zostało podpisane również przez opiekuna prawnego matki dziecka.
Podkreślenia w tym miejscu wymaga fakt, że w sprawie zgłoszenia urodzenia dziecka przez małoletnią niezamężną matkę wypowiedziało się Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji pismem Nr DSO-ZSC-6000-153/06/KA z dnia 23 listopada 2006 roku.
Ww. akt urodzenia został sporządzony z zastosowaniem art. 42 ust. 2 prawa o asc.
Następnie dnia (...)1 Kierownik USC w Grajewie naniósł wzmiankę dodatkową na podstawie art. 46 ust. 2 prawa o asc, dot. zawarcia małżeństwa przez rodziców dziecka.
W aktach zbiorowych znajduje się notatka urzędowa z aktu małżeństwa rodziców dziecka zawartego dnia (...)1 oraz protokół przyjęcia oświadczenia o pochodzeniu dziecka, podpisany przez rodziców dziecka oraz kierownika usc.
Nr (...)1
Akt dotyczy dziecka nie pochodzącego z małżeństwa. W rubryce „uwagi" znajduje się adnotacja o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się zgłoszenie urodzenia dziecka żywego, które zostało podpisane przez małoletnią niezamężną matkę dziecka oraz jej opiekuna tj. ojca. (vide uwagi do aktu urodzenia ww.)
Nr (...)1
Ww. akty urodzeń dzieci zostały sporządzone na podstawie pisemnych zgłoszeń urodzeń dzieci. W aktach zbiorowych znajdują się notatki urzędowe z aktów małżeństwa rodziców dzieci stosownie do § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia.
Nr (...)1
Akt dotyczy dziecka nie pochodzącego z małżeństwa. W rubryce „uwagi" znajduje się adnotacja o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc .
Następnie dnia 08 sierpnia 2007 roku oświadczeniem złożonym przez Kierownikiem USC w Grajewie dziecko zostało uznane za zgodą matki przez biologicznego ojca dziecka (protokół uznania w aktach zbiorowych). Rodzice dziecka zdecydowali, że dziecko będzie nosić nazwisko matki. Wzmianka dodatkowa o uznaniu dziecka została naniesiona w akcie urodzenia.
Następnie dnia (...)1matka dziecka wniosła podanie do Kierownika USC w Grajewie o zmianę nazwiska dziecka z nazwiska matki na nazwisko ojca.
Ojciec dziecka oświadczeniem złożonym przez Kierownikiem USC w Grajewie wyraził zgodę na zmianę nazwiska dziecka.
Oboje rodzice są obywatelami polskimi (dowód: kopie dowodów osobistych, w aktach sprawy). Matka dziecka zameldowana jest w Grajewie.
Analiza zebranych dokumentów potwierdza zasadność podjętej przez Kierownika USC w Grajewie decyzji Nr (...)1 w sprawie zmiany dziecku nazwiska. Podstawa prawna decyzji prawidłowa, Decyzja została odebrana przez wnioskodawczynię. Wzmianka dodatkowa o zmianie nazwiska dziecka została naniesiona w akcie urodzenia dziecka.
Nr (...)1
Akt dotyczy dziecka nie pochodzącego z małżeństwa. W rubryce „uwagi" znajduje się adnotacja o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc - bez zastrzeżeń.
Nr (...)1
Bez uwag.
Następnie sprawdzono akty urodzeń z 2007 roku
Nr (...)1
Do sposobu sporządzenia, ww. aktów urodzenia uwag nie wniesiono.
Nr (...)1
Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Grajewie Nr (...)1 z dnia (...)1.
W aktach zbiorowych znajdują się następujące dokumenty:
- podanie rodziców (którzy nie są małżeństwem) o wpisanie aktu urodzenia dziecka i o uzupełnienie treści aktu,
- grecki akt urodzenia (opatrzony klauzulą Apostille) wraz z jego urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez adwokata w Grecji; na tym tłumaczeniu Konsul RP w Atenach potwierdził zgodność przekładu na język polski.
Z zagranicznego dokumentu wynika fakt uznania dziecka przez ojca.
Oboje rodzice są zameldowani na terenie gm. Grajewo, więc właściwość miejscowa do sporządzenia aktu urodzenia została zachowana - stosownie do art. 13 prawa o asc.
Dnia (...)1 Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Grajewie podjął decyzję Nr (...)1 w sprawie wpisania zagranicznego aktu do ksiąg polskich. W rubryce uwagi Kierownik USC w Grajewie wpisał informację dot. uznania dziecka, a następnie zamknął akt poprzez naniesienie adnotacji o podstawie sporządzenia aktu urodzenia.
Odnosząc się do żądania wnioskodawców organ podjął również decyzję Nr (...)1 z dnia (...)1 o uzupełnieniu aktu urodzenia dziecka o brakujące dane.
Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu została naniesiona.
Nr (...)1
Ww. akty zostały sporządzone na podstawie pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka - bez uwag.
Nr (...)1
Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Grajewie Nr (...)1 z dnia (...)1.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem dokumenty tj.:
- podanie o wpisanie aktu urodzenia i jego uzupełnienie,
- kazachski akt urodzenia wraz z jego urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego,
- decyzja o transkrypcji aktu urodzenia podjęta na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Treść decyzji została prawidłowo odzwierciedlona w księdze urodzeń. Akt został zamknięty poprzez naniesienie adnotacji dot. podstawy sporządzenia aktu.
Następnie została podjęta decyzja Nr (...)1 dot. uzupełnienia aktu urodzenia; wzmianka o uzupełnieniu aktu została naniesiona. Bez uwag.
Nr (...)1
Akt urodzenia został sporządzony na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka z zastosowaniem danych krytych wynikających z art. 42 ust. 2 prawa o asc.
Nr (...)1
Ww. akty zostały sporządzone na podstawie pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka, w aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem dokumenty - bez uwag.
Nr (...)1
Akt urodzenia został sporządzony na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka. W aktach zbiorowych znajduje się notatka urzędowa z aktu urodzenia matki dziecka oraz protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka podpisany przez Kierownika USC i ojca dziecka; matka dziecka wyraziła zgodę na uznanie dziecka. Bez uwag.
Księgę urodzeń za 2007 rok zamknięto zgodnie z § 12 ww. rozporządzenia
W 2008 roku wg. stanu na dzień kontroli tj. 22 kwietnia 2008 roku sporządzono 139 aktów urodzeń, które sprawdzono pod kątem czy są podpisane przez osoby uprawnione do zgłoszenia urodzenia dziecka oraz Kierownika USC bądź jego zastępcę - nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2007 roku sporządzono 198 aktów małżeństwa.
Wszystkie akty podpisane są przez osobę uprawnioną tj Panią Ewę Włodkowską - Kierownika USC lub P. Katarzynę Jaczyńską- Zastępcę Kierownika USC w Grajewie.
Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.
Sprawdzono następujące akty małżeństw:
- Nr 1 - 4/2007, Nr 6/2007, Nr 11/2007, Nr 20/2007, Nr 24-26/2007, Nr 100/2007, Nr 102-103/2007, Nr 115-116/2007; dotyczące związków małżeńskich zawartych przed duchownym , ze skutkiem cywilnym /art.1 § 2 krio/.
Ustalono, co następuje;
- zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydał Kierownik USC, właściwy ze względu na miejsce zamieszkania obojga lub jednego z nupturientów - art. 12 ust. 2 prawa o asc,
- termin ważności zaświadczeń określono prawidłowo,
- związki małżeńskie, których dotyczą akty małżeństw zawarte zostały w parafii rzymsko - katolickiej w Grajewie,
- związek małżeński zawarty został w terminie ważności zaświadczenia,
- zaświadczenia wypełnione przez duchownego i potwierdzające złożenie oświadczeń woli o zawarciu małżeństwa wpłynęły do USC w ustawowo wymaganym terminie.- art. 8 § 3 kr i o. Data wpływu odnotowana na każdym zaświadczeniu zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
- Zaświadczenia zostały wypełnione przez duchownego prawidłowo,
- W aktach zbiorowych oprócz zaświadczeń są również inne wymagane prawem o asc dokumenty /art.54 prawa o asc/,
- Porównano dane wpisane w zaświadczeniu z danymi znajdującymi się w treści aktu małżeństwa, nie stwierdzając błędów,
- Akty małżeństw objęte kontrolą wypisano prawidłowo.
Akty o Nr 105-106/2007, Nr 109-112/2007 sprawdzono pod kątem, czy sporządził je organ właściwy; nie stwierdzając naruszenia prawa w tym zakresie. Małżeństwa zostały zawarte w parafii Białaszewo , gm. Grajewo oraz w Grajewie.
Analizując akty małżeństw o Nr 117-119/2007, Nr 177-179/2007, Nr 181-184/2007 zwrócono uwagę, czy zaświadczenia wypełnione przez duchownego, potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie. Nie stwierdzono naruszenia ustawowego terminu.
- Następnie kontrolą objęto akty dot. małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Grajewie /art.1 § 1 krio/.
* akt małżeństwa Nr 5/2007 ; zapewnienia złożone zostały dnia 07.12.2006 r. , związek małżeński zawarty został dnia 09.01.2007 r. A zatem termin miesięczny o którym mowa w art.4 krio został zachowany.
Wymagane w sprawie dokumenty znajdują się w aktach zbiorowych .
Porównano dane wpisane w odpisach aktów urodzeń z danymi wpisanymi w treści aktu małżeństwa. Nie stwierdzono błędów.
Adnotacje w rubr. przypiski naniesione na bieżąco.
* akt małżeństwa Nr (...)1 dot. związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC w Grajewie. Jedną ze stron była osoba rozwiedziona, w związku z tym przyjęto od niej odpis skrócony aktu poprzedniego małżeństwa z adnotacją o rozwodzie. Wymagane zgodnie z art.54 prawa o asc dokumenty znajdują się w aktach zbiorowych.
Akt małżeństwa wypisany został prawidłowo.
* Nr 10/2007, Nr 13-19/2007, Nr 21/2007, Nr 23/2007, Nr 28-31/2007, Nr 33-34/2007, Nr 101/2007, Nr 196/2007, Nr 197/2007 ; akty dotyczą małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Grajewie. Bez uwag.
W aktach zbiorowych do aktu Nr (...)1 oraz Nr (...)1 znajduje się decyzja zezwalająca na skrócenie miesięcznego terminu , o którym mowa w art.4 krio.
* Nr 113/2007 i Nr 114/2007; sprawdzono jedynie ,czy zachowany został termin miesięczny od dnia złożenia dokumentów i zapewnień do dnia złożenia oświadczeń woli o zawarciu małżeństwa przed Kierownikiem USC. Nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.
* akt Nr (...)1 dot. związku małżeńskiego zawartego między obywatelem polskim a cudzoziemcem. Sprawdzono dokumenty przyjęte od cudzoziemca. Bez uwag.
W dalszej kolejności sprawdzono akty małżeństw, sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Grajewie.
- akt Nr (...)1; w akcie w rubr. uwagi naniesiona została prawidłowo adnotacja dot. podstawy sporządzenia aktu małżeństwa. Wskazano numer i datę decyzji Kierownika USC w Grajewie.
Osoba, której akt małżeństwa dotyczy udzieliła pełnomocnictwa do wpisania zagranicznego aktu do księgi polskiej.
Podanie wpłynęło do USC dnia 11.01.2007 r. / data wpływu odnotowana na podaniu, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną/.
W aktach zbiorowych jest odpis zagranicznego aktu małżeństwa /USA/, tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego w Grajewie, oświadczenie kobiety o nazwisku noszonym po zawarciu małżeństwa, na którym własnoręczność podpisu potwierdził notariusz, Apostille , a także pełnomocnictwo , odpis skrócony aktu urodzenia mężczyzny i notatka z aktu urodzenia kobiety. Do złożonych w aktach zbiorowych dokumentów uwag nie zgłoszono.
Zarówno mocodawca jak i pełnomocnik zamieszkali są w Grajewie. Decyzję podjął i akt sporządził organ właściwy.
Podstawa prawna decyzji - art.73 ust.1 prawa o asc - prawidłowa.
Pouczenie o środkach zaskarżenia zgodne z obowiązującymi przepisami.
Dane z aktu zagranicznego /odpisu i tłumaczenia/ przeniesiono do decyzji i aktu w księdze polskiej w zakresie wymaganym przez prawo polskie.
Dokonując transkrypcji wpisano jednakże w decyzji i akcie nazwisko rodowe mężczyzny i nazwisko rodowe ojca kobiety, aczkolwiek z dokumentu zagranicznego dane te nie wynikały. Istotą zaś transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego jest dokładne przeniesienie treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego.
Z aktu zagranicznego nie wynikało, jakie nazwiska noszą małżonkowie po zawarciu małżeństwa . Kobieta - obywatelka polska złożyła oświadczenie w oparciu o art.62 ust.3 prawa o asc. Wzmiankę dodatkową o nazwiskach małżonków naniesiono prawidłowo.
Następnie na wniosek tego samego wnioskodawcy została podjęta decyzja o uzupełnieniu aktu o brakujące dane /art.36 prawa o asc/. Do decyzji i dokumentów stanowiących podstawę rozstrzygnięcia , uwag nie zgłasza się.
Wzmiankę dodatkowa w akcie małżeństwa o uzupełnieniu jego treści naniesiono zgodnie z orzeczeniem zawartym w decyzji.
Odbiór w/w decyzji został potwierdzony przez wnioskodawcę.
- Nr (...)1; podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowiła decyzja Kierownika USC z dnia (...)1Nr (...)1. Stosowną adnotację wpisano w akcie w rubr. uwagi, zgodnie z § 7 ust.1 rozporządzenia.
Wniosek o wpisanie aktu zagranicznego do księgi polskiej oraz jego uzupełnienie o brakujące dane złożył mężczyzna, którego akt dotyczy. Data wpływu odnotowana jest na podaniu.
W aktach zbiorowych jest zagraniczny odpis aktu małżeństwa zawartego w Grecji, tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza i poświadczone za „zgodność tłumaczenia na język polski „ przez Konsulat Generalny RP w Atenach oraz tzw. Apostille. Ponadto małżonkowie - obywatele polscy złożyli oboje oświadczenie w oparciu o art.62 ust.3 prawa o asc odnośnie nazwisk noszonych po zawarciu małżeństwa jak również nazwisk dzieci z tego małżeństwa.
W aktach zbiorowych znajdują się również notatki urzędowe z aktów urodzeń obojga małżonków
Decyzja została podjęta w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc. Dane w decyzji i akcie małżeństwa sporządzonym w księdze polskiej są zgodne. Wzmianka o nazwiskach małżonków została naniesiona zgodnie ze złożonym oświadczeniem.
Następnie na wniosek tej samej osoby Kierownik USC w Grajewie podjął decyzję w sprawie uzupełnienia aktu małżeństwa o brakujące dane, wymagane prawem polskim /art.36 prawa o asc/. Bez uwag.
Odbiór w/w decyzji został pokwitowany przez stronę.
- Nr (...)1; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Grajewie z dnia (...)1Nr (...)1, co odnotowano zgodnie z obowiązującymi przepisami w akcie w rubr. uwagi.
Wniosek wraz z wymaganymi w sprawie dokumentami przekazany został do USC w Grajewie za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w Hamburgu.
Wniosek złożyła osoba, której akt dotyczy , ostatnio zamieszkała w Grajewie.
Przedłożyła do transkrypcji uwierzytelniony odpis z księgi rodzinnej /Niemcy/ oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza, potwierdzone przez tłumacza przysięgłego przy Sądzie II instancji w Hanowerze.
Ponadto w aktach jest zaświadczenie o ostatnim miejscu zamieszkania wnioskodawcy w Polsce.
Do dokumentów stanowiących podstawę podjęcia decyzji uwag nie zgłoszono.
Podstawa prawna decyzji - art.73 ust.1 prawa o asc. Akt małżeństwa sporządzono prawidłowo, aczkolwiek adnotacja o nazwisku dzieci z tego małżeństwa powinna była być naniesiona w akcie w rubr. wzmianki dodatkowe.
Odbiór decyzji został potwierdzony przez stronę.
- Nr (...)1; decyzja Kierownika USC w Grajewie z dnia (...)1Nr (...)1stanowiła podstawę wpisania zagranicznego aktu do księgi polskiej. Podstawę odnotowano w akcie w rubr. uwagi.
W aktach zbiorowych znajduje się podanie / data wpływu odnotowana na podaniu/, odpis aktu małżeństwa wydany przez organ niemiecki , tłumaczenie dokonane przez tłumacza przy Sądzie Miasta Bremen.
Z dokumentu zagranicznego nie wynikało wprost nazwisko rodowe rodziców obu stron, a zostało ujęte w decyzji i treści aktu polskiego. Dokonując takiego wpisu Kierownik USC kierowała się danymi wpisanymi również w odpisach zupełnych aktów urodzenia obu małżonków.
- Nr (...)1; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Grajewie, co prawidłowo odnotowano w akcie w rubr. uwagi - § 7 ust. 1 rozporządzenia.
Wniosek o odtworzenie aktu małżeństwa złożyli oboje małżonkowie, zamieszkali w Grajewie. A zatem decyzję podjął organ właściwy.
Podstawa prawna decyzji - art.35 prawa o asc.
Z dokumentów zagranicznych nie wynikało, jakie nazwisko noszą małżonkowie po zawarciu małżeństwa.
Oboje małżonkowie - obywatele polscy złożyli oświadczenie jakie nazwiska chcą nosić i jakie nazwisko będą nosić dzieci z tego małżeństwa /art.62 ust.2 prawa o asc/. Fakt ten należało odnotować w akcie polskim w rubr. wzmianki dodatkowe, a nie w podstawowej treści aktu małżeństwa w księdze polskiej.
- Nr (...)1; podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowiła decyzja Kierownika USC w Grajewie. Fakt ten potwierdzono w akcie w rubr. uwagi.
W aktach zbiorowych jest odpis aktu małżeństwa , wydany przez stosowny organ w USA oraz tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego -§ 9 rozporządzenia.
Wnioskodawcą była matka osoby, której dotyczył akt małżeństwa.
Strona pokwitowała odbiór decyzji
Omówiono z Panią Kierownik USC zasady transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej zwracając uwagę na konieczność dokładnego wyjaśniania spraw związanych z nazwiskami rodowymi osób zawierających związek małżeński i ich rodziców.
- Nr (...)1; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Grajewie.
Odnośnie przyjętych dokumentów jak i trybu postępowania Kierownika USC nie zgłasza się uwag.
- Nr (...)1; w akcie małżeństwa w rubr. uwagi odnotowano prawidłowo podstawę sporządzenia aktu.
Wniosek o transkrypcję aktu zagranicznego do księgi polskiej złożyła kobieta , której akt małżeństwa dotyczył, zamieszkała w Grajewie. Adres zameldowania został potwierdzony przez organ ewidencji ludności. Ponadto przyjęto do akt kopię z dowodu osobistego wnioskodawczyni.
Decyzję podjął i akt sporządził organ właściwy.
Wnioskodawczyni przedłożyła odpis zagranicznego aktu małżeństwa na druku międzynarodowym, wydany przez organ niemiecki .
Do decyzji i aktu w księdze polskiej nie zgłasza się uwag.
Z aktu zagranicznego nie wynikało nazwisko dzieci z tego małżeństwa. Wzmiankę dodatkową w tym zakresie w oparciu o art. 17 § 3 ppm i art.88 krio naniesiono prawidłowo.
Następnie na wniosek tej samej osoby została podjęta decyzja w sprawie uzupełnienia aktu o brakujące dane, wymagane prawem polskim.
Bez uwag.
Odbiór obu w/w decyzji został pokwitowany przez wnioskodawcę.
- Nr (...)1; z aktu małżeństwa z rubr. uwagi wynika, że akt został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Grajewie.
Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa złożyła osoba, której akt dotyczył. Drugi małżonek podpisał się na podaniu, że wie o podjętych czynnościach przez żonę i o wszczętym postępowaniu przez Kierownika USC w sprawie wpisania zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej
Bez uwag.
- Nr (...)1; decyzja Nr (...)1 z dnia (...)1 Kierownika USC w Grajewie stanowiła podstawę sporządzenia aktu małżeństwa w księdze polskiej.
Dokumenty wymagane do dokonania wpisania zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej zostały przyjęte prawidłowo.
Jedyna uwaga dotyczy zawiadomienia drugiego małżonka o wszczęciu postępowania. Z treści pisma wynika, że Kierownik USC zwrócił się o wyrażenie zgody na wpisanie aktu i jego uzupełnienie. Obowiązujące przepisy nie wymagają takiej zgody , a jedynie powiadomienia strony o wszczęciu postępowania w określonej sprawie.
Na wniosek tej samej osoby została podjęta decyzja w sprawie sprostowania błędu
w akcie małżeństwa jak również w sprawie uzupełnienia aktu. W tym zakresie bez uwag.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe za 2007 rok.
W 2007 roku sporządzono 334 akty zgonu / 2 tomy ; I - Nr 1 -187 aktów, II - Nr 188-334 akty/.
Sprawdzono następujące akty zgonów ; Nr 1- 16/ 2007, Nr 20/2007, Nr 36/2007, Nr 37/2007, Nr 40/2007, Nr 41 - 53/2007, Nr 54/2007, Nr 56/2007, Nr 57/2007, Nr 58/2007, Nr 59/2007 i Nr 60/2007.
Podstawę sporządzenia aktów zgonu stanowiły karty zgonu, podpisane przez lekarza. Karty zgonów znajdują się w aktach zbiorowych. Numer kart odpowiada numerowi aktu zgonu.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu.
Dane z karty zgonu dotyczące daty i miejsca zgonu przeniesiono do aktu zgonu bez błędów.
W aktach zbiorowych do aktów zgonu Nr 15/2007, Nr 46/2007, Nr 56/2007, Nr 58/2007 i Nr 59/2007 znajdują się zezwolenia Prokuratury Rejonowej na pochowanie zwłok - art. 66 ust. 2 prawa o asc.
- Nr (...)1; podstawę sporządzenia aktu zgonu stanowi decyzja Kierownika USC w Grajewie z dnia (...)1Nr (...)1.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu zgonu do księgi polskiej złożyła krewna osoby zmarłej, zamieszkała w Grajewie. A zatem decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni. Adres zamieszkania został potwierdzony przez Ewidencję Ludności i DO UM w Grajewie.
W aktach zbiorowych jest odpis zagranicznego aktu zgonu wydany przez stosowny organ w USA i tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego oraz Apostille.
Ponadto w aktach jest notatka urzędowa z aktu małżeństwa osoby zmarłej.
Podstawa prawna decyzji - art.73 ust.1 prawa o asc - prawidłowa. Pouczenie o środkach zaskarżenia zgodne z obowiązującymi przepisami.
Dane w akcie zgonu wpisano zgodnie z podjętą decyzją.
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.
Jednocześnie wnioskodawczyni wniosła o uzupełnienie aktu zgonu o brakujące dane wymagane prawem polskim. Kierownik USC w Grajewie podjął decyzję w oparciu o art.36 prawa o asc. Bez uwag.
Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu treści aktu zgonu została naniesiona prawidłowo.
Przypiski w akcie zgonu naniesione na bieżąco.
IV. Teczka „Zaświadczenia o wpisach dokonanych w księgach stanu cywilnego lub ich braku", Nr USC.5142..... B 5.
Spis treści jest założony zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną. W 2008 roku zarejestrowano 54 sprawy.
W teczce są podania osób ubiegających się o wydanie w/w zaświadczeń. Odbiór zaświadczeń potwierdzony jest przez wnioskodawców.
Daty wpływu odnotowane na podaniach oraz daty zaświadczeń potwierdzają załatwienie spraw niezwłocznie.
V. Zmiana imion i nazwisk
W 2008 roku Kierownik USC w Grajewie podjął 3 decyzje w sprawie zmiany nazwiska
W USC założona jest teczka pt. „Decyzje w sprawach zmiany imion i nazwisk, USC 5137"
Decyzja Nr (...)1dot. zmiany nazwiska dziecka została opisana przy akcie urodzenia Nr (...)1- bez uwag.
Decyzja Nr (...)1z dnia (...)1dot. zmiany nazwiska nabytego wskutek zawarcia związku małżeńskiego.
Z powodu upływu terminu 3 miesięcy wnioskodawczyni nie skorzystała z przysługującego jej prawa powrotu do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego - art. 59 kr i o, stąd też złożyła wniosek do Kierownika USC w Grajewie o zmianę nazwiska.
Wzmianka dodatkowa w akcie małżeństwa Nr (...)1została naniesiona. Bez uwag.
Nr (...)1z dnia (...)1
Podanie o zmianę nazwiska zostało złożone w Konsulacie Generalnym Rzeczypospolitej Polskiej w Chicago. Wnioskodawczyni zameldowana jest na stałe w Grajewie.
Wniosek dotyczył zmiany nazwiska nabytego wskutek zawarcia związku małżeńskiego, po upływie terminu wynikającego z art. 59 kr i o.
Decyzja została wysłana do KG RP w Chicago celem jej doręczenia wnioskodawczyni.
Bez uwag.
VI. Odpisy skrócone i zupełne
W 2007 roku wydano 5060 odpisów skróconych aktów urodzeń.
Teczka została założona pod numerem USC 5141 pt. „Skrócone odpisy aktów stanu cywilnego"
Sprawdzono sprawy zarejestrowane pod następującymi numerami:
USC 5141 -5050/2007
USC 5141-5020/2007
USC 5141-4920/2007
USC 5141-4880/2007
USC 5141-4380/2007
USC.5141-4250/2007
USC.5141-4100/2007
USC.5141-4000/2007
USC.5141-3950/2007
USC.5141-3090/2007
Na wszystkich wnioskach zarejestrowanych pod ww. numerami umieszczono pieczęć wpływu do USC w Grajewie.
Odbiór odpisów kwitowany jest na podaniach; informacja o opłacie skarbowej umieszczona jest również na podaniach.
Odpisy aktów stanu cywilnego są wydawane z zachowaniem zasad wynikających z art. 83 prawa o asc.
Bez uwag.
Sprawdzono sprawy zarejestrowane pod Nr 1/07, Nr 101/07, Nr 200/07, Nr 391/07, Nr 400/07, Nr 500/07, Nr 600/07, Nr 700/07, Nr 751/07, Nr 800/07, Nr 899/07 , Nr 1000/07 i Nr 1100/07; Bez uwag.
VII. Teczka „Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego", Nr USC.5140... B-5, 2007 rok.
W teczce znajduje się spis spraw, w którym zarejestrowano łącznie 445 spraw.
/ dwa tomy; I - 1-360, II- 361-445/
Sprawdzono;
- Nr (...)1; w aktach jest podanie strony /data wpływu odnotowana na podaniu zgodnie z przepisami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej/.
Z podania wynika konkretne żądanie strony tj. wydania odpisu zupełnego aktu urodzenia . Na podaniu jest podpis wnioskodawcy, a także pokwitowanie i data odbioru dokumentu. Bez uwag.
- Nr (...)1; z wnioskiem o wydanie odpisu zupełnego aktu urodzenia dziecka wystąpił ojciec. Odpis wydano niezwłocznie. Bez uwag.
- Nr (...)1; o odpis aktu urodzenia siostry wystąpił jej brat. Odbiór dokumentu pokwitowany przez wnioskodawcę. Bez uwag.
- Nr (...)1; do USC w Grajewie pocztą wpłynęło podanie mieszkanki Bielska Białej o wydanie odpisu zupełnego aktu urodzenia jej ojca i babci.
Postanowieniem z dnia 18.01.2007 r. przekazano wniosek do Kierownika USC w Goniądzu, właściwego do załatwienia sprawy. Tryb postępowania prawidłowy. Jeden egz. postanowienia otrzymał do wiadomości wnioskodawca.
- Nr (...)1; odpisy zupełne aktów wydano osobom uprawnionym . Bez uwag.
- Nr USC.5140-400/07; o odpis zupełny aktu urodzenia wystąpił Sąd Rejonowy w Grajewie. Wniosek wpłynął do Kierownika USC w Grajewie w dniu 14.11.2007 r. , odpis wysłano dn.14.11.2007 r., a zatem niezwłocznie.
Na tym protokół zakończono.
Ustalenia kontroli omówiono w dniu 28 kwietnia 2008 r. na spotkaniu z Panem Krzysztofem Waszkiewiczem Burmistrzem Miasta Grajewo oraz Panem Ryszardem Wolwark - Sekretarzem Miasta Grajewo.
W podsumowaniu udział wzięła również Pani Ewa Włodkowska - Kierownik USC w Grajewie.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Grajewie, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kontrolowany został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed jego podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.
podpisy kontrolujących:
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
/-/ Halina Okulewicz - kierownik oddziału
/-/Róża Januszkiewicz - inspektor wojewódzki
02.06.2008 r.
podpis kierownika jednostki kontrolowanej:
Urząd Miasta Grajewo
19-200 Grajewo
ul. Strażacka 6A
/-/ Krzysztof Waszkiewicz - Burmistrz Miasta
05.06.2008 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)