Podlaski Urząd Wojewódzki
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Białystok, 17 października 2008 r.
Nr OB.III.RJ.0932-6/08
Pan
Albert Waldemar Litwinowicz
Wójt Gminy Białowieża
Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 18 sierpnia 2008 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Białowieży dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688, Dz.U. z 2007 roku Nr 21 poz. 125), rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów(Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)
Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym przez Pana Wójta Gminy Białowieża - Pana Alberta Waldemara Litwinowicz.
Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez kierownika usc. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.
Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 kr i o wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.
Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono uchybienia w zakresie:
- sporządzenia aktu urodzenia Nr (...)1 skutkiem czego w sposób nieprawidłowy zostało wpisane nazwisko matki dziecka,
- w aktach małżeństw sporządzonych na podstawie zaświadczenia od duchownego potwierdzającego zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wykreślone zostały pozycje „podpisy osób zawierających związek małżeński i świadków
W związku z powyższym uważam za celowe:
- podjęcie decyzji w sprawie sprostowania aktu urodzenia Nr (...)1 w poz. nazwisko matki dziecka z „(...)1 " na „(...)1 ",
- w przyszłej działalności należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość sporządzania aktów małżeństw na postawie zaświadczenia od duchownego. Należy z zaświadczenia przepisywać nazwiska i imiona osób zawierających związek małżeński oraz świadków do aktu małżeństwa poprzedzając ten zapis znakiem /-/
Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.
Z up. Wojewody Podlaskiego
/-/ Andrzej Władysław Gawkowski
Dyrektor Wydziału
Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
1 z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)