PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniach 15-16 marca 2004 roku

Kontrolę w podmiocie w dniach 15 - 16 marca 2004 roku przeprowadziła Alicja Anuszkiewicz starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Środowiska i Rolnictwa na postawie upoważnienia Nr 2/04 z 1 marca 2004 roku. Tematem kontroli była problematyka wynikająca z art.12 ustawy z 15 września 2000 roku (Dz.U. Nr 88, poz.983) związana z realizowaniem zadań statutowych grupy producentów rolnych w zakresie produktu "mięso i jadalne podroby z drobiu - świeże, chłodzone lub mrożone" i § 2 oraz § 10 ust.1 zarządzenia wewnętrznego Nr 3/02 Wojewody Podlaskiego z 9 lutego 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli. Kontrolą objęto takie zagadnienia jak:

1. realizacja zadań podmiotu zgodnych z aktem założycielskim,

2. zmiany w składzie ilościowym członków grupy,

3. spełnianie wymogu sprzedaży całości produktu poprzez grupę,

4. stosowane zasady dostarczania przez członków grupy informacji dotyczących wielkości sprzedaży i cen uzyskiwanych za produkty, z uwagi, na które grupa została powołana a są sprzedawane poza grupą.

Spóldzielnia swoją działalność prowadzi na podstawie statutu i regulaminów wewnętrznych zatwierdzonych przez Walne Zgromadzenie Członków Założycieli w dniu 10.05.2002 roku. Zgodnie ze statutem najwyższym organem Spółdzielni jest Walne Zgromadzenie, natomiast bieżącą działalnością kieruje trzyosobowy Zarząd Spółdzielni a organem kontrolnym jest pięcioosobowa Rada Nadzorcza.

Spółdzielnia jest organizacją dobrowolnie zrzeszającą rolników producentów drobiu, posiada osobowość prawną i działa jako przedsiębiorca poprzez wpis do rejestru przedsiębiorców (aktualny wypis z dnia 26 lutego 2004 roku - załącznik nr 1). Celem Spółdzielni jest tworzenie warunków do prowadzenia produkcji drobiarskiej w gospodarstwach członków i jej rozwoju, działa w ich imieniu i na ich rzecz poprzez umożliwienie zbytu produkcji żywca drobiowego wg. każdorazowo cen negocjowanych. Wg informacji na dzień 15 marca 2004 roku Spółdzielnia zatrudniała 99 osób, w tym 77 pracowników produkcyjnych, 9 pracowników magazynowo- sklepowych i 5 pracowników pracujących bezpośrednio w transporcie.

Kontrolą objęto zakres działalności Spółdzielni w okresie od 24 kwietnia 2003 roku do 12 marca 2004 roku. W trakcie kontroli stwierdzono, że Spółdzielnia na bieżąco reguluje wszystkie zobowiązania wobec jednostek skarbu państwa (zał. nr 2 i 3).

Spółdzielnia zrzesza rolników producentów drobiu, brojlera kurzego i indyczego. Na dzień 15 marca 2004 roku liczyła 17 członków i ta liczba w analizowanym okresie, tj. od dnia wpisu do Rejestru Grup Producentów uległa zmianie o 2 osoby.

W dniu 23 kwietnia 2003 roku dokonano wpisu Spółdzielni do Rejestru Grup Producentów Rolnych i wydano decyzję administracyjną.

W analizowanym okresie odbyło się 5 Walnych posiedzeń, na których podejmowano kilka statutowych decyzji dotyczących w szczególności:

• W dniu 28 czerwca 2003 roku przedstawiono wyniki finansowe za 2002 rok do zatwierdzenia. Wygospodarowany zysk w wysokości xxxx zł, który został poddany głosowaniu a następnie przyjęty i podzielony stosownymi uchwałami (uchwała nr 10/2003 - załącznik nr 4) w następujący sposób: 5% przeznaczyć na fundusz zasobowy i 95% na fundusz rezerwowy. Walne Zgromadzenie wyraziło zgodę i dało upoważnienie Zarządowi na nabycie zabudowanej nieruchomości od innej Spółdzielni. Zakup tej nieruchomości ma pozwolić na swobodny dojazd do magazynów odpadów a w nabywanych budynkach utworzenie Centrum Chłodnictwa. Uzgodniono wartość zakupu tej nieruchomości na kwotę xxx tys. zł i w tej sprawie podjęto uchwałę Nr 11/2003 (zał. nr 5 wraz z listą obecności). W celu dokonania transakcji zakupu zabudowanej nieruchomości niezbędne było dokonanie podwyższenia udziałów poszczególnych członków. Zaproponowano zobowiązanie wszystkich członków Spółdzielni do dokonania wpłat na udziały w wysokości odpowiadającej wielkości produkcji drobiu w ich gospodarstwach. Wszyscy zebrani zaaprobowali powyższe rozwiązanie, które zostało przyjęte - za głosowało 100% obecnych, tj. 15 członków (uchwała Nr 12/2003 rok - załącznik nr 6).

W dokumentach Spółdzielni odnotowano, że w dniu 26.09.2003 roku Zarząd dokonał transakcji kupna aktem notarialnym sporządzonym w Kancelarii Notarialnej działki oznaczonej wyrysem geodezyjnym xxxxxx. Prezes i Wiceprezes wykonujący uchwałę Nr 11/2003 Walnego Zgromadzenia Spółdzielni nabyli zabudowaną budynkami i budowlami działkę o łącznej powierzchni xxxxx i dokonano wpisu do ksiąg wieczystych (załącznik nr 7).

• W dniu 27 września 2003 roku Walne Zgromadzenie wyraziło zgodę i upoważniło Zarząd do dokonywania wszelkich niezbędnych czynności prawnych związanych z obciążeniem hipoteką nieruchomości (uchwała nr 17/03, zał. nr. - 8), udzielił Zarządowi upoważnienia do zaciągania zobowiązań do wysokości xxxx złotych na finansowanie bieżących potrzeb wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej (uchwała Nr 15/03- załącznik nr 9) i podejmowania czynności w toku postępowania układowego z dłużnikiem (uchwała Nr 16 - załącznik nr 10).

• W dniu 9 grudnia 2003 roku Walne Zgromadzenie poświęcone było sprawom związanym z postępowaniem układowym xxxx jak i możliwość dalszej modernizacji Zakładu z udziałem środków z programu SAPARD.

• W dniu 14 stycznia 2004 roku Walne Zgromadzenie upoważniło Zarząd Spółdzielni do przyjęcia propozycji układowych dłużnika xxxxx uchwała nr 4/04 załącznik nr 11) i zaciągnięcie kredytu do wysokości 10 mln złotych na realizację inwestycji refundowanych z programu SAPARD ( uchwała nr 3/04 załącznik nr 12).

W okresie objętym kontrolą Zarząd Spółdzielni zaciągnął kredyt inwestycyjny (z dopłatą ze środków Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w ramach linii GP) w wysokości xxxxx 8 letnim terminem spłaty, w tym z roczną karencją w spłacie rat kapitałowych. Kredyt był realizowany w dwóch transzach, tj. 25 maja 2003 roku w wysokości xxx. zł i 8 października 2003 roku w wysokości xxxx tys. zł i przeznaczony został na realizację zamierzeń inwestycyjnych związanych z zakupem ubojni - budynek, linie technologiczne oraz maszyny i urządzenia chłodnicze. Podczas kontroli stwierdzono, że środki finansowe z kredytu zostały dobrze wykorzystane, a zamontowane maszyny i linie technologiczne wykorzystywane już są w procesie przetwórczym. Część maszyn i urządzeń w okresie objętym kontrolą została zakupiona ze środków własnych Spółdzielni ( załącznik nr 13). Zamierzeniem Zarządu jest przygotowanie zakładu do możliwości sprzedaży wyrobów na rynek UE. W tym celu podjęte zostały już niezbędne działania do wdrożenia systemu HACCP i spełnienia warunków weterynaryjnych umożliwiających eksport na rynku unijne.

Ubój w Zakładzie rozpoczęto dopiero po zakończeniu realizacji inwestycji tj. 12 grudnia 2003 roku. Wcześniej ubój dokonywany był usługowo w xxxxxxxx a w Zakładzie jedynie dokonywano rozbioru i sprzedaży, co znacznie podrażało produkcję.

Raz na kwartał ustalany jest harmonogram sprzedaży żywca drobiowego dla członków grupy do Spółdzielni. Harmonogram jest ustalany tak, aby ubój mógł być dokonywany systematycznie z zachowaniem ciągłości dostaw (zestawienie zakupu żywca w kg za miesiąc luty - załącznik nr 14). Ustalany jest również harmonogram wstawienia piskląt do tuczu w gospodarstwach członków grupy oraz zakupy asortymentowe pasz z terminami dostaw bezpośrednio do poszczególnych gospodarstw rolnych.

Wg. oświadczenia Prezesa bardzo ściśle przestrzegane są terminy wstawień piskląt do tuczu i następnie ich odbiór przez Spółdzielnię. Bez zachowania tych rygorów nie byłaby możliwa harmonijna działalność Spółdzielni. Za miesiąc luty 2004 rok średni dzienny ubój kurczaków wyniósł xxxxx sztuk. Natomiast indyk żywy sprzedawany jest do xxxxxxxxxxxxx. Na podstawie stosowanych harmonogramów sprzedaży żywca dokonywane są również rozliczenia finansowe z poszczególnymi członkami grupy. W statucie został ustalony 50 dniowy okres rozliczania się Spółdzielni ze swoimi dostawcami - członkami grupy. W okresie objętym kontrolą nie stosowano odchyleń od ustalonych zasad. W związku z tym istnieje zachowany system kontrolny, co do wielkości produkcji w poszczególnych gospodarstwach członków grupy. Z przedstawionych do wglądu podczas kontroli dokumentów (harmonogramów wstawień piskląt do tuczu i faktur), wynika, że całość wyprodukowanego żywca sprzedawana była poprzez Spółdzielnię i nie były od tej zasady stosowane odstępstwa.

Zarząd Spółdzielni w analizowanym okresie podejmował również działania na rzecz obniżania kosztów produkcji przez członków grupy polegające między innymi na zakupie piskląt do tuczu brojlera kurzego i indyczego oraz pasz pełnoporcjowych niezbędnych w ich żywieniu. Dokonywane były również przez Spółdzielnię opłaty za badania przedubojowe i świadectwa zdrowia zwierząt. Ze środków Spółdzielni został zakupiony sprzęt do dezynfekcji kurników, zakupywane są systematycznie środki do dezynfekcji i usługi dla członków są wykonywane po kosztach własnych.

Z informacji uzyskanych od Pana Prezesa wynika, że nie są świadczone usługi związane z ubojem zwierząt innym rolnikom niebędącymi członkami grupy producenckiej. Natomiast w niewielkich ilościach nieprzekraczających 15% prowadzony był hurtowy zakup żywca i następnie jego sprzedaż. W analizowanym okresie Spółdzielnia nie prowadziła kredytowania swoich członków ze względu na ograniczone środki finansowe i duże potrzeby finansowe w zakresie inwestowania w dostosowywanie Spółdzielni do wymogów rynkowych. Natomiast przyszłościowo nie wykluczają możliwości tworzenia odpowiednich funduszy i kredytowania swoich członków.

W okresie objętym kontrolą nie odnotowano wnoszenia na piśmie przez członków grupy żadnych skarg i wniosków na działalność organów Spółdzielni oraz nie postulowano o zwołanie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Nie stwierdzono również przypadków udzielania pełnomocnictw innym osobom poza osobami wymienionymi w statucie do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością gospodarczą podmiotu.

W dniu 27 stycznia 2004 roku Spółdzielnia zwróciła się do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z wnioskiem o płatność za założenie i wsparcie działalności administracyjnej grupy producentów rolnych za 2003 rok na kwotę xxxxxxxxx zł (załącznik nr 15). Pierwszy wniosek Spółdzielni za okres od 24 kwietnia do 30 września 2003 roku został przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa rozpatrzony pozytywnie i grupa otrzymała zaliczkę na poczet rozliczenia końcowego w wysokości xxxxxx zł. Natomiast do pełnego rozliczenia przez Agencję pozostała kwota w wysokości xxxxxx zł, która do dnia kontroli nie wpłynęła na konto Spółdzielni.

Stosownie do uchwały Nr 12/2003 podjętej na Walnym Zgromadzeniu o wykupie dodatkowych udziałów w Spółdzielni, Rada Nadzorcza w dniu 1 marca 2004 roku podjęła uchwałę Nr 2 i 3/2004 (załącznik nr 16 i 17) o wykluczeniu Pana xxxx i Pana xxxx ze Spółdzielni. W dniu 21 stycznia 2004 roku pismem (załącznik nr 18 i 19) Rada Nadzorcza wezwała do wpłaty przez Pana xxxxxxx zł i Pana xxxxxxxx zł. Zainteresowane osoby zostały również poinformowane, że w sytuacji nie wywiązania się z podjętego obowiązku Rada Nadzorcza podejmie uchwałę o wykluczeniu z członków Spółdzielni. Pomimo wezwania do wpłaty powyższych kwot, zainteresowane osoby nie dopełniły formalności. W związku z tym wymienione osoby decyzją Zarządu zostały pozbawione członkostwa i według stanu na 15 marca liczba członków grupy wynosiła 17 osób.

W trakcie kontroli stwierdzono, ze dokumenty związane z funkcjonowaniem grupy znajdowały się w rozproszeniu, w różnych miejscach, co utrudniało sprawne prowadzenie kontroli.

Kontrolującemu nie udało się uzyskać pełnego bilansu za 2003 rok. Jedynie pozyskano niepełne informacje z księgowości odnoszące się do wielkości przychodów w okresie maj - grudzień 2003 roku na poziomie xxxxx zł, natomiast przychody ze sprzedaży elementów mięsa i żywca drobiowego w okresie maj - grudzień 2003 roku ukształtowało się na poziomie xxxx zł, - co stanowiło xxx% wielkości przychodów ze sprzedaży produktów, dla których została utworzona grupa.

W trakcie kontroli dokonano lustracji warunków współpracy rolnika ze Spółdzielnią i produkcji bezpośrednio w gospodarstwie Pana xxxxxxxxxx i Pana xxxxxxxx. Stwierdzono w obu gospodarstwach trwającą produkcję brojlera kurzego w ilości 60 tys. sztuk w każdym. W trakcie rozmowy z zainteresowanymi rolnikami potwierdziło się, że całość wyprodukowanego żywca drobiowego jest przez Spółdzielnię odbierana w ściśle wyznaczonych terminach zgodnych z wcześniej ustalonymi harmonogramami dostaw. Ponadto w trakcie bezpośredniej rozmowy rolnicy nie wnosili uwag do zasad współpracy.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden po podpisaniu pozostaje w Spółdzielni a drugi w Wydziale Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.

Sokółka 2004.04.

Załącznik plik

Kontrolowany: Kontrolujący

Alicja Anuszkiewicz

starszy inspektor wojewódzki

Białystok. 2004.04.28

ŚR.VI.0932/2/04

Pan

Alfred Gruszyński

Prezes

Spółdzielni Producentów Drobiu

"EKO - GRIL" w Sokółce

Wystąpienie pokontrolne:

W dniach 15 i 16 marca 2004 roku Alicja Anuszkiewicz - starszy inspektor w Wydziale Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku przeprowadziła na podstawie upoważnienia nr 2/04 z 1 marca 2004 roku( z upoważnienia Wojewody Podlaskiego podpisane przez Dyrektora Wydziału Środowiska i Rolnictwa) kontrolę problemową
w zakresie:

1. realizacji zadań podmiotu zgodnych z aktem założycielskim,

2. zmian w składzie ilościowym członków grupy,

3. spełnianie wymogu sprzedaży całości produktu poprzez grupę,

4. zasad dostarczania przez członków grupy informacji dotyczących wielkości sprzedaży i cen uzyskiwanych za produkty, z uwagi, na które grupa została utworzona, a są sprzedawane poza grupą.

W związku z przeprowadzoną kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokóle podpisanym w dniu 7 kwietnia 2004 roku, Wydział Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, stosownie do § 2 ora § 10 ust. 1 zarządzenia wewnętrznego Nr 3/02 Wojewody Podlaskiego
z dnia 9 lutego 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli oraz art. 12 ustawy z dnia 15 września 2000 roku o grupach producentów rolnych i ich związkach oraz zmianie innych ustaw (Dz. U. Nr 88, poz. 983), przekazuje niniejsze wystąpienie pokontrolne.

Spółdzielnia Producentów Drobiu "EKO - GRIL" prowadziła działalność na podstawie statutu i regulaminów wewnętrznych zatwierdzonych przez Walne Zgromadzenie Członków Założycieli w dniu 10 maja 2002 roku, ustawy z dnia 15 września 2000 roku o grupach producentów rolnych oraz zmianie innych ustaw (Dz. U. Nr 88, poz. 983) i ustawy z dnia 16 września 1982 roku Prawo Spółdzielcze.

Spółdzielnia Producentów Drobiu "EKO - GRIL" realizowała swoje zadania poprzez:

1. zawieranie umów z członkami - producentami umów członkowskich określających obowiązujące ich zasady produkcji, jakości i ilości produktu oraz sposobu przygotowywania ich do sprzedaży,

2. wpływanie na wzrost produkcji w gospodarstwach jej członków
   i podnoszenie jej jakości, ze szczególnym uwzględnieniem zastosowania technologii proekologicznych,

3. świadczenie pomocy członkom - producentom w zakresie zaopatrzenia w środki produkcji,

4. świadczenie członkom - producentom specjalistycznych usług rolniczych oraz stałego doradztwa technologicznego.

Z ustaleń kontroli wynika, że techniczne wykonywanie poszczególnych zadań realizowane było zgodnie z obowiązującym statutem i na dobrym poziomie, z dużym zaangażowaniem Rady Nadzorczej i Zarządu.

Niemniej jednak kontrola wykazała pewne jeszcze braki pod względem organizacyjno - administracyjnym polegające głównie na rozproszeniu dokumentacji w podmiocie. Brak było jednoznacznego rozdzielenia, dokumentowania spraw i gromadzenia obowiązującej dokumentacji
w poszczególnych jego organach.

Przedstawiając powyższą ocenę i uwagi Wydział Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego wnosi o:

1. Rozdzielenie spraw i właściwa archiwizację dokumentacji Rady Nadzorczej, Zarządu i Walnego Zgromadzenia,

2. Przyporządkowanie konkretnym osobom do stałych obowiązków służbowych prowadzenie dokumentacji w poszczególnych organach,

3. zwiększenie nadzoru przez Zarząd nad całością spraw administracyjnych realizowanych przez podmiot.