Protokół

kontroli problemowej

przeprowadzonej w Wydziale Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Sejneńskiego.

Kontrolę w dniach 20 i 27 kwietnia 2004 roku przeprowadził zespół kontrolny Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku:

Temat kontroli:

Przestrzeganie i stosowanie przepisów ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne przez administrację geodezyjną i kartograficzną, a w szczególności:

Kontrolą objęto n/w okresy działalności jednostki:

W trakcie kontroli zbadano:

na podstawie następujących przepisów prawnych:

Obowiązki kierownika jednostki kontrolowanej pełni Starosta Powiatu Kolneńskiego Pan Stanisław Wiszowaty, powołany Uchwałą Nr II/10/02 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia 20 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Starosty Kolneńskiego.

Natomiast funkcję Skarbnika Powiatu Kolneńskiego pełni Pani Dorota Waszkiewicz powołana Uchwałą Nr III/9/98 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia 11 grudnia 1998 roku w sprawie powołania Skarbnika Powiatu,

Wyjaśnienia w zakresie spraw związanych z prowadzeniem zasobu geodezyjnego i kartograficznego, naliczania opłat za jego udostępnianie oraz zakładania osnów szczegółowych składali:

Wyjaśnień w sprawie organizacji, trybu i zakresu działania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej Starostwa Powiatowego w Kolnie udzielali:

Wyjaśnień w zakresie dysponowania środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym i środkami dotacji budżetowej przeznaczonymi na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielała Pani Dorota Waszkiewicz Skarbnik Powiatu.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono co następuje :

Zadania Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami określono w §21 załącznika do Uchwały Nr XXV/149/2000 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia 8 grudnia 2000 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kolnie. Zadania te to między innymi: prowadzenie zasobu geodezyjnego i kartograficznego, prowadzenie ewidencji gruntów i budynków, zakładanie osnów szczegółowych, uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, zakładanie i aktualizacja mapy zasadniczej. W wymienionym paragrafie regulaminu określono także, że wydziałem kieruje Geodeta Powiatowy. Obowiązki Geodety Powiatowego powierzono Panu mgr inż. Krzysztofowi Andrzejowi Kowalczykowi. Ustalono, że posiada on wyższe wykształcenie geodezyjne (dyplom Akademii Rolniczo - Technicznej w Olsztynie), legitymuje się uprawnieniami zawodowymi Nr 11929 do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresie 1, 2, ukończył studia podyplomowe z zakresu szacowania nieruchomości, posiada także wymagany staż pracy w urzędach administracji publicznej. Powyższe wskazuje, że osoba zatrudniona w kontrolowanej jednostce na stanowisku Geodety Powiatowego spełnia wymagania określone przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 maja 1999 roku.

Z opisu schematu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kolnie, stanowiącego załącznik nr 1 do regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kolnie wynika, iż nadzór nad realizacją zadań z zakresu geodezji i kartografii sprawuje Wicestarosta. Nie jest to zgodne z postanowieniami art. 6a ust.1 pkt.2 lit.b ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne.

W kontrolowanej jednostce zadania z zakresu geodezji i kartografii wykonuje 7 osób (załącznik 1 do protokołu), z czego 4 osoby posiada uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii.

Do kontrolowania opracowań włączanych do zasobu geodezyjnego i kartograficznego upoważniono osoby posiadające uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii z zakresów odpowiadających zakresom kontrolowanych opracowań:

Funkcję przewodniczącego Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej pełni Kazimierz Szwarc legitymujący się wymaganymi uprawnieniami zawodowymi w tym zakresie (Nr 1459, zakres 1, 2, 3, 6). Prowadzenie obsługi kancelaryjno - technicznej Zespołu należy do Pani Doroty Iwony Sawickiej.

II. Prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Ustalono, że w okresie objętym kontrolą zarejestrowano 1645 spraw, które dotyczyły udostępniania zasobu geodezyjnego i kartograficznego na zgłoszenia prac geodezyjnych, na zamówienia na materiały do wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych nie podlegających zgłoszeniu oraz na zamówienia na materiały do wykonania operatów szacunkowych.

Celem dokonania oceny kontrolowanej jednostki w zakresie realizacji przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku, skontrolowano sposób załatwienia wyszczególnionych poniżej zgłoszeń prac geodezyjnych
i kartograficznych:

7. 1601-12/2004, mapa do celów projektowych, obręb Zimna, działka nr 159/10 i 159/6
- praca wykonana przez firmę „GEOMETR” Usługi Geodezyjne.

Dokumentację techniczną powstałą w wyniku wykonania prac geodezyjnych
i kartograficznych przyjmowano do ośrodka na podstawie wniosku wykonawcy. Następnie dokumentację geodezyjną, przed włączeniem jej do zasobu, kontrolowano pod względem jakości, kompletności oraz zgodności wykonanych prac z obowiązującymi przepisami ustawy i aktami wykonawczymi.

W wyniku sprawdzenia sposobu załatwienia spraw wyszczególnionych powyżej, stwierdzono, że kontrolę dokumentacji geodezyjnej przeprowadzano z zachowaniem terminów przewidzianych przepisami §9, ust.4 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku.

W toku kontroli stwierdzono, iż materiały powstałe w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych na bieżąco były przekazywane do zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Kolnie.

Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą podejmowane były przez jednostkę działania mające na celu - przekształcanie analogowych map ewidencyjnych do postaci numerycznej. W zasobie funkcjonują numeryczne mapy ewidencji gruntów i budynków powstałe w wyniku modernizacji ewidencji gruntów i budynków na obszarze miast Kolno i Stawiski oraz obrębów wiejskich Dzierzbia, Zimna, Dudy Nadrzeczne - ogółem na obszarze 4679 ha. Ponadto na obszarze 5509 ha (15 obrębów wiejskich) funkcjonuje mapa ewidencji gruntów powstała w wyniku wektoryzacji rastra.

Podczas kontroli dokumentacji technicznej powstałej w wyniku wykonania wyszczególnionych powyżej prac geodezyjnych, stwierdzono, iż wynikami pomiarów na bieżąco nie aktualizowano dokumentów zasobu tj. mapy ewidencji gruntów i budynków funkcjonującej w zasobie w formie numerycznej - powyższe dotyczy prac zarejestrowanych pod Nr KERG 1659-7/2002, 1717-5/2003. Na mapach numerycznych nie oznaczano funkcji użytkowej budynków, bądź oznaczenia te nie odpowiadały oznaczeniom zawartym na szkicach polowych - powyższe dotyczy prac zarejestrowanych pod nr KERG 1717-14/2003,
1601-12/2004. Zgłoszenia prac geodezyjnych przedkładane do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej nie były wypełniane przez wykonawców w części dotyczącej informacji o wykonawcy, a także przez ośrodek dokumentacji - w części potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia - powyższe dotyczy spraw zarejestrowanych pod nr KERG 1717-36/2003, 1601-12/2004 roku.

Ustalono, iż dokumentację z wykonania wymienionych na wstępie prac geodezyjnych, przed włączeniem do zasobu, opatrzono klauzulami nr 1 i 2, o których mowa w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 roku.

2. Naliczanie opłat za czynności związane z prowadzeniem zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Ocenę kontrolowanej jednostki w zakresie naliczania opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji z zasobu dokonano na podstawie rozliczeń wymienionych poniżej zamówień:

W wyniku sprawdzenia naliczania wymienionych powyżej zamówień stwierdzono, iż opłaty naliczano prawidłowo tj. zgodne z przepisami rozporządzeń Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 14 listopada 2000 roku oraz rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 19 lutego 2004 roku.

Zarządzeniem Nr 11/2001 Starosty Kolneńskiego z dnia 4 października 2001 roku w sprawie powołania Zespołu do spraw uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na obszarze powiatu kolneńskigo, wydanym na podstawie przepisów § 20 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 02 kwietnia 2001 roku, powołany został Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej. W zarządzeniu tym określono, że funkcję Przewodniczącego Zespołu pełni Kazimierz Szwarc. W §4 zarządzenia określono, iż na czas nieobecności przewodniczącego Zespołu, funkcję tę będzie pełnić Krzysztof Kowalczyk - Geodeta Powiatowy.

Jako członkowie stali ZUDP, wymienieni zostali:

W § 3 zarządzenia określono, że Zespół działa przy Staroście Kolneńskim, a jego obsługę techniczną zapewnia Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Kolnie.

W § 5 wymienionego zarządzenia stwierdza się, iż tryb pracy i zakres działania Zespołu określa regulamin, stanowiący załącznik do Zarządzenia, w którym określono, że posiedzenia zespołu odbywają się dwa razy w miesiącu, to jest w każdą pierwszą i trzecią środę od godziny 10⁰⁰, a w razie przypadającego dnia wolnego, w dniu następnym.

W toku kontroli ustalono, iż dla uzgadnianych projektów prowadzony jest dziennik zgłoszeń. Każdemu przedkładanemu do uzgodnienia wnioskowi nadawany jest kolejny numer wynikający z tegoż dziennika. W okresie objętym kontrolą Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej uzgodnił 123 lokalizacje projektowanych sieci uzbrojenia terenu - odpowiednio w roku 2002 - 59 spraw, w roku 2003 - 64 sprawy i w roku 2004 - 0 spraw. Podstawą prowadzenia uzgodnień jest funkcjonująca w zasobie ośrodka mapa zasadnicza. Ustalono, iż uzgadniane projekty usytuowania sieci uzbrojenia terenu dotyczące miast Kolno i Stawiski rejestrowano na nakładce „R” mapy zasadniczej, zaś projekty dotyczące gmin Kolno, Mały Płock, Stawiski, Grabowo i Turośl - na mapach zasadniczych i mapach koordynacyjnych prowadzonych w formie analogowej.

W toku badania dokumentacji formalno - prawnej Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej stwierdzono następujące nieprawidłowości:

W celu zbadania terminowości załatwiania wniosków w sprawie uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu oraz przestrzegania zasad załatwiania tych spraw, skontrolowano projekty uzgodnione następującymi numerami opinii:

W wyniku kontroli w/w spraw stwierdzono następujące uchybienia:

Ocenę prawidłowości naliczenia opłat za czynności związane z uzgodnieniem projektowanych sieci uzbrojenia terenu dokonano na podstawie kontroli sposobu naliczenia opłat za uzgodnienia wyszczególnione w punkcie 2, niniejszego rozdziału. W wyniku powyższego stwierdzono, że opłaty te naliczano prawidłowo.

Opłaty za uzgodnienia nietypowe określono w Zarządzeniu Starosty Kolneńskiego Nr 1/01 z dnia 18 stycznia 2001 roku.

Z informacji Geodety Powiatowego w sprawie osnów szczegółowych (załącznik 2 do protokołu) wynika, że w okresie objętym kontrolą nie prowadzono prac związanych z założeniem osnowy szczegółowej III kl. jak również nie podjęto prac związanych z przeliczaniem na układ „2000” współrzędnych punktów osnowy szczegółowej III klasy oraz osnowy pomiarowej. Zgodnie z informacją zawartą w wymienionym piśmie - w 2004 roku planuje się założyć około 500 punktów osnowy szczegółowej III klasy na terenie gmin Turośl i Mały Płock.

Plan finansowy Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym
i Kartograficznym na 2002 rok zatwierdzony został Uchwałą Nr XXXIX/235/02 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia 4 marca 2002 roku w sprawie budżetu powiatu na 2002 rok.

Zmiany do w/w planu wprowadzono Uchwałą Nr XLII/249/02 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia 25 czerwca 2002 roku.

Ustalono, że przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2002 wyniosły 212 770 zł, w tym dotacja z Centralnego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w kwocie
45 000 zł.

Zgodnie ze sprawozdaniem rocznym Rb-33 (załącznik 3 do protokołu) wydatki Funduszu w 2002 roku wyniosły 203 786 zł. W ramach wymienionej kwoty finansowano następujące zadania:

Plan finansowy Powiatowego Funduszu na rok 2003 zatwierdzono Uchwałą
Nr V/25/03 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia 6 lutego 2003 roku w sprawie budżetu powiatu na 2003 rok.

Zmiany do w/w planu wprowadzono Uchwałą Nr XII/53/03 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia 14 listopada 2003 roku

Przychody Funduszu za rok 2003 wykazane w sprawozdaniu Rb-33 (załącznik 4 do protokołu) wyniosły 250 906 zł, w tym dotacja z Wojewódzkiego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w kwocie - 10 000,00 zł.

Jako wydatki Funduszu wykazano:

Razem wydatki poniesione z funduszu w roku 2003 wyniosły 222 771 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono, iż kwoty przychodów za rok 2002 tj. wykazana w sprawozdaniu Rb-33 i notach księgowych wystawionych Marszałkowi Województwa jako suma przychodów za poszczególne kwartały 2002 roku - są różne. Kwota przychodów wykazana w sprawozdaniu Rb-33 pomniejszona o dotację to 176 684 zł. Natomiast kwota ta wyliczona jako suma przychodów wykazanych w notach księgowych za poszczególne kwartały 2002 roku to 178 987 zł. Od kwoty 178 987 zł wyliczono należne wpłaty na fundusze Centralny i Wojewódzki. Powyższe jest niezgodne z zapisem art. 41 ust.2 i 3 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne, gdyż na Centralny i Wojewódzki Fundusz należy przekazywać po 10 % wpływów Funduszu Powiatowego. Zgodnie z danymi sprawozdania Rb-33 za rok 2002 kwota ta powinna wynosić 33 554 zł.

Wysokość kwot przekazanych Marszałkowi Województwa za poszczególne kwartały 2002 roku przedstawia poniższe zestawienie:

Razem 17 898,79 zł i 17 898,79 zł = 35 797,58 zł.

Informacje o wysokości przychodów funduszu za poszczególne kwartały 2002 roku przesłano Marszałkowi Województwa w terminach: 8 kwietnia 2002 roku, 4 lipca 2002 roku, 4 października 2002 roku, 8 stycznia 2003 roku.

Należne kwoty za poszczególne kwartały 2002 roku przekazano na fundusze: Centralny i Wojewódzki przelewami: z dnia 8 kwietnia 2002 roku, 8 lipca 2002 roku,
4 października 2002 roku i 10 stycznia 2003 roku.

Wpływy Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2003 wykazane w sprawozdaniu Rb-33 wyniosły 240 906 zł.
Kwota ta wykazana w notach księgowych przesłanych jako informacja do Marszałka Województwa to 240 889, 79 zł. Stosownie do zapisu §8 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku, informacje w tej sprawie Marszałkowi Województwa przesłano w terminach: 8 kwietnia 2003 roku, 3 lipca 2003 roku, 7 października 2003 roku, 9 stycznia 2004 roku.

Należne kwoty za poszczególne kwartały 2003 roku przekazano na fundusze: Centralny i Wojewódzki przelewami: z dnia 17 kwietnia 2003 roku, 3 lipca 2003 roku,
7 października 2003 roku i 12 stycznia 2004 roku.

Wysokość tych kwot wyszczególniono poniżej:

Razem: 24088,97 zł i 24088,97 zł = 48177,94 zł

Na podstawie powyższego stwierdza się, że w okresie objętym kontrolą i przekazanie należnych kwot na Fundusze Centralny i Wojewódzki odbyło się z zachowaniem zasad wynikających z przepisów art. 41, ust. 3 i 3a ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne. Także informacje o wysokości przychodów Funduszu Powiatowego przesłano w terminach określonych przepisami §8 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku.

Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą - zakupy usług przez kontrolowaną jednostkę, dokonywane były z zastosowaniem zasad wynikających z przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Najczęściej stosowanym trybem udzielania zamówień publicznych był przetarg nieograniczony.

W wyniku przeprowadzonej kontroli, nie stwierdzono by w przetargach o udzielanie zamówień publicznych jako oferenci uczestniczyli pracownicy Starostwa realizujący zadania z zakresu geodezji i kartografii.

Dotacje udzielone kontrolowanej jednostce na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych w roku 2002 wyniosły:

Ze środków dotacji działu 710, rozdział 71013 i 71014 sfinansowano prace geodezyjne z zakresu aktualizacji budynków i użytków gruntowych oraz sporządzono numeryczną mapę ewidencji gruntów i budynków dla miasta Stawiski. Zamówienia tego dokonano w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 30 tyś. EURO.

W 2003 roku na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielono następujących dotacji:

Ze środków dotacji rozdziału 71013 i 71014 za kwotę 90000 zł. sfinansowano w części sporządzenie 277 arkuszy wektorowej mapy ewidencji gruntów dla 143 obrębów powiatu kolneńskiego oraz przygotowanie danych geometrycznych opisujących działki ewidencyjne w formie plików komputerowych, sformatowanych zgodnie ze standardami SWDE. Zamówienia dokonano w trybie przetargu nieograniczonego o wartości powyżej 30000 EURO.

W przetargach o udzielenie powyższych zamówień nie uczestniczyli jako oferenci pracownicy Starostwa wyszczególnieni w załączniku 1 do protokołu.

Z ustaleń kontroli wynika, że zadania z zakresu geodezji i kartografii w kontrolowanej jednostce realizuje 7 osób (załącznik 1 do protokołu), z czego 4 osoby posiadają uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii. W wyniku sprawdzenia bazy danych systemu „Ośrodek” w zakresie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych od 1 stycznia 2003 roku do 31.12.2003 roku, ustalono, że prace geodezyjne w tym okresie zgłaszały osoby wymienione pod pozycją 3 i 4 załącznika 1 do protokołu. Jak wynika z zakresu czynności osoby te zatrudnione są na stanowisku inspektora powiatowego w Wydziale Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami. Do zakresu obowiązków osoby wymienionej pod pozycją 3 należy prowadzenie i obsługa zasobu geodezyjno - kartograficznego z wyłączeniem ewidencji gruntów, natomiast do zakresu obowiązków osoby wymienionej pod pozycją 4 należy między innymi - prowadzenie ewidencji gruntów i budynków, sporządzanie zestawień rocznych oraz przygotowanie zaświadczeń i informacji z tego zakresu. W okresie objętym kontrolą w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Kolnie osoba wykazana pod pozycją 3 zgłosiła 25 prac geodezyjnych, a osoba wykazana pod pozycją 4 zgłosiła 17 prac geodezyjnych. W odniesieniu do pozostałych osób wymienionych w załączniku 1 do protokołu nie stwierdzono by zgłaszały one prace geodezyjne w okresie objętym kontrolą.

Z informacji przekazanej do tut. Urzędu (załącznik 5 do protokołu) wynika, że pracownicy wymienieni w załączniku nr 1 do protokołu pod pozycją 3 i 4 złożyli oświadczenie z art. 18a ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych.

Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli wpisali się do książki kontroli zewnętrznych Starostwa Powiatowego w Kolnie.

Starostę Kolneńskiego poinformowano o prawie do zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole, a także do składania wyjaśnień odnoszących się do stwierdzonych nieprawidłowości - w terminie 7 dni od dnia podpisania protokółu.

Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz pozostawiono w jednostce kontrolowanej.

Białystok, 14 maj 2004 roku