Sprawozdanie
z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Zabłudowie
w dniu 16 kwietnia 2004 r.
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Zabłudowie, wchodzący w skład Urzędu Miejskiego w Zabłudowie [art.5 a ust.1 ustawy - prawo o aktach stanu cywilnego].
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miejskiego w Zabłudowie.
Regon Urzędu Miejskiego 000 531 022 NIP 542-020-78-74.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Mieczysław Ładny - Burmistrz Zabłudowa, wybrany w wyborach bezpośrednich, które odbyły się dnia 27.10.2002 roku.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Zabłudowie jest Pani Maria Zdanowicz.
Kontrolę przeprowadziła Pani Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia Nr 11/04 podpisanego przez Pana Andrzeja W. Gawkowskiego - Dyrektora w/w Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; 15-213 Białystok,
ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego województwa podlaskiego
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;
- art.8 ust.3 ustawy - prawo o aktach stanu cywilnego [Dz.U. Nr 36,poz.180 z późn. zm.] i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia
oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów [Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.].
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 3/02 z dnia 19 lutego 2002 r.
Realizacja zadań wynikających z ustawy;
z dnia 29 września 1986 r.- prawo o aktach stanu cywilnego - Dz.U. Nr 36, poz.189
z późn. zm.
oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia
oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów [Dz.U. Nr 136, poz.884 z późn. zm.].
Osoba kontrolująca wpisała się do książki kontroli w Urzędzie Miasta w Zabłudowie
pod Nr 3 /04.
Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Maria Zdanowicz - Kierownik USC
w Zabłudowie.
I. Księgę urodzeń i akta zbiorowe za lata 2000 - 2004.
W 2000 roku sporządzono 2 akty urodzenia;
- Jeden z aktów został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Zabłudowie podjętej w oparciu o art. 73 ust.1 ww.ustawy. Decyzja dotyczyła osoby, która przybyła do Polski w ramach repatriacji.
Oceny dokumentów i czynności Kierownika USC w Zabłudowie dokonali pracownicy Wydziału w trakcie załatwiania spraw związanych z przyjazdem repatriantów do Polski
w 2000 r.
W aktach zbiorowych do tego aktu urodzenia znajduje się 1 egz. decyzji, podanie wnioskodawcy, odpis aktu zagranicznego i jego tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego /§ 9 ww.rozporządzenia/.
Akt wypisany zgodnie z orzeczeniem organu. Przypiski naniesione na bieżąco.
Do aktu sporządzonego na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w B. uwag
nie zgłoszono. Dokument stanowiący podstawę sporządzenia aktu znajduje się w aktach zbiorowych.
W 2001 roku sporządzono 5 aktów urodzenia;
Podstawę sporządzenia 4 aktów stanowiły decyzje Kierownika USC w Zabłudowie podjęte w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc.
W każdym przypadku decyzje podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy /gmina Zabłudów/ - art. 13 ustawy.
Wnioski złożyły osoby uprawnione. Na podaniach jest odnotowana data wpływu dokumentu do USC, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej.
Daty wpływu i podjęcia decyzji wskazują na niezwłoczne załatwienie spraw - /art. 35 KPA/
W aktach zbiorowych do każdego aktu urodzenia są wymagane dokumenty m.in.. odpis zagranicznego aktu urodzenia oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego,
a także dokumenty potwierdzające tożsamość rodziców, pochodzenie dziecka z małżeństwa tj. odpis skrócony aktu małżeństwa rodziców dziecka, odpis skrócony aktu urodzenia matki dziecka, kopia z dowodu osobistego.
W aktach zbiorowych do aktu urodzenia dziecka nie pochodzącego z małżeństwa znajduje się oświadczenie o uznaniu dziecka przez ojca za zgodą matki. Adnotacja o uznaniu dziecka
w akcie urodzenia naniesiona prawidłowo.
Decyzje od strony merytorycznej i prawnej nie budzą wątpliwości.
Akty urodzeń wypisano zgodnie z orzeczeniem zawartym decyzji.
Strony pokwitowały odbiór decyzji.
Znaki opłaty skarbowej są naklejone i skasowane na podaniu /nie sprawdzano, czy pobrano je w odpowiedniej wysokości/.
Jeden z czterech aktów urodzeń wpisanych na podstawie decyzji Kierownika USC
w Zabłudowie dotyczy repatrianta i sposób jego sporządzenia uzgadniany był z pracownikiem Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji.
Ostatni w roku 2001 akt urodzenia wpisany został w księdze na podstawie decyzji Kierownika USC w Białymstoku podjętej w trybie art. 34 ustawy prawo o asc. Właściwym do wydania decyzji był Kierownik USC miejsca zamieszkania wnioskodawcy /art.13 ustawy/, który całość dokumentacji wraz z decyzją przesłał do USC miejsca sporządzenia aktu
w zaginionej księdze tj. do USC w Zabłudowie, w celu dokonania wpisu do bieżącej księgi stanu cywilnego.
Akt urodzenia wypisano prawidłowo.
W 2002 roku wpisano w księdze 21 aktów urodzenia.
Akty urodzeń od Nr 1 do Nr 20 dotyczą repatriantów. Wpisane zostały na podstawie decyzji Kierownika USC w Zabłudowie. Bez uwag.
Podstawę sporządzenia jednego aktu urodzenia stanowiło zgłoszenie urodzenia noworodka wydane przez SP ZOZ Woj. Stację Pogotowia Ratunkowego w Białymstoku. Akt urodzenia sporządził organ właściwy ze względu na miejsce urodzenia dziecka /Rafałówka, gm. Zabłudów/.
W aktach zbiorowych jest zgłoszenie urodzenia noworodka podpisane na str.2 przez ojca dziecka i Kierownika USC oraz notatka z aktu małżeństwa rodziców dziecka , który znajduje się w Zabłudowie /art.41 ust.2 ustawy i § 8 ust.1 rozporządzenia/.
Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonał jego ojciec /art. 39 ust.1 pkt. 1 ustawy/.
Akt urodzenia dziecka wypisano prawidłowo.
W 2003 roku sporządzono 14 aktów urodzeń.
2 akty wpisano na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka
Zgłoszenia urodzenia dzieci dokonały osoby uprawnione - /art.39 ust.1 prawa o asc/.
Akty urodzeń sporządził organ właściwy ze względu na miejsce urodzenia dzieci. /art. 10 ust.1 ustawy/.
W aktach zbiorowych są wymagane dokumenty m.in. potwierdzające pochodzenie dzieci.
W jednym przypadku przy sporządzaniu aktu urodzenia nastąpiło uznanie dziecka przez ojca. W aktach zbiorowych znajduje się protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka /art. 43 ust. 2 prawa o asc/.
Akt urodzenia wypisano zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy.
Akty urodzeń Nr 3 oraz od Nr 6 do Nr 14 dotyczą repatriantów i podstawę ich sporządzenia stanowiły decyzje Kierownika USC w Zabłudowie, podjęte w oparciu o art. 73 ust.1 ustawy. Podlegały one uzgodnieniom i kontroli z chwilą przyjazdu repatriantów
do Polski i w trakcie załatwiania spraw w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji.
W aktach zbiorowych do każdego aktu urodzenia są wymagane dokumenty m.in. odpisy zagranicznych aktów urodzeń oraz tłumaczenia dokonane przez tłumacza przysięgłego.
W przypadku 2 aktów urodzenia wpisanych na podstawie decyzji Kierownika USC
w Zabłudowie tj. Nr 4 i Nr 5 sprawdzono dokumenty znajdujące się w aktach zbiorowych,
nie wnosząc do nich uwag.
Decyzje podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawców.
Podstawa prawna decyzji prawidłowa. Pouczenie o środkach zaskarżenia - do Wojewody Podlaskiego, zgodne z obowiązującymi przepisami.
Do decyzji a następnie aktu w księdze polskiej przeniesiono z aktu zagranicznego dane wymagane prawem polskim.
Strony pokwitowały odbiór decyzji.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe.
Kontrolą objęto 42 akty małżeństwa sporządzone w 2003 roku.
7 aktów dotyczy małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Zabłudowie - art. 1 § 1 kr i o.
W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty przyjęte zgodnie z art. 54 prawa o asc m.in.
- zapewnienia, które są podpisane przez nupturientów oraz Kierownika USC,
- odpisy skrócone aktów urodzeń /lub notatki urzędowe z aktów urodzeń znajdujących się
w USC w Zabłudowie art.54 ust.2 ustawy i § 8 ust. 2 rozporządzenia/.
- w aktach są również oświadczenia o nazwiskach złożone zgodnie z art. 25 i art. 88 § 1 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.
Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych do poszczególnych aktów małżeństw nie zgłoszono uwag.
Akty małżeństw wypisano prawidłowo. Porównano dane wpisane w aktach z treścią dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych, nie stwierdzając błędów i rozbieżności.
Przypiski nanoszone są na bieżąco.
Znaki opłaty skarbowej naklejone są i skasowane na zapewnieniach /nie sprawdzano,
czy opłatę pobrano w należnej wysokości /.
Następnie sprawdzono akty małżeństw dotyczące związków małżeńskich zawartych zgodnie z art.1 § 2 kr i o. tzw. ”konkordatowych”.
Akty małżeństw sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa,
Zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego do USC w przewidzianym ustawowo terminie /na zaświadczeniach jest data wpływu dokumentu do USC/,
Zaświadczenia wymagane do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym /art.4 § 1 krio/ wydawane były przez Kierownika USC w Zabłudowie na właściwym druku, termin ważności zaświadczeń określano prawidłowo. Zaświadczenia wydawał organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej z osób zamierzających zawrzeć związek małżeński,
Porównano dane zawarte w zaświadczeniach i odpisach skróconych aktów urodzeń nupturientów z treścią aktów małżeństw, nie stwierdzając błędów i rozbieżności. Przypiski w aktach małżeństw nanoszone są na bieżąco,
Akty małżeństw wypisane są prawidłowo.
Następnie sprawdzono akty małżeństw wpisane na podstawie decyzji Kierownika USC w Zabłudowie, podjętych w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc.
Wnioski o umiejscowienie aktów zagranicznych do księgi polskiej złożyły osoby, których
te dokumenty dotyczą.
W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty zagraniczne wraz z tłumaczeniem na język polski niezbędne do wydania decyzji, do których nie wniesiono uwag.
Nazwiska małżonków wynikały z dokumentów zagranicznych, co prawidłowo ujęto
w decyzji oraz wpisano w aktach polskich. Natomiast zgodnie z art.88 § 1 krio określono nazwiska dzieci, wpisując stosowną adnotację w aktach w rubr. wzmianki dodatkowe.
W jednym z aktów prawidłowo naniesiono wzmiankę o rozwiązaniu małżeństwa
przez rozwód. Ponadto wnioskodawca wniósł o uzupełnienie aktu małżeństwa
o brakujące dane wymagane prawem polskim. Podjęta została przez Kierownika USC
w Zabłudowie stosowna decyzja na podstawie której również naniesiono adnotację w akcie w rubryce wzmianki dodatkowe. Bez uwag.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W 2003 roku sporządzono 64 akty zgonu.
Do księgi zgonów założone są tzw. akta zbiorowe. Znajdują się w nich karty zgonu. Numeracja kart zgonu odpowiada numerowi danego aktu zgonu.
Porównano dane dotyczące daty i miejsca zgonu poszczególnych osób zawarte w karcie zgonu z treścią aktu zgonu, nie stwierdzając w tym zakresie błędów.
W każdym przypadku w poz. miejsce zgonu podano nazwę miejscowości w której nastąpił zgon.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktu zgonu / art.10 prawa o asc/.
W przypadku zgonów, gdzie zachodziło podejrzenie, że przyczyną zgonu mogło
być przestępstwo oprócz karty zgonu znajduje się zezwolenie prokuratury na pochowanie zwłok.
Jeden akt zgonu sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Zabłudowie. Do decyzji oraz dokumentów stanowiących podstawę jej podjęcia nie zgłoszono uwag.
Akty urodzeń, małżeństw i zgonów objęte kontrolą są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę. Kolejność w numeracji aktów jest zachowana /§ 3 rozporządzenia/.
Akty wypisane są czytelnie. Wolne rubryki po sporządzeniu każdego aktu zostały wykreślone w sposób uniemożliwiający dokonywanie w nim później wpisów /§ 7 ust. 2 rozporządzenia/.
Do każdej księgi założone są akta zbiorowe. Są one uporządkowane, opisane, a poszczególne sprawy ponumerowane. Numeracja akt zbiorowych odpowiada numerowi danego aktu.
W kontrolowanym zakresie, opisanym w niniejszym protokole nie stwierdzono nieprawidłowości, o czym poinformowano Burmistrza Zabłudowa Pana Mieczysława Ładnego.
Na tym protokół zakończono.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej, pozostaje w aktach Urzędu Miejskiego w Zabłudowie, natomiast drugi egzemplarz w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli, zawartych w protokole, w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
podpis osoby kontrolującej
Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału
podpis kierownika jednostki kontrolowanej
Mieczysław Ładny - Burmistrz Zabłudowa