Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej

w Regionalnym Centrum Informacji Europejskiej

przy Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Łomży

Temat kontroli :

Prawidłowość wykorzystania przez Regionalne Centrum Informacji Europejskiej przy Agencji Rozwoju Regionalnego w Łomży przyznanych w 2003 roku środków finansowych z rezerwy celowej budżetu państwa (część 83 poz. 8) przeznaczonej na pokrycie kosztów organizacji imprezy masowej pod nazwą „Łomżyński dzień z Unią Europejską”.

Jednostka kontrolowana :

Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Łomży - Regionalne Centrum Informacji Europejskiej, ul. Skłodowskiej 1, 18-400 Łomża, NIP: 718-10-02-264, REGON: 450094751.

Kierownik jednostki kontrolowanej:

Pan Andrzej Krzewski - obejmujący stanowisko Prezesa Zarządu od dnia 1 września 1995 roku.

Kontrola przeprowadzona została przez:

Izabelę Senderacką - inspektora w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz Beatę Kurant - inspektora wojewódzkiego w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli nr 7/04 z dnia 5 marca 2004 roku.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 9 marca 2004 roku w Agencji Rozwoju Regionalnego S.A.- Regionalnym Centrum Informacji Europejskiej w Łomży, ul. Skłodowskiej 1, 18-400 Łomża.

W toku kontroli wyjaśnień udzielała: Pani Anna Komorowska-Walczak - Główny Księgowy ARR S.A. Łomża

Kontrola wydatkowania środków miała wykazać, czy:

- przyznane środki zostały wykorzystane zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych

( Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.) oraz ustawą o finansach publicznych

(Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.),

- wydatkowanie środków z rezerwy celowej było zgodne z kalkulacją wnioskowanej kwoty zawartej w uzasadnieniu wniosku o przyznanie środków z rezerwy celowej (część 83 poz. 8) na koszty integracji przedstawioną przez Agencję Rozwoju Regionalnego S.A. w Łomży uwzględniając postanowienia Zespołu Przygotowawczego Komitetu Integracji Europejskiej z dnia 18 kwietnia 2003 roku,

- wydatkowane kwoty na organizację imprezy masowej pod nazwą „Łomżyński dzień z Unią Europejską” są ujęte w dokumentacji finansowej.

Ustalenia kontroli:

Decyzją Ministra Finansów z dnia 5 maja 2003 roku Nr OF3/1627/2003 w sprawie zmian w budżecie państwa na 2003 r., zwiększono wydatki w budżecie Wojewody Podlaskiego na 2003 r. o kwotę 34.200 zł (słownie: trzydzieści cztery tysiące dwieście złotych) w dziale 750 - Administracja publiczna, rozdz. 75011 § 2830. Powyższe środki pochodzące z rezerwy celowej (część 83, poz. 8) przeznaczone zostały na pokrycie kosztów imprezy masowej „Dzień z Unią Europejską” organizowanej przez Regionalne Centrum Informacji Europejskiej przy Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Łomży.

Powyższą kwotę przekazano na konto Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Łomży na podstawie umowy zawartej w dniu 13 maja 2003 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim reprezentowanym przez Panią Ewę Stachowicz Dyrektora Biura Integracji Europejskiej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, a Regionalnym Centrum Informacji Europejskiej przy Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Łomży reprezentowanym przez Andrzeja Krzewskiego - Prezesa Zarządu.

Przed przystąpieniem do realizacji zadania Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Łomży przeprowadziła postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na obsługę spotkania rekreacyjnego pod nazwą: Łomżyński Dzień z Unią Europejską”. Spośród 2 zgłoszonych ofert przetargowych wybrano najtańszą ofertę - przedstawioną przez „Agencję Promocji i Reklamy „Ryba” - Ewa Zawłocka, ul. Stary Rynek 4, 18-400 Łomża. Dokumentacja podstawowych czynności została zatwierdzona przez Prezesa Zarządu - Andrzeja Krzewskiego (zał. nr 4). Warunki realizacji zamówienia zostały określone w umowie zawartej w dniu 14 maja 2003 r. pomiędzy Agencją Rozwoju Regionalnego S.A. w Łomży, ul. Skłodowskiej 1, 18-400 Łomża - reprezentowaną przez Pana Andrzeja Krzewskiego - Prezesa Zarządu a Agencją Promocji i Reklamy „RYBA” Ewa Zawłocka, ul. Stary Rynek 4, 18-400 Łomża reprezentowaną przez Panią Ewę Zawłocką - właściciela firmy (zał nr 5). Zgodnie z umową zleceniobiorca zobowiązał się do wykonania następujących czynności związanych z obsługą imprezy: produkcji i dystrybucji materiałów promocyjnych, zorganizowania występu gwiazdy wieczoru, prowadzenia imprezy, zorganizowania konkursów w czasie trwania imprezy, zorganizowania stoisk dodatkowych, promocyjnych firm. Za wykonane czynności Agencja Rozwoju Regionalnego SA w Łomży opłaciła trzy faktury:

Pozostałą kwotę przeznaczono na następujące wydatki:

Z otrzymanej kwoty 34.200 zł Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Łomży na organizację imprezy masowej „Dzień z Unią Europejską” wykorzystała kwotę 34.199,90 zł. Wydatkowanie środków z rezerwy celowej było zgodne z kalkulacją wnioskowanej kwoty zawartej w uzasadnieniu wniosku o przyznanie środków z rezerwy celowej (część 83 poz. 8) na koszty integracji przedstawioną przez Agencję Rozwoju Regionalnego S.A. w Łomży. Podczas kontroli sprawdzono wszystkie umowy, faktury i dowody opłat dotyczące wydatkowania środków finansowych z dotacji budżetu państwa otrzymanych na organizację imprezy masowej „Dzień z Unią Europejską”, która odbyła się w dniu 24 maja 2003 roku w Łomży (zał. od nr 1 do nr 25).

Podczas kontroli nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w realizacji i wydatkowaniu przyznanych środków z rezerwy celowej budżetu państwa. Środki w wysokości 34.199,89 zł zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Uzyskane przychody z tytułu odsetek w wysokości 0,83 zł zostały przekazane na konto Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (zał. nr 25) w dniu 7 lipca 2003 roku oraz 0,10 zł z tytułu niewykorzystania dotacji (zał. nr 24).

Nie dokonano wpisu do książki kontroli, ponieważ kontrolowana jednostka nie posiada takiej książki.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce kontrolowanej, natomiast drugi pozostaje w aktach Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień do ustaleń kontroli zawartych w protokóle w ciągu 7 dni od jego podpisania.

Kontrolowany : Kontrolujący :

podpis kierownika jednostki

kontrolowanej i głównego księgowego

1. Prezes Zarządu - Andrzej Krzewski 1. Izabela Senderacka

2. Główny Księgowy - Anna Komorowska-Walczak 2. Beata Kurant

Łomża, 2004-04-07 Białystok, 2004-04-07

2