P r o t  o k ó ł

         z  kontroli sprawdzającej z wykonania zaleceń pokontrolnych zawartych w piśmie  Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego z dnia 13.12.2006 r. nr RR.II. JGS.0932 -4/06 z kontroli problemowej przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym   w Bielsku Podlaskim w dniach 25 i 26 września 2006 r. i 9 października 2006 r., z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków.

       Kontrolę sprawdzającą przeprowadził w dniach 29 czerwca 2009 r. zespół kontrolny  upoważniony pisemnie przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego
i Kartograficznego upoważnieniami z dnia 24.06.2009 r. wydanymi niżej wymienionym osobom:

1.      Jerzemu Palusiakowi - upoważnienie  Nr WG.V. JGSK. 0939-17/09,

2.      Joannie G. Sienkiewicz-Krasickiej-upoważnienie Nr WG.V.JGSK.0939-18/09,

3.      Edwardowi Kakareko - upoważnienie Nr WG.V. JGSK. 0939-19/09,

4.      Lechowi Klewiec - upoważnienie  Nr  WG.V. JGSK. 0939 -20/09.

     W trakcie przeprowadzanej kontroli sprawdzającej zbadano realizację zaleceń pokontrolnych w zakresie;

      1/.  doprowadzenia  do zgodności z obowiązującymi aktami prawnymi wpisy w ewidencji
            gruntów i budynków w zakresie instytucji wykonującej uprawnienia właścicielskie.
           Podstawą tych wpisów jest rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 17 grudnia 2003 r.
           w sprawie śródlądowych wód płynących lub ich części stanowiących własność
           publiczną ( Dz. U. Nr 16, poz. 149) oraz ustawa o drogach publicznych z dnia
           21  marca 1985 r. ( jedn. tekst  Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2086, z późn. zm. ),

      2/.  pozostawiania kopii sporządzanych i wydawanych przez organ            wyrysów.

           Brak tych dokumentów uniemożliwia ocenę poprawności ich wykonania
           w zakresie zgodności z danymi wykazanymi w ewidencji gruntów
           i budynków i oznakowaniem tych dokumentów klauzulami uwierzytelniającymi
           zgodnie z treścią załącznika nr 5 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
           z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie  ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38,    poz. 454) i z treścią załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw
           Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określania rodzaju      
            materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny   
            sposobu i trybu  ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania  
           danych ( Dz. U. nr 49, poz. 493),

      3/.  przystąpienia do realizacji zadań wynikających z § 80 rozporządzenia Ministra
            Rozwoju Regionalnego z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów
            i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454), polegających na założeniu komputerowych baz
            danych ewidencyjnych umożliwiających tworzenie raportów , o których mowa
            w § 22  powyższego rozporządzenia,

4/.   w związku z realizacją projektu PHARE 2003 - wektoryzacja map katastralnych
        w Polsce, dokonanie aktualizacji planu modernizacji ewidencji, zapewniającego
        realizację zadań wynikających z § 80 rozporządzenia Ministra Rozwoju
        Regionalnego z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów  i budynków
        ( Dz. U. Nr 38, poz.   454).

    5/. rzetelności w zakresie  planowania potrzeb finansowych na realizację zadań
           w przedmiocie geodezji i kartografii oraz podejmowania działań w celu zapewnienia
            pełnego wykorzystania przyznawanych w ustawie budżetowej dotacji.

    W wyniku przeprowadzonej kontroli sprawdzającej stwierdzono, co następuje.

    Ad punktu nr 1.

            Sprawdzono wpisy w części opisowej ewidencji gruntów i budynków z terenu powiatu bielskiego dotyczące wód śródlądowych wykazanych w załączniku  3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 17 grudnia 2003 r. w sprawie śródlądowych wód płynących lub ich części stanowiących własność publiczną ( Dz. U. Nr 16, poz. 149) i stwierdzono, że są one prawidłowe. Stwierdzono, że sukcesywnie wydawane są decyzje administracyjne , na wniosek zainteresowanych, dotyczące wód i gruntów pokrytych wodami , które przechodzą w trwały zarząd np. marszałka województwa stosownie do przepisu art. 19  ustawy z dnia 3 czerwca 2005 r. o zmianie ustawy - Prawo wodne oraz niektórych innych ustaw ( Dz. U. nr 130 , poz. 1087).

Stwierdzono również, że sukcesywnie sporządzana jest dokumentacja geodezyjna  niezbędna do uregulowania własności dróg, stosownie do składanych wniosków przez Wójtów,  , Zarządy Powiatów i Zarząd Województwa.

W oparciu  o ostateczne decyzje Wojewody Podlaskiego wprowadzane są w ewidencji gruntów i budynków zmiany w terminach wyznaczonych przez k.p.a. Brak wniosków w/w organów uniemożliwia uporządkowanie stanu prawnego dróg o nieuregulowanym dotychczas stanie prawnym.

            Sprawdzono zakwestionowane w protokole kontroli z 2006 r. wpisy w części opisowej
      ewidencji gruntów i budynków dotyczące między innymi :

 - miasta Brańsk -jedn. rej 1097 ( zapis w tej jednostce rejestrowej nie uległ zmianie
  w dalszym ciągu jest nieprawidłowy, a drogi wykazane w tej jednostce wykazane są
  w dalszym ciągu  jako drogi stanowiące własność  Skarbu Państwa w użytkowaniu
  Dyrekcji Okręgowej Dróg Publicznych w Białymstoku) ,

 - miasta Brańsk - jedn. rej. 1099 ( dotychczasowy zapis w tej jednostce rejestrowej został    
  częściowo skorygowany w oparciu o ostateczną decyzję Wojewody Podlaskiego z dnia    
  7.09.2007 r. nr WG.V.GS.77231 - 6/4/07 o przejściu z mocy prawa na własność Powiatu    
  Bielskiego działek nr nr :`1850,1655/2, 1257 i 855, ostateczną decyzję nr 6/2007 o ustaleniu
  lokalizacji drogi krajowej między innymi na działki nr nr: 855/1 i 1257/1 oraz   
  ostatecznej decyzji Wojewody Podlaskiego z dnia 24. 04 .2008 r. nr G.IV.MH.7228/4/08
  o ustanowieniu z mocy prawa trwałego zarządu  na rzecz Generalnej Dyrekcji Dróg  
  Krajowych i Autostrad  O/Białystok. na  działki ww. objęte ww. decyzjami założono   
 oddzielne jednostki rejestrowe i zapisy w tych jednostkach są prawidłowe. Jednakże
  w dalszym ciągu zapis w  jednostce rejestrowej nr 1097dotyczący działek nr nr: 875
 i 927/2 nie uległ zmianie (zapis w tej jednostce  rejestrowej  w dalszym ciągu jest 
 nieprawidłowy , a drogi wykazane w tej jednostce wykazane są w dalszym ciągu jako
 drogi  stanowiące własność Skarbu Państwa w użytkowaniu Dyrekcji Okręgowej Dróg   

 Publicznych w Białymstoku) ,

-   obręb Niemyje Stare , gm. Rutka  - jedn. rej. 129   (zapis  w  tej  jednostce rejestrowej nie

        uległ zmianie- w dalszym ciągu jest nieprawidłowy , a drogi wykazane w tej jednostce  
        wykazane są w dalszym ciągu  jako drogi stanowiące własność Skarbu Państwa
        w użytkowaniu Dyrekcji Okręgowej Dróg Publicznych w Białymstoku) ,

   -  obręb Puchały Nowe , gm. Brańsk -jedn. rej . 33  (zapis w tej jednostce rejestrowej  
        w dalszym ciągu jest nieprawidłowy , a drogi wykazane w tej jednostce wykazane są
        w dalszym ciągu  jako drogi stanowiące własność  Skarbu Państwa w użytkowaniu
        Dyrekcji Okręgowej Dróg Publicznych w Białymstoku) ,

  -   obręb Koce Borowe gm. Rutka  - jedn. rej. 178 ( zapis w tej jednostce został zmieniony
        -według aktualnego zapisu w ewidencji gruntów i budynków użytkownikiem działki
        nr 252 jest Marszałek Województwa Podlaskiego ),

  -  obręb Pace gm. Brańsk  - jedn. rej. nr 61 zapis w zapis w tej jednostce rejestrowej nie   
        uległ zmianie  - w dalszym ciągu jest on nieprawidłowy. Działki wykazane w tej    
        jednostce wykazane są w dalszym ciągu  jako działki stanowiące własność  Skarbu   
        Państwa, w użytkowaniu Kierownika Urzędy Rejonowego - aktualnym następcą    
        prawnym ww. Kierownika jest Starosta Bielski i taki wpis powinien być wykazany w tej

        jedn. rejestrowej) ,

    -  obręb Patoki gm. Brańsk jedn. rej. nr 125 ( zapis w tej jednostce został zmieniony -  
        według aktualnego zapisu w ewidencji gruntów i budynków użytkownikiem działki
        nr  292/3 jest Marszałek Województwa Podlaskiego,

   -   obręb Chojewo gm. Brańsk - jedn. rej. 212 ( zapis w zapis w tej jednostce rejestrowej
        nie uległ zmianie - w dalszym ciągu jest nieprawidłowy , wody wykazane w tej jednostce    
        wykazane są w dalszym ciągu  jako wody stanowiące własność  Skarbu Państwa
        w użytkowaniu Kierownika Urzędu Rejonowego  - aktualnym następcą prawnym ww.
        Kierownika jest Starosta Bielski i taki wpis powinien być wykazany w tej jedn.
        rejestrowej) ,

     Ad punktu nr 2.

  Zamówienia na wykonanie wyrysów i wypisów z ewidencji gruntów i budynków ,
 z określeniem ich przeznaczenia , rejestrowane są przez pracowników przyjmujących te zamówienia  ( w przypadkach gdy nie ma pisemnych zamówień na te dokumenty) w tzw. protokole przyjęcia podania - wniosku  i są one rejestrowane w rejestrze kancelaryjnym , dołączanym do teczek aktowych .  W tych teczkach gromadzona jest całość  dokumentów
z tym związanych ( zamówienia na wykonanie wyrysów i wypisów z ewidencji gruntów  i budynków ,  kopie wydawanych wyrysów i wypisów, kopie fragmentów  mapy zasadniczej , faktury za wykonane prace ) .  Na ww. protokole przyjęcia podania - wniosku wykazywane  jest imię ,  nazwisko  i stanowisko  osoby przyjmującej  podanie , podpis zleceniodawcy oraz na końcu tego protokołu ( po wykonaniu zleconych prac)  imię ,  nazwisko  i stanowisko osoby wydającej zamówione dokumenty oraz potwierdzenie ich otrzymania  złożone przez osobę odbierające zamówione dokumenty i data odbioru wykonanych dokumentów. Wydawane dokumenty oznakowane są klauzulami uwierzytelniającymi zgodnymi  z treścią załącznika nr 5 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 29 marca 2001 r.
w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454) oraz  z treścią  załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określania rodzaju materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny , sposobu i trybu  ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania danych ( Dz. U. nr 49, poz. 493). W przypadku braku budynków na mapie ewidencyjnej dołączany jest do wydawanego do celów prawnych  wyrysu z mapy ewidencji gruntów
i budynków fragment mapy zasadniczej z wykazanymi budynkami .    

   Ad  punktu nr 3.

Zgodnie z § 80.1 rozporządzenia         w sprawie ewidencji gruntów i budynków -

modernizację ewidencji przeprowadza się w sposób planowy zapewniający między innymi:

•1)      założenie komputerowych baz ewidencyjnych , umożliwiających tworzenie raportów o których mowa w § 22 :

•a)      dla obszarów miast w terminie do 31 grudnia 2005 r.

•b)      dla terenów wiejskich w terminie do 31 grudnia 2010 r.

Stosownie do § 33 w związku z  § 56 rozporządzenia, modernizację ewidencji w zakresie prac związanych z uzupełnienia baz danych ewidencyjnych działek o dane dotyczące budynków
i lokali powinno poprzedzać,  opracowaniem przez starostę projektu modernizacji ewidencji
i uzgodnienie tego projektu z wojewódzkim inspektorem nadzoru geodezyjnego
i  kartograficznego.

Z informacji  Geodety Powiatowego Pana Jarosława Łaźnego wynika, że  w roku 2008 zrealizowano jedynie część prac związanych z założeniem ewidencji budynków dla miasta Bielsk Podlaski. W związku z brakiem środków finansowych na ten cel, zakończenie powyższych prac jest planowane w roku bieżącym. Na powyższym obiekcie, brak jest uzgodnienia projektu modernizacji ewidencji z Podlaskim Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego.

Dla miasta Brańsk realizacja prac związanych z założeniem ewidencji budynków jest planowane w roku bieżącym - uzależniona jest to od posiadania odpowiednich środków finansowych.

Dla terenów wiejskich, nie podjęto żadnych  działań,  w zakresie założenia komputerowych baz danych o budynkach i lokalach. 

Ad. punktu nr 4

W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne , Starosta Bielski w piśmie z dnia 11.01.2007,
Nr GK.0712-14/06, stwierdził , że plan modernizacji ewidencji gruntów i budynków powiatu bielskiego zostanie poddany aktualizacji, z uwzględnieniem wyników dotychczasowych prac geodezyjnych , kartograficznych i informatycznych, przewidywanych do wykonania po zakończeniu realizacji projektu Phare 2003 „ Wektoryzacja map katastralnych w Polsce „, analizie wyników wykonanych prac i materiałów przekazanych przez wykonawcę projektu.

Z informacji przekazanych przez Geodetę powiatowego Pana Jarosława Łaźnego wynika, że :

Operat techniczny powstały, w ramach realizacji projektu Phare 2003 „ Wektoryzacja map katastralnych w Polsce „, sporządzony dla 6 jednostek ewidencyjnych ( gmin wiejskich ) został przekazany w dniu 15.12.2008 r.

W wyniku sprawdzenia kompletności dostarczonych materiałów i przeprowadzonej analizy sprawozdania technicznego stwierdzono szereg wad, nieprawidłowości i braków. Wobec wyników przeprowadzonej kontroli uznano, że dokumentacja może być przyjęta do zasobu po usunięciu wad i nieprawidłowości oraz po uzupełnieniu braków w poszczególnych tomach operatu technicznego.

Po dokonanym przeglądzie wybranych części informacji zawartych w sporządzonej przez wykonawcę tabeli z wynikami analizy materiałów źródłowych i oceny zakresu wykorzystania operatów technicznych powstała poważna wątpliwość co do poprawności analizy materiałów z zasobu i wykorzystania przy realizacji projektu.

Mając na uwadze wyniki dotychczasowego częściowego przeglądu otrzymanych produktów ocena zakresu możliwego ich wykorzystania do modernizacji ( aktualizacji )  ewidencji gruntów i budynków zostanie dokonana po dokładniejszej analizie przekazanych materiałów.

Ad. punktu nr 5

            Zgodnie z art. 28 ustawy o finansach publicznych z 1998 r. ( Dz. U. Nr 155 poz.1014
z późń. zm. ) wydatki mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych
w ustawie budżetowej w sposób celowy.

Ponadto na  realizację zadań  można  przeznaczać środki  finansowe z  Państwowego Funduszu Gospodarowania Zasobem Geodezyjnym  Kartograficznym , bądź  z innych źródeł.

            Z informacji pisemnej i ustnej przedstawionej przez Geodetę Powiatowego, Jarosława Łaźnego wynika, że mając na uwadze realizacje zaleceń  pokontrolnych w zakresie rzetelnego planowania potrzeb  finansowych w roku 2007 dokonano ponownego oszacowania kosztów realizacji prac niezbędnych do utworzenia baz danych o budynkach i lokalach ( założenia ewidencji budynków i lokali ).  Z zebranych informacji i wstępnego ustalenia zakresu tych prac wynika, że szacowany koszt prac wynosi dla miasta Bielsk Podlaski - 380 000 zł i dla miasta Brańsk - 90 000 zł.Został złożony wniosek o dotacje celowe z działu 71013 na kwotę 135 000 zł i otrzymano w roku 2008 środki w wysokości 70 000 zł.

W roku 2008 zrealizowano część prac związanych z założeniem ewidencji budynków dla

miasta Bielsk Podlaski a zakończenie planowane jest w roku bieżącym.Dla miasta Brańsk wykonanie prac planowane jest w roku 2010 , ale realizacja jest uzależniona od posiadania odpowiednich środków finansowych.

Realizacja prac w zakresie założenia komputerowych baz danych o budynkach i lokalach,                               

na terenach  wiejskich, nie została podjęta.

•1)      Informacje dotyczące wykorzystania środków finansowych na prace i opracowania geodezyjne i kartograficzne związane z modernizacją ewidencji gruntów i budynków.

•a)      stawienie wykorzystania środków finansowych

Wysokość środków podano w tys. zł.

Wykonanie w roku 2009 według stanu na dzień 30.06.2009r.

•b)      opis wykorzystania środków finansowych

dział 010 rozdz. 01005

rok 2007 - ponowna klasyfikacja gruntów zmeliorowanych

( obiekt Popławy - 180 ha, obiekt Łubin Kość. - 70 ha )

rok 2008 - brak zadania

rok 2009 - ponowna klasyfikacja gruntów zmeliorowanych ( obiekt Kalnica - 35 ha )

dział 710 rozdz. 71013

rok 2007 - aktualizacja użytków gruntowych z ponowną gleboznawczą klasyfikacja

      ( gm. Boćki - 17 obrębów, 3300 ha, gm. Bielsk Podl. - 14 obrębów, 6500 ha )

rok 2008 - prace związane z założeniem ewidencji budynków i lokali ( m. Bielsk Podl.)

rok 2009 - prace związane z założeniem ewidencji budynków i lokali ( m. Bielsk
      Podl.)

dział 710 rozdz. 71014

rok 2007 - dokumentacja do aktualizacji operatu ewidencyjnego ( m. Bielsk Podl. )

rok 2008 - dokumentacja do aktualizacji operatu ewidencyjnego ( m. Bielsk Podl. )

rok 2009 r. - brak zadania

PFGZGiK

rok 2007 - dokumentacja do aktualizacji ewidencji gruntów oraz aktualizacja użytków gruntowych ( uzupełnienie dotacji )

rok 2008 - prace związane z założeniem ewidencji budynków i lokali ( m. Bielsk Podl.)

•c)      wnioski o dofinansowanie z CFGZGiK

W roku 2008 został złożony wniosek na zadanie : modernizacja operatu ewidencji gruntów i budynków m. Bielsk Podlaski w zakresie założenia rejestrów i kartotek  budynków

i lokali - kwota wnioskowana 200 000 zł

Szacowany koszt całości zadania - 380 000 zł. Planowane wykorzystanie dotacji
w wysokości 80 000 zł i środki PFGZGiK w wysokości 100 000 zł.

Na wymienione zadanie Główny Geodeta Kraju dotacji nie przyznał.

      Według zapewnień Naczelnika  Wydziału Pana Jarosława  Łaźnego  przyznane  środki  będą  wykorzystane  w  całości na cele zgodnie z ich planowanym przeznaczeniem..

       Starosta został poinformowany o przysługującym mu prawie odmowy podpisania i złożenia wyjaśnień przyczyny odmowy podpisania w terminie protokołu w ciągu 7 dni.

            Protokół sporządzono w dwóch  jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz doręczono Staroście Bielskiemu.