Białystok, dnia czerwca 2004 r
Białystok, dnia 03 czerwca 2004 r.
Podlaski Urząd Wojewódzki
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Uprzejmie informuję, iż przeprowadzona w dniu 26 marca 2004 r. przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Suwałkach dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /Dz..U z 1963 r. Nr 59, poz. 328 z późn. zm .
Ustalenia kontroli opisano szczegółowo w protokole , który został podpisany bez uwag z upoważnienia Pana Prezydenta przez Pana mgr inż. Adama Karczewskiego - Sekretarza Miasta.
Kontrolą objęto decyzje z zakresu zmiany imion i nazwisk, ustalania pisowni oraz brzmienia imion i nazwisk wydane w 2003 roku.
Ustalono, że decyzje były wydawane przez organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy /art.8 ustawy/.
Decyzje były pozytywne, zgodne z żądaniem strony. W każdym przypadku pokwitowany jest odbiór decyzji przez wnioskodawcę. Decyzje od strony merytorycznej nie budzą zastrzeżeń. Zawierają one prawidłowe oznaczenie organu, numer i datę wydania decyzji, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, pouczenie czy i w jakim trybie przysługuje odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby upoważnionej do wydania decyzji /art.107 § 1 kpa/.
Jako uchybienie należy natomiast wskazać przekazywanie decyzji - przed ich uprawomocnieniem się - do wykonania adresatom określonym w art. 11 ustawy o zmianie imion i nazwisk, z uwagi na to, że strona mogła taką decyzję zaskarżyć.
Ponadto w dwóch decyzjach przytoczono niepełną podstawę prawną, aczkolwiek z uzasadnienia wynika, że rozstrzygnięcie jest prawidłowe.
W jednym zaś przypadku, gdzie właściwie oceniono sytuację pod względem prawnym i faktycznym, podając prawidłowo podstawę prawną - w orzeczeniu nieprecyzyjnie określono, iż orzeczono zmianę imienia, a powinno być „orzeczono ustalenie brzmienia imienia”.
Z uwagi na to, że Pan Prezydent pismem z dnia 28.04.2004 r. Nr SO.XI.5139-29/04 zgodził się z wnioskami zawartymi w protokole dotyczącymi w/w kwestii i zapewnił, iż będą one uwzględnione w dalszej pracy Wydziału Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta w Suwałkach, pragnę jedynie wskazać, ze w ramach bezpośredniego nadzoru należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłową i pełną podstawę prawną wydawanych decyzji oraz precyzyjne i zgodne z przepisami w/w ustawy formułowanie orzeczeń.
Z up. Wojewody Podlaskiego
Spraw Obywatelskich i Migracji