PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej

w zakresie ewidencji gruntów i budynków przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Kolnie przez zespół kontrolny Wydziału Rozwoju Regionalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku Oddział Katastru i Nieruchomości w składzie :

Jerzy Palusiak - Kierownik Oddziału - upoważnienie nr 24/04 z dnia 26 04.2004 r.

Joanna Sienkiewicz - Krasicka - Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr 25/04 z dnia 26.04.2004 r.

Edward Kakareko - Starszy Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr 26/04 z dnia 26.04.2004 r.

Lech Klewiec - Starszy Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr 27/04 z dnia 26.04.2004 r.

Kontrolę przeprowadzono w dniach 27 kwietnia i 4 maja 2004 r.

Podstawa kontroli : plan kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2004

i imienne upoważnienia wystawione w dniu 24 kwietnia 2004 r. przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego .

Temat kontroli : prowadzenie spraw z zakresu ewidencji gruntów i budynków.

W trakcie kontroli zbadano :

Realizowanie przez Starostę Kolneńskiego prowadzącego ewidencję gruntów i budynków obowiązujących przepisów prawnych , a zwłaszcza niżej wymienionych zagadnień :

1. rejestrowanie przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie
z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych,

decyzji administracyjnych i aktów normatywnych,

2. terminowość wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na

podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów

normatywnych ,

3. przepływ informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków,
a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi

stronami ,

4. prawidłowość wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie : własności,
wieczystego użytkowania, zarządu jednostek przekształconych lub zlikwidowanych,

5. prawidłowość sporządzania dokumentów do celów prawnych,

6. prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości ,

7. plany modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków,

8. wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa geodezyjnego,
a w szczególności, przepisów o ewidencjonowaniu systemów i przechowywaniu kopii
zabezpieczających bazy danych ewidencyjnych oraz ich zabezpieczenie przed
nieuprawnioną modyfikacją danych w nich zawartych i dostępem osób nieuprawnionych.

9. udostępnianie baz danych ewidencji gruntów i budynków gminom

Kontrolą objęto wykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2003 r. do dnia kontroli .

Sprawy z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzi starosta - zgodnie z ustawą z dnia 17 maja 1989 r art. 22 pkt 1 - Prawo geodezyjne i kartograficzne.

Obowiązki kierownika jednostki kontrolowanej pełni Starosta Kolneński Pan Stanisław Wiszowaty, powołany Uchwałą Nr II/10/02 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia
20 listopada 2002 r. w sprawie wyboru Starosty Kolneńskiego .

Obowiązki Geodety Powiatowego pełni mgr inż. Krzysztof Andrzej Kowalczyk. Posiada wykształcenie wyższe ( dyplom Akademii Rolniczo - Technicznej ) oraz ukończone studia podyplomowe z zakresu szacowania nieruchomości. Legitymuje się uprawnieniami zawodowymi Nr 11929 do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresie 1 i 2 , oraz wymaganym stażem pracy w urzędach administracji publicznej . Powyższe wskazuje, że osoba zatrudniona w kontrolowanej jednostce, na stanowisku Geodety Powiatowego spełnia wymagania określone przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 maja 1999 r.

Sprawy związane z ewidencją gruntów i budynków prowadzą :

Prowadzi sprawy związane z ewidencją gruntów z terenu gmin: Grabowo, Mały Płock, Turośl. Nie posiada uprawnień zawodowych upoważniających do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii.

2. Mirosław Biedrzycki - posiada wykształcenie średnie - technik geodeta .

Prowadzi sprawy związane z ewidencją gruntów i budynków z terenu gmin; Kolno i Stawiski oraz miast; Kolno i Stawiski. Posiada uprawnienia zawodowe nr 15434 upoważniające do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii z zakresu 1 i 2.

3. Dorota Iwona Sawicka - posiada wykształcenie średnie pomaturalne /technik geodeta/.

Zajmuje się obsługą interesantów. Nie posiada uprawnień zawodowych upoważniających do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii.

4.Kazimierz Szwarc - posiada wykształcenie średnie - technik geodeta.

Prowadzi sprawy z zakresu ewidencji gruntów prowadzi sprawy związane ze sporządzaniem projektów decyzji administracyjnych Posiada uprawnienia zawodowe nr 1459 upoważniające do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii z zakresu 1, 2 i 6.

Powierzchnia Powiatu Kolneńskiego wynosi 93973 ha.

W skład powiatu kolneńskiego wchodzą następujące jednostki ewidencyjne:

1. miasto. Kolno - o pow. 2508 ha ,

2. miasto. Stawiski - o pow. 1328 ha ,

3. gm. Grabowo - o pow. 12848 ha , składająca się z 35 obrębów ewidencyjnych,

4. gm. Kolno - o pow. 28213 ha, składająca się z 43 obrębów ewidencyjnych,

5. gm. Mały Płock - o pow. 14006 ha , składająca się z 27 obrębów ewidencyjnych,

6. gm. Stawiski - o pow. 16555 ha , składająca się z 35 obrębów ewidencyjnych ,

7. gm. Turośl - o pow. 19843 ha , składająca się z 21 obrębów ewidencyjnych .

Wydział Geodezji, Katastru, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami pracuje w sieci nadzorowanej przez system NOVELL. Jest to sieć lokalna (jedno wydziałowa) nie posiadająca dostępu do sieci rozległej - „ Internet ” ani też innych sieci komputerowych znajdujących się w budynku. Dane operacyjne ewidencji gruntów prowadzone są w programie EGB V pracującym w systemie operacyjnym Windows.

Aktualnie na cały teren powiatu wykonana została numeryczna mapa ewidencji gruntów i budynków . Dotychczasowe mapy ewidencji gruntów i budynków ( mapy analogowe) wykorzystywane są jako mapy dyżurne , na które wnoszone są przez jednostki wykonawstwa geodezyjnego wszelkie zmiany wynikłe z wykonanych i zaewidencjonowanych w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Kolnie robót geodezyjnych.

Na terenie powiatu kolneńskiego dotychczas nie została założona i nie jest prowadzona ewidencja budynków i lokali.

W roku 2004 została przeprowadzona kontrola przez Najwyższą Izbę Kontroli Delegatura w Białymstoku dotycząca wykonania Powiatowego Funduszu Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2003r. i urealnienia planowanych rocznych przychodów i wydatków związanych z faktycznym zapotrzebowaniem na świadczone usługi oraz koszty z realizacją ustawowych działań na rok 2004 oraz w związku z realizacją spraw dotyczących ewidencji gruntów i budynków w zakresie; aktualizacji graficznej komputerowej bazy danych map ewidencji gruntów i budynków, przeprowadzania kontroli terenowej w zakresie zgodności mapy ewidencyjnej z faktycznym stanem użytkowania gruntów oraz wykazania w tej ewidencji zasięgów i oznaczeń konturów zabudowanych, zmian w zakresie klasyfikacji gruntów oraz dokonania niezbędnych napraw uszkodzonych map ewidencji gruntów i budynków wchodzących w skład powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego .

W związku z wydanymi zaleceniami pokontrolnymi przez NIK w ww. zakresie spraw tych nie objęto kontrolą.

Ad. punktu 1 i 2.

Zgłoszenia skutkujące wprowadzenie zmian w operacie ewidencji gruntów i budynków rejestrowane są w oparciu o instrukcję kancelaryjną w spisach spraw dołączonych do teczek aktowych prowadzonych dla poszczególnych obrębów ewidencyjnych. W teczkach tych gromadzone są również dokumenty związane ze zgłoszeniami skutkującymi wprowadzenie zmian w operacie ewidencji gruntów i budynków. Dokumenty te przed ich wpływem do pracownika wprowadzającego zmiany w operacie ewidencji gruntów i budynków dekretowane są przez starostę i geodetę powiatowego.

Kontrolą objęto.

Obręb Kolno ( miasto) - w roku 2003 wprowadzono do operatu ewidencji gruntów i budynków 268 zmian , natomiast w roku 2004 ( do dnia kontroli) 31 zmian.

Skontrolowano wprowadzone do operatu ewidencji gruntów i budynków zmiany nr nr:

Zmiana wprowadzona jest nieprawidłowo.

Gmina Grabowo

obręb Skroda Wielka - w roku 2003 wprowadzono do operatu ewidencji gruntów i budynków 9 zmian, natomiast w roku 2004 (do dnia kontroli) 10 zmian.

Skontrolowano wprowadzone do operatu ewidencji gruntów i budynków zmiany;

- zm. nr 3/03 , 7/03, 9/03, 1/04, 4/04 - zmiany wprowadzone prawidłowo i w terminie.

obręb Grabowo - w roku 2003 wprowadzono do operatu ewidencji gruntów i budynków 27 zmian, natomiast w roku 2004 (do dnia kontroli) 21 zmian.

Skontrolowano wprowadzone do operatu ewidencji gruntów i budynków zmiany;

- 2/04, 6/04, 7/04 , 9/04, 19/04 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

Gmina Mały Płock

Obręb Mały Płock I - w roku 2003 wprowadzono do operatu ewidencji gruntów i budynków 51 zmian, natomiast w roku 2004 ( do dnia kontroli) 16 zmian.

Skontrolowano wprowadzone do operatu ewidencji gruntów i budynków zmiany;

Gmina. Turośl

obręb Turośl - w roku 2003 wprowadzono do operatu ewidencji gruntów i budynków 44, natomiast w roku 2004 (do dnia kontroli) 38 zmian.

Skontrolowano wprowadzone do operatu ewidencji gruntów i budynków zmiany;

- zm. nr 6/04, 9/04,14/04 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

W roku 2004 wydano 16 decyzji administracyjnych dotyczących spraw związanych
z ewidencją gruntów i budynków.

Ad. punktu 3.

Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencji gruntów i budynków (w części opisowej i kartograficznej) przekazywane są do organów podatkowych oraz do osób fizycznych i jednostek zgłaszających zmiany. Kopie zawiadomień o wprowadzonych zmianach w operacie ewidencji gruntów i budynków dołączane są do dowodów zmian danej sprawy. Na kopiach tych zawiadomień w sporadycznych przypadkach znajdują się dowody przesłania zawiadomienia o wprowadzonej zmianie w operacie ewidencji gruntów i budynków (zwrotne poświadczenia odbioru). Dotyczy to zawiadomień o wprowadzonych zmianach w operacie ewidencji gruntów i budynków dokonywanych na zgłoszenie osób fizycznych. W pozostałych przypadkach brak jest udokumentowanych informacji, kiedy i komu zawiadomienie o wprowadzonej zmianie w operacie ewidencji gruntów i budynków zostało dostarczone.

Ad. punktu 4.

Zapisy w części opisowej operatu ewidencji gruntów i budynków w zakresie własności, wieczystego użytkowania bądź zarządu dotyczące jednostek przekształconych, bądź zlikwidowanych generalnie są prawidłowe .Sporadycznie zdarzają się sprawy wymagające przeprowadzenia rozprawy administracyjnej w celu wyjaśnienia władającego nieruchomością, np. w obrębie Zaskrodzie, gm. Kolno w jednostce rejestrowej nr 3 i w obrębie Chludnie, gm. Mały Płock w jedn. rej. Nr 3 jako właściciela wykazano Skarb Państwa, zaś jako władającego tą nieruchomością trwałego jej zarządcę Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych z siedzibą w Łomży.

Taki zapis był prawidłowy do dnia 31.XII.1998r. to jest do dnia wprowadzenia reformy administracyjnej kraju . Aktualnie taka instytucja nie istnieje, co wymaga dokonania zmiany dotychczasowego zapisu w operacie ewidencji gruntów w zakresie władającego tymi nieruchomościami, oraz innymi nieruchomościami tego typu.

Ad. punktu 5.

Wypisy i wyrysy z operatu ewidencji gruntów i budynków wydawane są odpłatnie właścicielom nieruchomości na ich pisemne zamówienia i są one wykonywane przez pracowników prowadzących ewidencję gruntów i budynków.

Stwierdzono przypadki, że niektóre wyrysy i wypisy wykonane z operatu ewidencji gruntów i budynków przeznaczone do dokonania wpisu w księgach wieczystych. np.; dotyczące działek wykazanych w jednostce rejestrowej G. 44, w jednostce ewidencyjnej Mały Płock , obręb Kąty i dotyczące działek wykazanych w jednostce rejestrowej G. 46, w jednostce ewidencyjnej Grabowo, obręb Grabowo, zostały wykonane przez osoby do tego nieuprawnione tj. nie posiadające uprawnień zawodowych niezbędnych do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii . Zgodnie z art. 42 ust.2 pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne ( jedn. tekst z 2000 r. Dz. U. Nr 100, poz. 1086 ze zm.) przez wykonywanie samodzielnych funkcji w geodezji i kartografii rozumie się wykonywanie prac geodezyjnych i kartograficznych niezbędnych do dokonywania wpisów w księgach wieczystych.

Na jednym z ww. wyrysów wykonanych z operatu ewidencji gruntów i budynków dotyczących działek wykazanych w jednostce rejestrowej G. 44 ( obręb Kąty) nie wykazano budynków znajdujących się na działce nr 260 i nie uzupełniono wykonanego wyrysu (w formie załącznika) kopią odpowiedniego fragmentu mapy zasadniczej. W przypadku braku takiej mapy na wyrysie nie umieszczono informacji o braku danych dotyczących budynków. Wypisy z operaty ewidencji gruntów związane z robotami geodezyjnymi wydawane są wykonawcom robót geodezyjnych po wypełnieniu stosownego wniosku zgodnego z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzoru wniosku o udostępnienie danych osobowych, zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych ( Dz. U. Nr 80, poz. 522, z póżn. zm.) . Nie wypełnia się wniosków ww. o udostępnienie danych osobowych zawartych w ewidencji gruntów w sprawach związanych z wykonywaniem robót geodezyjnych związanych z podziałami i rozgraniczeniami nieruchomości na które zostały złożone w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Kolnie zgłoszenia robót geodezyjnych dotyczące wykonania robót ww.

Na wydawanych wyrysach i wypisach z operaty ewidencyjnego w zależności od celu którym mają one służyć umieszcza się stosowne klauzule w formie pieczęci zgodne z załącznikiem Nr 5 ust. 4 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38 , poz. 454) oraz klauzule w formie pieczęci zgodne z załącznikiem Nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny , sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania danych ( Dz. U. Nr 49 , poz. 493).

Ad. punktu 6.

Wraz z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków /Dz. U. 38 poz. 454/, Starostowie zostali zobowiązani do prowadzenia rejestru cen nieruchomości i wartości nieruchomości.

Z przedstawionych wyjaśnień oraz dokumentów wynika, że w Starostwie Powiatowym w Kolnie powyższy rejestr jest prowadzony w technice komputerowej od II półrocza 2004 roku.

Ad. punktu 7.

.

Zgodnie z § 80. 1 w/w rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków Starostowie są obowiązani przeprowadzić modernizacji ewidencji w sposób planowy i w określonych terminach

Z przedłożonych w trakcie kontroli materiałów oraz wyjaśnień złożonych przez Geodetę Powiatowego Krzysztofa Kowalczyka wynika, że opracowany plan dla powiatu kolneńskiego nie zawiera wszystkich istotnych elementów gwarantujących zrealizowanie tego zagadnienia według obowiązujących zasad technologicznych i w określonych w rozporządzeniu terminach, w tym między innymi:

a) oceny materiałów źródłowych pod kątem ich wykorzystania w procesie modernizacji ewidencji gruntów i budynków w tym:

b) symulacji kosztów z uwzględnieniem własnych środków

Przeprowadzona właściwie powyższa ocena umożliwi opracowanie realnego planu modernizacji ewidencji gruntów i budynków (wraz z częścią graficzną) w powiecie, tj. wyboru technologii wykonania mapy numerycznej, systemu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków, określenie terminów założenia ewidencji budynków oraz potrzeb finansowych (w tym określenie własnych środków).

Ponadto należy wprowadzić korektę ze względu na program IACS (Zintegrowany System Zarządzania i Kontroli)

Przypomina się jednocześnie, że zgodnie z § 58 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa dnia 29 marca 2001 roku sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38 poz. 4540) bez projektu modernizacji ewidencji gruntów i budynków można dokonywać jedynie działań modernizacyjnych mających na celu wyłącznie unowocześnienie techniki prowadzenia ewidencji i poprawę systemu organizacji jej prowadzenia. Ponadto jak wynika z § 118 instrukcji technicznej G-5 ewidencja gruntów

i budynków - Modernizacja kompleksowa przeprowadzana w celu realizacji zadań określonych w § 80 ust. 1 w/w rozporządzenia, dotyczy:

rozporządzeniu,

budynków i lokali,

zasadami określonymi w zał. Nr 1 do rozporządzenia,

Opracowując plan modernizacji ewidencji gruntów i budynków należy pamiętać, że oprócz wymogu systematycznej aktualizacji ewidencji gruntów - art. 2 ustawy
z dnia 17 maja 1989 i Prawo geodezyjne i kartograficzne ( Dz U Nr 100 z 2000 r. poz. 1086 ) ważne są wymogi, które wynikają w/w rozporządzenie a przede wszystkim z § 80, który nakłada na starostów obowiązek założenia komputerowych baz danych ewidencyjnych, umożliwiających tworzenie raportów, o których mowa
w § 22 rozporządzenia a mianowicie:

dla obszarów miast w terminie do 31 grudnia 2005 roku

Ad. punktu 8.

Stosownie do art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych / Dz.U.Nr133poz.883/, zbiór danych o nazwie „ Ewidencja gruntów i budynków powiatu kolneńskiego „ został zgłoszony do rejestracji o czym potwierdza zaświadczenie z dnia 25 listopada 2003 r. Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (zgłoszenie 004468/98), a następnie zarejestrowany w dniu 3 listopada (księga rejestrowa 003987).

Zgodnie z w/w ustawą administratorem danych jest Starosta.

Zarządzenie Nr 12/99 Starosty Kolneńskiego z dnia 1.09.1999 r. w sprawie stosowania i realizacji w Starostwie Powiatowym w Kolnie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych stanowi, że na administratora bezpieczeństwa informacji w Starostwie wyznacza się:

1/ Naczelnika Wydziału Komunikacji i Dróg,

2/ Naczelnika Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami.

Powyższym zarządzeniem stosownie do wymogów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. właściwego sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia właściwego systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz. U. Nr 80, poz. 521 w celu właściwego zabezpieczenia systemów informatycznych oraz dla zapewnienia ochrony danych osobowych w zbiorach prowadzonych w Starostwie Powiatowym zostały ustalone:

Z wyjaśnień pisemnych złożonych przez Starostwo Powiatowe w Kolnie wynika, że Wydział Geodezji, Katastru, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami pracuje w sieci nadzorowanej przez system NOVELL. Jest to sieć lokalna ni posiadająca dostępu do sieci rozległej „ Internet „ ani też do innych sieci komputerowych znajdujących się w budynku. Dane ewidencyjne obsługiwane są przez 4 osoby na czterech stanowiskach komputerowych. Dostęp do systemu operacyjnego komputera następuje po podaniu w trakcie uruchamiania hasła dostępu. Dostęp do programu mają osoby upoważnione po podaniu identyfikatora użytkownika i hasła dostępu do sieci komputerowej. Ostateczny dostęp do bazy danych następuje po podaniu identyfikatora użytkownika i hasła dostępu w trakcie uruchamiania programu obsługującego. Podczas podawania identyfikatora użytkownika oraz odpowiadającemu mu hasła przydzielane są ustalone w systemie uprawnienia do uruchamiania poszczególnych programów oraz ich funkcji zgodnie zakresem czynności danej osoby. Dane wprowadzane są na dwóch spośród 4 dostępnych stanowisk. Stanowiska do wprowadzania danych do bazy znajdują się w pomieszczeniu oddzielnym od pomieszczeń obsługi petentów. Podczas przerwy we wprowadzeniu danych następuje automatyczne wygaszanie ekranu komputera po czasie 5 minut. Ekran monitora jest niewidoczny dla osób nieupoważnionych zarówno podczas wprowadzania i wyświetlania danych jak też podczas przerwy we wprowadzaniu. Sprzęt komputerowy obsługujący bazę danych znajduje się w miejscu niedostępnym dla osób nieupoważnionych. Bazy danych sprawdzane są z częstotliwością 2 razy w tygodniu poprzez program antywirusowy z dodatkowego stanowiska dołączonego do sieci komputerowej. Dostęp do bazy danych z tego stanowiska następuje po podaniu identyfikatora oraz powiązanego z nim hasła dostępu. Wykryte wirusy usuwane są metodami wbudowanymi w program antywirusowy.

Archiwizacja danych prowadzona jest automatycznie z częstotliwością jednodniową na kasetach streamerowych oraz na dodatkowym dysku wewnętrznym, który zawiera duplikat bazy tworzony każdorazowo chwili modyfikacji tej bazy. Raz na kwartał prowadzona jest dodatkowa archiwizacja danych. Kopie przechowywane są w pomieszczeniu innym niż serwer w sejfie odpornym na temperaturę, wstrząsy oraz pole elektromagnetyczne mogące wpływać negatywnie na trwałość nośników danych oraz trwałość zapisu bazy. W przypadku wykrycia uszkodzenia nośnika archiwalnego bądź samego zapisu na nośniku archiwalnym, nośnik jest sprawdzany celem określenia jego dalszej używalności.

Serwer zawierający bazę danych znajduje się w szafie metalowej, ogniotrwałej zamykanej na klucz. Zarówno serwer jak też stanowiska do pracy z bazą danych zabezpieczone są przed zanikami napięcia oraz jego nadmiernym wzrostem, zasilaczami awaryjnymi z podtrzymaniem napięcia.

Z analizy przedłożonej dokumentacji wynika, że nie zostały spełnione wymogi §7.1 w/w rozporządzenia tj. nie określono obszaru w którym przetwarzane są dane osobowe.

Ponadto przypomina się, że w dniu 1 maja 2004 roku weszła w życie ustawa z dnia 22 stycznia 2004 roku o zmianie ustawy o ochronie danych osobowych. Ustawa ta wprowadza istotne zmiany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych, które wiążą się także z nałożeniem na administratora danych nowych obowiązków.

Jednocześnie w dniu 1 maja 2004 roku weszły w życie:

Ad. punktu 9.

Na wniosek Wójta Gminy Kolno z dnia 5.03.2004 r. o udostępnienie Gminie Kolno bazy danych ewidencji gruntów i budynków miny Kolno w wersji informatycznej uzyskano pisemne potwierdzenie geodety Powiatowego w Kolnie z dnia 8. 03.2004 r. o przekazaniu kopi ww. danych Gminie Kolno Uzyskano także w czasie trwania ww. kontroli ustne wyjaśnienie w ww. sprawie udzielone przez Geodetę Powiatowego w Kolnie , że baza dotycząca ww. danych nie była użytkowana przez Urząd Gminy w Kolnie i została zwrócona Staroście Kolneńskiemu przed dniem 27.04.2004 r.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz doręczono Staroście Kolneńskiemu.

Staroście Kolneńskiemu przysługuje prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień od ustaleń kontroli zawartych w protokóle , w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.

KONTROLOWANY KONTROLUJĄCY

STAROSTA

mgr Stanisław Wiszowaty

1. Jerzy Palusiak

2. Joanna Sienkiewicz-Krasicka

3. Edward Kakareko

4. Lech Klewiec

Kolno, dnia 2004.06. 01