Do użytku służbowego
z kontroli doraźnej przeprowadzonej w dniu 09 lutego 2004 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sejnach
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Sejnach, wchodzący w skład Urzędu Miasta Sejny (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miasta Sejny, ul. Piłsudskiego 25,
16-500 Sejny.
Regon Urzędu Miasta Sejny: 59-2-914-79249, NIP: 844-00-12-394
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Jan Stanisław Kap - Burmistrz Miasta Sejny.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Sejnach jest Pani Teresa Butkiewicz powołana uchwałą Rady Miejskiej w Sejnach Nr XVIII/125/2000 z dnia 31 marca 2000 roku.
Zastępcą Kierownika USC jest Pani Beata Sokołowska powołana uchwałą Rady Miejskiej w Sejnach Nr XVII/131/94 z dnia 29 kwietnia 1994 roku.
Kontrolę przeprowadziła mgr Ewa Bielewska - referent prawny w Oddziale
ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz mgr Konrad Michałowski
- referent prawny w w/w Oddziale na podstawie upoważnień Nr 5/04 i Nr 6/04 z dnia
06 lutego 2004 roku podpisanych przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego
- Dyrektora w/w Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego
woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180 z późn. zm.)
i * 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136,
poz. 884 z późn. zm.).
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 3/02
z dnia 19 lutego 2002 r.
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.)
z dnia 29 września 1986 r. prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. Nr 36, poz. 180
z późn. zm.)
oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)
Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Teresa Butkiewicz
- Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Sejnach.
Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta Sejny pod
Nr 01/04.
Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe
za 2003 rok.
I. KSIĘGA URODZEŃ I AKTA ZBIOROWE
W 2003 r. Kierownik USC w Sejnach sporządził 130 aktów urodzenia.
Ww. akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka, natomiast
6 aktów na podstawie decyzji Kierownika USC w Sejnach.
Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę Kierownika USC.
Zgłoszenia urodzenia dziecka - w każdym przypadku dokonywała osoba uprawniona tj. ojciec lub matka dziecka - art. 39 ust. 1 pkt 1 prawa o asc.
Kolejność w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisane są pismem maszynowym
(§ 2 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak też
w rubryce „uwagi” zostały zakreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
- Sprawdzono wybiórczo 9 aktów urodzenia Nr ... z dnia ..., dotyczących dzieci uznanych przez ojca wskutek oświadczenia złożonego za zgodą matki dziecka przed Kierownikiem USC
w Sejnach przy sporządzeniu aktu urodzenia. Prawidłowa adnotacja została naniesiona
z rubryce „uwagi” (art. 44 ust. 2 prawa o asc). W aktach zbiorowych do każdego aktu znajduje się protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka za zgodą matki dziecka.
Ww. oświadczenia oraz zgoda na uznanie zostały złożone przez osoby pełnoletnie.
- Sprawdzono 4 akty urodzenia Nr ... z dnia ...
Ww. akty dotyczą dzieci spoza z małżeństwa. W rubryce „uwagi” naniesiona została adnotacja o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc. Następnie dzieci zostały uznane przez ojca wskutek oświadczenia złożonego za zgodą matki dziecka przed Kierownikiem USC
w Sejnach - w każdym przypadku oboje rodzice byli pełnoletni.
W aktach w rubryce „wzmianki dodatkowe” znajduje się odpowiednia adnotacja.
Akt dotyczy dziecka nie pochodzącego z małżeństwa. W aktach zbiorowych znajduje
się zgłoszenie urodzenia noworodka oraz notatka z aktu urodzenia matki, znajdującego się
w USC w Sejnach.
Oświadczeniem złożonym przed Kierownikiem USC w Sejnach dziecko, którego akt dotyczy zostało uznane przez ojca przy sporządzeniu aktu urodzenia. W aktach zbiorowych znajduje się protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu. Matka dziecka wyraziła zgodę
na uznanie. Kierownik USC naniósł omyłkowo nieprawidłową adnotację w rubryce „uwagi”
o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc zamiast o uznaniu dziecka. Decyzją Nr ... z dnia ... Kierownik USC z urzędu dokonał sprostowania niniejszego zapisu. Rodzice dziecka pokwitowali odbiór decyzji.
- Sprawdzono 9 aktów urodzenia Nr ... z dnia ...
Akty dotyczą dzieci nie pochodzących z małżeństwa. W rubryce „uwagi” znajduje się adnotacja o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc - bez zastrzeżeń.
- Sprawdzono 5 aktów urodzenia Nr ... z dnia ...
Ww. akty zostały sporządzone na podstawie zgłoszeń urodzenia noworodka dokonanych w USC właściwym ze względu na miejsce zamieszkania rodziców lub jednego
z nich (art. 11 ust. 1 prawa o asc). W rubryce „uwagi” w poszczególnych aktach Kierownik USC w Sejnach naniósł stosowną adnotację o sporządzeniu aktu na podstawie protokołu.
W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty określone w art. 40 ust. 1 i art. 41
ust. 1 prawa o asc. Akty zostały wypisane prawidłowo.
Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Sejnach z dnia ... Nr .... Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniosła matka dziecka zamieszkała w Sejnach - decyzję podjął organ właściwy miejscowo - art. 13 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku litewskim oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.
Podstawa prawna (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) - określono prawidłowo. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Kierownik USC podjął decyzję Nr ... z dnia ... w oparciu o art. 36 prawa o asc o uzupełnieniu aktu. Podstawę uzupełnienia stanowił akt małżeństwa Nr ... USC Sejny. W akcie urodzenia naniesiono prawidłową wzmiankę dodatkową dot. jego uzupełnienia.
- Nr ... z dnia ..., akt został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Sejnach z dnia ... Nr ... podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej wniosła dnia ... matka dziecka zamieszkała w miejscowości Rynkojeziory, gm. Sejny (data wpływu na podaniu).
Do treści decyzji i dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag. Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego. Decyzja została wysłana stronie za pośrednictwem poczty. W aktach zbiorowych brak zwrotnego potwierdzenia odbioru decyzji.
- Nr ... z dnia ...; akt urodzenia wpisany został na podstawie decyzji Kierownika USC w Sejnach Nr ... z dnia ...
Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniosła - za pośrednictwem KG RP
w Barcelonie - matka dziecka ostatnio zamieszkała w Sejnach - decyzję podjął organ właściwy miejscowo - art. 15 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku hiszpańskim wraz
z tłumaczeniem dokonanym przez KG RP w Barcelonie.
Podstawa prawna decyzji - art. 73 ust. 1 prawa o asc - prawidłowa.
Decyzję wysłano stronie za pośrednictwem KG RP w Barcelonie.
Dnia 10.06.2003 r. wpłynęło do USC w Sejnach podanie strony o sprostowanie nazwiska dziecka oraz jej nazwiska rodowego. Kierownik USC decyzją Nr ... z dnia ... sprostował ww. akt. Podstawę sprostowania stanowił akt małżeństwa rodziców dziecka Nr ... USC Sejny. W akcie urodzenia Kierownik USC prawidłowo naniósł wzmiankę dodatkową o sprostowaniu aktu.
- Sprawdzono 2 akty urodzenia Nr ... z dnia ...
Akty sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sejnach podjętych w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie zagranicznych aktów urodzenia wnieśli rodzice dziecka zamieszkali w Sejnach - zachowano właściwość miejscową organu (art. 13 prawa o asc).
Ww. przedłożyli odpisy aktu urodzenia wydane przez USC w Niemczech wraz z urzędowym przekładem na język polski. W aktach znajduje się notatka urzędowa z aktu małżeństwa rodziców Nr ... USC Sejny.
Z zagranicznego aktu urodzenia - wpisanego w polskiej księdze pod Nr 58 - wynikało, iż dziecko urodziło się o godz. 17.40, natomiast w decyzji i w polskim akcie wpisano „godz. 17.30”. Jednakże decyzją Nr ... z dnia ... podjętą z urzędu Kierownik USC w Sejnach sprostował akt urodzenia w tym zakresie.
W akcie urodzenia została naniesiona wzmianka dodatkowa dot. jego sprostowania. Strony pokwitowały odbiór decyzji.
- Nr ... z dnia ..., Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Sejnach Nr ... z dnia ..., co odnotowano w rubryce „uwagi” - § 17 ust. 1 rozporządzenia.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty stanowiące podstawę podjęcia decyzji w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc tj. niemiecki odpis aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
Porównano dane zawarte w tłumaczeniu z treścią decyzji nie stwierdzając błędów
i rozbieżności.
Z uwagi na fakt, że dziecko nie pochodzi z małżeństwa Kierownik USC naniósł w akcie wzmiankę dodatkową o zastosowaniu art. 42 ust. 2 prawa o asc w zakresie danych ojca dziecka. Bez uwag.
II. KSIĘGA MAŁŻEŃSTW I AKTA ZBIOROWE
W 2003 roku sporządzono 59 aktów małżeństwa, w tym:
43 - dotyczą małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio,
tj. wyznaniowych ze skutkiem cywilnym,
12 - dotyczy małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Sejnach - art. 1
§ 1 krio,
4 - dotyczą aktów małżeństw wpisanych na podstawie decyzji Kierownika USC
w Sejnach.
Sprawdzono akty dotyczące małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio:
opłata skarbowa skasowana na zapewnieniach (nie oceniano pod kątem, czy opłata została przyjęta w wymaganej wysokości),
zaświadczenia wystawiał organ właściwy,
zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego do USC w przewidzianym ustawowo terminie,
akty małżeństwa sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa,
porównano dane zawarte w zaświadczeniu i odpisach skróconych aktów urodzeń nupturientów z treścią aktu małżeństwa, nie stwierdzając błędów i rozbieżności,
termin ważności zaświadczenia określony prawidłowo,
przypiski w aktach małżeństwa nanoszone są na bieżąco.
Stwierdzono jedynie, iż w akcie małżeństwa Nr 33 z dnia 18 sierpnia 2003 roku nie wpisano miejsca urodzenia kobiety, mimo iż wynikało ono z jej aktu urodzenia. Kierownik USC w Sejnach został pouczony o konieczności uzupełnienia w/w aktu małżeństwa.
Sprawdzono akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Sejnach - art. 1 § 1 kro Nr ... z dnia ...
Akty małżeństw podpisane są przez Kierownika USC w Sejnach, a także przez osoby zawierające związek małżeński i świadków.
W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty złożone przez strony przed zawarciem małżeństwa, wymagane zgodnie z art. 54 ust. 1 i 2 prawa o asc.
Następnie sprawdzono akty małżeństw sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Sejnach:
- Nr ...; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC
w Sejnach Nr USC-5151/4/03 z dnia 31 marca 2003 roku, podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Wniosek o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej złożyła kobieta, której akt dotyczy, zamieszkała w Sejnach (na podaniu jest data wpływu do USC).
Do podania wnioskodawczyni dołączyła odpis aktu małżeństwa wydany w USA, wraz
z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
Z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska współmałżonków, ani dzieci pochodzących
z tego małżeństwa.
We wzmiankach dodatkowych naniesiono adnotację dotyczącą nazwiska kobiety (zgodnie
z jej oświadczeniem) oraz o zastosowaniu art. 25 krio i art. 88 krio w stosunku do nazwiska mężczyzny oraz dzieci z tego małżeństwa.
Następnie na wniosek wnioskodawczyni uzupełniono w/w akt małżeństwa o brakujące dane dotyczące kobiety - decyzja Nr ... z dnia ... Podstawę uzupełnienia stanowił odpis aktu urodzenia Nr ... USC Sejny. W uwagach naniesiono stosowną wzmiankę dodatkową.
W aktach zbiorowych brakuje pokwitowania odbioru w/w decyzji Kierownika USC w Sejnach przez stronę.
- Nr ... z dnia ...; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Sejnach Nr ... z dnia ...
Podanie złożyła kobieta, której akt dotyczy.
Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych i do decyzji nie zgłoszono uwag.
- Nr ... z dnia ...; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Sejnach Nr ... z dnia ...
- Nr ... z dnia ...; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Sejnach Nr ... z dnia ...
III. KSIĘGA ZGONÓW I AKTA ZBIOROWE
W 2003 roku sporządzono 114 aktów zgonu.
Sprawdzając te akty stwierdzono, że są podpisane przez Kierownika USC w Sejnach
lub Zastępcę Kierownika USC w Sejnach oraz osobę zgłaszającą zgon. Wolne pozycje
po sporządzeniu aktów są wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
W/w akty sprawdzono pod kątem właściwości miejscowej organu uprawnionego
do sporządzenia aktu zgonu - art. 10 ust. 1 prawa o asc. Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.
Do każdego aktu zgonu jest karta zgonu podpisana przez lekarza. Karty zgonu znajdują się w tzw. aktach zbiorowych.
Akt zgonu Nr ... z dnia ...; sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Sejnach Nr ... z dnia ..., podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie wniosła matka osoby zmarłej, zamieszkała w Sejnach (na podaniu jest data wpływu do USC - 20 sierpnia 2003 roku).
W aktach zbiorowych znajduje się kopia zagranicznego aktu zgonu wydanego w Ontario wraz
z tłumaczeniem dokumentu na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
Kierownika USC w Sejnach pouczono, iż w aktach zbiorowych powinien znajdować się oryginał dokumentu stanowiącego podstawę do transkrypcji. Pani Kierownik USC w Sejnach wyjaśniła, iż zobowiąże wnioskodawczynię do dostarczenia oryginału odpisu zagranicznego aktu zgonu wydanego w Ontario - celem włączenia do akt zbiorowych.
Na tym protokół zakończono.
Ustalenia z kontroli omówiono z Panem Janem Stanisławem Kap Burmistrzem Miasta Sejny w obecności Pani Teresy Butkiewicz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Sejnach.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej, pozostaje w aktach Urzędu Miasta Sejny, natomiast drugi egzemplarz w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich
i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo do wniesienia uwag
do ustaleń z kontroli, zawartych w protokole, w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
podpisy osób kontrolujących
Ewa Monika Bielewska - referent prawny
Konrad Michałowski - referent prawny
podpis kierownika jednostki kontrolowanej
Jan Stanisław Kap - Burmistrz Miasta Sejny