Protokół

kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej

Artykułów Rolno - Spożywczych

w   Białymstoku

ul. Młynowa 21

Regon: 052142662, NIP: 966-16-51-986

 

 

Kontrolę w dniach 17, 19-20 maja 2004 r. przeprowadziła Wioletta Prześniak starszy inspektor w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w  Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli nr 18/04 z dnia 14 maja 2004 r. wystawionego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

 

Temat kontroli:

Sposób tworzenia ewidencji i przechowywania dokumentacji biurowej w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych w Białymstoku.

 

W  trakcie kontroli zbadano:

 

1)                             przyjmowanie i obieg korespondencji,

2)                             przeglądanie i przydzielanie korespondencji,

3)                             rejestrowanie spraw,

4)                             załatwianie spraw,

5)                             przechowywanie akt spraw.

 

Kontrolą objęto rok 2003 i 2004 do dnia kontroli.

 

Podlaskim Wojewódzkim Inspektorem Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych w Białymstoku jest Pan Mieczysław Kazimierz Januszewski.

 

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali :

- Pan Bohdan Goss - Zastępca  Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych,

- Pani Elżbieta Kuźmicka - starszy inspektor w Wydziale Administracji.

 

W czasie kontroli ustalono, co następuje:

 

1.                             Przyjmowanie i obieg korespondencji.

 

Funkcję kancelarii ogólnej spełnia sekretariat Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych. Zatrudniona jest tu Pani Elżbieta Kuźmicka  na stanowisku starszego inspektora.

W sekretariacie prowadzony jest jeden dziennik  korespondencji wpływającej i wychodzącej.

Dziennik zawiera następujące rubryki:

- Numer kolejny,

- Data otrzymanej korespondencji,

- Od kogo,

- Treść otrzymanej korespondencji,

- Znak referenta.

Druga strona dziennika zawiera następujące rubryki:

- Data wysłanej korespondencji,

- Do kogo,

- Treść wysłanej korespondencji,

- Nr korespondencji uprzedniej,

- Nr odpowiedzi na korespondencję wysłaną,

- Nr aktu,

 - Uwagi.

W dzienniku tym ewidencjonowana jest korespondencja wpływająca i wysyłana  z Inspektoratu. Inne rejestry i ewidencje korespondencji przychodzącej i wysyłanej nie są  prowadzone.

Przesyłki wpływające do Inspektoratu otwierane są w sekretariacie ( poza przesyłkami adresowanymi imiennie oraz poufnymi). Na pismach wpływających pracownik sekretariatu umieszcza pieczątkę  z datą wpływu.

Wysyłkę pism i innej korespondencji przygotowanej w Inspektoracie prowadzi sekretariat. Na pismach sporządzonych w Inspektoracie nie zamieszcza się dat wysłania pism.

 

2.                             Przyjmowanie i przydzielanie korespondencji.

 

Sekretariat Wojewódzkiego Inspektora , po zarejestrowaniu  wpływów do dziennika korespondencyjnego, przekazuje je do rozpatrzenia Wojewódzkiemu Inspektorowi. Na pismach  zamieszczane są  dekretacje Wojewódzkiego Inspektora, które kierują sprawę na poszczególne stanowiska pracy, jednakże  nie stosuje się skrótów dyspozycyjnych  dotyczących  sposobu załatwienia danej korespondencji.

 

3.                             Rejestrowanie spraw.

 

W Inspektoracie do rejestrowania spraw stosowany jest bezdziennikowy system kancelaryjny. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych  wprowadzona zarządzeniem Nr 4/03 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych w Białymstoku z dnia 2 kwietnia 2003r. Instrukcję kancelaryjną, instrukcję organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz rzeczowy wykaz akt Wojewódzki Inspektor przekazał do zatwierdzenia i uzgodnienia Archiwum Państwowemu w Białymstoku pismem z dnia 26 września 2003 r. znak: WI-I.AD-015-4/03.

 Ww. Instrukcja  wprowadziła bezdziennikowy system kancelaryjny oraz jednolity rzeczowy wykaz akt oparty na systemie dziesiętnym.

W Inspektoracie prowadzone są  następujące rejestry:

a) rejestr skarg i wniosków  - według następującego wzoru:

- LP.,

- Nazwisko i imię , Podmiot gospodarczy, adres,

- Treść,

- Data wpływu,

- Przekazano według właściwości,

- Data  załatwienia,

- Sposób załatwienia,

-  Symbol akt sprawy,

 - Uwagi.

b) rejestr upoważnień do przeprowadzania kontroli, który posiada następujące rubryki:

- LP.,

- Nr upoważnienia,

- Imię i nazwisko kontrolującego,

- Data wydania upoważnienia,

-Zakres kontroli ,

- Miejsce kontroli , nazwa przedsiębiorstwa,

- Termin  ważności upoważnienia,

- Potwierdzenie odbioru, data , podpis.

c) rejestr kontroli, który posiada następujące rubryki:

- Lp.,

- Nazwisko i imię przeprowadzającego kontrole,

- Zakres kontroli,

-  Okres kontroli,

- Postępowanie pokontrolne,

- Uwagi.

d) rejestr rzeczoznawców, który posiada następujące rubryki:

- Lp.,

- Imię i nazwisko,

- Adres zamieszkania,

- Miejsce zatrudnienia,

- Nr dowodu tożsamości,

- Data egzaminu,

- Zakres egzaminu,

- Nr ewidencyjny rzeczoznawcy.

e) rejestr decyzji, który składa się z następujących rubryk:

- Lp.,

- Podmiot gospodarczy,

- Rodzaj decyzji/nr ,

- Imię i nazwisko osoby wydającej decyzję ,

- Podpis.

f) rejestr okresowych upoważnień do przeprowadzenia kontroli, który posiada następujące rubryki:

- Lp.,

- Nr upoważnienia,

- imię i nazwisko kontrolującego,

- data wydania upoważnienia,

- Zakres kontroli,

- Miejsce kontroli, nazwa przedsiębiorstwa,

- Termin ważności  upoważnienia,

- Potwierdzenie odbioru, data, podpis.

g) rejestr upoważnień do przeprowadzania oceny i wydawania świadectw, który składa się z następujących rubryk:

- Lp.,

- Nr upoważnienia,

- Imię i nazwisko,

- Data wydania upoważnienia,

-Zakres oceny,

- Miejsce oceny, nazwa przedsiębiorstwa,

- Termin ważności upoważnienia ,

- Potwierdzenie odbioru, data, podpis.

h) rejestr zgłoszeń do kontroli jakości handlowej artykułów rolno - spożywczych z zagranicy , który składa się z następujących rubryk:

- Lp.,

- Data przyjęcia zgłoszenia,

- Przekazujący zgłoszenie,

- Nazwa towaru,

- Miejsce kontroli, data,

- Nr wydanego protokołu.

Rejestr ten został zakończony 31.12 .2003 r.

i) rejestr wniosków o dokonanie oceny jakości handlowej artykułów rolno - spożywczych, który składa się z następujących rubryk:

- Lp.,

- Data  zgłoszenia ,

- Data wystawienia,

- Nr świadectwa,

- Nr druku,

- Oznaczenie przedsiębiorcy,

- Producent,

- Rodzaj artykułu,

- Masa netto kg,

- Przeznaczenie.

j) rejestr zgłoszeń  do kontroli jakości handlowej artykułów rolno - spożywczych  sprowadzanych z  zagranicy, który składa się z następujących rubryk:

- Lp.

- Data przyjęcia zgłoszenia,

- Przekazujący zgłoszenie,

- Nazwa towaru,

-  Data  kontroli,

- Nr wydanego protokołu.

k) rejestr wniosków o dokonanie oceny jakości handlowej artykułów rolno - spożywczych, który składa się z następujących rubryk:

- Lp.,

- Data przyjęcia zgłoszenia,

- Przekazujący zgłoszenie,

- Nazwa towaru,

- Miejsce oceny, data,

- nr świadectwa.

Zakończony w dniu 31.12.2003 r.

 W Inspektoracie nie jest prowadzony rejestr aktów wewnętrznych Wojewódzkiego Inspektora , jako kierownika jednostki.

Prowadzenie wszystkich ww.  rejestrów,  oprócz rejestru skarg i wniosków, reguluje Instrukcja Nr 1/2003 w sprawie organizacji, planowania oraz szczegółowych zasad i trybu postępowania przy wykonywaniu kontroli i oceny jakości handlowej przez inspektorów  Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych z dnia 21.01.2003 r. znak: GI-02/400/1/03 zatwierdzona przez Głównego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych.

 

4.                             Załatwianie  spraw.

 

 Forma zewnętrzna pism załatwiających sprawy z reguły odpowiada ogólnie przyjętym zasadom. Niemniej jednak podczas kontroli ustalono, że :

a)                             w pismach : WI-1.AD.071-5/04 , WI.1-AD.071-2/04,WI-1.IE.712-5/04, WI-1.IE..pm.0313-9/04, umieszczono pieczęć nagłówkową  o treści                  "Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych"  stosując jednocześnie pieczęć podpisową o treści "Podlaski Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych" ,

b)                            w decyzjach : WI-1.KO.ml-420-134b/03 , WI-1.KO.ml.420 - 134a/03, WI-1.KO.ml-420-134/03 umieszczono pieczęć nagłówkową   o treści            "Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych" stosując jednocześnie  pieczęć podpisową "z up. Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora  Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych".

c)                              segregator zawierający protokoły kontroli piekarni oznaczono w 2003 r.       " Piekarnie - zb. 420" , a w 2004 r. " zb 410 Piekarnie?, przy czym pod pozycją 420 rzeczowy wykaz akt wymienia środki żywienia zwierząt,

d)                            w segregatorze " 421.ws.wino, wyroby spirytusowe, rp. ryby znajduje się dokumentacja kontrolna  dotycząca ryb i przetworów winiarskich,  podczas gdy rzeczowy wykaz akt pod pozycją 421  wymienia  tylko wyroby winiarskie,

e)                             w piśmie WI-1.IE.712-1/04 z dnia 9 lutego 2004 r. nie wskazano  adresata,

f)                              na piśmie GI-DGK-071/2/2004 z dnia 3 lutego 2004 r. nie ma pieczęci wpływu.

 

5.                             Przechowywanie akt spraw.

 

Pracownicy Inspektoratu prowadzą teczki aktowe do przechowywania spraw ostatecznie załatwionych. Do teczkek założone są spisy spraw.

Strony tytułowe teczek opisane są zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej i zawierają symbol literowy komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny  rzeczowego wykazu akt, nazwę jednostki organizacyjnej tytuł teczki, nazwę hasła klasyfikacyjnego, roczne daty końcowe, kategorię archiwalną. Symbole komórek są zgodne z postanowieniami regulaminu organizacyjnego.

Akta poszczególnych spraw  gromadzone są w sposób umożliwiający ustalenie dat wszczęcia i zakończenia postępowania.

Niemniej jednak podczas kontroli ustalono, że:

a)                             w teczkach nr: KO.411. Kontrola artykułów rolno - spożywczych sprowadzanych z zagranicy, KO.410 - Przemysł mleczarski, KO.zb.410 Piekarnie, KO.421 ws. wino, wyroby spirytusowe,  rp. Ryby brakuje spisów spraw,

b)                            w teczce WI.1.IE.pm-0313 -04  zamiast spisu spraw jest spis pism,

c)                             w teczce WI.1.AD-071-04  oraz WI-1-IE.712/04 treść spisu spraw nie zgadza się z zawartością teczki ( inna kolejność) ,

d)                              w teczce WI.1.IE.712/04 pisma dotyczące jednej sprawy mają kilka numerów.

 

Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych w Białymstoku  został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

 

Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.

 

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden doręczono Wojewódzkiemu Inspektorowi Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych.

 

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu pod pozycją 4/04.

 

 

Białystok,  7  czerwca  2004 r.

 

 

Podpis kontrolowanego                                        Podpis kontrolującego

 

 Podlaski Wojewódzki Inspektor                             starszy inspektor         

 Jakości Handlowej  Artykułów                          /-/ Wioletta Prześniak

  Rolno - Spożywczych

  /- / Mieczysław Kazimierz Januszewski