Białystok,
21 czerwca 2004 r.
PN.III.0932/28/04
Pan
Mieczysław
Kazimierz Januszewski
Podlaski Wojewódzki
Inspektor Jakości Handlowej
Artykułów Rolno -
Spożywczych
w Białymstoku
Na podstawie art. 15 pkt 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji
rządowej w województwie
( tekst jedn. Dz. U. z
2001 r. Nr 80, poz. 872, Nr 128, poz. 1407, z 2002 r. Nr 37,poz. 329, Nr 41,
poz. 365, Nr 62, poz. 558, Nr 89, poz. 804, Nr 200, poz. 1688, z 2003 r. nr 52,
poz. 450, Nr 137, poz. 1302, Nr 149, poz. 1452, z 2004 r. nr 33, poz. 287 ), w dniach
17, 19-20 maja 2004 r. Wydział Prawny i Nadzoru
przeprowadził w podległym Panu
Inspektoracie kontrolę w zakresie przestrzegania postanowień rozporządzenia
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej
administracji rządowej w województwie ( Dz. U. Nr 161, poz. 1109, z późn. zm. ), zwanego dalej
instrukcją, przy tworzeniu, ewidencjonowaniu i przechowywaniu dokumentacji
biurowej.
Kontrolą objęto rok 2003 i 2004 do dnia
kontroli.
Podczas kontroli ustalono, że opierając się na postanowieniach rozporządzenia
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie
instrukcji
kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w
województwie, Podlaski Wojewódzki Inspektor
Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych zarządzeniem
nr 4/03 z dnia 2 kwietnia 2003 r. wprowadził w Inspektoracie instrukcję
kancelaryjną, rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję organizacji i zakresu
działania archiwum zakładowego.
Ustalenia
kontroli wskazują, że
ustalone powyższym zarządzeniem zasady wykonywania czynności
biurowych są na ogół przestrzegane w Inspektoracie. Niemniej jednak stwierdzono
przypadki wykonywania tych czynności w sposób odbiegający od obowiązujących zasad, a mianowicie:
1)
na kopiach pism przechowywanych w aktach i
przeznaczonych do wysłania nie zamieszcza się dat ich wysłania, co narusza postanowienia § 31
ust.2 pkt 2 instrukcji i uniemożliwia kontrolę terminowości załatwiania spraw,
2)
nie założono rejestru aktów
wewnętrznych Wojewódzkiego Inspektora jako kierownika jednostki, wymaganego §
20 ust. 1 pkt 3 instrukcji,
3)
pieczęcie nagłówkowe i podpisowe na niektórych pismach wychodzących z Inspektoratu
np.: WI-1.AD.071-5/04, WI.1-AD.071-2/04,WI-1.IE.712-5/04, WI-1.IE..pm.0313-9/04,
zamieszczono w sposób odbiegający od zasad określonych w załączniku Nr 5 do instrukcji,
4)
do teczek aktowych oznaczonych
symbolami : "KO.411. Kontrola artykułów rolno - spożywczych sprowadzanych z
zagranicy", "KO.410 - Przemysł mleczarski", "KO.zb.410
Piekarnie", "KO.421 ws.
wino, wyroby spirytusowe,
rp. Ryby", WI.1.IE.pm-0313
-04 - nie założono spisów spraw; natomiast w teczkach WI.1.AD-071-04 oraz
WI-1-IE.712/04 treść spisu spraw nie odpowiada układowi akt spraw w tych
teczkach, co narusza postanowienia § 16
ust 1 instrukcji,
5)
niektóre teczki
aktowe oznaczono symbolami i hasłami klasyfikacyjnymi nie pokrywającymi się z
treścią haseł przewidzianych dla tych symboli w rzeczowym wykazie akt, np.:
teczkę aktową (segregator), w
której przechowywane są protokoły kontroli piekarni oznaczono w 2003
r. " Piekarnie - zb.
420" , a w 2004r. " zb 410 Piekarnie?, podczas gdy wg
rzeczowego wykazu akt dla symbolu 420 przewidziano hasło " środki żywienia
zwierząt". Podobnie w teczce aktowej oznaczonej " 421.ws.wino,
wyroby spirytusowe, rp. Ryby" zgromadzono
dokumentację kontrolną
dotyczącą ryb i przetworów winiarskich, podczas gdy rzeczowy wykaz akt dla symbolu 421 ustala
hasło: wyroby winiarskie.
Informując o
powyższym proszę o podjęcie stosownych działań w celu likwidacji stwierdzonych
uchybień i zapewnienie skutecznej kontroli wewnętrznej nad przestrzeganiem przez pracowników Inspektoratu
postanowień rozporządzenia
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (
Dz. U. Nr 161, poz. 1109, z późn. zm ).
Jednocześnie informuję,
iż w ciągu 7 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia może Pan zgłosić
umotywowane zastrzeżenia do zawartych w nim ocen, uwag i wniosków.
W przypadku
nieskorzystania z tej możliwości , proszę o
powiadomienie mnie w ciągu 30 dni o sposobie wykorzystania uwag i wniosków
pokontrolnych, w tym o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji lub
przyczynach niepodjęcia takich działań.
Z up. Wojewody Podlaskiego
/-/
Lidia Stupak
Dyrektor Wydziału
Prawnego i
Nadzoru