Białystok, 2010.09.27
WG.II.JGSK.0932 - 2/09
PAN
FRANCISZEK WIŚNIEWSKI
STAROSTA AUGUSTOWSKI
W dniach 24 marca oraz 16 czerwca 2010 r. w podległym Panu Urzędzie przeprowadzona została przez pracowników Wydziału Geodezji i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Białymstoku, kontrola z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków.
Celem kontroli była ocena prawidłowości:
1/ rejestrowania , zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych , decyzji administracyjnych doręczanych do organu prowadzącego tą ewidencję,
2/ terminowości i merytorycznej poprawności procesu wprowadzania zmian do operatu ewidencji gruntów i budynków, wynikających w szczególności z aktów notarialnych , orzeczeń sądowych i decyzji administracyjnych, a także z dokumentacji przekazywanej od właścicieli lub wykonawców prac, przyjętych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,
3/ prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie własności,
użytkowania wieczystego, zarządu , a w szczególności do dróg i wód oraz zakwalifikowania
nieruchomości Skarbu Państwa do właściwych grup rejestrowych,
4/ przekazania zbioru danych ewidencji gruntów i budynków oraz rejestracji przez Generalnego
Inspektora Danych Osobowych,
5/ przepływu informacji i dokumentów, mających znaczenie dla ewidencji gruntów i budynków
pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa lub urzędu miasta i urzędów
gmin,
6/ udzielania informacji , wypisów , wyrysów , kopii i zaświadczeń na podstawie danych zawartych
w operacie ewidencji gruntów i budynków,
7/ naliczania i egzekwowanie opłat za wydawane informacje, wypisy i wyrysy z operatu ewidencji
gruntów i prowadzenie dokumentacji z tym związanej ( ocena czy istniejący system zapewnia
pełną kontrolę nad procesem pobierania opłat),
8/ wykonywania obowiązków, wynikających z przepisów prawa geodezyjnego oraz przepisów o ochronie danych osobowych , związanych z zabezpieczeniem operatu ewidencji gruntów
i budynków , w tym komputerowej bazy danych ewidencyjnych, przed zniszczeniem, utratą
i nieuprawnioną modyfikacją zawartych w nim danych oraz dostępem osób nieuprawnionych,
9/ modernizacji ewidencji gruntów i budynków - zgodność działalności w tym zakresie
z postanowieniami § 80-82 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa
z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków( Dz. U. Nr 38, poz. 454),
10/ sporządzania urzędowych zestawień zbiorczych danych ewidencji gruntów i budynków
- terminowość i rzetelność.
Kontrolą objęto prowadzenie zadań wyszczególnionych w punktach 1-10 w okresie od 1 stycznia 2007r. do dnia kontroli .
W toku przeprowadzonej kontroli w punktach nr nr 3, 8, 9 stwierdzono następujące nieprawidłowości :
Ad. punktu nr 3.
Stwierdzono , że część lasów i gruntów pod tymi lasami nie ma ustalonego
właściciela , ani też użytkownika np. lasy wykazane w jednostce ewidencyjnej Lipsk,
obręb 0001 Lipsk , jedn. rej,. G.10 . ( akta kontroli str. 6).
Ad. punktu nr 8.
Zarządzeniem Nr 16/07 Starosty Augustowskiego z dnia 25 lipca 2007 r. - w sprawie „ Polityki Bezpieczeństwa „ oraz „ Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym
„ w Starostwie Powiatowym w Augustowie, wprowadzono
- „ Politykę Bezpieczeństwa „
- „ Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym „
Zgodnie z ust. IV pkt 3 -6 , Polityki Bezpieczeństwa, Administrator Bezpieczeństwa Informacji lub osoba przez niego upoważniona dokonuje, nie rzadziej niż jeden raz w roku , okresowych kontroli i oceny funkcjonowania mechanizmów zabezpieczeń oraz przestrzegania zasad postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych.
Administrator Bezpieczeństwa Informacji prowadzi rejestr dokonywanych kontroli oraz ustaleń, wniosków i zaleceń z nich wynikających, a także nadzoruje ich wykonywanie.
Z kontroli, o których mowa w ust. 3 należy sporządzić protokoły, które przechowuje Administrator Bezpieczeństwa Informacji.
Z informacji Pana Grzegorza Haraburda - Administratora Bezpieczeństwa Systemu Informatycznego w Starostwie Powiatowym w Augustowie wynika , że kontrole były prowadzone. W związku z tym , że nie było nieprawidłowości, nie zostały sporządzone protokoły.
Ad. punktu nr 9
Zgodnie z § 80.1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków - modernizację ewidencji przeprowadza się w sposób planowy zapewniający :
1. założenie komputerowych baz ewidencyjnych, umożliwiających tworzenie raportów,
o których mowa w § 22:
a) dla obszarów miast w terminie do 31 grudnia 2005 r.
b) dla terenów wiejskich w terminie do 31 grudnia 2010 r.
Począwszy od 2008 roku, został uruchomiony program do prowadzenia ewidencji, obejmujący pełny zakres danych ewidencyjnych,
Do prowadzenia operatu ewidencji gruntów i budynków wykorzystuje się obecnie oprogramowanie:
KOL v 10.1.3.11 - do zintegrowanej i opisowej części ewidencji gruntów
EWMAPA v 8 - do części kartograficznej ewidencji gruntów
W systemie Kataster On line prowadzona jest część opisowa ewidencji gruntów
i budynków, jak również część kartograficzna dla miast: Augustów i Lipsk.
Część kartograficzna tej ewidencji dla pozostałych gmin prowadzona jest w systemie
Ewmapa.
Numeryczną mapę ewidencji gruntów wykonano na obszarze 35199 ha ( powierzchnia
Powiatu 165 897 ha ) , co stanowi 21,2 % powierzchni powiatu, a pozostała część prowadzona jest
w postaci analogowej.
Część graficzna operatu ewidencji gruntów i budynków na terenach wiejskich prowadzona jest
w większości w formie analogowej .
Nie założono komputerowych baz danych ewidencyjnych , umożliwiających tworzenie
raportów, o których mowa w § 22 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa
z dnia29 marca 2001 roku w sprawie n ewidencji gruntów i budynków , w terminach określonych
w § 80 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia .
Nie uzgodniono projektów modernizacji operatu gruntów i budynków , z Podlaskim Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego.
Mając powyższe na uwadze zalecam.
•1. Podjąć działania w celu ustalenia właściciela lasów i gruntów pod tymi lasami wykazanymi w jednostce ewidencyjnej Lipsk, obręb 0001 Lipsk , jedn. rej,. G.10 .
2. Z przeprowadzanych kontroli o których mowa w punkcie IV Polityki Bezpieczeństwa,
protokoły należy sporządzać w formie pisemnej.
3. Dokonać aktualizacji treści dokumentów takich jak „ Polityka Bezpieczeństwa „ czy
„ Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym „ w zakresie powstałych zmian .
4 Zakończyć prace dotyczące modernizacji operatów ewidencji gruntów i budynków na
terenach miejskich, w celu założenia komputerowych baz ewidencyjnych,
umożliwiających, tworzenie raportów, zgodnie z § 22 rozporządzenia
5. Podjąć działania w celu zintensyfikowania prac modernizacyjnych operatu ewidencji
gruntów i budynków na terenach wiejskich, umożliwiających zgodnie z § 22
rozporządzenia tworzenie raportu, w związku z upływem terminu, określonego w § 80.1
rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków.
6. Bez zbędnej zwłoki wykorzystać materiały powstałe w ramach projektu Phare 2003
- „ Wektoryzacja map katastralnych w Polsce" do aktualizacji operatu ewidencji gruntów
i budynków i uzgodnić projekty modernizacji operatu gruntów i budynków ,
z Podlaskim Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego
Termin wykonania zaleceń - niezwłocznie.
Odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne oczekuję w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma.
PODLASKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR
Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego
Marian Brożyna