PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Miejskiego w Supraślu, 16 - 300 Supraśl, ul. J. Piłsudskiego 58 (NIP 542-030-43-18) przeprowadzonej w dniu 31 maja 2004 roku przez:

§        Urszulę Czarnecką - inspektora w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, działającą na podstawie upoważnienia Nr 27/04 z dnia 26 maja 2004 roku, wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

§        Aleksandra Piesiaka- starszego inspektora w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, działającego na podstawie upoważnienia Nr 28/04 z dnia 26 maja 2004 roku, wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

§        Marka Bałakiera- inspektora w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, działającego na podstawie upoważnienia Nr 29/04 z dnia 26 maja 2004 roku, wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

§        Macieja Rynkiewicza- starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, działającego na podstawie upoważnienia Nr 32/04 z dnia 28 maja 2004 roku, wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawności realizacji inwestycji PL0008.02.06/0027 "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegająca na przebudowie ulic 3-go Maja, Konarskiego i Cieliczańskiej"

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

§        ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 roku  Nr 15, poz. 148  z późn. zm.);

§        ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego  (Dz. U. Nr 203, poz. 1966);

§        ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 roku Nr 207, poz. 2016 z późn. zm.).;

oraz zapisów:

§        Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego w związku z realizacją projektu o nr PL0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;

§        Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Miasta i Gminy w Supraślu;

§        Umowy z dnia 15 listopada 2002 roku zawartej pomiędzy Zarządem Miejskim w Supraślu a Przedsiębiorstwem Drogowym "Sokolik" na wykonanie zadania pod nazwą "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegająca na przebudowie ulic 3-go Maja, Konarskiego i Cieliczańskiej"

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Burmistrzem Miasta Supraśl jest Wiktor Grygiencz, pełniący tę funkcję od 19 listopada 2002 roku, funkcję Sekretarza Miasta pełni od 1 października 1994 roku Pani Barbara Piekarska, a funkcję Skarbnika Miasta pełni od 26 kwietnia 2002 roku Pani Lucyna Majewska.

Wyjaśnień udzielali:

§        Pan Wiktor Grygiencz - Burmistrz Miasta Supraśl;

§        Pani Lucyna Majewska - Skarbnik Miasta Supraśl;

§        Pan Walerian Anisimowicz - kierownik Referatu Infrastruktury Urzędu Miejskiego w Supraślu

§        Pani Anna Stefanowicz - inspektor ds. inwestycji w Referacie Infrastruktury Urzędu Miejskiego w Supraślu

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.       W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Miasta i Gminy w Supraślu umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06/0027 "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegająca na przebudowie ulic 3-go Maja, Konarskiego i Cieliczańskiej", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Całkowity koszt projektu oszacowano na 275.886 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej wynosi maksymalnie 206.556 EUR. Płatność zostanie dokonana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. W dniu 30 września 2003 roku został zawarty aneks Nr 1 do Umowy Dotacji, który wydłużył okres realizacji projektu do 31 sierpnia 2004 roku. Beneficjent zadeklarował, iż w Ministerstwie Gospodarki i Pracy znajduje się kolejny aneks do Umowy Dotacji, w którym udział środków Unii Europejskiej został zwiększony do 75% wartości projektu. Umowa dotacji stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

II.    W dniu 10 lipca 2002 roku zostało zawarte porozumienie pomiędzy Powiatem Białostockim a Gminą Supraśl, w którym Zarząd Powiatu Białostockiego zobowiązał się do udzielenia dotacji w kwocie 70.000 zł  na rzecz Gminy Supraśl, na realizację zadania współfinansowanego ze środków funduszu Phare 2000 pod nazwą "modernizacja skrzyżowania ul. Cieliczańskiej i Konarskiego w Supraślu". Uchwałą Nr 137/355/02 Zarządu Miejskiego w Supraślu z dnia 17 lipca 2002 roku w sprawie zmian do budżetu gminy na rok 2002 zwiększono dochody w dziale 600 rozdziale 60014 § 662 o kwotę 70.000 zł oraz zwiększono wydatki w dziale 600 rozdziale 60014 § 6050 tytułem dotacji celowej otrzymanej z powiatu na inwestycję realizowaną na podstawie porozumienia między jst - finansowanie dróg powiatowych - modernizacja skrzyżowania ul Cieliczańskiej i Konarskiego w Supraślu. Przedmiotowa dotacja wpłynęła na rachunek Urzędu Miejskiego w Supraślu w dniu 25 listopada 2002 roku. Uchwałą nr V/37/03 Rady Miejskiej z dnia 15 marca 2003 roku w sprawie budżetu Gminy na 2003 rok w planie dochodów budżetu gminy na 2003 rok ujęto kwotę dotacji z funduszu Phare 2000 na poziomie 768.867 zł z przeznaczeniem na zadanie "Ul. Cieliczańska, Konarskiego, 3 Maja - Supraśl", zgodnie z załącznikiem nr 7 do opisywanej uchwały - Wykaz zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2003 roku.

Przedmiotowe uchwały, porozumienie pomiędzy Powiatem Białostockim a Gminą Supraśl z 10 lipca 2002 roku oraz wyciąg potwierdzający faktyczny wpływ gotówki ze Starostwa Powiatowego w Białymstoku na konto Gminy Supraśl stanowią załącznik nr 2 do protokołu.

III. W dniu 15 listopada 2002 roku została zawarta umowa pomiędzy Zarządem Miejskim w Supraślu a Przedsiębiorstwem Drogowym "Sokolik" na wykonanie zadania pn. "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegająca na przebudowie ulic 3-go Maja, Konarskiego i Cieliczańskiej". Wartość przedmiotu umowy została określona na kwotę 1.026.936,75 zł (netto) i przeliczana kursem z dnia podpisania umowy dotacji zawartej z Regionalną Instytucją Finansujacą - Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego w Białymstoku tj. 20 sierpnia 2002 roku 1EUR = 4,068PLN. W związku z faktem, iż przyjęty kurs do przeliczenia wartości umowy był niewłaściwy, w dniu 31 stycznia 2003 roku został zawarty pomiędzy umawiającymi się stronami aneks do umowy z dnia 15 listopada 2002 roku, w którym zmieniono kurs stosowany do przeliczeń na średni kurs EURO/PLN w NBP w dniu podpisania umowy z Wykonawcą, tj. 1EUR = 3,9498PLN. Kopia umowy wraz z aneksem stanowi załącznik nr 3 do protokołu.

Stosownie do zapisów § 8 umowy Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia umownego (netto) tj. kwotę 51.346,64 zł w formie gwarancji bankowej. Gwarancja Nr B2/GW/277/02 z 15 listopada 2002 roku została wystawiona przez Kredyt Bank S.A. II Oddział w Białymstoku na kwotę 51.346,84 zł w okresie od 15 listopada 2002 roku do 30 września 2003 roku i na kwotę 15.404,05 zł w okresie od 1 października 2003 roku do 30 września 2006 roku. Kopia gwarancji bankowej stanowi załącznik nr 4 do protokołu.

IV. Urząd Miejski w Supraślu zwrócił się do Urzędu Komitetu Integracji Europejskiej z wnioskiem o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej. Wniosek ten został zarejestrowany 14 stycznia 2003 roku pod numerem rejestru 2003/1/0074/ (zał. nr 5).

V.    W dniu 28 lutego 2003 roku Urząd Miasta i Gminy w Supraślu przedłożył wniosek o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 155.727,89 EUR (zał. nr 6). W dniu 28 kwietnia 2003 roku Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przekazała na konto Urzędu Miejskiego w Supraślu prowadzone w EURO przez Bank Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku (na podstawie Umowy rachunku bankowego w walucie wymienialnej Nr 50337-36001-1978-00/06 (13 1540 1216 2001 4405 0337 0001)) zawartej 5 kwietnia 2001 roku pomiędzy Urzędem Miasta i Gminy w Supraślu a Bankiem Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku - zał. nr 7) powyższą kwotę (tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej). Potwierdzenie wpłaty zaliczki na konto Urzędu Miejskiego w Supraślu stanowi załącznik nr 8 do protokołu.

VI. W czasie trwania realizacji inwestycji Wykonawca wystawił 10 faktur za wykonane roboty, dla których podstawą były protokoły odbioru wykonanych robót - częściowe i protokół odbioru końcowego:

§        Faktura VAT nr 000117/12/020 z 23 grudnia 2002 roku na kwotę 91.580,49 zł (netto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 23 grudnia 2002 roku opłacona w dniu 30 grudnia 2002 roku przelewem na konto Wykonawcy (97.991,12 zł brutto), do rozliczenia został przyjęty średni kurs EURO w NBP w dniu dokonania przelewu tj. 1EUR = 4,0001 PLN, zgodnie z tym kursem wartość faktury w EURO wynosi 22.894,55EUR (netto); faktura płatna ze środków własnych Beneficjenta (zał. nr 9 - komplet dokumentów);

§        Faktura VAT nr 000016/04/030 z 17 kwietnia 2003 roku na kwotę 135.575,19zł (netto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 15 kwietnia 2003 roku opłacona w dniu 24 kwietnia 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy (145.065,45 zł brutto), do rozliczenia został przyjęty średni kurs EURO w NBP w dniu dokonania przelewu tj. 1EUR = 4,2930 PLN, zgodnie z tym kursem wartość faktury w EURO wynosi 31.580,52EUR (netto); faktura płatna ze środków własnych Beneficjenta (zał. nr 10 - komplet dokumentów);

§        Faktura VAT nr 000018/04/030 z 25 kwietnia 2003 roku na kwotę 26.959,26zł (netto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 25 kwietnia 2003 roku opłacona w dniu 9 maja 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy (28.846,41 zł brutto), do rozliczenia został przyjęty średni kurs EURO w NBP w dniu dokonania przelewu tj. 1EUR = 4,3351 PLN, zgodnie z tym kursem wartość faktury w EURO wynosi 6.218,83EUR (netto); faktura płatna ze środków własnych Beneficjenta (zał. nr 11 - komplet dokumentów);

§        Faktura VAT nr 000026/05/030 z 26 maja 2003 roku na kwotę 165.276,30 zł (netto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 26 maja 2003 roku opłacona w dniu 6 czerwca 2003 roku dwoma przelewami na konto Wykonawcy; kwota 4.231,07 zł (zawierająca podatek VAT od wartości 3.954,27 zł), przeliczona średnim kursem EURO w NBP dniu dokonania przelewu, tj. 1EUR =  4,4369PLN, oraz kwota 161.322,03 zł stanowiąca równowartość 36.627,47 EUR, zgodnie z kursem negocjowanym w banku płatnika w dniu dokonywania płatności (1EUR = 4,4044 PLN), faktura płatna ze środków zaliczki Unii Europejskiej oraz środków własnych Beneficjenta (zał. nr 12 - komplet dokumentów);

§        Faktura VAT nr 000035/06/030 z 30 czerwca 2003 roku na kwotę 174.513,36 zł (netto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 30 czerwca 2003 roku opłacona w dniu 10 lipca 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy (174.513,36 zł) łącznie z fakturą opisaną poniżej, do rozliczenia został przyjęty kurs negocjowany w banku płatnika w dniu dokonania przelewu tj. 1EUR = 4,4150 PLN, zgodnie z tym kursem wartość faktury w EURO wynosi 39.527,38EUR (netto); faktura płatna ze środków zaliczki Unii Europejskiej (zał. nr 13 - komplet dokumentów);

§        Faktura VAT nr 000036/07/030 z 1 lipca 2003 roku na kwotę 47.422,27 zł (netto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 1 lipca 2003 roku opłacona w dniu 10 lipca 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy (47.422,27 zł) łącznie z fakturą 000035/06/030, do rozliczenia został przyjęty kurs negocjowany w banku płatnika w dniu dokonania przelewu tj. 1EUR = 4,4150 PLN, zgodnie z tym kursem wartość faktury w EURO wynosi 10.741,17EUR (netto); faktura płatna ze środków zaliczki Unii Europejskiej (zał. nr 14 - komplet dokumentów);

§        Faktura VAT nr 000039/07/030 z 7 lipca 2003 roku na kwotę 32.632,02 zł (netto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 7 lipca 2003 roku opłacona w dniu 1 sierpnia 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy (32.632,02 zł) łącznie z fakturą 000056/07/030, do rozliczenia został przyjęty kurs negocjowany w banku płatnika w dniu dokonania przelewu tj. 1EUR = 4,3300 PLN, zgodnie z tym kursem wartość faktury w EURO wynosi 7.536,26EUR (netto); faktura płatna ze środków zaliczki Unii Europejskiej (zał. nr 15 - komplet dokumentów);

§        Faktura VAT nr 000056/07/030 z 28 lipca 2003 roku na kwotę 183.746,02 zł (netto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 28 lipca 2003 roku opłacona w dniu 1 sierpnia 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy (183.746,02 zł) łącznie z fakturą 000039/07/030, do rozliczenia został przyjęty kurs negocjowany w banku płatnika w dniu dokonania przelewu tj. 1EUR = 4,3300 PLN, zgodnie z tym kursem wartość faktury w EURO wynosi 42.435,57EUR (netto); faktura płatna ze środków zaliczki Unii Europejskiej (zał. nr 16 - komplet dokumentów);

§        Faktura VAT nr 000066/08/030 z 29 sierpnia 2003 roku na kwotę 100.418,94 zł (netto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 29 sierpnia 2003 roku. W dniu 30 sierpnia 2003 roku Wykonawca wystawił fakturę korygującą VAT nr 1/03 do faktury VAT 66/08/03, w której do kwoty opłacanej ze środków własnych Beneficjenta (14.277,17zł) naliczono VAT wysokości 7 %, w związku z powyższą zmianą kwota faktury do zapłaty wyniosła 101.418,34, faktura została opłacona w dniu 22 września 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy (86.141,77 zł - środki zaliczki Unii Europejskiej) i w dniu 23 września 2003 roku 15.276,57 zł - środki Beneficjenta, do rozliczenia części płatnej ze środków zagranicznych został przyjęty kurs negocjowany w banku płatnika w dniu dokonania przelewu tj. 1EUR = 4,4700 PLN, zgodnie z tym kursem wartość części faktury płatnej ze środków zaliczki Unii Europejskiej w EURO wynosi 19.271,09 (netto), natomiast do rozliczenia części płatnej ze środków krajowych przyjęto średni kurs EURO/PLN w NBP, tj. 1EUR = 4,4976PLN, zgodnie z tym kursem wartość części faktury płatnej ze środków własnych Beneficjenta wynosi 3.174,40 EUR (razem 22.445,49 EUR); faktura płatna ze środków zaliczki Unii Europejskiej i ze środków własnych Beneficjenta (zał. nr 17 - komplet dokumentów);

§        Faktura VAT nr 000079/09/030 z 25 września 2003 roku na kwotę 68.812,90 zł (netto), zgodnie z protokołem Nr 1 odbioru końcowego z 19 września 2003 roku opłacona w dniu 20 października 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy (68.812,90 zł), do rozliczenia został przyjęty średni kurs EURO/ PLN w NBP, tj. 1EUR = 4,6156 PLN, zgodnie z tym kursem wartość faktury w EURO wynosi 14.908,77EUR (netto); faktura płatna ze środków własnych Beneficjenta (zał. nr 18 - komplet dokumentów);

Beneficjent przedłożył zaświadczenie Banku Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku z 7 czerwca 2004 roku, potwierdzające fakt stosowania do płatności realizowanych ze środków zaliczki Unii Europejskiej kursu negocjowanego. Zaświadczenie stanowi załącznik nr 19 do protokołu.

Zgodnie z interpretacją Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zawartą w piśmie INFRA/4494/KJ/03 z 6 października 2003 roku "w przypadku płatności ze środków pochodzących z dotacji, dokonywanych z rachunku Beneficjenta prowadzonego w EUR do rozliczenia należy przyjmować kurs wynegocjowany z bankiem lub kurs skupu banku prowadzącego rachunek. Natomiast do przeliczania płatności realizowanych w PLN ze środków własnych Beneficjenta ma zastosowanie średni kurs NBP obowiązujący w dniu dokonania przelewu".

VIII.        Wszystkie wypłaty z konta nominowanego w EURO założonego celem przeprowadzania transakcji w ramach inwestycji współfinansowanej ze środków Unii Europejskiej, znajdują odzwierciedlenie w przedłożonych przez Beneficjenta wyciągach bankowych. Pobierane przez Bank Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku opłaty za prowadzenie rachunku oraz prowizje za dokonywane przelewy zostały przez Beneficjenta zrefundowane 21 sierpnia 2003 roku. W dniu 20 lutego 2004 roku na opisywany rachunek wpłynęła omyłkowo kwota 1.032,30 EUR i została od tej transakcji pobrana prowizja. W dniu 10 marca 2004 roku kwota ta została wypłacona z rachunku, a pobrana prowizja została zwrócona na konto przez Urząd Miejski w Supraślu w dniu 5 marca 2004 roku. Wyciągi bankowe stanowią załącznik nr 20 do protokołu.

IX.             Beneficjent przedłożył kontrolującym raport końcowy, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur oraz wniosek o płatność na kwotę 20.729,18 EUR. Komplet dokumentów stanowi załącznik nr 21 do protokołu.

Kontrakt pomiędzy Zarządem Miejskim w Supraślu a Przedsiębiorstwem Drogowym "Sokolik" został skalkulowany w PLN na kwotę netto 1.026.936,75 zł, (1.098.822,32 zł brutto) co wg kursu średniego NBP w tym dniu 1EUR = 3,9498PLN (zgodnie z aneksem do umowy) dało kwotę kontraktową netto w wysokości 259.997,15EUR. W wyniku wzrostu kursu EUR/PLN, a także wobec faktu, iż faktury wystawiane były przez Wykonawcę w PLN, łączna kwota faktur wyniosła 1.026.936,75zł, co w przeliczeniu wg kursów z poszczególnych dni wystawiania faktur dało wartość 235.836,62EUR. Przyjęte przez Beneficjenta proporcje współfinansowania ze środków krajowych (środki własne Beneficjenta i środki Starostwa Powiatowego w Białymstoku) oraz dotacji z programu Phare ESC 2000 tj. 25%/75% pozwoliły mu na obliczenie kwoty dotacji Unii Europejskiej na poziomie 176.877,47EUR i współfinansowania krajowego na poziomie 58.959,15EUR. W związku z wypłatą w dniu 28 kwietnia 2003 roku zaliczki na konto Urzędu Miejskiego w Supraślu w wysokości 155.727,89 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczaniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji Beneficjent odliczył w raporcie wartość 9,35EUR - wartość odsetek uwidoczniona na wyciągu z 31 marca 2004 roku. Beneficjent obliczył, iż kwota płatności końcowej wynosi 20.729,18 EUR.

Kontrolujący stwierdzają, że Beneficjent przeprowadził prawidłową, co do zasady konstrukcję dokumentacji związanej z płatnością końcową. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na fakt, iż do przeliczenia wartości faktury 000079/09/030, opłaconej 20 października 2003 roku zastosowano kurs wymiany EURO zgodnie za tabelą kursów średnich NBP z 17 października 2003 roku. Ponadto w szczegółowych sprawozdaniach finansowych w oparciu  o przelewy dokonane dla danej faktury z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych dla faktur 000018/04/030, 000066/08/030 oraz 000079/09/030 środki pochodzące z budżetu Beneficjenta, a pokrywające wartość 20% dotacji należy traktować jak środki krajowe i umieszczać w kolumnach Środki  z Budżetu Beneficjenta - netto.

Przestawiony przez Beneficjenta podczas trwania kontroli materiał nie ma jednak charakteru ostatecznego, z uwagi na fakt, iż Oddział Weryfikacji i Potwierdzania Płatności w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi zgłosił do Regionalnej Instytucji Finansującej uwagi do przedłożonej dokumentacji.

W odpowiedzi na przedstawione zastrzeżenia do końcowego rozliczenia, Beneficjent przedłożył skorygowaną zgodnie z zaleceniami jego wersję. W rezultacie ponownej kalkulacji wartości zrealizowanego kontraktu, tj. przyjmując do przeliczenia kwoty wypłaty z dnia 20 października 2003 roku średni kurs EURO/PLN w NBP z 20 października 2003 roku oraz doliczając odsetki za kolejny okres ich kapitalizacji, ogólna kwota dotacji Unii Europejskiej wyniosła 176.855,42 EUR, stąd po odliczeniu wartości wypłaconej zaliczki oraz wartości narosłych odsetek, kwota płatności końcowej ukształtowała się na poziomie 20.707,12 EUR. Ponadto w szczegółowych sprawozdaniach finansowych w oparciu o przelewy dokonane dla danej faktury z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych dla faktur 000018/04/030, 000066/08/030 oraz 000079/09/030 środki pochodzące z budżetu Beneficjenta, a pokrywające wartość 20% dotacji zostały potraktowane jako środki krajowe i umieszczone w kolumnach Środki z budżetu Beneficjenta - netto.

Skorygowany wniosek o płatność końcową, raport końcowy, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla faktur 000018/04/030, 000066/08/030 oraz 000079/09/030 oraz zaświadczenie z Banku Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku z 11 czerwca 2004 roku w sprawie wysokości narosłych odsetek stanowią zał. nr 22 do protokołu

Zestawienie planowanych i rzeczywiście wykonanych kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.

Wartości podane w EUR

X.                W dniu 24 października 2002 roku wyłoniono w trybie przetargu nieograniczonego (zbiorcze zestawienie ofert załącznik nr 23) Wykonawcę - Przedsiębiorstwo Drogowe "SOKOLIK" z Białegostoku do realizacji projektu PL 0008.02.06/0027 "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl, polegającego na przebudowie ulic 3-go Maja, Konarskiego i Cieliczańskiej" - współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej.

XI.             W dniu 15 listopada 2002 roku przekazano plac budowy pod inwestycje Wykonawcy - Przedsiębiorstwu Drogowemu "SOKOLIK" (załącznik nr 24) i rozpoczęto prace budowlane związane z ww. zadaniem na postawie aktualnego i uprawomocnionego pozwolenia na budowę Nr AR.7351-9-5/2002p z dnia 12 kwietnia 2002 roku wraz dokumentami uzupełniającymi (załącznik nr 25)

XII.          W dniu 15 listopada 2002 roku Gmina Supraśl podpisała umowę o nadzór inwestorski z Przedsiębiorstwem Obsługi Inwestycji w Białymstoku, zlecającą realizację ww. inwestycji wraz z niezbędnymi dokumentami uzupełniającymi (załącznik nr 26)

XIII.       W okresie od listopada 2002 roku do września 2003 roku (wg dostarczonych dokumentów - 2 szt. dzienników budów, (załączniki nr 27 i nr 28) obejmujących realizację w ramach projektu PL 0008.02.06/0027 "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl, polegającego na przebudowie ulic 3-go Maja, Konarskiego i Cieliczańskiej" - współfinansowanego ze środków Programu Phare 2000, podzielonych na następujące etapy:

1)     "Przebudowa ulicy 3- go Maja w Supraślu" (załącznik nr 27). W ramach zadania:

a)      zostały wykonane roboty związane z układaniem kabla elektrycznego NN i oświetleniowego z przeciskami pod jezdnią, ustawieniem słupów oświetleniowych, montażem: szafek pomiarowych, złączy kablowych, liczników energetycznych i linii napowietrznych,

b)     zostały wykonane roboty związane z rozbiórką nawierzchni, ustawieniem krawężników na ławach betonowych, ułożeniem chodników z kostki starobruk oraz wjazdów bramowych z kostki polbruk i odzyskanego kamienia brukowego, obudowaniem drzew,

c)     wykonano roboty związane z korytowaniem pod drogę, podbudową z kruszywa naturalnego, ułożeniem kostki starobruk i kamienia brukowego,

d)     wykonano wpusty uliczne wraz z przykanalikami,

e)     zamontowano pionowe oznaczenia drogowe.

2)      "Ulice Konarskiego i Cieliczańskiej w Supraślu:" (załącznik nr 28). W ramach powyższego programu:

a)      zostały wykonane roboty związane z: rozebraniem nawierzchni ulicy, korytowaniem drogi, ustawieniem betonowych krawężników na ławach betonowych, ułożeniem podsypki, wykonaniem warstwy: stabilizacyjnej, filtracyjnej, z kruszywa łamanego, ułożeniem chodnika z kostki starobruk i zjazdów z kostki polbrukowej,

b)     wykonano kanalizację sanitarną wraz ze studniami,

c)     wykonano: kolektor deszczowy wraz ze studniami, wpustami ulicznymi z przykanalikami, sączki drenacyjne, ułożono geowłókninę,

d)     wykonano przepust na kable elektryczne i kable telekomunikacyjne,

XIV.        Powyższe roboty budowlane wykonywane w okresie od listopada 2002 roku do września 2003 roku były nadzorowane przez Kierownika Budowy - Pana Zbigniewa Sokolika (z uprawnieniami budowlanymi Nr Bł216/85 i opłaconymi wszelkimi składkami Nr PDL/BD/0068/03), przy udziale Kierowników Robót Ogólnobudowlanych Pan Gerarda Purty (z uprawnieniami budowlanymi Nr Bł57/86 i opłaconymi wszelkimi składkami Nr PDL/BO/2384/02) oraz Kierownika Robót Elektrycznych Pana Jana Korzeniewskiego (z uprawnieniami budowlanymi Bł156/87 i wszelkimi opłaconymi składkami PDL/IE/0024/03), odpowiedzialnych za: przebudowę ulicy 3 - Maja oraz wykonanie ulic Konarskiego i Cieliczańskiej w Supraślu. Komplet kserokopii: uprawnień budowlanych, opłaconych składek, kserokopii niezbędnych oświadczeń stanowi załącznik nr 29 do protokołu.

XV.           W tym okresie, zgodnie z zapisami dokonanymi w dziennikach budów oraz z oświadczeń wynika, że funkcję Koordynatora (zgodnie z umową o nadzór inwestorski zawartą z P.O.I. w dniu 15 listopada 2002 roku - załącznik nr 26) ze strony zamawiającego - inspektora nadzoru ds. robót drogowych pełniła Pani Wanda Więcek (z uprawnieniami budowlanymi do kierowania robotami budowlanymi w specjalności konstrukcyjno - budowlanej bez ograniczeń Nr Bł/165/02 oraz opłaconymi składkami Nr PDL/BO/1668/01), funkcję - inspektora nadzoru ds. robót sanitarnych pełnił Pan Walerian Stanisław Buczyński (z uprawnieniami budowlanymi w specjalności instalacji i urządzeń sanitarnych do kierowania robotami w zakresie budowy instalacji i urządzeń sanitarnych oraz kierowania robotami budowlanymi w zakresie, w jakim roboty te wchodzą jako elementy budowlane do instalacji i urządzeń sanitarnych Nr Bł/398/74 oraz opłaconymi wszelkimi składkami Nr PDL/IS/0146/01), funkcję - inspektora nadzoru ds. robót elektrycznych pełnił Pan Zdzisław Lebiedziński (z uprawnieniami budowlanymi Nr Bł/294/74 oraz niezbędnymi opłaconymi składkami Nr PDL/IE/2272/02). Wszystkie roboty były wykonywane przy udziale Projektanta Pana Sławomira Pietraszkiewicza (z uprawnieniami budowlanymi Nr Bł68/84 i niezbędnymi opłaconymi składkami PDL/BD/2094/02). Komplet kserokopii: uprawnień budowlanych, opłaconych składek i niezbędnymi oświadczeniami, stanowi załącznik nr 30 do protokołu.

XVI.        Na podstawie przedłożonych kontrolującym dzienników budów, można stwierdzić, że wypełniane są chronologicznie, przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami (zgodnie z obowiązującym prawem budowlanym). Kserokopie dzienników budów w tej sprawie stanowią załączniki nr 27 i 28 do protokołu.

XVII.     Dnia 19 września 2003 roku dokonano technicznego odbioru inwestycji w ramach projektu PL 0008.02.06/0027 (załącznik nr 31)

XVIII.  Realizowana w ramach projektu PL 0008.02.06/0027 "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegającego na przebudowie ulic 3-go Maja, Konarskiego i Cieliczańskiej" - współfinansowanego ze środków Programu Phare 2000, (po dokonaniu wizyty monitorującej na terenie wykonywanych robót i po przeanalizowaniu wpisów z dzienników budów (załączniki nr 27 i 28) można stwierdzić, że zostały wykonane dobrze (załącznik nr 32). Jednocześnie kontrolujący stwierdzili, że została wykonana, a następnie zamontowana tablica informująca o wspófinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej.

XIX.       Zgodnie z §7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego wszelkie dokumenty dotyczące realizacji Zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich identyfikację.

Pan Wiktor Grygiencz - Burmistrz Miasta Supraśl złożył oświadczenia w sprawie przechowywania i archiwizowania dokumentów dotyczących projektu PL0008.02.06.0027 w Urzędzie Miejskim w Supraślu (załącznik nr 33)

Integralną część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.     Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Miejskim w Supraślu wraz z aneksem nr 1

2.     Uchwały Rady Miejskiej w Supraślu w sprawie budżetu gminy na 2003 rok

3.     Umowa z dnia 15 listopada 2002 roku pomiędzy Zarządem Miejskim w Supraślu a Przedsiębiorstwem Drogowym "Sokolik" na wykonanie zadania pn. "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegająca na przebudowie ulic 3-go Maja, Konarskiego i Cieliczańskiej"

4.     Gwarancja bankowa Nr B2/GW/277/02 z 15 listopada 2002 roku zabezpieczająca należyte wykonanie umowy

5.     Wniosek Urzędu Miejskiego w Supraślu o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej

6.     Wniosek Urzędu Miejskiego w Supraślu o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 155.727,89 EUR z 28 lutego 2003 roku

7.     Umowa rachunku bankowego w walucie wymienialnej Nr 50337-36001-1978-00/06 zawarta pomiędzy Urzędem Miasta i Gminy w Supraślu a Bankiem Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku

8.     Wyciągi bankowe potwierdzające wpływ zaliczki na konto Beneficjenta

9.     Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 000117/12/020 z 23 grudnia 2002 roku

10. Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 000016/04/030 z 17 kwietnia 2003 roku

11. Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 0000018/04/030 z 25 kwietnia 2003 roku

12. Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 000026/05/030 z 26 maja 2003 roku

13. Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 000035/06/030 z 30 czerwca 2003 roku

14. Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 000036/07/030 z 1 lipca 2003 roku

15. Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 000039/07/030 z 7 lipca 2003 roku

16. Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 000056/07/030 z 28 lipca 2003 roku

17. Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 000066/08/030 z 29 sierpnia 2003 roku

18. Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 000079/09/030 z 25 września 2003 roku

19. Zaświadczenie Banku Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku z 7 czerwca 200 roku

20. Komplet wyciągów bankowych potwierdzających kapitalizację odsetek

21. Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur, wniosek o płatność z dnia 12 maja 2004 roku na kwotę 20.729,18 EUR

22. Skorygowany raport końcowy, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla faktur 000018/04/030, 000066/08/030 oraz 000079/09/030, wniosek o płatność końcową na kwotę 20.707,12 EUR oraz zaświadczenie z Banku Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku z 11 czerwca 2004 roku w sprawie wysokości narosłych odsetek

23. Kserokopia protokołu postępowania przetargowego o zamówieniu publiczne o szacunkowej wartości powyżej 20.000 ECU nr 33/2002,

24. Kserokopia protokołu przekazania placu budowy pod inwestycje,

25. Kserokopia pozwolenia na budowę z dokumentami uzupełniającymi,

26. Kserokopia umowy o nadzór inwestorski z dnia 15 listopada 2002 roku z Przedsiębiorstwem Obsługi Inwestycji z Białegostoku,

27. Kserokopie wybranych stron dziennika budowy zatytułowanego: "Przebudowa ulicy 3- go Maja w Supraślu".

28. Kserokopie wybranych stron dziennika budowy zatytułowanego: "Ulice Konarskiego i Cieleszyńskiej w Supraślu:"

29. Kserokopie: uprawnień budowlanych, zaświadczeń potwierdzających opłaty składek i niezbędnymi oświadczeniami - wykonawców robót.

30. Kserokopie: uprawnień budowlanych, zaświadczeń potwierdzających opłaty składek i niezbędnymi oświadczeniami - inspektorów nadzoru.

31. Kserokopia protokółu technicznego odbioru z dnia 19.09.2003 r. + Kserokopie mapek powykonawczych z wykonanego zadania.

32. Protokół z oględzin na miejscu realizacji inwestycji,

33. Oświadczenia Pana Wiktora Grygiencza w sprawie przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu PL0008.02.06.0027

Kierownik jednostki kontrolowanej został poinformowany o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Miejskiemu w Supraślu.

Z przeprowadzenie kontroli dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 1/2004.