Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej

w Urzędzie Miejskim w Lipsku

Temat kontroli:

            Prawidłowość wykorzystania przez Urząd Miejski w Lipsku przyznanych w 2003r. środków finansowych z rezerwy celowej budżetu państwa (część 83 poz.8) przeznaczonej na pokrycie działań w ramach kampanii przedreferendalnej - "Piknik Europejski w Lipsku"

Jednostka kontrolowana:

Urząd Miejski w Lipsku

Ul. Kościelna 3,

16-315 Lipsk n. Biebrza

NIP: 846-10-22-475

REGON: 000534061

Kontrola przeprowadzona została przez:

Beata Kurant - inspektor wojewódzki w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi - kierownik zespołu,

Izabela Senderacka - inspektor w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi,

na podstawie upoważnienia do kontroli nr 33/04 z dnia 14 czerwca 2004 r. Kontrolę przeprowadzono w dniu 15 czerwca 2004 r. w Urzędzie Miejskim w Lipsku ul. Kościelna 3, 116-315 Lipsk n. Biebrzą

Kierownik jednostki kontrolowanej:

Burmistrz Miasta i Gminy Lipsk Pan Andrzej Lićwinko, obejmujący stanowisko Burmistrza od dnia 5 lutego 1991 r.

Kontrolerom wyjaśnień udzielała:

Pani Anna Kudaj - Skarbnik Gminy Lipsk

Kontrola wydatkowania środków miała wykazać czy:

- przyznane środki zostały wykorzystane zgodnie z:

§        ustawą z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.),

§        ustawą z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.)

- wydatkowanie w/w środków było zgodne z kalkulacją wnioskowanej kwoty zawartej w uzasadnieniu wniosku o przyznanie środków z rezerwy celowej (część 83 poz. 8) na koszty integracji przedstawioną przez Urząd Miejski w Lipsku.

- wydatkowane kwoty na realizację w/w przedsięwzięcia są ujęte w dokumentacji finansowej,

            Decyzją Ministra Finansów z dn. 15 maja 2003 r. Nr OF3 /1961/2003 w sprawie zmian w budżecie państwa na 2003 r., zwiększono wydatki w budżecie Wojewody Podlaskiego na 2003 r. o kwotę 9.080,00 zł. (słownie: dziewięć tysięcy osiemdziesiąt złotych) w dz. 750-Administracja publiczna, rozdz. 75011§2020.

Powyższe środki pochodzące z rezerwy celowej (część 83 poz.8) przeznaczone były na pokrycie kosztów działań w ramach kampanii przedreferendalnej - "Piknik Europejski w Lipsku" organizowany przez Urząd Miejski w Lipsku. Powyższą kwotę przekazano Urzędowi Miejskiemu w Lipsku na podstawie umowy zawartej w dniu 23 maja 2003r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim reprezentowanym przez Panią Ewę Stachowicz Dyrektora Biura Integracji Europejskiej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, a Gminą Lipsk reprezentowaną przez Pana Andrzeja Lićwinko Burmistrza Miasta i Gminy Lipsk.

            Przyznane środki z rezerwy celowej w wysokości 9.080,00 zł otrzymane na organizację imprezy pt. "Piknik Europejski w Lipsku" Gmina Lipsk wykorzystała w całości.

Podczas kontroli Pani Anna Kudaj, Skarbnik Gminy przedstawiła komplet faktur, rachunków i umów o dzieło oraz potwierdzeń dokonania zapłaty(zał. nr 1-10) za usługi i zakupy ze środków przyznanych z rezerwy celowej na realizację w/w zadania.

Podczas Kontroli zakwestionowano dwie faktury:

1.      faktura VAT nr 39/03 na kwotę 110,50 zł z dnia 30.06.2003r . wystawiona przez Kiosk Ruch, Albin Kożuchowski, 16-315 Lipsk, ul. Kościelna dot. zakupu (album do zdjęć, rakietka do ping ponga, zestaw gry do ping ponga, komplet Zenith, kredki, flamastry, gra planszowa, długopisy, słuchawka, szachy w pudełku, Yo yo Disney, papier Ksero - jako nagrody i materiały na "Piknik Europejki w Lipsku")

2.      faktura VAT nr 37/06/2003 na kwotę 50,52 zł. z dnia 16 czerwca 2003 r. wystawiona przez Sklep spoż-przem. "Miś", Henryk Kozłowski, 16-315 Lipsk, ul. Grodieńska 8 dot. zakupu artykułów spożywczych jako nagrody na "Piknik Europejski w Lipsku".

Burmistrz Lipska złożył pisemne wyjaśnienie (zał. nr 11) dotyczące zakwestionowanych w/w faktur. Poinformował, że faktura nr 39/03 za nagrody i materiały biurowe została wystawiona 30.06.03, gdyż faktury za artykuły, które Urząd zakupuje w Kiosku "Ruch" A. Kożuchowksiego w ciągu danego miesiąca, są wystawiane w ostatnim jego dniu. Ponadto faktura 37/06/03 z dnia 16.06.04 została wystawiona z opóźnieniem przez sklep spoż-przem. "Miś" jak również po terminie płatności dostarczono ją do Urzędu.

Analiza pozostałych dokumentów nie stwierdziła żadnych uchybień i nieprawidłowości w realizacji i wydatkowaniu przyznanych środków finansowych z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości 9.080,00 zł.  Zostały one wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem tj. na pokrycie działań w ramach kampanii przedreferendalnej - "Piknik Europejski w Lipsku", który odbył się 1 czerwca 2003 r. w Lipsku.

Burmistrz Miasta i Gminy Lipsk został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole przed jego podpisaniem oraz o prawie zgłaszania pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli Urzędu Miejskiego w Lipsku pod numerem 2/04

Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden został przekazany Burmistrzowi Lipska.