Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 28 czerwca 2004 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Nowince

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Nowince, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Nowince (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Gminy w Nowince, 16-304 Nowinka.

Regon Urzędu Gminy w Nowince: 000536798, NIP: 846-10-24-669.

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Marek Leszek Motybel - Wójt Gminy Nowinka, który został wybrany na to stanowisko w wyborach bezpośrednich dnia
10 listopada 2002 roku.

Pan Wójt z mocy prawa jest Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego - art. 6 ust. 2 prawa o asc.

Zastępcą Kierownika USC w Nowince jest Pani Alicja Dobrzyń powołana uchwałą Rady Gminy w Nowince Nr XLVIII/237/98 z dnia 18 czerwca 1998 roku.

Kontrolę przeprowadziła mgr Ewa Bielewska - referent prawny w Oddziale
ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz mgr Konrad Michałowski
- referent prawny w w/w Oddziale na podstawie upoważnień Nr 24/04 i Nr 25/04 z dnia
25 czerwca 2004 roku podpisanych przez Panią Ewę Maciak - Zastępcę Dyrektora
w/w Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego
woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180 z późn. zm.)
i * 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136,
poz. 884 z późn. zm.).

Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 3/02
z dnia 19 lutego 2002 r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na rok 2004 dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 11 lutego 2004 roku przez Panią Ewę Maciak - Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Alicja Dobrzyń - Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Nowince.

Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Nowince pod Nr 3/04.

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe
za lata 2002-2004 (według stanu na dzień kontroli).

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2002 roku sporządzono 2 akty urodzenia - oba na podstawie decyzji Kierownika USC w Nowince. W 2003 roku i 2004 roku (według stanu na dzień kontroli) - aktów urodzenia nie sporządzono.

Podstawę sporządzenia pierwszego aktu urodzenia z 2002 roku stanowi decyzja Kierownika USC w Nowince, podjęta w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do księgi polskiej złożyła matka dziecka, a więc osoba uprawniona, zameldowana w miejscowości Szczebra, gmina Nowinka (decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni).
Na podaniu jest odnotowana data wpływu wniosku do USC.

Strona przedłożyła odpis aktu zagranicznego wydany w języku angielskim oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.

Organ podjął decyzję niezwłocznie - art. 35 kpa. Podstawa prawna decyzji (art. 73 ust. 1 prawa o asc) - prawidłowa. Pouczenie o środkach zaskarżenia do Wojewody Podlaskiego - zgodnie z art. 8 ust. 4 prawa o asc. Do orzeczenia decyzji przeniesiono dane
z aktu zagranicznego w zakresie wymaganym przez prawo polskie.

Akt wypisano zgodnie z treścią decyzji.

Wnioskodawca wniósł również o uzupełnienie aktu o brakujące dane. Kierownik
USC w Nowince podjął stosowną decyzję w oparciu o art. 36 prawa o asc dotyczącą uzupełnienia aktu urodzenia. Podstawę uzupełnienia stanowił odpis zupełny akt małżeństwa rodziców dziecka.

W akcie urodzenia naniesiono odpowiednią wzmiankę dodatkową dotyczącą jego uzupełnienia.

Bez uwag

Kolejny akt urodzenia z 2002 roku sporządzony został również na podstawie decyzji Kierownika USC w Nowince.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia złożył ojciec dziecka, zamieszkały
w miejscowości Olszanka, gmina Nowinka. W aktach zbiorowych oprócz podania strony,
na którym jest data wpływu, znajduje się m.in.:

Treść decyzji podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc nie budzi zastrzeżeń - strona pokwitowała odbiór decyzji.

Następnie na wniosek strony akt urodzenia uzupełniony został o brakujące dane.

Bez uwag

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

Kontrolą objęto 16 aktów małżeństw sporządzonych w 2002 roku, 10 aktów małżeństw sporządzonych w 2003 roku oraz 5 aktów małżeństw z 2004 roku.

Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Zastępcę Kierownika USC. Kolejność
w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisywane są ręcznie, co jest zgodne z § 2
ust. 1 rozporządzenia.

Akty wypisane są starannie i czytelnie. Wolne miejsca po sporządzeniu aktu są zakreślane
w sposób uniemożliwiający dokonywanie w nich jakichkolwiek wpisów - § 7 ust. 2 rozporządzenia.

- 5 aktów dotyczyło małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Nowince - art. 1 § 1 kr i o.

W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty przyjęte zgodnie z art. 54 prawa o asc:

- zapewnienia, które są podpisane przez nupturientów oraz Kierownika USC,

- odpisy skrócone aktów urodzeń,

- oświadczenia o nazwiskach złożone zgodnie z art. 25 i art. 88 § 1 kr i o,

Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.

Następnie sprawdzono akty małżeństw (11 aktów z 2002 r., 8 aktów z 2003 r. oraz 4 akty z 2004 r.) dotyczące związków małżeńskich zawartych zgodnie z art. 1 § 2 kr i o tj. wyznaniowych ze skutkiem cywilnym.

Osobom zamierzającym zawrzeć małżeństwo w ww. sposób tj. określony w art. 1 § 2 kr i o. Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej lub obu stron (art. 12 ust. 2 prawa o asc) wydawał zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.

W przypadku zaświadczeń wydawanych przez Kierownika USC w Nowince stwierdzono,
iż poszczególne rubryki wypełniane były prawidłowo na podstawie danych zawartych
w zapewnieniach złożonych przez obie strony, odpisach skróconych aktów urodzeń
oraz oświadczeniu o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa.

W aktach zbiorowych są odpisy skrócone aktów urodzeń obu osób, które złożono zgodnie z art. 54 ust. 1 prawa o asc.

Termin ważności zaświadczeń określano prawidłowo.

Zawarcie małżeństwa następowało w okresie ważności zaświadczenia.

Dwustronnie wypełnione zaświadczenia; na drugiej stronie podpisane przez duchownych przekazywane były do USC w wymaganym ustawowo 5- cio dniowym terminie - art. 8 § 3 kr i o.

Małżeństwa były zawierane w następujących miejscowościach: Szczepki, Monkinie - gm. Nowinka - akty małżeństwa sporządził właściwy organ (art. 12 ust. 3 prawa o asc).

Akty sporządzone są prawidłowo.

Przypiski w aktach małżeństw nanoszone są na bieżąco.

Następnie sprawdzono akty małżeństwa wpisane na podstawie decyzji Kierownika USC w Nowince podjętych w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Wnioski o umiejscowienie aktów zagranicznych do księgi polskiej złożyły osoby uprawnione, zamieszkałe na terenie gminy Nowinka - decyzje podjął i akty sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy (art. 13 prawa o asc).

Na podaniach jest odnotowana data wpływu podania do USC zgodnie z § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319
z poźn. zm.)

We wszystkich przypadkach umiejscowienie aktów zagranicznych dotyczyło małżeństw zawartych w Niemczech. W aktach zbiorowych do każdego aktu znajdują się uwierzytelnione odpisy z księgi rodzinnej wraz z tłumaczeniem na język polski, do których nie wniesiono uwag.

Nazwiska małżonków noszone po zawarciu związku małżeńskiego wynikały z dokumentów zagranicznych, co prawidłowo ujęto w decyzji oraz wpisano w aktach polskich. Natomiast zgodnie z art. 88 § 1 kr i o określono nazwiska dzieci wpisując stosowną adnotację w aktach urodzeń w rubryce „wzmianki dodatkowe”.

Decyzje od strony merytorycznej i prawnej nie budzą wątpliwości.
Akty małżeństwa wpisano zgodnie z orzeczeniem zawartym w decyzji.

Strony pokwitowały odbiór decyzji.

III. Księga zgonów i akta zbiorowe

W 2002 roku sporządzono 16 aktów zgonu, w 2003 roku - 20 aktów zgonu, natomiast w 2003 roku (według stanu na dzień kontroli) 11 aktów zgonu. Wszystkie akty zgonu sporządzono na podstawie kart zgonu.

Akty wypisane są czytelnie, podpisane przez Kierownika USC (Wójta Gminy)
lub Zastępcę Kierownika USC w Nowince. Pod podpisem odciśnięta jest pieczątka z imieniem, nazwiskiem osoby podpisującej oraz pełnioną przez nią funkcją (§ 6 ust. 4 rozporządzenia). Akty podpisane są również przez osobę zgłaszającą zgon.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego
do sporządzenia aktów zgonu - art. 10 ust. 1 prawa o asc. Miejsce zgonu w aktach wpisywano prawidłowo, tj. nazwę miejscowości, w której nastąpił zgon (art. 67 ust. 1 pkt 2 prawa o asc).

W przypadku nazw 3 miejscowości stwierdzono rozbieżności między pisownią
w aktach, a pisownią w „Wykazie miejscowości województwa podlaskiego”, Białystok 2000:

Pani Alicja Dobrzyń, Zastępca Kierownika USC w Nowince wyjaśniła, iż wpisywane przez nią do aktów stanu cywilnego nazwy w/w miejscowości są nazwami historycznymi, które nigdy nie uległy zmianie. W takim brzmieniu (tj. Gatne I, Gatne II, Pijawne Ruskie) nazwy tych miejscowości figurują również w zasobach bazy LBD.

Odnośnie nazw w/w miejscowości w najbliższym czasie ma się odbyć referendum wśród mieszkańców gminy i sprawy te zostaną wyjaśnione.

W aktach zbiorowych do księgi zgonów znajdują się karty zgonu podpisane przez lekarza (art. 66 ust. 1 prawa o asc). Porównano daty zgonu z kart zgonu z wpisanymi
w aktach zgonu, nie stwierdzając błędów.

W aktach zbiorowych do 11 aktów zgonu znajdują się zezwolenia na pochowanie zwłok, wystawione przez Prokuraturę Rejonową w Augustowie lub Prokuraturę Rejonową
w Suwałkach, co potwierdza prawidłowe wymagania Kierownika USC w Nowince w stosunku do zgonów, które nastąpiły w szczególnych okolicznościach.

Księga zgonów za poszczególne lata zamykana jest i otwierana na kolejny rok zgodnie z obowiązującymi przepisami - § 12 rozporządzenia.

Bez uwag

Na tym protokół zakończono.

Ustalenia z kontroli omówiono z Panem Zbigniewem Szymańskim - Sekretarzem Gminy Nowinka, w obecności Pani Alicji Dobrzyń - Zastępcy Kierownika USC w Nowince.

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz
po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej, pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Nowince, natomiast drugi egzemplarz w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo do wniesienia uwag
do ustaleń z kontroli, zawartych w protokole, w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Ewa Monika Bielewska - referent prawny

Konrad Michałowski - referent prawny

Marek Leszek Motybel -Wójt Gminy Nowinka

6