PROTOKÓŁ
z kontroli problemowej
Na podstawie uprawnień Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, zawartych w ustawie z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne ( jedn. tekst z 2005 r. Dz.U. Nr 240, poz. 2027 z późn. zm. )
w Starostwie Powiatowym w Kolnie została przeprowadzona w trybie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych
i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii
( Dz.U. Nr 101, poz. 1090 ) kontrola problemowa w zakresie ewidencji gruntów i budynków przez zespół kontrolny Wydziału Geodezji i Rolnictwa -Oddział Katastru i Nieruchomości Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, w składzie :
Jerzy Palusiak - Kierownik Oddziału w Wydziale Geodezji i Rolnictwa - upoważnienie
nr WG.IX.IS.0939 - 8/2010 z dnia 8.06.2010 r.- Przewodniczący
zespołu kontrolnego.
Edward Kakareko - Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Geodezji i Rolnictwa -
upoważnienie nr WG.IX.IS.0939 - 10/2010 z dnia 8.06.2010 r.
Joanna Sienkiewicz-Krasicka - Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Geodezji
i Rolnictwa - upoważnienie nr WG.IX.IS.0939 - 9/2010 z dnia
8.06.2010 r.
Lech Klewiec - Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Geodezji i Rolnictwa -
upoważnienie nr WG.IX.IS.0939 - 11/2010 z dnia 8.06.2010 r .
Kontrolę przeprowadzono w dniach : 21 czerwca 2010 r. i 17 września 2010 r.
Podstawa kontroli: plan kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na 2010 r. i imienne upoważnienia wystawione w dniu 8 czerwca 2010 r. przez Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego .
Temat kontroli: prowadzenie ewidencji gruntów i budynków .
W trakcie kontroli zbadano :
Realizowanie przez Starostę Powiatu Kolneńskiego prowadzącego ewidencję gruntów
i budynków, obowiązujących przepisów prawnych, a zwłaszcza niżej wymienionych zagadnień :
1/ rejestrowania, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej: aktów notarialnych
orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych, doręczanych do organu prowadzącego tą ewidencję,
2/ terminowości i merytorycznej poprawności procesu wprowadzania zmian do operatu
ewidencji gruntów i budynków, wynikających w szczególności z aktów notarialnych
orzeczeń sądowych i decyzji administracyjnych, a także z dokumentacji przekazywanej
od właścicieli lub wykonawców prac zgłoszonych do państwowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego,
3/ prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie własności,
użytkowania wieczystego, zarządu, a w szczególności własności dróg i wód oraz
zakwalifikowania nieruchomości Skarbu Państwa do właściwych grup rejestrowych,
4/ przekazania zbioru danych ewidencji gruntów i budynków oraz rejestracji przez
Generalnego Inspektora Danych Osobowych,
5/ przepływu informacji i dokumentów, mających znaczenie dla ewidencji gruntów
i budynków pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa lub
urzędu miasta i urzędami gmin,
6/ udzielania informacji, wypisów, wyrysów, kopii i zaświadczeń na podstawie danych
zawartych w operacie ewidencji gruntów i budynków,
7/ naliczania i egzekwowania opłat za wydawane informacje, wypisy i wyrysy z operatu
ewidencji gruntów i prowadzenia dokumentacji z tym związanej ( ocena czy istniejący
system zapewni pełną kontrolę nad procesem pobierania opłat),
8/ wykorzystania obowiązków, wynikających z przepisów prawa geodezyjnego oraz przepisów o ochronie danych osobowych, związanych z zabezpieczeniem operatu ewidencji gruntów i budynków , w tym komputerowej bazy danych ewidencyjnych, przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnioną modyfikacją zawartych w nim danych oraz dostępem osób nieuprawnionych,
9/ modernizacji ewidencji gruntów i budynków - zgodność działalności w tym zakresie
z postanowieniami §§ 80-82 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków
( Dz. U. Nr 38, poz. 454),
10/ sporządzania urzędowych zestawień zbiorczych danych ewidencji gruntów i budynków
- terminowość i rzetelność.
Kontrolą objęto wykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2007 r. do dnia kontroli, tj. 21 czerwca 2010 r.
Sprawy z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzi Starosta Kolneński
inż. Henryk Duda, zgodnie z ustawą z dnia 17 maja 1989 r. art. 22 pkt 1 - Prawo geodezyjne i kartograficzne .
Podstawa prawna powołania Starosty Kolneńskiego :
- uchwała Nr II/6/06 Rady Powiatu w Kolneńskiego z dnia 1 grudnia 2006 r.
w sprawie wyboru Starosty Kolneńskiego
( akta kontroli: t. I, karta nr 1 )
Obowiązki Geodety Powiatowego pełni Krzysztof Andrzej Kowalczyk na podstawie
umowy o pracę od dnia 25 maja 2000 r. Posiada on wyższe wykształcenie geodezyjne oraz
ukończone studium podyplomowe z zakresu szacowania nieruchomości.
Legitymuje się również uprawnieniami zawodowym z zakresu geodezji i kartografii nr 11929,
w zakresie,1 i 2, uprawniające do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji
i kartografii .
W strukturze Urzędu nie występuje stanowisko zastępcy Geodety Powiatowego.
Zgodnie z art. 7 d ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne ewidencja gruntów
i budynków stanowiąca część zasobu geodezyjnego i kartograficznego jest prowadzona
w ramach prowadzenia tego zasobu. Prowadzenie zasobu odbywa się w strukturze
organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Kolnie - w ramach Wydziału Geodezji,
Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami.
( akta kontroli t .I., karta nr 1 )
Ewidencję gruntów i budynków prowadzą dwie osoby: Krystyna Stachelska
i Mirosław Biedrzycki, z tym, że osobą merytorycznie odpowiedzialną za wykonywanie ww. zadań jest Mirosław Biedrzycki - posiadający uprawnienia zawodowe z zakresu geodezji
i kartografii w zakresie 1 i 2, który ostatecznie je akceptuje i podpisuje.
1. Krystyna Stachelska - Inspektor w Wydziale Geodezji - posiada średnie wykształcenie geodezyjne. Brak uprawnień zawodowych z zakresu geodezji
i kartografii. Prowadzi ewidencję gruntów z terenu Gmin wiejskich: Mały Płock, Turośl i Grabowo.
2. Mirosław Biedrzycki - Inspektor w Wydziale Geodezji - posiada wykształcenie średnie geodezyjne. Posiada uprawnienia zawodowe z zakresu 1 i 2. Prowadzi ewidencję gruntów z terenu Gmin: Miasto Kolno , Gmina Kolno, Miasto Stawiski
i Gminę Stawiski .
3. Osobą skierowaną do obsługi interesantów jest Malwina Supińska - Młodszy Referent w Wydziale Geodezji, która jednocześnie przygotowuje do wydruku wypisy
i wyrysy działek ewidencyjnych. Osoba ta nie posiada uprawnień do zmiany, czy modyfikacji danych zawartych w ewidencji gruntów i budynków, a tylko do podglądu oraz wydruku tych danych .
( akta kontroli: t .I., karta nr 1 )
Powierzchnia Powiatu Kolneńskiego wynosi 94 012 ha:
- miasto Kolno o pow. 2 507 ha,
•- gmina Kolno o pow. 28 230 ha,
•- miasto Stawiski o pow. 1 324 ha,
•- gmina Stawiski o pow. 15 231 ha,
•- gmina Grabowo o pow. 12 859 ha,
•- gmina Mały Płock o pow. 13 982 ha,
•- gmina Turośł o pow. 19 879 ha.
Ad. punktu nr 1.
Dokumenty skutkujące wprowadzenie zmian w ewidencji gruntów i budynków tj.
wszystkie akty prawne, wnioski i inne dokumenty składane w sekretariacie są dekretowane
przez Starostę Kolneńskiego lub Sekretarza do Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru
i Gospodarki Nieruchomościami, gdzie przydzielane są na stanowiska pracy, osobom do
konkretnego załatwienia.
Informacje ze zbioru ewidencji gruntów i budynków są gromadzone na oddzielnym
serwerze i oprócz osób uprawnionych w Wydziale nie mogą być przekazywane drogą
elektroniczną innym pracownikom starostwa. Niezbędne informacje do prowadzonych
postępowań administracyjnych są udzielane ustnie, a w przypadku konieczności wydawane są
w formie pisemnej, po złożeniu odpowiedniego wniosku.
Gminom informacje o danych z ewidencji gruntów i budynków udzielane są w formie
pisemnej lub ustnej, zależnie od zakresu oraz potrzeby danej sprawy. Zawiadomienia
o wprowadzonych zmianach w ewidencji gruntów i budynków przekazywane są gminom.
Dokumenty z ewidencji gruntów i budynków ( wypisy, wyrysy, kserokopie map,
odpisy itp. dokumenty ) wydawane są za odpłatnością, na zamówienie odpowiednich gmin.
W operatach ewidencyjnych prowadzonych na terenie Powiatu Kolneńskiego w latach
2007 - 2010 wprowadzono następującą ilość zmian:
- w roku 2007 - 2805 zmian,
- w roku 2008 - 2826 zmian,
- w roku 2009 - 2717 zmian,
- w roku 2010 ( do dnia kontroli) - 1391 zmian.
Starostwo Powiatowe w Kolnie wydało następującą ilość decyzji administracyjnych, skutkujących zmiany w ewidencji gruntów i budynków:
- w roku 2007 - 74 decyzji ,
- w roku 2008 - 92 decyzji,
- w roku 2009 - 67 decyzji,
- w roku 2010 ( do dnia kontroli ) - 13 decyzji .
( akta kontroli str. t.1.,karta nr 1.)
Ad .punktu nr 2.
W trakcie przeprowadzanej kontroli problemowej w zakresie wprowadzania zmian
w części opisowej oraz kartograficznej operatu ewidencji gruntów i budynków, sprawdzono
terminowość, prawidłowość i zgodność wprowadzonych zmian z dokumentami prawnymi
w niżej wymienionych obrębach:
m. Kolno - zm. 45/07, 83/07. 100/07, 54/08, 65/09, 654/2010,
( akta kontroli: t. I., karty nr nr 4 - 41 )
Gmina : Kolno
Obręb: Czerwone - zm. 4/07, 16/08, 50/09, 65/2010
Obręb: Janowo - zm. 50/09,
Obręb : Kozioł - zm. 4/07, 21/2010,
Obręb: Szablaki - zm. 17/2010
Obręb: Zabiele - zm. 16/08, 63/2010
( akta kontroli: t. I., karty nr nr 46 - 86 )
Gmina: Grabowo
Obręb: Andrychy - zm. 4/07,
Obręb: Ciemianka - zm. nr 8/08,
Obręb: Grabowo - zm. 35/09,
Obręb: Konopki - Monety - zm. 5/2010
Obręb: Kurkowo - zm. 8/08,
Obręb: Łebki Duże - zm. 5/2010
Obręb: Milewo - Gałązki - zm. 4/07,
Obręb: Skroda Wielka - zm. 35/09
( akta kontroli. t. I., karty nr nr 107 - 140 )
Gmina: Mały Płock
Obręb: Kąty - zm. 23/09
Obręb: Kołaki - Strumienie - zm. 4/07
Obręb: Korzeniste - zm. 16/08,
Obręb: Nowe Rakowo - zm. 16/08
Obręb: Ruda - Skroda - zm. 4/07
( akta kontroli: t. I. , karty nr nr 87 - 106 )
m. Stawiski - zm. 14/07, 39/08, 102/09, 76/2010
,
( akta kontroli: t. II., karty nr nr 1 - 20. )
Gmina: Stawiski
Obręb: Barzykowo - zm. 8/09
Obręb: Budy Poryckie - zm. 5/09,
Obręb: Budy Stawiskie - zm. 5/09,
Obręb: Dzierzba - zm. nr 2/08,
Obręb: Jurzec Włościański - zm. 5/07
Obręb: Karwowo - zm. 5/07
Obręb: Wysokie Duże, - zm. nr 5/2010,
( akta kontroli: t. II., karty nr nr 21 - 52 )
Gmina: Turośl
Obręb: Charubin - zm. 4/07,,
Obręb: Ksebki - zm. 21/09
Obręb: Łacha - zm. 18/2010
Obręb: Nowa Ruda - zm. 18/2010
Obręb: Szablaki - zm. 16/08. 17/2010,
Obręb : Turośl- zm. 16/08
Obręb: Wanacja - zm. 4/07
( akta kontroli: t. II., karty nr nr 53 - 85 )
Wszystkie skontrolowane zmiany zostały wprowadzone pod względem merytoryczności poprawnie i w terminie.
Ad. punktu nr 3.
Dokonano wyrywkowej kontroli prawidłowości wpisów w części opisowej ewidencji
gruntów i budynków w zakresie własności , użytkowania wieczystego, zarządu,
a w szczególności do dróg i wód oraz zakwalifikowania nieruchomości Skarbu Państwa
do właściwych grup rejestrowych stwierdzono, co następuje.
Lasy stanowiące własność Skarbu Państwa powinny być wykazane w ewidencji
gruntów i budynków jako własność Skarbu Państwa w zarządzie konkretnego Nadleśnictwa
Sprawdzono wpisy tego dotyczące wykazane w części opisowej ewidencji gruntów
i budynków , w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych :
Gmina: Grabowo
- obręb 0004 Ciemianka , jedn. rej, G.1; KW 42 768
- obręb 0032 Wiszowate, jedn. rej. G.1, KW 30 795
Gmina: Kolno
- obręb: 0005 Czernice, jedn. rej. G.1, KW LM1L/00042756/0
- obręb: 0043 Zaskrodzie ,, jedn. rej. G.1, KW 42 751
Gmina: Mały Płock
- obręb: 0007 Kąty, jedn. jedn. rej. G.1, KW 42 640
- obręb: 0010 Korzeniste, jedn. rej. G.1, KW 42 774
Gmina: Stawiski
- obręb: 0014 Jurzec Włościański, jedn. rej. G.1, KW 9 517; KW 42 765
- obręb: 0026 Rostki, jedn. rej. G.1, KW 42 761
Gmina: Turośń
- obręb: 0001 Adamusy, jedn. rej. G.1, KW 45 189
- obręb: 0016 Samule, jedn. rej. G.1, KW LM1L/00045290/6
( akta kontroli: t. II., karty nr nr 88 - 97 )
w skontrolowanych jednostkach wpisy podmiotu są prawidłowe.
Drogi gminne o uregulowanym stanie prawnym powinny być wykazane w ewidencji
gruntów i budynków jako własność konkretnej Gminy z wykazaniem zarządcy tych dróg.
Sprawdzono wpisy tego dotyczące wykazane w części opisowej ewidencji gruntów
i budynków , w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych :
Gmina: Stawiski
-obręb Michny, jedn. rej. G.3, Kw LM1L/00028068/6 - Gmina i Miasto
Stawiski jest właścicielem dróg gminnych
Gmina: Turośń
obręb: Charubin, gm. Turośń, jedn. rej. G.5, KW 25 397- Gmina jest
właścicielem dróg gminnych; przekazane w zarząd Urzędu Gminy
( akta kontroli: t. II., karty nr nr 121 - 123 )
Drogi gminne - mają uregulowany stan prawny i większość posiada założone księgi wieczyste.
Drogi powiatowe o uregulowanym stanie prawnym powinny być wykazane w ewidencji
gruntów i budynków jako własność konkretnego Powiatu z wykazaniem zarządcy tych dróg.
Sprawdzono wpisy tego dotyczące wykazane w części opisowej ewidencji gruntów
i budynków:
Gmina: Kolno
- obręb: Filipki Duże, jedn. rej. nr G.3, KW LM1L/00047360/2
Gmina: Stawiski
- obręb: Budy Poryckie, jedn. rej. nr G.3, KW LM1L/00047210/6
( akta kontroli: t. II., karty nr nr 119 - 120 )
wpisy prawidłowe z wykazaniem trwałego zarządcy tych dróg .
Drogi stanowiące własność Województwa Podlaskiego powinny być wykazane w ewidencji
gruntów i budynków jako własność Województwa Podlaskiego - w zarządzie Podlaskiego
Zarządu Dróg Wojewódzkich w Białymstoku. Sprawdzono wpisy tego dotyczące w części
opisowej tej ewidencji w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych:
Gmina: Kolno:
- obręb : Kolno, jedn. rej. rej. nr G.196, KW LM1L/00051502/1
Gmina: Turośl:
- obręb: Ptaki, jedn. rej. nr G.147, KW LM1L/00047574/5.
( akta kontroli : t. II., karty nr nr 117 - 118 )
Skontrolowane wpisy odnośnie dróg wojewódzkich są prawidłowe.
Drogi krajowe o uregulowanym stanie prawnym powinny być wykazane w ewidencji
gruntów i budynków jako własność Skarbu Państwa z wykazaniem zarządcy tych dróg.
Sprawdzono wpisy tego dotyczące wykazane w części opisowej ewidencji gruntów
i budynków , w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych :
Gmina: Grabowo
- obręb: Łubiane, jedn. rej. nr G.42, KW LM1L/00056328/2 - właściciel
Skarb Państwa; jako zarządca trwały - Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych
i Autostrad w Białymstoku
Gmina: Mały Płock
- obręb: Zalesie, jedn. rej. nr G.3, KW 47107- właściciel
Skarb Państwa; jako zarządca trwały - Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych
i Autostrad w Białymstoku
( akta kontroli : t. II., karty nr nr 115 - 116 )
wpisy w ewidencji gruntów są prawidłowe.
Wody płynące oraz grunty pod tymi wodami , stanowiące własność Skarbu Państwa
Wody płynące oraz grunty pod tymi wodami, stanowiące własność Skarbu Państwa , wykorzystywane do potrzeb rolnictwa powinny być wykazane w ewidencji gruntów
i budynków jako własność Skarbu Państwa , do których prawa właścicielskie wód wykonuje Marszałek Województwa Podlaskiego. Stwierdzono, że sprawy te regulowane są przez Starostę Kolneńskiego decyzjami administracyjnymi np. decyzją z dnia
13.07.2009 r. nr GN.7012/26-3/09.
Decyzje te wydawane były na wnioski Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Białymstoku działającego z upoważnienia Marszałka Województwa Podlaskiego
Dotyczą one przejęcia w trwały zarząd przez Marszałka Województwa Podlaskiego gruntów
Skarbu Państwa stanowiących wody oraz grunty pokryte wodami.
Przepis art.19 ustawy o zmianie ustawy Prawo wodne oraz niektórych innych ustaw stanowi, że z dniem wejścia w życie ustawy ( 30 lipca 2005 r. ) wody oraz grunty pokryte wodami, stanowiące własność Skarbu Państwa przechodzą w trwały zarząd odpowiednio urzędów morskich, regionalnych zarządów gospodarki wodnej, parków narodowych i marszałków województw, stosownie do art. 11 ust. 4 ustawy Prawo wodne. Zgodnie z art. 19 ust. 2 przejście mienia w trwały zarząd stwierdza w drodze decyzji właściwy starosta, realizujący zadania z zakresu administracji rządowej, na wniosek odpowiedniego marszałka województwa.
( akta kontroli : t. II., karty nr nr 98 - 114 )
Grunty pod tymi wodami wykazano w ewidencji gruntów i budynków zgodnie z ww. decyzją.
Stwierdzono w dwu przypadkach, iż w ewidencji gruntów figuruje niewłaściwy zapis, tj.
Gmina: Grabowo
- obręb: Grabowo - jedn. rej. nr G.330 - jako podmiot figuruje
„ Posiadacz nieustalony"
Gmina: Mały Płock
- obręb: Korzeniste - jedn. rej. nr G.204 - jako podmiot figuruje
„ Posiadacz nieustalony"
( akta kontroli : t. II., karty nr nr 86 - 87 )
Ad. punktu nr 4.
W Starostwie Powiatu Kolneńskiego nie odnaleziono wniosku o zgłoszeniu do
rejestracji zbioru danych osobowych pod nazwą „ EWIDENCJA GRUNTÓW
i BUDYNKÓW POWIATU KOLNEŃSKIEGO" . Z informacji Geodety Powiatowego
wynika, że wniosek o rejestrację był składany do Głównego Inspektora Ochrony Danych
Osobowych w 1999 r., o czym świadczy zaświadczenie Biura Generalnego Inspektora
Ochrony Danych Osobowych z dnia 25 listopada 2003 r. Sygn. akt DRZDO/402/001256/03
informujące o rejestracji powyższego zbioru z dnia 3 listopada 1999 r. na wniosek nr
004468/99.
W Starostwie Powiatowym brakuje dokumentu określającego politykę bezpieczeństwa
przetwarzania danych osobowych. Ponadto brak jest aktualnej - zgodnej z Rozporządzeniem
MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych
osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać
urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych - instrukcji
zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.
Dotychczasowe Zarządzenie nr 12/99 Starosty Kolneńskiego z dnia 1 września 1999 r.
w sprawie stosowania i realizacji w Starostwie Powiatowym w Kolnie przepisów ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych wraz z załącznikami nr 1 i 2 jest
mocno zdezaktualizowane.
Ponadto, Uchwałą Nr XV/70/08 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia 21 lutego 2008 r.
został wprowadzony nowy regulamin organizacyjny Starostwa Powiatowego w Kolnie,
zgodnie z którym § 17 pkt 27 ) obowiązki administratora bezpieczeństwa informacji zostały
przydzielone bezosobowo do Wydziału Spraw Społecznych i Promocji Powiatu.
W Starostwie Powiatowym w Kolnie urządzenia do gromadzenia, przetwarzania
i archiwizowania danych osobowych w zakresie ewidencji gruntów i budynków usytuowane
są w części pomieszczeń Powiatowego Ośrodka Dokumentacji.
Zbiory danych osobowych objęte ewidencją gruntów i budynków gromadzone są oraz
przechowywane w siedzibie Urzędu, przy ul. 11 Listopada 1. Dane osobowe z ewidencji
gruntów i budynków ( egib ) znajdują się na nośnikach informatycznych funkcjonujących
w Wydziale Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami. Dostęp do
danych i możliwość ich przetwarzania posiadają pracownicy, którym zostały udzielone
imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Wymóg ochrony danych osobowych dotyczy wszystkich pracowników, gdyż
w zakresie obowiązków każdego pracownika, taki zapis został zawarty. Bezpośredni nadzór
nad realizacją tego obowiązku sprawuje Naczelnik Wydziału - Geodeta Powiatowy.
Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, w tym
pomieszczenia do prowadzenia egib - rozlokowany jest na drugim piętrze siedziby urzędu. Do prowadzenia egib używany jest zintegrowany program EWID 2007. Dane egib
gromadzone są na serwerze mieszczącym się w pokoju 308 ( część pomieszczeń
Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej ) w zamykanej szafie
serwerowej . Wejście do PODGiK, jak również przejście do pomieszczeń z serwerem
posiadają drzwi antywłamaniowe typu Gerda. Połączone dwa pomieszczenia prowadzenia
egib posiadają jedno wejście ( nr 305 ) wyposażone także w drzwi antywłamaniowe Gerda.
Po zakończeniu pracy urzędu zamykane są także wejścia na korytarzu oraz włączony
jest alarm - czujniki ruchu na klatce schodowej i korytarzach.
Egib prowadzona jest w lokalnej ( wydziałowej ) sieci komputerowej i nie jest
połączona z innymi systemami informatycznymi starostwa, ani innymi sieciami publicznymi. Kopie zapasowe bazy danych egib przechowywane są w szafie ognioodpornej,
umieszczonej w innym pomieszczeniu nie związanym z prowadzeniem ewidencji (pokój
319).
Wobec braku dokumentów określających politykę bezpieczeństwa Starosta Kolneński
zalecił ich niezwłoczne sporządzenie, jak również niezwłocznie zostanie wyznaczona osoba
administratora bezpieczeństwa informacji w stosowanych w starostwie systemach
informatycznych.
( akta kontroli: t. III., karty nr nr 4-9 )
Ad. punktu nr 5.
Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencji gruntów przekazywane są
dla osób i jednostek organizacyjnych, na których wniosek lub zgłoszenie zmiana została
wprowadzona oraz do organów podatkowych . Kopie zawiadomień o wprowadzonych
zmianach dołączane są do dowodów zmian danej sprawy, co jest odnotowywane na tych
dokumentach. Zawiadomienia o wprowadzonych zmianach w ewidencji gruntów
i budynków przesyłane się bez zwrotnego poświadczenia ich odbioru.
Ad. punktu nr 6
Wypisy i wyrysy z operatu ewidencji gruntów wydawane są odpłatnie właścicielom
nieruchomości na ich pisemne zamówienie i są one wykonywane przez pracowników
prowadzących ewidencję gruntów .
Wypisy z operatu ewidencji związane z robotą geodezyjną wydawane są
wykonawcom robót w ramach zgłoszenia roboty geodezyjnej w ośrodku dokumentacji
geodezyjno - kartograficznej. Pozostałe osoby mające udokumentowany interes prawny do
uzyskania danych ze zbioru danych osobowych , mogą uzyskać te dane po wypełnieniu
stosownego druku wniosku, zgodnego z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzorów
wniosku o udostępnienie danych osobowych , zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz
imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora
Ochrony Danych Osobowych ( Dz. U. Nr 80 poz. 522, z póżn. zm ) .
Na wydawanych wypisach i wyrysach z operatu ewidencji gruntów i budynków
w zależności od przeznaczenia tych dokumentów umieszcza się odpowiednie klauzule
zgodne z treścią ust. 4 lub 5 załącznika nr 5 do rozporządzenia Ministra Rozwoju
Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów
i budynków ( Dz.U. Nr 38, poz. 454).
( akta kontroli: t. III., karty nr nr 2-4 )
Ad. punktu nr 7.
Do naliczania opłat za wydawane wyrysy i wypisy z ewidencji gruntów i budynków
wykorzystywana jest nakładka programu EWID 2007, która generuje faktury za ww.
dokumenty wydawane zleceniodawcom . Ich wydawania osobom fizycznym dokonuje się po
okazaniu opłaconej faktury, dołączanej do zamówienia. Naliczenie opłat za sporządzenie
tych dokumentów dokonywane jest w oparciu o rozporządzenie Ministra Infrastruktury
z dnia 19.02.2004 r. w sprawie wysokości opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz
udzielanie informacji , a także za wykonywanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego
( Dz. U. Nr 37, poz. 333). Dokumenty te wydawane są zainteresowanym zgodnie z przepisem
art. 24 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne ( jedn.
tekst z 2005 r. Dz. U. Nr 240, poz.2027 ze zm. ).
( akta kontroli: t. : t.III., karty nr nr 2 - 3)
Ad. punktu nr 8.
Nie ogłoszono.
Ad. punktu nr 9.
Zgodnie z § 80.1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków - modernizację ewidencji przeprowadza się w sposób planowy zapewniający:
•1) zastąpienie rejestrów gruntów prowadzonych na papierze w technice ręcznej odpowiednimi zbiorami komputerowymi w terminie do 31 grudnia 2001 r.
•2) uruchomienie informatycznego systemu umożliwiającego prowadzenie ewidencji obejmującej pełny zakres danych ewidencyjnych - w terminie do 31 grudnia 2003 r.
•3) założenie komputerowych baz ewidencyjnych , umożliwiających tworzenie raportów o których mowa w § 22 :
•a) dla obszarów miast w terminie do 31 grudnia 2005 r.
•b) dla terenów wiejskich w terminie do 31 grudnia 2010 r.
Z informacji pisemnej przekazanej przez Geodetę Powiatowego Pana Krzysztofa Kowalczyka wynika, że dla całego powiatu kolneńsiego , w latach 90 - tych rozpoczęto prowadzenie części opisowej operatu ewidencji gruntów w systemie informatycznym.
Od 1 stycznia 1999r. w Starostwie Powiatowym w Kolnie część opisowa ewidencji gruntów była prowadzona w systemie informatycznym .
Począwszy od 2003 roku, został uruchomiony program do prowadzenia ewidencji, obejmujący pełny zakres danych ewidencyjnych. - EGB V.
Analogowe mapy ewidencyjne w całości zastąpiono w 2004r. wersją informatyczną w programie EwMapa.
W 2005r. dotychczasowe programy ewidencyjne zostały zastąpione zintegrowanym systemem Ewid 2000, który w grudniu 2008r. została zastąpiony nowszą wersją Ewid 2007.r.
Komputerowe bazy danych ewidencyjnych umożliwiające tworzenie raportów, o których mowa w § 22 Rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków, dla obszaru miast Kolno i Stawiski założono w 2005r.
Dla obszarów wiejskich komputerowe zbiory kompletnych danych ewidencyjnych tworzone są od 2006r.
Pełen zakres danych ewidencyjnych został utworzony dla:
- Gminy Turośl w roku 2007
- Gminy Mały Płock w roku 2008
- Gminy Stawiski w roku 2009
W roku 2010 w opracowaniu znajduje się Gmina Grabowo.
Wykaz jednostek ewidencyjnych powiatu kolneńskiego i stopień realizacji zadań z zakresu założenia pełnych baz danych ewidencyjnych:
Miasto Kolno - pow. 2507 ha - 100%
Miasto Stawiski - pow. 1324 ha - 100%,
Gmina Kolno - pow. 28230 ha - 50% *
Gmina Grabowo - pow. 12859 ha - 75% *
Gmina Mały Płock - pow. 13982 ha - 100%
Gmina Stawiski - pow. 15231 ha - 100%
Gmina Turośl - pow. 19879 ha - 100%
W przypadku Gminy Kolno udział 50% przyjęto dla proporcji: istnieją dane ewidencji gruntów, istnieje mapa numeryczna (bez budynków), brak danych ewidencji budynków
i lokali.
W przypadku Gminy Grabowo udział 75% przyjęto dla proporcji: istnieją dane ewidencji gruntów, istnieje mapa numeryczna z budynkami, brak kartotek i budynków
i lokali. Do końca br. zostanie założona ewidencja budynków i lokali.
Powierzchnia powiatu kolneńskiego wynosi 94 012 ha. Numeryczną mapę ewidencji gruntów wykonano na obszarze 94 012 ha, co stanowi 100% obszaru powiatu.
Od 2004 roku nie prowadzi się analogowej mapy ewidencyjnej.
Z pewnością nie zostanie dotrzymany termin utworzenia pełnych danych ewidencji gruntów i budynków dla obszaru wiejskiego. Nie zostanie założona ewidencja budynków
i lokali dla Gminy Kolno. Podstawowym powodem jest brak funduszy oraz nagromadzenie innych zadań z zakresu ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne - przeliczenie osnów na układ 2000, aktualizacja stanów faktycznych użytkowania gruntów, dostosowanie ewidencji gruntów i budynków . do wymogów ustawowych.
Inną bezpośrednią przyczynę stanowi ustawa o uregulowaniu stanów prawnych
w księgach wieczystych, gdzie część wykwalifikowanej kadry musiała być skierowana na długi okres do realizacji tego zadania.
W ramach projektu Phare 2003 - „ Wektoryzacja map katastralnych w Polsce„ powstały opracowania do wykorzystania przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w celu ,,Modernizacji i budowy baz danych Systemu Identyfikacji Działek Rolnych ( LPIS),w tym opracowanie postaci wektorowej danych graficznych z integracją
z częścią opisową , oraz wykorzystania ich w procesie modernizacji ewidencji gruntów
i budynków.
Opracowanie wykonane przez Przedsiębiorstwo zostało przekazane do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Kolnie .W listopadzie 2006 roku opracowanie zostało włączone do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego
i zaewidencjonowane pod nr KERG 1659 - 12 / 2006.
Przy opracowywaniu projektów modernizacji ewidencji, warunków technicznych czy wykonywaniu prac geodezyjnych należy pamiętać, że zgodnie z wytycznymi w sprawie wykorzystania przez starostów rezultatów realizowanego przez GUGiK projektu „ Phare 2003 - wektoryzacja map katastralnych w Polsce oraz projektów realizowanych przez ARiMR „ " z dnia 26 czerwca 2006 r. Nr KN-5024-33-06, baza danych ewidencyjnych oraz operat techniczny powstały w ramach projektu Phare 2003 - Wektoryzacja map katastralnych w Polsce oraz projektów realizowanych przez ARiMR, powinien stanowić materiał wyjściowy do przeprowadzenia przez starostę modernizacji operatu ewidencji gruntów
i budynków.
( akta kontroli: t. I., karty nr nr 1 - 3 )
Ad. punktu nr 10.
Zestawienia zbiorcze danych ewidencji gruntów i budynków z terenu powiatu
Kolneńskiego ( dane dotyczące gruntów, budynków i lokali) sporządzane są corocznie po
zakończeniu roku kalendarzowego, według stanu na dzień 1 stycznia danego roku
przekazywane są do Marszałka Województwa Podlaskiego do dalszych opracowań. Wyżej
wymienione zestawienia przekazywane są w terminach nie później niż do dnia 15 lutego
danego roku kalendarzowego , zgodnie z przepisem § 76 ust. 1 do rozporządzenia Ministra
Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji
gruntów i budynków ( Dz.U. Nr 38, poz. 454).
Do ich sporządzenia nie wnosi się zastrzeżeń. Za rok 2009 takowe zestawienie zostało przekazane
w dniu 12.02.2010 r.
Starosta Kolneński poinformowany został o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu kontroli i złożenia wyjaśnień przyczyn odmowy jego podpisania w terminie 3 dni oraz prawie złożenia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu .
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach , z których jeden egzemplarz doręczono Staroście Kolneńskiemu.
KONTROLOWANY | | KONTROLUJĄCY |
STAROSTA | | |
/-/ | | |
inż. Henryk Duda | | 1. Jerzy Palusiak /-/ |
| | 2. Edward Kakareko /-/ |
| | 3. Joanna Sienkiewicz-Krasicka /-/ |
| | 4. Lech Klewiec /-/ |
| | |
Kolno, dnia 22.03.2011 | | |