Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 17 sierpnia 2004 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Wyszkach

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Wyszkach, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Wyszkach (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Gminy w Wyszkach, ul. Piórkowska 2,
17-132 Wyszki.

Regon Urzędu Gminy w Wyszkach: 000546911, NIP: 543-00-09-696.

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Ryszard Perkowski - Wójt Gminy Wyszki.

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Wyszkach jest Pani Zdzisława Jabłońska pełniąca tę funkcję od dnia 01 października 1983 roku, natomiast po zmianie przepisów prawa o asc powołana uchwałą Rady Gminy Wyszki Nr II/8/90 z dnia 17 czerwca 1990 roku.

Zastępcą Kierownika USC jest Pan Andrzej Niewiński powołany uchwałą Rady Gminy Wyszki Nr III/24/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku.

Kontrolę przeprowadził mgr Konrad Michałowski - referent prawny w Oddziale
ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia
Nr 31/04 z dnia 13 sierpnia 2004 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora w/w Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego
woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180 z późn. zm.)
i * 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136,
poz. 884 z późn. zm.).

Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 3/02
z dnia 19 lutego 2002 r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na rok 2004 dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 11 lutego 2004 roku przez Panią Ewę Maciak - Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Zdzisława Jabłońska
- Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Wyszkach.

Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Wyszkach pod Nr 2/04.

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe
za lata 2003-2004 (według stanu na dzień kontroli).

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2003 roku sporządzono 13 aktów urodzenia, natomiast w 2004 roku
- wg stanu na dzień kontroli - sporządzono 2 akty urodzenia.

Wszystkie akty urodzenia w 2003 i 2004 roku sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Wyszkach.

Sprawdzono wszystkie akty urodzenia. Podstawa prawna decyzji prawidłowa. Podania wniosły osoby uprawnione, zamieszkałe na terenie gminy Wyszki (decyzje podjęte zostały przez organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy - art. 13 prawa
o asc). Na podaniach są odnotowane daty wpływu do USC zgodnie z § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319
z poźn. zm.).

Akty wypisano zgodnie z treścią decyzji.

Strony pokwitowały odbiór decyzji. W przypadkach, gdy wnioskodawca składał podanie za pośrednictwem polskiego konsula - w aktach sprawy znajduje się potwierdzenie doręczenia decyzji wystawione przez właściwego konsula.

W sytuacji, gdy akt był następnie uzupełniany na podstawie decyzji Kierownika USC w Wyszkach - w akcie naniesiona jest stosowna wzmianka dodatkowa.

Bez uwag

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2003 roku sporządzono 16 aktów małżeństw, w tym:

Sprawdzono akty dotyczące małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio:

Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.

Sprawdzono również akt dotyczący małżeństwa zawartego przed Kierownikiem USC - art. 1 § 1 kro. Akt ten podpisany jest przez Kierownika USC, a także przez osoby zawierające związek małżeński i świadków.

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty
- art. 54 ust. 1 prawa o asc, tj. zapewnienia złożone przez oboje nupturientów, odpisy skrócone aktów urodzeń, oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małżeńskiego oraz nazwiskach dzieci z tego małżeństwa. Ponadto w aktach zbiorowych znajduje się również postanowienie Sądu Rejonowego w Łomży zezwalające
na zawarcie małżeństwa przez niepełnoletnią kobietę, zaświadczenie lekarskie o ciąży oraz decyzja Kierownika USC w Wyszkach zezwalająca na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu określonego w art. 4 krio.

Bez uwag

Następnie sprawdzono akty małżeństw sporządzone w 2003 roku na podstawie decyzji Kierownika USC w Wyszkach podjętych w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie pierwszego z aktów wniósł do USC mężczyzna, którego akt dotyczy zamieszkały w Wyszkach - decyzję podjął i akt sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy (art. 13 prawa o asc).

Strona przedłożyła odpis aktu małżeństwa wydany w Brukseli (potwierdzony przez Konsula Generalnego RP w Brukseli za zgodność dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia) wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia. Ponadto w aktach zbiorowych znajduje się m.in. odpis aktu urodzenia
dot. mężczyzny wydany przez USC w Bielsku Podlaskim.

Z uwagi na fakt, iż z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska noszone po zawarciu małżeństwa, wnioskodawca - obywatel polski - złożył oświadczenie, „zgodnie
z art. 25 § 1 krio” co do swojego nazwiska noszonego po zawarciu związku małżeńskiego.

We wzmiankach dodatkowych naniesiono poprawnie adnotację o nazwisku mężczyzny oraz o zastosowaniu odnośnie kobiety art. 25 § 3 kro i dzieci - art. 88 § 1 kro.

Bez uwag

Podanie o umiejscowienie drugiego z aktów wniosła do USC za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w Brukseli kobieta, której akt dotyczy zameldowana w m. Filipy, gmina Wyszki - decyzję podjął i akt sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy (art. 13 prawa o asc).

Do dokumentów i decyzji uwag nie wniesiono.

W 2004 roku sporządzono 19 aktów małżeństw, w tym:

Sprawdzono akty dotyczące małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio. Bez uwag.

Następnie sprawdzono akty małżeństwa wpisane na podstawie decyzji Kierownika USC
w Wyszkach podjętych w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Wnioski o umiejscowienie aktów zagranicznych do księgi polskiej złożyły osoby uprawnione, zamieszkałe na terenie gminy Wyszki - decyzje podjął i akty sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy (art. 13 prawa o asc).

Na podaniach jest odnotowana data wpływu podania do USC.

W czterech przypadkach umiejscowienie aktów zagranicznych dotyczyło małżeństw zawartych w Niemczech, jeden akt dotyczył małżeństwa zawartego w Wielkiej Brytanii.
W aktach zbiorowych dotyczących małżeństw zawartych w Niemczech znajdują się uwierzytelnione odpisy z księgi rodzinnej wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego, w aktach zbiorowych dotyczących małżeństwa zawartego
w Wielkiej Brytanii znajduje się odpis zagranicznego aktu wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego - do dokumentów uwag nie wniesiono.

Decyzje od strony merytorycznej i prawnej nie budzą wątpliwości. Akty małżeństw wpisano zgodnie z orzeczeniami zawartymi w decyzjach.

Strony pokwitowały odbiór decyzji.

III. Księga zgonów i akta zbiorowe

W 2003 roku sporządzono 32 akty zgonu, natomiast w 2004 roku (wg stanu
na dzień kontroli) 19 aktów.

Wszystkie akty zgonu sporządzono na podstawie kart zgonu.

Sprawdzając te akty stwierdzono, że są podpisane przez Kierownika USC w Wyszkach oraz osobę zgłaszającą zgon. Wolne pozycje po sporządzeniu aktów są wykreślone zgodnie
z § 7 ust. 2 rozporządzenia.

Karty zgonu wystawione przez lekarza znajdują się w aktach zbiorowych.

Porównano dane z karty zgonu z treścią aktu w pozycji data i miejsce zgonu,
nie stwierdzając błędów i rozbieżności.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktów zgonu ( art. 10 ust. 1 prawa o asc).

W przypadku zgonów, gdzie zachodziło podejrzenie, że przyczyną zgonu mogło być przestępstwo znajduje się zezwolenie prokuratury na pochowanie zwłok.

Na tym protokół zakończono.

Ustalenia z kontroli omówiono z Panem Tadeuszem Wielanowskim - Sekretarzem Gminy Wyszki, w obecności Pani Zdzisławy Jabłońskiej - Kierownika USC w Wyszkach.

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz
po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej, pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Wyszkach, natomiast drugi egzemplarz w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo do wniesienia uwag
do ustaleń z kontroli, zawartych w protokole, w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Konrad Michałowski - referent prawny

Ryszard Perkowski - Wójt Gminy Wyszki

5