PROTOKÓŁ
KONTROLI
Urzędu Miejskiego
w Dąbrowie Białostockiej, 16-200 Dąbrowa Białostocka, ul. Solidarności 1 (NIP 545-10-01-211,
Regon 000527368) przeprowadzonej w dniu 29 września 2004 r. przez:
- Wandę Grabowską - kierownika Oddziału ds.
Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami
Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającą na
podstawie upoważnienia Nr 55/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana
Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami
Europejskimi;
- Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale
ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami
Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego
na podstawie upoważnienia Nr 56/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana
Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami
Europejskimi;
- Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w
Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami
Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego
na podstawie upoważnienia Nr 57/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana
Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami
Europejskimi;
Przedmiotowy zakres kontroli:
Sprawdzenie
prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawności
realizacji inwestycji PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na
drodze powiatowej nr 03204 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa".
Kontrolą objęto prawidłowość stosowania
przepisów:
- Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach
publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity, z
późniejszymi zmianami),
- Ustawy z dnia 13 lipca 2003 roku o dochodach
jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2003 r. Nr 203, poz. 1966 z
późniejszymi zmianami),
- Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane
(Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity, z późniejszymi
zmianami),
oraz zapisów:
- Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002
roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego
w związku z realizacją projektu PL
0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach
Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
- Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej
Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju
Regionalnego a Urzędem Miejskim w Dąbrowie Białostockiej z dnia 09.08.2002r.
(zatwierdzona przez PAO w dniu 20 sierpnia 2002r.),
- Porozumienia kontraktowego z dnia 26 września
2003r. zawartej pomiędzy Miastem Dąbrowa Białostocka oraz Warszawskim Przedsiębiorstwem
Robót Drogowych S.A. na wykonanie zadania: "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03204
Kamienna Nowa - Dąbrowa Białostocka, polegająca na modernizacji drogi nr
03204 od km 0+000 do km 4+920 wraz ze wszystkimi robotami towarzyszącymi".
Kierownictwo jednostki kontrolowanej:
Burmistrzem
Dąbrowy Białostockiej jest Pan Wacław Ćwilich, pełniący tę funkcję od 10 listopada
2002r., funkcję Zastępcy Burmistrza pełni od 2 stycznia 2003r. Pan Stanisław
Czopik, funkcję Sekretarza Gminy i Miasta, od 19 października 1999r., pełni Pan
Leszek Kiejko, natomiast funkcję Skarbnika Gminy i Miasta, od 3 października
2000r., pełni Pani Ewa Katarzyna Czarniecka.
Wyjaśnień udzielali:
- Wacław Ćwilich - Burmistrz Dąbrowy Białostockiej,
- Ewa Katarzyna Czarniecka - Skarbnik Gminy i Miasta
Dąbrowa Białostocka,
- Władysław Kalenik - inspektor Urzędu Miejskiego w
Dąbrowie Białostockiej.
W toku kontroli ustalono, co następuje:
I.
W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy
Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Miejskim
w Dąbrowie Białostockiej umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty
Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej
nr 03204 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa", zatwierdzona przez Urzędnika
Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Całkowity koszt
projektu oszacowano na 507.386,00 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej
został określony na maksymalnie 247.198,00 EUR co stanowiło 48,72% szacunkowych
kosztów. Jednocześnie określono, że dotacja zostanie przekazana w dwóch
częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji
UE. Jako ostateczny termin zakończenia realizacji projektu przyjęto 30 września
2003 roku. W dniu 17 września 2003r. został podpisany aneks nr 1 do umowy
dotacji, w którym określono datę zakończenia realizacji projektu na nie później
niż 30 września 2004 roku. W dniu 21 czerwca 2004r. został zatwierdzony przez
Pełnomocnika ds. Realizacji Programu Phare 2000 SSG aneks nr 2 do umowy
dotacji, w na podstawie którego zmodyfikowano brzmienie artykułu 3 umowy
dotacji. Umowa dotacji i aneksy stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.
II.
Uchwałą Nr IV/22/2003 Rady Miejskiej w Dąbrowie
Białostockiej z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie budżetu gminy i miasta na
2003 rok (załącznik nr 2) w planie dochodów budżetu gminy na 2003 rok ujęto
kwotę dotacji z funduszu Phare 2000 na poziomie 988.792,00 zł z przeznaczeniem
na zadanie "Asfalt. drogi Kamienna -
Osmołowszczyzna", zgodnie z Wykazem
zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2003 roku (załącznik nr
4 do przedmiotowej uchwały). W związku z tym, iż realizacja w/w inwestycji nie
została zakończona w roku 2003, środki na jej dokończenie zostały ujęte w
uchwale budżetowej na rok 2004 (Uchwała Nr XII/78/04 Rady Miejskiej
w Dąbrowie Białostockiej z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie budżetu gminy i
miasta na 2004r. - załącznik nr 3).
III.
W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego
jako wykonawcę wybrano Warszawskie Przedsiębiorstwo Robót Drogowych S.A., 02-261
Warszawa, ul. Robotnicza 11/13. Raport z otwarcia ofert, potwierdzenie
zatwierdzenia wyników przetargu przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej
oraz powiadomienie wykonawcy o zwycięstwie w przetargu stanowią załącznik nr 4
do protokołu kontroli.
IV. W dniu 26 września 2003 roku zostało zawarte
porozumienie kontraktowe finansowane przez Unię Europejską w ramach programu
PHARE SSG 2000 oraz Miasto Dąbrowa Białostocka pomiędzy Miastem Dąbrowa
Białostocka a Warszawskim Przedsiębiorstwem Robót Drogowych S.A. na wykonanie
zadania pn. : "Usprawnienie
komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Kamienna Nowa - Dąbrowa Białostocka,
polegająca na modernizacji drogi nr 03204 od km 0+000 do km 4+920 wraz ze
wszystkimi robotami towarzyszącymi" (załącznik nr 5).
Wartość przedmiotu kontraktu, zgodnie z zapisami § 4,
została określona na kwotę 622.674,61 EUR (netto), przy maksymalnym wkładzie
Wspólnoty Europejskiej, z funduszu PHARE, wynoszącym 247.197,58 EUR.
Zgodnie z zapisami artykułu 13 Warunków Szczególnych i
Warunków Ogólnych Wykonawca zobowiązany został do wniesienia gwarancji
całkowitego i właściwego wykonania kontraktu, w wysokości 10% wartości
kontraktu, tj. 62.267,46 EUR, w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia o
przyznaniu kontraktu, tj. od 3 września 2003 roku. Wykonawca wywiązał się z
tego obowiązku przedstawiając gwarancję nr 125/03/K ING Banku Śląskiego S.A. z 19
września 2003r., na kwotę 62.267,46 EUR, ważną w okresie od 22 września do 15
października 2004. Ważność w/w gwarancji została przedłużona, na podstawie
aneksu nr 1 z 5 stycznia 2004r., do 30 października 2004. Gwarancja wykonania
wraz z aneksem stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.
Zgodnie z zapisami artykułu 14 Warunków Szczególnych i
Warunków Ogólnych Wykonawca przedłożył gwarancje ubezpieczeniowe z tytułu strat
i szkód, za które ponosił odpowiedzialność na podstawie w/w kontraktu (polisy
Sopockiego Towarzystwa Ubezpieczeń ERGO HESTIA S.A. nr 003000209198 ważna w
okresie od 20.09.2003r. do 30.12.2004r. wraz z aneksem nr 1 z dnia 12.01.2004r.,
nr 203000049949 ważna w okresie od 01.04.2004r. do 31.03.2005r. oraz nr
203000049959 ważna w okresie od 01.04.2004r. do 31.03.2005r. - załącznik nr 7).
Zgodnie z oświadczeniem nr BGK.7041-22/04 Burmistrza
Dąbrowy Białostockiej z dnia 29.09.2004r. oraz załączonymi dokumentami
(załącznik nr 8), do w/w kontraktu został zawarty aneks nr 1, na podstawie
którego dopuszczono możliwość zastąpienia kwot zatrzymanych gwarancją kwot
zatrzymanych.
V.
W dniu 3 października 2003 roku Urząd Komitetu
Integracji Europejskiej zarejestrował w/w porozumienie kontraktowe jako umowę
na świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej pod
numerem 2003/1/1658/ (załącznik nr 9), co stało się podstawą do stosowania 0%
stawki VAT przy zakupach usług finansowanych ze środków PHARE.
VI. Urząd
Miejski w Dąbrowie Białostockiej przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej
Fundacji Rozwoju Regionalnego (RIF) wniosek z 21 października 2003 roku o
dokonanie płatności zaliczki w wysokości 197.758,00 EUR (załącznik nr 10). W
dniu 19 grudnia 2003 roku Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przekazała
na konto Urzędu Miejskiego
w Dąbrowie Białostockiej o numerze 10201332-1108172-360-3978 (87 1020 1332 0000
1402 0046 5294), wcześniej 08102013321001000431, w PKO Bank Polski S.A. powyższą
kwotę (tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej wynoszącego 247.197,58
EUR). Potwierdzenie wpływu zaliczki na konto Urzędu Miejskiego w Dąbrowie
Białostockiej stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli.
Rachunek Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej,
na który została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w
EUR, zgodnie z umową rachunku walutowego prowadzonego w walucie wymienialnej
EURO z dnia 23 sierpnia 2001r. (załącznik nr 12).
W toku czynności kontrolnych kontrolujący ustalili, iż
przed przekazaniem płatności zaliczkowej na w/w rachunku bankowym znajdowała
się kwota 146,00 EUR, która zgodnie z oświadczeniem Pani Ewy Czarnieckiej -
Skarbnika Gminy Dąbrowa Białostocka (załącznik nr 13), składała się z kwoty
138,09 EUR wpłaconej w dniu 17.05.2002r. przez Beneficjenta w celu utrzymywania
aktywnego rachunku bankowego oraz 7,91 EUR - odsetek od w/w kwoty za okres od
17.05.2002r. do 30.11.2003 roku.
VII. Dnia 4
lipca 2000 r. zostało wydane dla Powiatowego Zarządu Dróg w Sokółce, ul. Wodna
7 pozwolenie na budowę w formie decyzji Starostwa Powiatowego w Sokółce Nr
AB.I.7351-57/2000 na budowę nawierzchni drogowej asfaltowej wraz z robotami
towarzyszącymi, na drodze powiatowej Nr 03204 relacji Jastrzębna - Kamienna
Nowa
- Dąbrowa Białostocka w km.8+092 - 13+652. Dnia 9 grudnia 2002 r. zostało
wydane dla Powiatowego Zarządu Dróg w Sokółce, ul. Wodna 7 pozwolenie na budowę
w formie decyzji Starostwa Powiatowego w Sokółce Nr AB.I.7351-100/2002 na
budowę nawierzchni drogowej asfaltowej wraz z robotami towarzyszącymi, na
drodze powiatowej Nr 03204 relacji Jastrzębna - Kamienna Nowa - Dąbrowa
Białostocka w km.8+092 - 13+652, w związku z wygaśnięciem decyzji dla
przedmiotowej inwestycji Nr AB.I.7351-57/2000 z dnia 4 lipca 2000 r. (nie
rozpoczęto prac budowlanych przed upływem 2 lat od uprawomocnienia się decyzji)
- załącznik nr 14.
Dnia 7
sierpnia 2003 r. Zarządzeniem nr 11/03 Dyrektora Powiatowego Zarządu Dróg w
Sokółce (załącznik nr 15) Pan Józef Gieniusz został powołany na Inspektora
Nadzoru i Menadżera Projektu nr PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na drodze
powiatowej nr 03024 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa".
Dnia 29 września 2003r. został przekazany wykonawcy,
tj. Warszawskiemu Przedsiębiorstwu Robót Drogowych S.A., plac budowy pod
inwestycję PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie
komunikacji na drodze powiatowej nr 03024 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa". W tym dniu wydano następujące dokumenty
podpisane przez Menadżera Projektu i zatytułowane: "Dostęp do placu budowy",
"Przekazanie dokumentacji technicznej" i "Polecenie rozpoczęcia robót" (załącznik
nr 16).
Dnia 2
października 2003 r. wykonano pomiary geodezyjne (wpisu do dziennika budowy
dokonał Pan Henryk Malinowski - uprawniony geodeta - załącznik nr 17).
W okresie od 29 września 2003 r. do 20 sierpnia 2004 r., w ramach realizowanego projektu PL0008.02.06.0020
"Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03024 Dąbrowa Białostocka
- Kamienna Nowa", wykonano
następujące prace:
- wykonano nową drogę o nawierzchni asfaltowej - w terenie niezabudowanym,
- wykonano nową drogę o nawierzchni asfaltowej z betonowymi
krawężnikami - w terenie zabudowanym,
- wykonano odwodnienie drogi (m.in. wpusty pusty uliczne wraz z
przykanalikami oraz studzienkami rewizyjnymi),
- wykonano przepusty drogowe,
- wykonano chodniki z płytek betonowych wraz z niezbędnymi obrzeżami -
w terenie zabudowanym,
- wykonano wjazdy na posesje wzdłuż ww. inwestycji z kostki
polbrukowej - w terenie zabudowanym,
- wykonano żwirowe na pola rolnicze - w terenie niezabudowanym,
- wykonano przepusty pod zjazdami.
Powyższe roboty budowlane wykonywane były pod nadzorem
kierownika budowy Pana Krzysztofa Borsuka (zatrudnionego do 31.12.2004 r.), którego od 01.04.2004 r. zastąpił
Pan Eugeniusz Bojar przy udziale: Pana Grzegorza Henryka Sztabińskiego (majster ds. drogowych). Kontrolujący stwierdzili, iż w okresie zimowym od
01.01.2004 r. do 31.03.2004 r. nie było osoby pełniącej funkcje Kierownika
Budowy, nie miało to wpływu na prace budowlane, gdyż w tym okresie żadne nie
były wykonywane. Nadzór autorski na w/w inwestycją pełnił Pan Romuald
Błahuszewski. Uprawnienia budowlane i potwierdzenie przynależności do
okręgowej izby inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i
obowiązkowego ubezpieczenia OC osób uczestniczących w procesie budowlanym
stanowi załącznik nr 18 do protokołu kontroli.
Dziennik budowy prowadzony był prawidłowo i zawiera
systematyczne wpisy osób uprawnionych do ich dokonywania oraz posiadających
odpowiednie uprawnienia budowlane. Kopie dzienników budowy stanowią załącznik
nr 17 do protokołu kontroli.
Uczestnicy procesu
budowlanego wpisujący się do dziennika budowy
Lp
|
Funkcja
|
Imię i Nazwisko
|
Nr uprawnień
|
Zakres uprawnień
|
Nr
z Okręgowej Izby Inżynierów Budownictwa
|
|
|
Inwestor
|
|
|
|
1.
|
Menadżer Projektu - Inspektor Nadzoru
|
Józef Gieniusz
|
Bł39/88
|
Przygotowanie
zawodowe, upoważniające do wykonywania samodzielnej funkcji kierownika budowy
i robót w specjalności konstrukcyjno - inżynieryjnej
w zakresie dróg
|
PDL/BD/0370/01
|
|
|
Wykonawca
|
|
|
|
2.
|
Kierownik
budowy
do 31.12.2003 r.
|
Krzysztof Borsuk
|
SUW-74/86
|
Przygotowanie zawodowe upoważniające do wykonywania
samodzielnych funkcji kierownika budowy i robót w specjalności konstrukcyjno
- inżynieryjnej w zakresie dróg i lotniskowych dróg startowych oraz
manipulacyjnych
|
PDL/BD/1835/01
|
3.
|
Kierownik
budowy
od 01.04.2004 r.
|
Eugeniusz Bojar
|
W.P.R.D.10/94
|
Przygotowanie zawodowe do pełnienia samodzielnych
funkcji kierownika budowy i robót w specjalności konstrukcyjno -
inżynieryjnej
w zakresie dróg i nawierzchni lotniskowych
obejmującej również typowe przepusty
|
MAZ/BD/1696/01
|
4.
|
Kierownik
robót (majster) drogowych
|
Grzegorz Henryk Sztabiński
|
Bł134/02
|
Przygotowanie zawodowe, upoważniające do wykonywania
samodzielnej funkcji kierownika budowy i robót w specjalności konstrukcyjno -
inżynieryjnej
w zakresie dróg
|
PDL/BO/0257/03
|
|
|
|
|
|
|
5.
|
Projektant (nadzór autorski)
|
Romuald Błahuszewski
|
Bł43/94
|
Przygotowanie zawodowe, upoważniające do wykonywania
samodzielnej funkcji projektanta
w specjalności konstrukcyjno
- inżynieryjnej
w zakresie dróg
|
PDL/BD/2368/02
|
6.
|
Uprawniony geodeta
|
Henryk Malinowski
|
5544
|
Geodeta
|
Geodeci nie są
zrzeszeni w Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa
|
Dnia 20 sierpnia 2004 r. zostało wystawione
"Świadectwo Przejęcia Przejściowego" z niezbędnymi aneksami (załącznik nr 19),
którym dokonano odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji inwestycji
projektu PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na drodze nr 032024
Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa".
VII.
Wykonawca uzyskał zezwolenie nr 423/2003 (DOK-DD-BM-542-I-429/03)
Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 2 października 2003r. (załącznik nr
20) do dokonywania w kraju z Miastem Dąbrowa Białostocka rozliczeń w walucie
obcej do łącznej wysokości 622.674,61 EUR w związku z realizacją projektu
"Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Kamienna Nowa - Dąbrowa
Białostocka. PL0008.02.06.0020". W związku z powyższym wszystkie płatności na
rzecz Wykonawcy, zgodnie z oświadczeniem Pani Ewy Czarnieckiej - Skarbnika
Gminy i Miasta Dąbrowa Białostocka z 29.09.2004r. (załącznik nr 21), dokonywane
były w EURO. W czasie trwania realizacji inwestycji Wykonawca wystawił 3
faktury za wykonane roboty, dla których podstawą były Przejściowe Świadectwa
Płatności:
§
Faktura VAT nr 1/v/031818/03 z 31 grudnia 2003
roku na kwotę 115.428,18 EUR netto, zgodnie z Przejściowym Świadectwem
Płatności nr 1 z 31 grudnia 2003 roku. Kontrolujący stwierdzili, iż na w/w
fakturze nie zostały ujęte kwoty zatrzymane w kwocie 5.771,41 EUR (5% wartości
faktury), mimo iż Beneficjent potrącił je przy płatności, zgodnie z artykułem
45 Warunków Szczególnych. W związku z powyższym na odwrocie faktury Burmistrz
Dąbrowy Białostockiej umieścił adnotację na temat potrącenia kwot zatrzymanych.
Faktura została opłacona w dniu 30 stycznia 2004r. przelewami na konto
wykonawcy (56.757,92 EUR + 52.898,85 EUR = 109.656,77 EUR). Kwota 56.757,92 EUR
została zapłacona ze środków UE, natomiast kwota 52.898,85 EUR została
zapłacona ze środków własnych Beneficjenta. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 września 2003r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od
towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2003r. Nr 158 poz. 1534)
Beneficjent zwolniony został z płacenia podatku VAT od części płatności
pokrywanej ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących
płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.
W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili,
iż w Przejściowym Świadectwie Płatności nr 1 z 31.12.2004r. podano
nieprawidłową datę zakończenia robót (jest "16.12.2003r.", a powinno być,
zgodnie z kontraktem, "30.09.2004r."). Ponadto należy skorygować tytuł na
"Przejściowe Świadectwo Płatności nr 1 za okres od ? do ?" oraz dokonać
stosownych korekt poszczególnych pozycji świadectwa
(np. niewłaściwie wypełnionych kolumn d1 i f1).
§
Faktura VAT nr 6/v/031818/04/05 z 30 kwietnia
2004r. roku na kwotę 425.061,66 EUR netto, zgodnie z Przejściowym Świadectwem
Płatności nr 2 z 30 kwietnia 2004 roku. Kontrolujący stwierdzili, iż na w/w
fakturze nie zostały ujęte kwoty zatrzymane w kwocie 21.253,08 EUR (5% wartości
faktury), mimo iż Beneficjent potrącił je przy płatności, zgodnie z artykułem
45 Warunków Szczególnych. W związku z powyższym na odwrocie faktury Burmistrz
Dąbrowy Białostockiej umieścił adnotację na temat potrącenia kwot zatrzymanych.
Faktura została opłacona w dniu 31 maja 2004r. przelewami na konto wykonawcy
(113.975,59 EUR + 289.832,99 EUR = 403.808,58 EUR). Kwota 113.975,59 EUR
została zapłacona ze środków UE, natomiast kwota 289.832,99 EUR została
zapłacona ze środków własnych Beneficjenta. Na
podstawie Rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 24 grudnia 2003r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie
wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o
podatku akcyzowym (Dz.U. z 2003r. Nr 224 poz. 2229) Beneficjent zwolniony
został z płacenia podatku VAT od części płatności pokrywanej ze środków
własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę
stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli.
W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili,
iż w Przejściowym Świadectwie Płatności nr 2 z 30.04.2004r. podano
nieprawidłową datę zakończenia robót (jest "30.04.04", a powinno być, zgodnie z
kontraktem, "30.09.2004r."). Ponadto należy skorygować tytuł na "Przejściowe
Świadectwo Płatności nr 2 za okres od ? do ?" oraz dokonać stosownych korekt
poszczególnych pozycji świadectwa (np. niewłaściwie wypełnionych kolumn d1 i
f1).
Kontrolujący stwierdzili też, iż w poleceniu przelewu
kwot zatrzymanych dla faktur nr 1/v/031818/03 z 31 grudnia 2003 oraz nr
6/v/031818/04/05 z 30 kwietnia 2004r. nieprawidłowo wpisano numery rachunków,
tj. numer rachunku kwot zatrzymanych został wpisany jako "nr rachunku odbiorcy"
zaś numer rachunku służącego do obsługi kwot zatrzymanych, z którego przelewane
były kwoty zatrzymane został wpisany jako "nr rachunku zleceniodawcy". Z oświadczenia
Pana Wacława Ćwilicha - Burmistrza Dąbrowy Białostockiej z dnia 7 października
2004r. wynika,
że w/w kwoty zatrzymane zostały przelane prawidłowo na właściwy rachunek kwot
zatrzymanych, pomimo oczywistej pomyłki przy wpisywaniu numerów rachunków w
blankiet polecania przelewu. Fakt ten potwierdza również zaświadczenie PKO
Banku Polskiego S.A. z dnia 6 października, jak też wyciągi bankowe z rachunku
kwot zatrzymanych. Oświadczenie Burmistrza Dąbrowy Białostockiej, zaświadczenie
PKO Banku Polskiego S.A oraz wyciągi bankowe z rachunku kwot zatrzymanych
stanowią załącznik nr 24 do protokołu kontroli.
§
Faktura VAT nr 56/v/031818/04/05 z 20 sierpnia
2004r roku na kwotę 23.601,83 EUR netto, zgodnie z Przejściowym Świadectwem
Płatności nr 3 z 20 sierpnia 2004 roku. Kontrolujący stwierdzili, iż na w/w
fakturze nie zostały ujęte kwoty zatrzymane w kwocie 1.180,09 EUR (5% wartości
faktury), mimo iż Beneficjent potrącił je przy płatności, zgodnie z artykułem
45 Warunków Szczególnych. W związku z powyższym na odwrocie faktury Burmistrz
Dąbrowy Białostockiej umieścił adnotację na temat potrącenia kwot zatrzymanych.
Faktura została opłacona w dniu 22 września 2004r., ze środków własnych
Beneficjenta, przelewem na konto wykonawcy (28.794,23 EUR - łącznie z VAT). Kontrolujący
stwierdzili, iż przy realizacji płatności za w/w fakturę Beneficjent w dniu
22.09.2004r. przelał na rachunek walutowy o nr 87 1020 1332 0000 1402 0046 5294
(służący do obsługi dotacji UE) kwotę 28.794,23 EUR, powstałą z przewalutowania
środków z budżetu beneficjenta w PLN, a następnie tego samego dnia cała w/w
kwota została przelana na rzecz Wykonawcy. W związku z powyższym Beneficjent
dokonał nadpłaty na rzecz Wykonawcy w wysokości 1.180,09 EUR (nadpłacona
została równowartość kwot zatrzymanych). W związku z powyższym w dniu 29
września 2004r. Wykonawca zwrócił równowartość kwot zatrzymanych na rachunek
służący do obsługi dotacji, przy czym bank potrącił od tej transakcji kwotę
13,78 EUR na poczet opłat bankowych, która zgodnie z oświadczeniem Burmistrza
Dąbrowy Białostockiej z dnia 7 października 2004r. została zrefundowana tego
samego dnia ze środków własnych Beneficjenta. Następnie tego samego dnia
Beneficjent przelał właściwą kwotę, tj. 1.180,09 EUR na rachunek walutowy kwot
zatrzymanych. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik
nr 25 do protokołu kontroli.
W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili,
iż w Przejściowym Świadectwie Płatności nr 3 z 20.08.2004r. podano
nieprawidłową datę zakończenia robót (jest "23.07.2004r.", a powinno być,
zgodnie z kontraktem, "30.09.2004r."). Ponadto należy skorygować tytuł na
"Przejściowe Świadectwo Płatności nr 3 za okres od ? do ?" oraz dokonać
stosownych korekt poszczególnych pozycji świadectwa (np. niewłaściwie
wypełnionych kolumn d1 i f1).
IX. Beneficjent
przedłożył kontrolującym Raport końcowy, Zbiorcze
sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, Szczegółowe sprawozdanie
finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Szczegółowe
sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur oraz
wniosek o płatność końcową z 22 września 2004 roku na kwotę 26.186,39 EUR.
Komplet dokumentów stanowi załącznik nr 26 do protokołu.
Kontrakt z dnia 26 września 2003r. pomiędzy Miastem
Dąbrowa Białostocka a Warszawskim Przedsiębiorstwem Robót Drogowych S.A. został
skalkulowany w EUR na kwotę 622.674,61 EUR netto. W wyniku niewykorzystania
kwot tymczasowych nieprzewidzianych łączna kwota faktur wyniosła 564.091,67
EUR. Oznacza to, iż rzeczywiste koszty inwestycji wyrażone w EUR były wyższe
niż zapisane w umowie dotacji, więc zgodnie z zapisami artykułu 1 aneksu nr 2
do umowy dotacji wkład Unii Europejskiej wyrażony w wartościach bezwzględnych
pozostał bez zmian (zmniejszeniu uległ procentowy udział środków UE w kosztach
kwalifikowalnych). Mając powyższe na uwadze, udział UE w całkowitych kosztach
projektu wyniósł 43,82%, tj. 247.197,58 EUR. W związku z wpływem w dniu 20
września 2004 roku płatności zaliczkowej na konto Urzędu Miejskiego Dąbrowie
Białostockiej, w wysokości 197.758,00 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23)
umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek
narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz
wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, kwota płatności końcowej wynosi
49.303,67 EUR.
Z przedłożonego przez Beneficjenta zaświadczenia PKO
Banku Polskiego z dnia 30 września 2004r. (załącznik nr 26) wynika, iż odsetki
narosłe we wspomnianym wyżej okresie wynoszą 135,91 EUR, a nie 136,15 EUR jak
przyjął Beneficjent w Zbiorczym
sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy dotacji.
Kontrolujący stwierdzili, iż w związku z przyjęciem
przez Beneficjenta nieprawidłowej kwoty dotacji UE oraz kwoty odsetek narosłych
w okresie pomiędzy otrzymaniem przez Beneficjenta zaliczki oraz wydaniem jej
zgodnie z postępami Operacji, Beneficjent nieprawidłowo wyliczył kwotę
płatności końcowej na kwotę 26.186,39 EUR
i na taką też kwotę został wystawiony wniosek o płatność końcową z dnia 22
września 2004 roku. W związku z powyższym Beneficjent powinien dokonać stosownej
korekty Raportu końcowego, Zbiorczego sprawozdania finansowego z
realizacji umowy dotacji oraz wniosku o płatność końcową. Ponadto
Beneficjent powinien skorygować rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia
realizacji projektu w Raporcie końcowym
(jest "29.09.2003r. i 23.07.2004r.", a powinno być "02.10.2003r. i 20.08.2004r.")
oraz datę ostatecznego świadectwa przejęcia (jest "20.08.2007r.", a powinno być
"19.09.2007r."), jak również wykreślić zapis dotyczący różnic kursowych, gdyż zarówno
kontrakt z Wykonawcą jak i faktury opiewały na kwoty w EUR, więc różnice
kursowe nie miały wpływu na płatności.
W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili,
iż w Zbiorczym sprawozdaniu finansowym z
realizacji umowy dotacji, Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji
umowy z wykonawcą robót budowlanych oraz w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla
faktur nr 1/v/031818/03 z 31.12.2003r., nr 6/v/031818/04/05 z 30.04.2004r.
oraz nr 56/v/031818/04/05 z 20.08.2004r. została wpisana nieprawidłowa data
podpisania kontraktu z wykonawcą (jest "29.09.2003r.", a powinno być
"26.09.2003r."). Ponadto
w Szczegółowym sprawozdaniu z realizacji
umowy z wykonawcą nieprawidłowo wypełniono pola dotyczące rozliczenia
środków zaliczki w wysokości 80% dotacji UE, środków własnych Beneficjenta oraz
środków z budżetu Beneficjenta pokrywających wartość 20% dotacji (płatności
końcowej), jak również pola dotyczące wielkości współfinansowania przez
Beneficjenta i Unię Europejską. Kontrolujący stwierdzili również, iż w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w
oparciu o przelewy dokonane dla faktur nr 1/v/031818/03 z 31.12.2003r. oraz
nr 6/v/031818/04/05 z 30.04.2004r. nie zostało wypełnione pole "Kwota faktury -
EUR (brutto)".
Przedstawiony przez Beneficjenta podczas trwania
kontroli materiał nie ma jednak charakteru ostatecznego, z uwagi na fakt, iż Urząd
Miejski w Dąbrowie Białostockiej jest jeszcze na etapie uzgadniania
dokumentacji z Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) oraz Oddziałem
Weryfikacji i Potwierdzania Płatności w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim.
Zestawienie planowanych i rzeczywistych
kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.
|
Dotacja Programu Phare ESC 2000
|
Wkład własny Beneficjenta
|
Razem
|
EURO
|
%
|
EURO
|
%
|
Wartość inwestycji wg umowy
dotacji
|
247.198,00
|
48,72
|
260.188,00
|
51,28
|
507.386,00
|
Wartość inwestycji wg
aneksu do umowy dotacji
|
247.197,58
|
48,72
|
260.188,42
|
51,28
|
507.386,00
|
Wartość inwestycji wg
kontraktu
|
247.197,58
|
39,70
|
375.477,03
|
60,30
|
622.674,61
|
Rzeczywiste koszty inwestycji
|
247.197,58
|
43,82
|
316.894,09
|
56,18
|
564.091,67
|
X.
Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w
obecności Pana Władysława Kalenika - inspektora w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie
Białostockiej w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie odcinka drogi z
betonu asfaltowego wraz z krawężnikami w terenie zabudowanym, chodników z
obrzeżami betonowymi oraz wjazdy z kostki brukowej w terenie zabudowanym, wykonanie
przepustów drogowych oraz odwodnienia drogi. Stwierdzono również wykonanie i
zamontowanie dwóch tablic pamiątkowych informujących o współfinansowaniu
inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr
27 do protokołu kontroli.
XI. Zgodnie
z § 7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim i Podlaską
Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) wszelkie dokumenty dotyczące realizacji
zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich
identyfikację. W dniu 29 września 2004r. Pani Ewa Czarniecka - Skarbnik Gminy i
Miasta Dąbrowa Białostocka złożyła oświadczenie w sprawie sposobu przechowywania
i archiwizowania dokumentów dotyczących projektu PL0008.02.06.0020 w Urzędzie Miejskim
w Dąbrowie Białostockiej (załącznik nr 28).
XII.
Należy zauważyć, iż zarówno w dokumentacji finansowej
jak i technicznej brak jest spójności w nazewnictwie projektu, podczas gdy
zgodnie z aneksem nr 2 do umowy dotacji nazwa projektu brzmi: "Usprawnienie
komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa".
Integralną
część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:
1. Umowa
dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej pomiędzy Podlaską
Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) a Urzędem Miejskim w Dąbrowie Białostockiej
z dnia 9 sierpnia 2002r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20.08.2002r.) wraz z
aneksemi,
2. Uchwały
Rady Miejskiej w Dąbrowie Białostockiej nr IV/22/2003 z 11 lutego 2003r. w
sprawie budżetu gminy i miasta na 2003 rok,
3. Uchwały
Rady Miejskiej w Dąbrowie Białostockiej nr XII/78/04 z 26 lutego 2004r. w
sprawie budżetu gminy i miasta na 2004 rok,
4. Raport
z otwarcia ofert oraz powiadomienie o wygraniu przetargu przez Warszawskie
Przedsiębiorstwo Robót Drogowych S.A. z 2 września 2003r.wraz z potwierdzeniem
odbioru,
5. Porozumienie
kontraktowe finansowane przez Unię Europejską w ramach Programu PHARE SSG 2000
oraz Miasto Dąbrowa Białostocka zawarte w dniu 26.09.2003r. pomiędzy Miastem
Dąbrowa Białostocka oraz Warszawskim Przedsiębiorstwem Robót Drogowych S.A.,
6. Gwarancja
wykonania ING Banku Śląskiego S.A. z 19 września 2003r. na kwotę 62.267,46 EUR
wraz z aneksem nr 1 z 5 stycznia 2004r.,
7. Polisy
Sopockiego Towarzystwa Ubezpieczeń ERGO HESTIA S.A. nr 003000209198 wraz z
aneksem nr 1 z dnia 12.01.2004r., nr 203000049949 oraz nr 203000049959,
8. Oświadczenie
Burmistrza Dąbrowy Białostockiej nr BGK.7041-22/04 z dnia 29.09.2004r. w
sprawie aneksu do kontraktu z wykonawcą wraz dokumentami towarzyszącymi,
9. Wniosek
Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej o rejestrację umowy o świadczenie
usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej,
10. Wniosek
Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej o dokonanie płatności zaliczki w
kwocie 197.758,00 EUR z 21 października 2003 roku,
11. Wyciąg
bankowy potwierdzający wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 197.758,00 EUR na
konto Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej,
12. Umowa
rachunku walutowego prowadzonego w walucie wymienialnej EURO dotycząca rachunku
bankowego Nr 10201332-1108172-360-3978 (87 1020 1332 0000 1402 0046 5294)
zawarta w dniu 23.08.2001r. pomiędzy Urzędem Miejskim w Dąbrowie Białostockiej
a PKO Bank Polski S.A. wraz z zaświadczeniem PKO Bank Polski z dnia
29.09.2004r. w sprawie zmiany numeru bankowego,
13. Oświadczenie
Skarbnika Gminy i Miasta Dąbrowa Białostocka z dnia 29.09.2004r. w sprawie
salda początkowego w kwocie 146,00 EUR,
14. Decyzje
Starostwa Powiatowego w Sokółce nr 57/2000 (AB.I.7351-57/2000) z 04.07.2000r.
oraz nr 100/2002 (AB.I.7351-100/2002) z 09.12.2002r. w sprawie pozwolenia na
budowę,
15. Zarządzenie
nr 11/03 Dyrektora Powiatowego Zarządu Dróg w Sokółce z dnia 7 sierpnia 2003r.
w sprawie powołania Pana Józefa Gieniusza na Menadżera Projektu i inspektora
nadzoru,
16. Dostęp do
placu budowy, Przekazanie dokumentacji technicznej oraz Polecenie rozpoczęcia
robót z dnia 29.09.2003r.,
17. Kopie wybranych
stron dziennika budowy,
18. Komplet
dokumentów dotyczących uprawnień
budowlanych i zaświadczeń z właściwych izb samorządów zawodowych osób uczestniczących w procesie budowlanym,
19. Świadectwo
Przejęcia Przejściowego z 20 sierpnia 2004r.,
20. Decyzja
dewizowa nr 423/2003 (DOK-DD-BM-542-I-429/03) z 2 października 2003r.,
21. Oświadczenie
Skarbnika Gminy z 29.09.2004r. w sprawie regulowania należności na rzecz
wykonawcy w EUR,
22. Komplet
dokumentów związanych z płatnością za fakturę 1/v/031818/03 z 31.12.2003r.,
23. Komplet
dokumentów związanych z płatnością za fakturę 6/v/031818/04/05z 30.04.2004r.,
24. Oświadczenie
Burmistrza Dąbrowy Białostockiej z dnia 7 października 2004r., zaświadczenie
PKO Banku Polskiego S.A z 6 października 2004r. oraz wyciągi bankowe z rachunku
kwot zatrzymanych.
25. Komplet
dokumentów związanych z płatnością za fakturę 56/v/031818/04/05 z 20.08.2004r.,
26. Raport
końcowy, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, Szczegółowe
sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Szczegółowe
sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur, wniosek
o płatność końcową z 22 września 2004 roku na kwotę 26.186,39 EUR.
27. Zaświadczenie
PKO Banku Polskiego S.A z dnia 30.09.2004r. w sprawie narosłych odsetek wraz z
historią rachunku służącego do obsługi dotacji,
28. Protokół z
oględzin na miejscu realizacji inwestycji z dnia 29 września 2004r.
29. Oświadczenia
Skarbnika Gminy i Miasta w Dąbrowie Białostockiej z dnia 29 września 2004r. w
sprawie sposobu przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu
PL0008.02.06.0020.
Kierownik jednostki kontrolowanej
poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych
zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego
podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w
terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.
Dokonano wpisu do książki ewidencji
kontroli pod poz. 3/2004.
Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących
egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Miejskiemu w Dąbrowie
Białostockiej.
Data ?????????..?
|
Data ????????????
|
Kontrolowany:
Wacław Ćwilich
Ewa Katarzyna Czarniecka
|
Kontrolujący:
Wanda Grabowska
Łukasz Kurzyna
Maciej Rynkiewicz
|