PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Miejskiego w Kleszczelach, ul. 1-go Maja 4, 17-250 Kleszczele (NIP 543-00-08-544, Regon 000544881) przeprowadzonej w dniu 9 września 2004 r. przez:

• Wandę Grabowską - kierownika Oddziału ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającą na podstawie upoważnienia Nr 45/04 z dnia 31.08.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 44/04 z dnia 31.08.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 43/04 z dnia 31.08.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawności realizacji inwestycji PL0008.02.06.0042 "Budowa kanalizacji sanitarnej i rozbudowa sieci wodociągowej Kleszczele - Repczyce".

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 -2003 (Dz. U. z 1998 r. Nr 150, poz. 983 z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),

oraz zapisów:

• Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego w związku z realizacją projektu PL 0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
• Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Miejskim w Kleszczelach z dnia 09.08.2002 r. (zatwierdzona przez PAO 20.08.2002),
• Umowy Nr 1/2003 z dnia 13 lutego 2003r. zawartej pomiędzy Gminą Kleszczele a Przedsiębiorstwem Robót Wodno-Inżynieryjnych "EKOINSBUD" sp. z o.o., 17-100 Bielsk Podlaski, ul. Rejonowa 4 na wykonanie zadania "Budowa kanalizacji sanitarnej i rozbudowa sieci wodociągowej Kleszczele - Repczyce".

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Burmistrzem Kleszczel jest Pan Aleksander Sielicki, pełniący tę funkcję od 2 października 1993r., funkcję Sekretarza Gminy, od 22 grudnia 1994r., pełni Pani Alina Snarska, która od 1 czerwca 2003r. pełni również funkcję Zastępcy Burmistrza, natomiast funkcję Skarbnika Gminy pełni, od 22 kwietnia 1992r., Pani Halina Leonkiewicz.

Wyjaśnień udzielali:

• Halina Leonkiewicz - Skarbnik Gminy,
• Jan Sawicz - kierownik Referatu Rolnictwa, Mienia, Ochrony Środowiska i Drogownictwa,
• Irena Niegierewicz - inspektor ds. Ochrony Środowiska.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.        W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Miejskim w Kleszczelach umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06.0042 "Budowa kanalizacji sanitarnej i rozbudowa sieci wodociągowej Kleszczele - Repczyce", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Całkowity koszt projektu oszacowano na 265.881,23 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został określony na 70% szacunkowych kosztów (tj. maksymalnie 186.116,86 EUR). Jednocześnie określono, że dotacja zostanie przekazana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. Jako ostateczny termin zakończenia realizacji projektu przyjęto 30 września 2003 roku. W dniu 30 września 2003r. został podpisany aneks nr 1 do umowy dotacji, w którym określono datę zakończenia realizacji projektu na nie później niż 31 sierpnia 2004 roku. W dniu 27 maja 2004r. został zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu Phare 2000 SSG aneks nr 2 do umowy dotacji, w którym obniżono całkowity koszt projektu (podstawowego) do 123.044,99 EUR, a wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został podwyższony do 75% szacunkowych kosztów, tj. maksymalnie 92.283,74 EUR. Jednocześnie rozszerzono zakres rzeczowy projektu o działanie dodatkowe pod nazwą "Budowa kanalizacji sanitarnej w mieście Kleszczele", na który przeznaczono dotację z programu Phare 2000 SSG w wysokości 89.217,93 EUR. Umowa dotacji i aneksy stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

II.     Uchwałą nr IV/34/2003 Rady Miejskiej w Kleszczelach z dnia 10 marca 2003 roku w sprawie budżetu gminy na 2003 rok (załącznik nr 2) w planie dochodów budżetu gminy na 2003 rok ujęto kwotę dotacji z funduszu Phare 2000 na poziomie 377.335,00 zł z przeznaczeniem na zadanie "Budowa kanalizacji sanitarnej i rozbudowa sieci wodociągowej Kleszczele - Repczyce", zgodnie z Wykazem zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2003 roku (załącznik nr 3 do przedmiotowej uchwały).

III.   W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako wykonawcę wybrano Przedsiębiorstwo Robót Wodno-Inżynieryjnych "EKOINSBUD" sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku Podlaskim, ul. Rejonowa 4. Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 20.000 ECU oraz zbiorcze zestawienie ofert otwartych w dniu 22.01.2003r. stanowią załącznik nr 3 do protokołu kontroli.

IV.  W dniu 13 lutego 2003 roku została zawarta umowa nr 1/2003 pomiędzy Gminą Kleszczele a Przedsiębiorstwem Robót Wodno-Inżynieryjnych "EKOINSBUD" sp. z o.o na wykonanie zadania pn. "Budowa kanalizacji sanitarnej i rozbudowa sieci wodociągowej Kleszczele - Repczyce" (załącznik nr 4).

Zgodnie z zapisami § 6 funkcja inspektora nadzoru została powierzona Panu Tadeuszowi Wyszkowskiemu, natomiast funkcja kierownika budowy Panu Michałowi Żurawlowi.

Wartość przedmiotu umowy, zgodnie z § 7, została określona na kwotę 539.050,64 zł netto, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia podpisania umowy 1EUR = 4,1556PLN (zgodnie z tabelą nr 31/A/NBP/2003), dało kwotę 129.716,68 EUR. Zgodnie z zapisami § 7 ust. 3 wartość kontraktu wyrażona w EUR była wartością stałą i nie mogła być aneksowana.

Stosownie do zapisów § 16 umowy, Wykonawca został zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 2% wartości kontraktu netto z zaokrągleniem do pełnych 100 zł, tj. kwoty 10.800,00 zł. Wykonawca wpłacił w/w zabezpieczenie 24 lutego 2003r. na konto Urzędu Miejskiego w Kleszczelach (załącznik nr 5).

Zgodnie z zapisami § 17 w/w umowy Wykonawca zobowiązany został do zapewnienia, na okres od daty rozpoczęcia (tj. 17 lutego 2003r.) do daty zakończenia realizacji projektu (tj. 30 września 2003r.), wymaganych ubezpieczeń OC z tytułu prowadzonej działalności. Wykonawca wywiązał się z tego obowiązku przedstawiając polisę Korporacji Ubezpieczeniowej FILAR S.A. nr EL359914 z 18 października 2002r. (załącznik nr 6).

W dniu 10 kwietnia 2003r. został podpisany aneks nr 1/2003 do w/w umowy, na podstawie którego zmieniono terminy odbioru poszczególnych etapów robót oraz wartość brutto kontraktu na 550.370,70 zł, przy czym nieprawidłowo określono współfinansowanie ze środków Phare na 377.355,45 zł, podczas gdy powinno ono wynosić 377.335,45 zł. W związku z tym, iż podana wartość kontraktu brutto wynosząca 550.370,70 zł powstaje z zsumowania poprawnej wartości dotacji z funduszu Phare (377.335,45 zł) oraz właściwie wyliczonego wkładu własnego Beneficjenta (wraz z 7% podatkiem VAT), kontrolujący stwierdzili iż zaistniała oczywista pomyłka przy sporządzaniu umowy.

W dniu 9 maja 2003r. został podpisany aneks nr 2/2003 do w/w umowy, na podstawie którego ustanowiono nowego kierownika budowy - Pana Włodzimierza Szulewicza.

W dniu 27 czerwca 2003r. został podpisany aneks nr 3/2003 do w/w umowy, na podstawie którego zmieniono terminy odbioru poszczególnych etapów robót budowlanych.

W dniu 6 maja 2004r. został podpisany aneks nr 4/2004 do w/w umowy, na podstawie którego sprostowano oczywisty błąd w aneksie nr 1/2003 z 10 kwietnia 2003r. oraz w aneksie nr 3/2003 z 27 czerwca 2003 roku.

W dniu 7 września 2004r. został podpisany aneks nr 5/2004 do w/w umowy, na podstawie którego skorygowano oczywisty błąd z aneksu nr 1/2003 z 10 kwietnia 2003 roku.

V.     W dniu 18 marca 2003 roku Urząd Komitetu Integracji Europejskiej zarejestrował umowę nr 1/2003 z 13 lutego 2003r. zawartą pomiędzy Urzędem Miejskim w Kleszczelach i Przedsiębiorstwem Robót Wodno-Inżynieryjnych "EKOINSBUD" sp. z o.o. jako umowę na świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej pod numerem 2003/1/0430/ (załącznik nr 7), co stało się podstawą do stosowania 0% stawki VAT przy zakupach finansowanych ze środków Phare, zgodnie z § 62 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2002r. Nr 27 poz. 268).

VI.  Urząd Miejski w Kleszczelach przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego wniosek z 21 lutego 2003 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 72.641,34 EUR (załącznik nr 8). W dniu 21 maja 2003 roku Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przekazała na konto Urzędu Miasta w Kleszczelach o numerze 11101170-401170084533 (22 1060 0076 0000 4011 7008 4533) w Banku Przemysłowo-Handlowym PBK S.A. powyższą kwotę (tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej wynoszącego 90.801,68 EUR). Potwierdzenie wpływu zaliczki na konto Urzędu Miejskiego w Klaszczelach stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli.

Rachunek Urzędu Miejskiego w Kleszczelach, na który została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w EUR. Umowa rachunku walutowego prowadzonego w EUR stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli.

VII. Dnia 17 lutego 2003 r. został przekazany Wykonawcy, tj. Przedsiębiorstwu Robót Wodno-Inżynieryjnych "EKOINSBUD" sp. z o.o., plac budowy pod inwestycję PL0008.02.06.0042 "Budowa kanalizacji sanitarnej i rozbudowa sieci wodociągowej Kleszczele - Repczyce" (załącznik nr 11).

            Prace budowlane związane z w/w zadaniem rozpoczęto na podstawie aktualnego i ostatecznego pozwolenia na budowę w formie decyzji Nr GB 7351-265/01 z dnia 12 października 2001 r. (załącznik nr 12), uzgodnionego uprzednio m.in. z PKP, Wojewódzkim Zarządem Melioracji Wodnej i Urządzeń Wodnych, Generalną Dyrekcją Dróg Krajowych i Autostrad oraz Powiatowym Zarządem Dróg (wglądu do dokumentów dokonano w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach). Zakresem pozwolenia na budowę jest wykonanie:

-        kanalizacji sanitarnej - tj. kanału grawitacyjnego PCV Ø 200 dł. 5547m, kanału tłocznego PE Ø 90 dł. 1602m, kanału tłocznego PE Ø 110 dł. 2670m, przykanaliki Ø 160 dł. 1602m, 6 przepompowni wraz z ogrodzeniem i przyłączem energetycznym na terenie działek położonych w m. Kleszczele przy ul. Boćkowskiej, Mickiewicza, Świerczewskiego, Ciasnej, Leśnej, Kolejowej, St. Kolejowa do wsi Repczyce gm. Kleszczele,

-        sieci wodociągowej - tj. wodociągu PCV Ø 110 dł. 2051m, przyłączy PCV Ø 32 dł. 240m na terenie działek położonych w m. Kleszczele przy ul. Kolejowej, St. Kolejowa do kol. Seredeburki gm. Kleszczele",

W związku z tym, że trasy w/w kanalizacji sanitarnej i sieci wodociągowych przechodzą przez rzekę, uzyskano niezbędne do takich prac pozwolenie wodnoprawne na czas budowy RŚ. 6224-7/2000 z dnia 5 września 2000r. oraz RŚ. 6224-4/01 z dnia 10 maja 2001r. na "przejście urządzeń do doprowadzenia wody pod rzeką Nurzec" (załącznik nr 13). Nie zachodziła potrzeba uzyskania pozwolenia wodnoprawnego na odprowadzenie wód bądź ścieków do rzeki z urządzeń, ponieważ inwestycja takich urządzeń nie przewidywała.

W okresie od 17 lutego 2003r. do 29 sierpnia 2003r. (wg dostarczonych dokumentów) w ramach realizowanego projektu PL0008.02.06.0042 "Budowa kanalizacji sanitarnej i rozbudowa sieci wodociągowej Kleszczele - Repczyce", wykonano:

1)      Kanał grawitacyjny Ø 200mm l = 1867 mb,

2)      Kanał tłoczny Ø 90mm l = 1812 mb (w pozwoleniu na budowę jest: "l = 1602 mb"),

3)      Kanał tłoczny Ø 110mm l = 2770 mb (w pozwoleniu na budowę jest: "l = 2670 mb"),

4)      Przykanaliki l = 409 mb,

5)      Przepompownie - 4szt.,

6)      Ogrodzenie wokół przepompowni,

7)      Sieć wodociągową Ø 110mm l = 2051 mb,

8)      Przyłącza wodociągowe Ø 32mm l = 240 mb.

W związku z rozbieżnościami między pozwoleniem na budowę a stanem faktycznym potwierdzonym protokołem końcowego odbioru, Pan Aleksander Sielicki - Burmistrz Kleszczel, w dniu 20 września 2004r., złożył oświadczenie nr RGK.II.0717-2/04 (załącznik 14), w którym stwierdził, iż w w/w pozwoleniu na budowę błędnie zostały wpisane wartości długości kanalizacji tłocznej.

Powyższe roboty budowlane wykonywane były pod nadzorem kierownika budowy - Pana Michała Żurawla (uprawnienia budowlane nr Bł349/94 do wykonywania samodzielnej funkcji kierownika budowy i robót w specjalności instalacyjno - inżynieryjnej w zakresie sieci sanitarnych o powszechnie znanych rozwiązaniach konstrukcyjnych i schematach technicznych oraz zaświadczenie o przynależności do izby inżynierów Nr PDL/WM/1849/01), a od 1 maja 2004r. przez Pana Włodzimierza Szulewicza (uprawnienia budowlane Bł348/94 do wykonywania samodzielnej funkcji kierownika budowy i robót w specjalności instalacyjno - inżynieryjnej w zakresie sieci sanitarnych o powszechnie znanych rozwiązaniach konstrukcyjnych i schematach technicznych oraz zaświadczenie o przynależności do izby inżynierów
Nr PDL/WM/1508/01).

Podłączenia elektrycznego i energetycznego dokonał Pan Anatol Sidewicz (uprawnienia budowlane Bł79/98 do kierowania robotami budowlanymi w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektrotechnicznych bez ograniczeń oraz zaświadczenie o przynależności do izby inżynierów Nr PDL/IE/0072/03).

Funkcja inspektora nadzoru na podstawie umowy z dnia 14 lutego 2003 r. (załącznik nr 15) została powierzona Panu Tadeuszowi Wyszkowskiemu (uprawnienia budowlane Nr BŁ189/91 w specjalności instalacyjno - inżynieryjnej w zakresie sieci i instalacji sanitarnych oraz zaświadczenie o przynależności do izby inżynierów Nr PDL/IS/1723/01).

Uprawnienia budowlane i potwierdzenie przynależności do okręgowej izby inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i obowiązkowego ubezpieczenia OC stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli

Dziennik budowy prowadzony był prawidłowo i zawiera systematyczne wpisy osób uprawnionych do ich dokonywania oraz posiadających odpowiednie uprawnienia budowlane (oględzin dokonano w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach). Kopie wybranych stron dziennika budowy stanowią załącznik nr 17 do protokołu kontroli.

Protokołem spisanym w dniu 15 września 2003r. (załącznik nr 18) dokonano odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji inwestycji PL0008.02.06.0042 "Budowa kanalizacji sanitarnej i rozbudowa sieci wodociągowej Kleszczele - Repczyce".

VIII.   W czasie trwania realizacji inwestycji Wykonawca wystawił 7 faktur za wykonane roboty, dla których podstawą były protokoły częściowego odbioru wykonanych robót budowlanych:

• Faktura VAT nr TP 20/2003 z 15 kwietnia 2003 roku na kwotę 168.727,20 zł netto (180.538,10 zł brutto), zgodnie z protokołem częściowego odbioru wykonanych robót z 15 kwietnia 2003 roku, opłacona w dniu 22 maja 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna Banku Przemysłowo-Handlowego PBK S.A. z dnia dokonania przelewu, tj. 1EUR=4,3080PLN, dało kwotę 39.166,02 EUR. W toku czynności kontrolnych kontrolujący ustalili, iż z rachunku walutowego służącego do obsługi dotacji UE przelano na rachunek Urzędu Miejskiego w Kleszczelach nr 12 1060 0076 0000 4011 7000 3039 prowadzony w PLN kwotę 39.400,00 EUR, co po przeliczeniu wg kursu kupna 1EUR=4,3080PLN dało kwotę 169.735,20 zł. Następnie, z w/w rachunku Urzędu Miejskiego w Kleszczelach prowadzonego w PLN, Beneficjent przelał na rzecz Wykonawcy właściwą kwotę, tj. 168.727,20 zł (39.166,02 EUR). W związku z powyższym kontrolujący stwierdzili, iż Beneficjent dokonał nieuzasadnionego przelania kwoty 233,98 EUR (1.007,99 zł) z rachunku walutowego służącego do obsługi dotacji UE na rachunek Urzędu Miejskiego w Kleszczelach prowadzony
  w PLN. W dniu 30 maja 2003r. została wystawiona faktura korygująca nr TP 2/2003, na podstawie której skorygowano wartość brutto faktury nr TP 20/2003 z 15 kwietnia 2003r. na 168.727,20 zł. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli.

Kontrolujący ustalili również, że zarówno na fakturze TP 20/2003 z 15 kwietnia 2003r. jak też na fakturze korygującej TP 2/2003 z 30 maja 2003r. jako datę rozpoczęcia prac podano 4 marca 2003r., natomiast w protokole częściowego odbioru wykonanych robót z 15 kwietnia 2003r., stanowiącym podstawę wystawienia przedmiotowych faktur, jako datę rozpoczęcia prac podano 3 marca 2003 roku. W oświadczeniu nr RGK.II.0701-2/04 z dnia 8 września 2004r. (załącznik nr 20) Pan Aleksander Sielicki - Burmistrz Kleszczel stwierdził, iż właściwą datą rozpoczęcia prac budowlanych jest 4 marca 2003r., a w protokole częściowego odbioru wykonanych robót z dnia 15 kwietnia 2003r. termin rozpoczęcia prac został błędnie wpisany przez inspektora nadzoru.

• Faktura VAT nr TP 34/2003 z 22 maja 2003 roku na kwotę 45.847,15 zł netto (49.056,45 zł brutto), zgodnie z protokołem częściowego odbioru wykonanych robót z 5 maja 2003 roku na łączną kwotę 152.823,84 zł, opłacona w dniu 16 czerwca 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia dokonania płatności, tj. 1EUR = 4,4257 (zgodnie z tabelą nr 116/A/NBP/2003), dało kwotę 10.359,30 EUR. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr TP 35/2003 z 22 maja 2003 roku na kwotę 106.976,69 zł netto (106.976,69 zł brutto), zgodnie z protokołem częściowego odbioru wykonanych robót z 5 maja 2003 roku na łączną kwotę 152.823,84 zł, opłacona w dniu 9 czerwca 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna Banku Przemysłowo-Handlowego PBK S.A. z dnia dokonania przelewu, tj. 1EUR=4,3064PLN dało kwotę 24.841,33 EUR. Kontrolujący ustalili, iż z rachunku walutowego służącego do obsługi dotacji UE przelano na rachunek Urzędu Miejskiego w Kleszczelach nr 12 1060 0076 0000 4011 7000 3039 prowadzony w PLN kwotę 24.700,00 EUR, co po przeliczeniu wg kursu kupna 1EUR=4,3064PLN dało kwotę 106.368,08 zł. Następnie, z w/w rachunku Urzędu Miejskiego w Kleszczelach prowadzonego w PLN, Beneficjent przelał na rzecz Wykonawcy właściwą kwotę, tj. 106.976,69 zł (24.841,33 EUR). W związku z powyższym Beneficjent w celu skorygowania płatności za fakturę TP 20/2003 z 15 kwietnia 2003r. wypłacił, z rachunku walutowego służącego do obsługi dotacji, o 141,33 EUR mniej niż opiewała wartość faktury TP 35/2003 z 22 maja 2003 roku. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.

W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż istnieje rozbieżność między okresem realizacji wskazanym w fakturach nr TP 34/2003 oraz TP 35/2003 z 22 maja 2003 (od 15.04.2003r. do 05.05.2003r.) a okresem realizacji wskazanym w protokole odbioru wykonanych robót z 5 maja 2003r. (od 14.05.2003r. do 05.05.2003r.). Z wyjaśnienia Burmistrza Kleszczel z dnia 8 września 2004r. (załącznik nr 23) wynika, iż prawidłowym jest okres wskazany na fakturze (15.04.2003r. - 05.05.2003r.), zaś w protokole częściowego odbioru termin objęty fakturowaniem został wpisany błędnie.

• Faktura VAT nr TP 60/2003 z 30 czerwca 2003 roku na kwotę 36.759,66 zł netto (39.332,84 zł brutto), zgodnie z protokołem częściowego odbioru wykonanych robót z 30 czerwca 2003 roku na łączną kwotę 122.532,20 zł, opłacona w dniu 31 lipca 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonania płatności, tj. 1EUR = 4,3765 (zgodnie z tabelą nr 147/A/NBP/2003), dało kwotę 8.399,33 EUR. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr TP 61/2003 z 30 czerwca 2003 roku na kwotę 85.772,54 zł netto (85.772,54 zł brutto), zgodnie z protokołem częściowego odbioru wykonanych robót z 30 czerwca 2003 roku na łączną kwotę 122.532,20 zł, opłacona w dniach 16 września 2003 roku i 22 września 2003r. przelewami na konto Wykonawcy (21.908,73 zł + 63.863,81 zł). Kwota 21.908,73 zł została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna Banku Przemysłowo-Handlowego PBK S.A. z dnia dokonania przelewu, tj. 1EUR=4,3750PLN dało kwotę 5.007,71 EUR. Kwota 63.863,81 zł stanowiąca wartość pozostałych robót objętych wyżej wymienioną fakturą została opłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu według średniego kursu NBP z dnia dokonania przelewu, tj. 1 EUR = 4,5180 zł (zgodnie z tab. 184/A/NBP/2003 z 22 września 2003 r.), dało kwotę płatności równą 14.135,42 EUR. W związku z tym, iż w/w faktura zawierała 0% stawkę podatku VAT, a zgodnie z informacją zawartą w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych część faktury została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta (63.863,81 zł), a część ze środków unijnych (21.908,73 zł) w dniu 2 września 2004r. została wystawiona faktura korygująca nr TP-8/2004, w której zastosowano właściwą stawkę podatku VAT do części płatności ze środków krajowych i skorygowano wartość brutto na 90.243,01 zł. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr TP 103/2003 z 30 sierpnia 2003 roku na kwotę 15.859,02 zł netto (15.859,02 zł brutto), zgodnie z protokołem częściowego odbioru wykonanych robót z 30 sierpnia 2003 roku na łączną kwotę 94.967,40 zł, opłacona w dniu 16 września 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna Banku Przemysłowo-Handlowego PBK S.A. z dnia dokonania przelewu, tj. 1EUR=4,3750PLN dało kwotę 3.624,92 EUR. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli.

Należy nadmienić, iż przy dokonywaniu płatności za faktury TP 61/2003 z 30 czerwca 2003r. oraz TP 103/2003 z 30 sierpnia 2003r. (przelewy z 16 września 2003r. na kwoty 21.908,73 zł i 15.859,02 zł oraz z 22 września 2003r. na kwotę 148.509,78 zł) Beneficjent dokonał kolejnej korekty płatności za fakturę TP 20/2003 z 15 kwietnia 2003r., gdyż wypłacił z rachunku walutowego służącego do obsługi dotacji, o 91,29 EUR mniej niż opiewały wartości faktur TP 61/2003 z 30 czerwca 2003r. oraz TP 103/2003 z 30 sierpnia 2003 roku. W związku z powyższym na rachunku Urzędu Miejskiego w Kleszczelach nr 12 1060 0076 0000 4011 7000 3039 prowadzonym w PLN pozostała nierozliczona kwota dotacji w wysokości 1,36 EUR.

• Faktura VAT nr TP 104/2003 z 30 sierpnia 2003 roku na kwotę 79.108,38 zł netto (84.645,97 zł brutto), zgodnie z protokołem częściowego odbioru wykonanych robót z 30 sierpnia 2003 roku na łączną kwotę 94.967,40 zł, opłacona w dniu 22 września 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia dokonania przelewu tj. 1 EUR = 4,5180 zł (zgodnie z tab. 184/A/NBP/2003) dało kwotę 17.509,60 EUR. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 27 do protokołu kontroli.

W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż zarówno na fakturach nr TP 103/2003 i TP 104/2003 z 30 sierpnia 2003r., jak też w protokole częściowego odbioru wykonanych robót z dnia 30 sierpnia 2003r. wpisano nieprawidłową datę zakończenia prac budowlanych (29.07.2003r.), podczas gdy zgodnie z wpisami w dzienniku budowy oraz oświadczeniem Burmistrza Kleszczel z 8 września 2004r. (załącznik nr 19) właściwą datą jest 29 sierpnia 2003 roku.

Do wszystkich w/w faktur w dniu 29 lipca 2003r. wystawiono noty korygujące na podstawie, których w polu "Nazwa towaru lub usługi" skorygowano nieprawidłowy numer projektu na poprawny "PL0008.02.06.0042".

IX.  Beneficjent przedstawił kontrolującym zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych, szczegółowe sprawozdanie finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur oraz wniosek o płatność końcową na kwotę 19.637,19 EUR (załącznik nr 28).

Kontrakt z dnia 13 lutego 2003r. pomiędzy Urzędem Miejskim w Kleszczelach a Przedsiębiorstwem Robót Wodno-Inżynieryjnych "EKOINSBUD" sp. z o.o. został skalkulowany w PLN na kwotę 539.050,64 zł netto, co wg średniego kursu NBP w tym dniu 1EUR = 4,1556PLN dało kwotę kontraktową netto w wysokości 129.716,68 EUR. W wyniku wzrostu kursu EUR/PLN, a także wobec faktu, iż faktury wystawiane były przez Wykonawcę w PLN, łączna kwota faktur wyniosła 539.050,64 zł co w przeliczeniu wg kursów z poszczególnych dni wystawiania faktur dało wartość 123.043,63 EUR.

Ustalone w umowie dotacji proporcje współfinansowania ze środków krajowych oraz dotacji z programu Phare ESC 2000, tj. 25%/75% pozwoliły na obliczenie kwoty dotacji Unii Europejskiej na poziomie 92.282,72 EUR i współfinansowania krajowego na poziomie 30.760,91 EUR. W związku z wpływem w dniu 21 maja 2003 roku płatności zaliczkowej na konto Urzędu Miejskiego w Kleszczelach, w wysokości 72.641,34 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, Beneficjent obliczył, iż kwota płatności końcowej wynosi 19.637,19 EUR.

Z przedłożonych przez Beneficjenta dokumentów bankowych oraz wyjaśnienia nr FN.3044-2/4/04 Pana Aleksandra Sielickiego - Burmistrza Kleszczel z dnia 22 września 2004r. (załącznik nr 29) wynika, iż w okresie pomiędzy dniem otrzymania zaliczki a dniem jej wydatkowania narosło 4,19 EUR odsetek (w tym 4,15 EUR na rachunku nr 22 1060 0076 0000 4011 7008 4533 prowadzonym w EUR oraz 0,04 EUR od środków błędnie przelanych na rachunek 12 1060 0076 0000 4011 7000 3039 prowadzony w PLN).

Narosłe odsetki (w kwocie 4,15 EUR) zgodnie z wytycznymi Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zawartymi w piśmie RR/1108/JF/04 z 19 lipca 2004r. zostały przelane w dniu 9 sierpnia 2004r. z rachunku walutowego służącego do obsługi dotacji na rachunek Urzędu Miejskiego w Kleszczelach o numerze 12 1060 0076 0000 4011 7000 3039 prowadzony w PLN (załącznik nr 30).

W toku czynności kontrolnych kontrolujący ustalili, iż w Raporcie końcowym w Zestawieniu planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji brak jest wiersza "wartość inwestycji wg aneksu do umowy".

Przedstawiony przez Beneficjenta podczas trwania kontroli materiał nie ma jednak charakteru ostatecznego, z uwagi na fakt, iż Oddział Weryfikacji i Potwierdzania Płatności w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi zgłosił do Regionalnej Instytucji Finansującej uwagi do przedłożonej dokumentacji.

Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.

X.    Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w obecności Pani Ireny Niegierewicz - inspektora ds. Ochrony Środowiska w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie kanalizacji sanitarnej na odcinku Kleszczele - Repczyce wraz z przyłączami, wykonanie czterech przepompowni oraz rozbudowę sieci wodociągowej w kolonii Seredeburki wraz z przyłączami. Stwierdzono również wykonanie i zamontowanie czterech tablic pamiątkowych informujących o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr 31 do protokołu kontroli.

XI.  Zgodnie z § 7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego wszelkie dokumenty dotyczące realizacji Zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich identyfikację. Pan Aleksander Sielicki - Burmistrz Kleszczel w oświadczeniu złożonym w dniu 9 września 2004r. stwierdza, iż dokumenty finansowe dotyczące projektu PL0008.02.06.0042 "Budowa kanalizacji sanitarnej i rozbudowa sieci wodociągowej Kleszczele-Repczyce" są przechowywane w Referacie Finansowym natomiast dokumentacja techniczna w Referacie Rolnictwa, Mienia, Ochrony Środowiska i Drogownictwa w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach (załącznik nr 32).

Integralną część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.      Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Miejskim w Kleszczelach z dnia 9 sierpnia 2002r. (zatwierdzona przez PAO 20.08.2002r.) wraz z aneksemi.

2.      Uchwała Rady Miejskiej w Kleszczelach nr IV/34/2003 z 10 marca 2003r. w sprawie budżetu gminy na 2003 rok wraz z uchwałą Rady Miejskiej w Kleszczelach nr V/43/2003 z 30 kwietnia 2003r. zmieniająca uchwałę w sprawie budżetu gminy na 2003 rok,

3.      Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 20.000 ECU wraz ze zbiorczym zestawieniem ofert otwartych w dniu 22 stycznia 2003r.,

4.      Umowa nr 1/2003 z 13 lutego 2003r. zawarta pomiędzy Gminą Kleszczele a Przedsiębiorstwem Robót Wodno-Inżynieryjnych "EKOINSBUD" sp. z o.o. na wykonanie zadania pn. "Budowa kanalizacji sanitarnej i rozbudowa sieci wodociągowej Kleszczele - Repczyce"

5.      Potwierdzenie przelewu na konto Urzędu Miejskiego w Kleszczelach zabezpieczenia wykonania robót w kwocie 10.800,00 zł,

6.      Polisa ubezpieczeniowa Korporacji Ubezpieczeniowej FILAR S.A. Nr EL 359914 z 18 października 2002r.,

7.      Wniosek Urzędu Miejskiego w Kleszczelach o rejestrację umowy na świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej,

8.      Wniosek Urzędu Miejskiego w Kleszczelach o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 72.641,34 EUR z 21 lutego 2003 roku,

9.      Wyciągi bankowe potwierdzające wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 72.641,34 EUR na konto Urzędu Miejskiego w Kleszczelach,

10.  Umowa rachunku walutowego prowadzonego w EURO dotycząca rachunku bankowego Nr 11101170-401170084533 (22 1060 0076 0000 4011 7008 4533) zawarta pomiędzy Urzędem Miejskiego w Kleszczelach i Bankiem Przemysłowo-Handlowym PBK S.A.,

11.  Protokół przekazania placu budowy z dnia 17 lutego 2003r.,

12.  Decyzja Nr GB 7351-265/01 Starostwa Powiatowego w Hajnówce w sprawie zatwierdzenia projektu budowlanego i wydania pozwolenia na budowę z dnia 12 października 2001r.,

13.  Decyzje Nr RŚ.6224-7/2000 z 5 września 2000r. oraz RŚ.6224-4/01 z 10 maja 2001r. Starostwa Powiatowego w Hajnówce,

14.  Oświadczenie nr RGK.II.0717-2/04 Burmistrza Kleszczel z dnia 20 września 2004r.,

15.  Umowa o nadzór inwestorski z 14 lutego 2003r. zawarta pomiędzy Urzędem Miejskim w Kleszczelach i Tadeuszem Wyszkowskim,

16.  Komplet dokumentów dotyczący uprawnień budowlanych oraz przynależności do okręgowej izby inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i obowiązkowego ubezpieczenia OC kierowników budowy i inspektora nadzoru,

17.  Kopie wybranych stron dziennika budowy,

18.  Protokół odbioru końcowego z dnia 15 września 2003r.,

19.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę TP 20/2003 z 15.04.2003r.,

20.  Oświadczenie Burmistrza Kleszczel nr RGK.II.0701-2/04 z 8 września 2004r.,

21.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę TP 34/2003 z 22.05.2003r.,

22.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę TP 35/2003 z 22.05.2003r.,

23.  Wyjaśnienie Burmistrza Kleszczel z dnia 8 września 2004r.,

24.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę TP 60/2003 z 30.06.2003r.,

25.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę TP 61/2003 z 30.06.2003r.,

26.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę TP 103/2003 z 30.08.2003r.,

27.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę TP 104/2003 z 30.08.2003r.,

28.  Raport końcowy, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur, wniosek o płatność końcową z dnia 6 sierpnia 2004 roku na kwotę 19.638,25 EUR.

29.  Wyciąg bankowy nr 5 z 1 stycznia 2004r. dotyczący narosłych odsetek,

30.  Potwierdzenie przelewu narosłych odsetek na rachunek Urzędu Miejskiego w Kleszczelach,

31.   Protokół z oględzin na miejscu realizacji inwestycji z dnia 9 września 2004r.,

32.  Oświadczenia Burmistrza Kleszczel z dnia 9 września 2004r. w sprawie przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu PL0008.02.06/0042.

Kierownik jednostki kontrolowanej poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 5/2004.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Miejskiemu w Kleszczelach.