PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Gminy w Rutka-Tartak, ul. 3 Maja 13, 16-406 Rutka - Tartak (NIP 844-10-57-430, Regon 001084306) przeprowadzonej w dniu 17 września 2004 r. przez:

• Wandę Grabowską - kierownika Oddziału ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającą na podstawie upoważnienia Nr 46/04 z dnia 09.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 47/04 z dnia 09.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 48/04 z dnia 09.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawności realizacji inwestycji PL0008.02.06.0009 "Modernizacja systemu zaopatrywania w wodę w Gminie Rutka-Tartak".

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 -2003 (Dz. U. z 1998 r. Nr 150, poz. 983 z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),

oraz zapisów:

• Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego w związku z realizacją projektu PL 0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
• Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Gminy Rutka-Tartak z dnia 09.08.2002 r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20.08.2002r.)
• Umowy z dnia 23 stycznia 2003r. zawartej pomiędzy Gminą Rutka-Tartak a Przedsiębiorstwem Budownictwa i Instalacji "ABT" BADORA i Spółka S.J., 42-200 Częstochowa, ul. Bór 142/157, na wykonanie zadania "Modernizacja systemu zaopatrywania w wodę w Gminie Rutka-Tartak".

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Wójtem Gminy jest Pan Jan Racis, pełniący tę funkcję od 18 czerwca 1990r., funkcję Sekretarza Gminy od 18 czerwca 1990r., pełni Pani Daniela Jurewicz, która od 28 października 1999r. pełni również funkcję Zastępcy Wójta Gminy,
natomiast funkcję Skarbnika Gminy pełni, od 14 sierpnia 1996 r., Pani Anna Wierzchowska.

Wyjaśnień udzielali:

• Jan Racis - Wójt Gminy Rutka-Tartak,
• Daniela Jurewicz - Zastępca Wójta Gminy i Sekretarz Gminy Rutka-Tartak,
• Elżbieta Szumiec - inspektor w Urzędzie Gminy Rutka-Tartak,

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.        W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Gminy Rutka-Tartak umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06.0009 "Modernizacja systemu zaopatrywania w wodę w Gminie Rutka-Tartak", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Całkowity koszt projektu oszacowano na 215.331,41 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został określony na 75% szacunkowych kosztów (tj. maksymalnie 161.498,56 EUR). Jednocześnie określono, że dotacja zostanie przekazana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. Jako ostateczny termin zakończenia realizacji projektu przyjęto 30 września 2003 roku. W dniu 19 września 2003r. został podpisany aneks nr 1 do umowy dotacji, w którym określono datę zakończenia realizacji projektu na nie później niż 31 grudnia 2003r., jednocześnie określono, że okres realizacji może zostać przedłużony nie dłużej niż do 31 sierpnia 2004 roku. W dniu 24 grudnia 2003r. został zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu Phare 2000 SSG aneks nr 2 do umowy dotacji, w którym określono datę zakończenia realizacji projektu na nie później niż 31 sierpnia 2004 roku. W dniu 21 czerwca 2004 r. został zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu Phare 2000 SSG aneks nr 3 do umowy dotacji, na podstawie którego zmieniono brzmienie Artykułu 3 Warunków Szczegółowych Umowy Dotacji w punkcie 3(2) (uszczegółowiono maksymalną kwotę dotacji Wspólnoty Europejskiej). Umowa dotacji i aneksy stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

II.     Uchwałą Nr III/18/03 Rady Gminy Rutka-Tartak z dnia 27 lutego 2003 roku w sprawie budżetu gminy na 2003 rok (załącznik nr 2) w planie dochodów budżetu gminy na 2003 rok ujęto kwotę dotacji z funduszu Phare 2000 na poziomie 405.044,00 zł z przeznaczeniem na zadanie "Modernizacja systemu zaopatrywania w wodę w gminie Rutka-Tartak polegająca na modernizacji stacji wodociągowej", zgodnie z Wykazem zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2003 roku (załącznik nr 5 do przedmiotowej uchwały). W związku z tym, iż realizacja w/w inwestycji nie została zakończona w roku 2003, środki na jej dokończenie zostały ujęte w uchwale budżetowej na rok 2004 (Uchwała Nr XI/66/04 Rady Gminy Rutka-Tartak z dnia 29 marca 2004 r. w sprawie budżetu gminy na 2004r. - załącznik nr 3).

III.   W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako wykonawcę wybrano Przedsiębiorstwo Budownictwa i Instalacji "ABT" BADORA i Spółka S.J., 42-200 Częstochowa, ul. Bór 142/157. Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 20.000 ECU oraz zbiorcze zestawienie ofert otwartych w dniu 10.12.2002 r. stanowią załącznik nr 4 do protokołu kontroli.

IV.  W dniu 23 stycznia 2003 roku została zawarta umowa pomiędzy Gminą Rutka - Tartak a Przedsiębiorstwem Budownictwa i Instalacji "ABT" BADORA i Spółka S.J., na wykonanie zadania pn. "Modernizacja systemu zaopatrywania w wodę w Gminie Rutka-Tartak" (załącznik nr 5).

Wartość przedmiotu umowy, zgodnie z § 4, została określona na kwotę 540.058,01 zł netto (130.534,00 EUR), tymczasem po przeliczeniu kwoty kontraktu wyrażonej w PLN wg średniego kursu NBP obowiązującego w dniu podpisania umowy, tj. 1EUR = 4,1373PLN (zgodnie z tabelą nr 15/A/NBP/2003 z 22.01.2003 r.), dało kwotę 130.533,93 EUR i taka też kwota powinna zostać zapisana w umowie. Zgodnie z zapisami § 4 ust. 3 wartość kontraktu wyrażona w EUR była wartością stałą i nie mogła być aneksowana.

Zgodnie z zapisami § 3 w/w umowy Wykonawca zobowiązany został do zapewnienia, na okres trwania realizacji projektu, wymaganych ubezpieczeń OC z tytułu prowadzonej działalności. Wykonawca wywiązał się z tego obowiązku przedstawiając polisy ubezpieczeniowe Towarzystwa Ubezpieczeniowego COMPENSA S.A. nr 013059 z 8 października 2002 r. oraz nr 1005249 z 15 września 2003 r. (załącznik nr 6).

Stosownie do zapisów § 5 umowy, Wykonawca został zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% wartości kontraktu, tj. kwoty 57.786,21 zł. Wykonawca wywiązał się z tego obowiązku przedstawiając gwarancje nr Cz/GW/54/2003 Towarzystwa Ubezpieczeń i Reasekuracji WARTA S.A. z 20 stycznia 2003r. (ważną w okresie od 23.01.2003r. do 31.10.2003r.) oraz gwarancję nr F312080 Polskiego Towarzystwa Ubezpieczeniowego S.A. z 2 grudnia 2003r. (ważną w okresie od 01.11.2003r. do 31.01.2004r. - przedłużona aneksem z 30.12.2003r. na okres od 01.02.2004 do 31.07.2004r.) obie na kwotę 57.790,00zł (załącznik nr 7).

Zgodnie z zapisami § 11 funkcja inspektora nadzoru została powierzona Panu Antoniemu Witkowskiemu, natomiast funkcja kierownika budowy Panu Kazimierzowi Mroczka.

W dniu 30 września 2003r. został podpisany aneks nr 1 do w/w umowy, na podstawie którego przedłużono termin realizacji inwestycji do 31 grudnia 2003 roku.

W dniu 18 grudnia 2003r. został podpisany aneks nr 2 do w/w umowy, na podstawie którego wprowadzono zmiany w sposobie wykonania niektórych robót objętych projektem z branży sanitarno-technicznej, branży budowlanej oraz branży elektrycznej oraz dopuszczono możliwość wystawienia 5 faktur częściowych.

W dniu 29 grudnia 2003r. został podpisany aneks nr 3 do w/w umowy, na podstawie którego przedłużono termin realizacji inwestycji do 30 czerwca 2003 roku.

V.     W dniu 5 czerwca 2003 roku Urząd Komitetu Integracji Europejskiej zarejestrował umowę zawartą 23 stycznia 2003r. pomiędzy Urzędem Gminy Rutka-Tartak i Przedsiębiorstwem Budownictwa i Instalacji "ABT" BADORA i Spółka S.J. jako umowę na świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej pod numerem 2003/1/0900/ (załącznik nr 8), co stało się podstawą do stosowania 0% stawki VAT przy zakupach finansowanych ze środków Phare, zgodnie z § 62 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2002r. Nr 27 poz. 268).

VI.  Urząd Gminy Rutka-Tartak przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego wniosek z 31 stycznia 2003 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 78.320,35 EUR (załącznik nr 9). W dniu 9 kwietnia 2003 roku Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przekazała na konto Urzędu Gminy Rutka-Tartak
o numerze 05 10201332 1002025581 (80 1020 1332 0000 1902 0046 5369) w PKO Bank Polski S.A. powyższą kwotę (tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej wynoszącego 97.900,45 EUR). Potwierdzenie wpływu zaliczki na konto Urzędu Gminy Rutka-Tartak stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli.

Rachunek Urzędu Gminy Rutka-Tartak, na który została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w EUR. Umowa rachunku walutowego prowadzonego w EUR stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli.

VII.           Dnia 23 stycznia 2003r. został przekazany Wykonawcy, tj. Przedsiębiorstwu Budownictwa i Instalacji "ABT" BADORA i Spółka S. J. z Częstochowy, plac budowy pod inwestycję projektu PL0008.02.06.0009 "Modernizacja systemu zaopatrywania w wodę w Gminie Rutka-Tartak". Teren budowy, na którym znajduje się stacja odociągowa wraz z drogami dojazdowymi, położona jest przy ul. Górnej 6 w Rutce-Tartak (załącznik nr 12).

            Prace budowlane związane z w/w zadaniem rozpoczęto na podstawie aktualnego i ostatecznego pozwolenia na budowę w formie decyzji Nr GNA 7351/8/12/2000 z dnia 25 września 2000r. (załącznik nr 13). Zakresem pozwolenia na budowę było wykonanie "przebudowy stacji wodociągowej polegającej na budowie studni głębinowej SW 2, rurociągu tłocznego ze studni SW 1 do stacji wodociągowej - dł. 28 mb, rurociągu tłocznego ze studni wodociągowej SW 2 do stacji wodociągowej - dł. 24 mb, rurociągu doprowadzającego wodę do hydrantu - dł. 36 mb, budowie sieci elektrycznej i sterującej o łącznej długości - 563 mb, przebudowy konstrukcji dachu i docieplenie ścian zewnętrznych budynku stacji uzdatniania wody i utwardzenie dróg wewnętrznych i chodników płytami betonowymi i polbruku na działkach nr ew. 62/5 i 62/7 w Rutce-Tartak". W związku z tym, że pierwszymi czynnościami na w/w budowie, były pomiary geodezyjne, dokonane 23 września 2002r., na dwa dni przed upływem ważności pozwolenia na budowę, nie zachodziła potrzeba ubiegania się o nowe pozwolenie (wpisu do dziennika budowy dokonał uprawniony geodeta Pan Marek Zdanowicz nr 8070 - załącznik nr 14).

W okresie od 23 stycznia 2003r. do 9 czerwca 2004 r. w ramach realizowanego projektu PL0008.02.06.0009 "Modernizacja systemu zaopatrywania w wodę w Gminie Rutka-Tartak", dokonano:

Modernizacji stacji wodociągowej w Gminie Rutka - Tartak polegającej na:

• remoncie budynku stacji wodociągowej (wymiana dachu na dwuspadowy z drewnianą więźbą dachową, pokrytego blachodachówką, docieplenie ścian zewnętrznych styropianem, wykonanie instalacji elektrycznej i sanitarnej),
• wykonaniu nowej wierconej studni i unowocześnieniu drugiej już istniejącej,
• zamontowaniu urządzeń technicznych stacji z zasileniem elektrycznym i sterownikami (chlorator, sprężarka powietrza, filtry, zestaw hydroforowy składający się z 6 szt. pomp pionowych, mechaniczna wentylacja, itp.),
• wykonaniu osadnika popłuczyn,
• wykonaniu osadnika gnilnego,
• wykonaniu rurociągu technologicznego i niezbędnej armatury,
• wykonaniu ukształtowania terenu z nawierzchnią utwardzoną z kostki polbrukowej.

Powyższe roboty budowlane wykonywane były pod nadzorem Pana Kazimierza Tadeusza Mroczka (kierownik budowy) przy udziale Pana Pawła Jędrysika (kierownik robót instalacyjnych), Pana Edwarda Krakowiana (kierownik robót elektrycznych), oraz Pana Zbigniewa Milejczyka (kierownik robót geologicznych).

Funkcje inspektorów nadzoru zostały powierzone: Panu Antoniemu Witkowskiemu przy udziale Pana Andrzeja Śliwińskiego (inspektora nadzoru robót elektrycznych), Pana Cezarego Rojka (inspektora nadzoru robót konstrukcyjno-budowlanych) oraz Pana Tadeusza Ceckowskiego (inspektora nadzoru robot geologicznych).

Wszystkie osoby kierujące i nadzorujące proces budowlany, zgodnie z zapisami prawa budowlanego, posiadały odpowiednie uprawnienia budowlane i były członkami okręgowych izb inżynierów. Komplet uprawnień budowlanych, zaświadczeń świadczących o przynależności do izb inżynierów oraz oświadczeń o podjęciu obowiązków stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli.

Dziennik budowy prowadzony był prawidłowo i zawiera systematyczne wpisy osób uprawnionych do ich dokonywania oraz posiadających odpowiednie uprawnienia budowlane (załącznik nr 14).

Protokołem spisanym w dniu 9 czerwca 2004 r. (załącznik nr 16) dokonano odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji inwestycji projektu PL0008.02.06.0009 "Modernizacja systemu zaopatrywania w wodę w Gminie Rutka-Tartak".

VIII.          W czasie trwania realizacji inwestycji Wykonawca wystawił 5 faktur za wykonane roboty, dla których podstawą były protokoły odbioru wykonanych robót budowlanych:

• Faktura VAT nr 61/03/V z 9 czerwca 2003 roku na kwotę 101.736,82 zł netto (101.736,82 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 23 maja 2003 roku, opłacona w dniu 12 czerwca 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna PKO Banku Polskiego z 11 czerwca 2003r. (dnia przelania środków z konta walutowego służącego do obsługi dotacji na rachunek Urzędu Gminy Rutka-Tartak nr 93670007-866-36011-1/3 prowadzony w PLN), tj. 1EUR = 4,3671PLN dało kwotę 23.296,20 EUR. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 70/03/V z 7 lipca 2003 roku na kwotę 135.014,50 zł netto (144.465,52 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych z 7 lipca 2003 roku, opłacona w dniu 30 lipca 2003r. przelewem na konto Wykonawcy (144.465,52 zł). Faktura została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonania przelewu, tj. 1EUR = 4,4099PLN (zgodnie z tabelą nr 146/A/NBP/2003) dało kwotę 30.616,23 EUR. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 18 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 72/03/V z 11 lipca 2003 roku na kwotę 67.127,05 zł netto (67.127,05 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych z 7 lipca 2003 roku, opłacona w dniu 21 lipca 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu dokonania przelewu, tj. 1EUR=4,4370 PLN, dało kwotę 15.128,93 EUR. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 177/03/V z 29 grudnia 2003 roku na kwotę 100.000,00 zł netto (100.000,00 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych z 29 grudnia 2003 roku, opłacona w dniu 30 grudnia 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu dokonania przelewu, tj. 1EUR=4,6630 PLN, dało kwotę 21.445,42 EUR. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 57/04/702 z 9 czerwca 2004 roku na kwotę 136.179,64 zł netto (136.179,64 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych z 9 czerwca 2004 roku, opłacona w dniu 25 czerwca 2004 roku przelewem na konto Wykonawcy. Kwota 83.762,09 zł została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu dokonania przelewu, tj. 1EUR = 4,5400PLN dało kwotę 18.449,80 EUR. Kwota 52.417,55 zł stanowiąca wartość pozostałych robót objętych wyżej wymienioną fakturą została opłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu według średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonania przelewu, tj. 1EUR = 4,5543PLN (zgodnie z tab. 122/A/NBP/2004 z 24 czerwca 2003 r.), dało kwotę płatności równą 11.509,46 EUR. W związku z tym, iż w/w faktura zawierała 0% stawkę podatku VAT, a zgodnie z informacją zawartą w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych część faktury została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta (52.417,55 zł), a część ze środków unijnych (83.762,09 zł) w dniu 21 lipca 2004r. została wystawiona faktura korygująca nr 003/04/702, w której zastosowano właściwą stawkę podatku VAT do części płatności ze środków krajowych i skorygowano wartość brutto na 139.848,87 zł. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli.

Zgodnie z interpretacją Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zawartą w piśmie INFRA/4494/KJ/03 z 6 października 2003 roku "w przypadku płatności ze środków pochodzących z dotacji, dokonywanych z rachunku Beneficjenta prowadzonego w EUR do rozliczenia należy przyjmować kurs wynegocjowany z bankiem lub kurs skupu banku prowadzącego rachunek. Natomiast do przeliczania płatności realizowanych w PLN ze środków własnych Beneficjenta ma zastosowanie średni kurs NBP obowiązujący w dniu dokonania przelewu".

IX.  Beneficjent przedłożył kontrolującym raport końcowy, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur oraz wniosek o płatność końcową z 17 sierpnia 2004 roku na kwotę 11.867,98 EUR. Komplet dokumentów stanowi załącznik nr 22 do protokołu.

Kontrakt z dnia 23 stycznia 2003r. pomiędzy Gminą Rutka-Tartak a Przedsiębiorstwem Budownictwa i Instalacji "ABT" BADORA i S.J. został skalkulowany w PLN na kwotę 540.058,01 zł netto, co wg średniego kursu NBP obowiązującego w tym dniu, tj. 1EUR = 4,1373PLN dało kwotę kontraktową netto w wysokości 130.533,93 EUR. W wyniku wzrostu kursu EUR/PLN, a także wobec faktu, iż faktury wystawiane były przez Wykonawcę w PLN, łączna kwota faktur wyniosła 540.058,01 zł, co w przeliczeniu wg kursów z poszczególnych dni wystawiania faktur dało wartość 120.446,04 EUR.

Przyjęte przez Beneficjenta proporcje współfinansowania ze środków krajowych oraz dotacji z programu Phare ESC 2000, tj. 25%/75% pozwoliły mu na obliczenie kwoty dotacji Unii Europejskiej na poziomie 90.334,53 EUR i współfinansowania krajowego na poziomie 30.111,51 EUR. W związku z wpływem w dniu 9 kwietnia 2003 roku płatności zaliczkowej na konto Urzędu Gminy Rutka-Tartak, w wysokości 78.320,35 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, Beneficjent obliczył, iż kwota płatności końcowej wynosi 11.867,98 EUR.

Beneficjent przedłożył kontrolującym wyciąg bankowy z dnia 9 sierpnia 2004r. oraz zaświadczenie PKO Banku Polskiego S.A Oddział w Suwałkach nr ROKB-CK(B)S-501-19/04/DR z dnia 23.08.2004r. (załącznik nr 23), z których wynika, iż kwotą odsetek narosłych w okresie pomiędzy dniem otrzymania zaliczki a dniem jej wydatkowania jest 146,20 EUR.

Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.

X.    Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w obecności Pana Jana Racisa - Wójta Gminy Rutka-Tartak w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie jednej nowej studni wierconej i remont istniejącej studni głębinowej, remont budynku stacji wodociągowej, wykonanie osadników popłuczyn i gnilnego, zamontowanie zestawu hydroforowego wraz z podłączeniem do sieci oraz zainstalowanie urządzeń do dezynfekcji wody.

Stwierdzono również wykonanie i zamontowanie tablicy pamiątkowej informującej o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli.

XI.  Zgodnie z § 7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim i Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego wszelkie dokumenty dotyczące realizacji zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich identyfikację. W dniu 17 września 2004r. Pani Daniela Jurewicz - Sekretarz Gminy Rutka-Tartak złożyła oświadczenie w sprawie przechowywania i archiwizowania dokumentów dotyczących projektu PL0008.02.06.0009 w Urzędzie Gminy Rutka-Tartak (załącznik nr 25)

Integralną część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.      Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Gminy Rutka-Tartak z dnia 9 sierpnia 2002r. (zatwierdzona przez PAO 20.08.2002r.) wraz z aneksemi,

2.      Uchwały Rady Gminy Rutka-Tartak nr III/18/03 z 27 lutego 2003r. w sprawie budżetu gminy na 2003 rok,

3.      Uchwały Rady Gminy Rutka-Tartak nr XI/66/04 z 29 marca 2004r. w sprawie budżetu gminy na 2004 rok,

4.      Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości powyżej 20.000 ECU wraz ze zbiorczym zestawieniem ofert otwartych w dniu 10.12.2002r.,

5.      Umowa na wykonanie robót budowlanych zawarta w dniu 23 stycznia 2003r. pomiędzy Urzędem Gminy Rutka-Tartak a Przedsiębiorstwem Budownictwa i Instalacji "ABT" BADORA i Spółka S.J. z siedzibą w 42-200 Częstochowa, ul. Bór 143/157,

6.      Polisy ubezpieczeniowe Towarzystwa Ubezpieczeniowego Compensa S.A. nr 013059 z dnia 08.10.2002r. oraz nr 1005249 z 15.09.2003r.,

7.      Gwarancja należytego wykonania Nr Cz/GW/54/2003 z 20.01.2003r. wystawiona przez Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji WARTA S.A. oraz gwarancja należytego wykonania umowy nr F312080 Polskiego Towarzystwa Ubezpieczeniowego S.A. z 2 grudnia 2003r.,

8.      Wniosek Urzędu Gminy Rutka-Tartak o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej z 5 maja 2003r.,

9.      Wniosek Urzędu Gminy Rutka-Tartak o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 78.320,35 EUR z 31 stycznia 2003 roku,

10.  Wyciągi bankowe potwierdzające wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 78.320,35 EUR na konto Urzędu Gminy Rutka-Tartak,

11.  Umowa rachunku walutowego prowadzonego w EURO dotycząca rachunku bankowego Nr 05 10201332 1002025581 (80 1020 1332 0000 1902 0046 5369) zawarta pomiędzy Urzędem Gminy Rutka-Tartak a PKO Bank Polski S.A.,

12.  Protokół przekazania placu budowy z dnia 23 stycznia 2003r.,

13.  Decyzja Nr GNA.V.7351/8/12/2000 Starostwa Powiatowego w Suwałkach w sprawie zatwierdzenia projektu budowlanego i wydania pozwolenia na budowę z dnia 25.09.2000r.,

14.  Kopie wybranych stron dziennika budowy,

15.  Komplet dokumentów dotyczący uprawnień budowlanych oraz przynależności do okręgowej izby inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i obowiązkowego ubezpieczenia OC kierownika budowy i inspektora nadzoru,

16.  Protokół odbioru końcowego z dnia 9 czerwca 2003r.,

17.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 61/03/V z 09.06.2003r.,

18.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 70/03/V z 07.07.2003r.,

19.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 72/03/V z 11.07.2003r.,

20.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 177/03/V z 29.12.2003r.,

21.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 57/04/702 z 09.06.2004r.,

22.  Raport końcowy, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur, wniosek o płatność z dnia 17 sierpnia 2004 roku na kwotę 11.867,98 EUR.

23.  Zaświadczenie PKO Banku Polskiego S.A nr ROKB-CK(B)S-501-19/04/DR z dnia 23.08.2004r. w sprawie narosłych odsetek wraz z oświadczeniem Wójta,

24.  Protokół z oględzin na miejscu realizacji inwestycji z dnia 17 września 2004r.

25.  Oświadczenia Sekretarza Gminy Rutka-Tartak z dnia 17 września 2004r. w sprawie sposobu przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu PL0008.02.06.0009.

Kierownik jednostki kontrolowanej poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 1/2004.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Gminy Rutka-Tartak.