Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej

w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku

Temat kontroli :

Prawidłowość wykorzystania przez Zarząd Województwa Podlaskiego przyznanych w 2003 roku środków finansowych z rezerwy celowej budżetu państwa (część 83 poz. 8) przeznaczonej na pokrycie kosztów realizacji zadania pod nazwą „Podlaskie - wczoraj i dziś” Promocja gospodarki, kultury i turystyki województwa podlaskiego podczas Roku Polskiego w Szwecji.

Jednostka kontrolowana :

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. Legionowa 28, 15-281 Białystok, NIP: 542-254-20-16, REGON: 050667685.

Kierownik jednostki kontrolowanej:

Pan Janusz Kazimierz Krzyżewski - obejmujący stanowisko Marszałka Województwa Podlaskiego od dnia 1 grudnia 2002 roku.

Kontrola przeprowadzona została przez:

Izabelę Senderacką - inspektora w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz Beatę Kurant - inspektora wojewódzkiego w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli nr 31/04 z dnia 28 maja 2004 roku.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 1 czerwca 2004 roku w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku w Biurze Informacji i Promocji Województwa, ul. Legionowa 28, 15-281 Białystok.

W toku kontroli wyjaśnień udzielała: Pani Agnieszka Jabłońska - Kierownik Referatu Promocji w Departamencie Informacji i Promocji oraz Pani Iwona Fiłończuk - pracownik Refaratu Promocji

Kontrola wydatkowania środków miała wykazać, czy:

- przyznane środki zostały wykorzystane zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych

( Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.) oraz ustawą o finansach publicznych

(Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.),

- wydatkowanie środków z rezerwy celowej było zgodne z kalkulacją wnioskowanej kwoty zawartej w uzasadnieniu wniosku o przyznanie środków z rezerwy celowej (część 83 poz. 8) na koszty integracji przedstawioną przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego,

- wydatkowane kwoty na realizację w/w przedsięwzięcia są ujęte w dokumentacji finansowej.

Ustalenia kontroli:

Decyzją Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2003 roku Nr OF3/2706/2003 w sprawie zmian w budżecie państwa na 2003 r., zwiększono wydatki w budżecie Wojewody Podlaskiego na 2003 r. o kwotę 69.100 zł (słownie: sześćdziesiąt dziewięć tysięcy sto złotych) w dziale 750 - Administracja publiczna, rozdz. 75018 § 2220. Powyższe środki pochodzące z rezerwy celowej (część 83, poz. 8) przeznaczone zostały na pokrycie kosztów realizacji zadania pod nazwą „Podlaskie - wczoraj i dziś” - promocja gospodarki, kultury i turystyki województwa podlaskiego podczas Roku Polskiego w Szwecji realizowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Biuro Informacji i Promocji Województwa.

Powyższą kwotę przekazano na konto Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego na podstawie umowy zawartej w dniu 23 lipca 2003 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim reprezentowanym przez Panią Ewę Stachowicz Dyrektora Biura Integracji Europejskiej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, a Zarządem Województwa Podlaskiego reprezentowanym przez Pana Janusza Kazimierza Krzyżewskiego Marszałka Województwa Podlaskiego i Pana Jana Kamińskiego - Wicemarszałka Województwa Podlaskiego.

Łączna wnioskowana kwota w zakresie poszczególnych rodzajów wydatków wyniosła 69.100 zł, w tym:

- Przedsiębiorstwo Hotelarsko - Gastronomiczne „Suwalszczyzna” s.c., Suwałki - faktura VAT Nr 36/VII/03 z dnia 8.07.2003r. - 500 zł - uroczysta kolacja z udziałem delegacji szwedzkiej;

- Hotel „Gołębiewski” Białystok - faktura VAT Nr VT/05/0000703 z dnia 14.07.2003r. - 151,20 zł - lunch w dn. 7.07.03r.;

- Gospodarstwo Pomocnicze Wigierski Park Narodowy, Suwałki - faktura VAT Nr 1445/03/FVS z dnia 10.07.2003 r. - 931,64 zł - zwiedzanie Klasztoru Kamedułów i Parku z przewodnikiem oraz biesiada regionalna w miejscowości Krzywe (wyżywienie w wysokości 706,20 zł)

- „Hal-Gen +” s.c. - Zembrowscy, Pacewicz, ul. Ciepła 40, Białystok - faktura VAT Nr 131/09/2003 - 1000 zł - usługa gastronomiczna dla uczestników promocji Województwa Podlaskiego w Szwecji w dn. 24 - 30.09.2003r.

- Pierogarnia u Dzika - Gdańsk, faktura VAT 225/2003 - 1267 zł - obiad w drodze do Gdańska;

- Polskie Biuro Podróży Orbis Sp. z o.o., Oddział Białystok - faktura Pro-Forma Nr 3 z dnia 03.09.2003r. - 2.050 zł - usługa gastronomiczna (śniadanie na promie);

- Polska Żegluga Bałtycka S.A. w Kołobrzegu - faktura VAT Nr 130/SC/2003 z dnia 30.09.2003r. - 1.007,38 zł - usługa gastronomiczna (kolacja na promie);

- Przedsiębiorstwo Gastronomiczno - Handlowe „ELIDA” Andrzej Wójcicki, Miłomłyn - faktura VAT Nr 12/03 z dnia 30.09.2003r. - 1.100 zł - usługa gastronomiczna (obiad w drodze powrotnej);

- Zdrojewski Marek - rachunek do umowy o dzieło BIP-III/1/2003 z dnia 3 lipca 2003 r. - organizacja biesiady regionalnej dla potrzeb przyjęcia delegacji oficjalnej ze Szwecji (Region Varmland) w dniu 7 lipca br. - 1.200 zł;

- PZU SA - Polisa Seria C 0005030 z dnia 24.09.2003r. - 316 zł - ubezpieczenie eksponatów wystawowych i targowych (rzutnik multimedialny i laptop);

- PZU SA, Białystok - Polisa zbiorowa Seria T Nr 0003153 z dnia 17.09.2003r. - 876 zł - ubezpieczenie Wojażer (grupa 40);

- PZU SA, Białystok - Polisa indywidualna Seria D Nr 0346290 z dnia 17.09.2003r. - 16 zł - ubezpieczenie Wojażer (grupa 40);

- PZU SA, Białystok - Polisa rodzinna Seria J Nr 0191001 z dnia 09.09.2003r. - 40 zł - ubezpieczenie Wojażer (grupa 40);

- PZU SA, Białystok - Polisa rodzinna Seria J Nr 0191002 z dnia 09.09.2003r. - 56 zł - ubezpieczenie Wojażer (grupa 40)

- faktura Nr 7147003/07/03330/2003 z dnia 22.09.2003 wystawiona przez Krajową Izbę Gospodarczą w Warszawie, ul. Trębacka 4 - 420 zł - karnet ATA niezbędny do przewozu towaru z Polski do Szwecji;

- Izba Celna w Białymstoku, Urząd Celny w Białymstoku - dowód wpłaty Nr KP/060300/2003/9654 z dnia 24.09.2003r. - 30 zł - opłata za dokumenty;

- Izba Celna w Białymstoku, Urząd Celny w Białymstoku - dowód wpłaty Nr KP/060300/2003/9655 z dnia 24.09.2003r. - 30 zł - opłata za dokumenty;

- Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury - faktura VAT 221/2003 z dnia 27.10.2003r. - 1936,70 zł - wynajem samochodu osobowego na przewóz materiałów informacyjnych, promocyjnych oraz wyrobów twórców ludowych;

- Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury, Białystok - faktura nr 149/2003 z 09.07.2003r. - 110,80 zł - przewóz delegacji oficjalnej władz regionu Varmland ze Szwecji na trasie Białystok - Suwałki - Wigry - Krzywe - Białystok;

- Polskie Biuro Podróży Orbis Sp. z o.o., Oddział Białystok - faktura Pro-Forma Nr 1 z dnia 6.08.2003r. - 4.700 zł - przejazd promem Gdańsk - Nyneshamn - Gdańsk

- Polskie Biuro Podróży Orbis Sp. z o.o., Oddział Białystok - faktura Pro-Forma Nr 2 z dnia 3.09.2003r. - 10.139,33 zł - przepłynięcie promem Gdańsk - Nyneshamn - Gdańsk;

- Polskie Biuro Podróży Orbis Sp. z o.o., Oddział Białystok - faktura Pro-Forma Nr 4 z dnia 15.09.2003r. - 568,92 zł - przepłynięcie promem Gdańsk - Nyneshamn - Gdańsk

- Polska Żegluga Bałtycka S.A. Kołobrzeg, Baza Promowa P.Ż.B. S.A. Gdańsk - faktura VAT Nr 1209/102/2003 z dnia 25.09.2003r. - 3.966,72 zł - opłata za przejazd promowy za samochód ciężarowy przewożący towar przeznaczony do prezentacji województwa podlaskiego w Szwecji;

- P.H.U. Star Pol Transport Spedycja - Piotr Hryniewicki - faktura VAT Nr 519/BI/03 z dnia 7.10.2003r. - 3.256,56 zł - usługa transportowa - przewóz materiałów reklamowych;

- P.H.U. Star Pol Transport Spedycja - Piotr Hryniewicki - faktura VAT Nr 520/BI/03 z dnia 7.10.2003r. - 3.395,19 zł - usługa transportowa - powrót

- Przedsiębiorstwo Państwowej Komunikacji Samochodowej w Siemiatyczach - faktura VAT 415/20T/03 z dnia 03.10.2003r. - 6.000 zł - najem autobusu;

- rachunek TAXI Nr 46/2003 Henryk Jasiński z dnia 1.10.2003r. - 100 zł - przejazd na trasie Białystok - Kaniuki, powrót do domu Pana Naumiuka, uczestnika prezentacji w Szwecji

- Global village sp. z o.o. Białystok - faktura VAT Nr 0401/03/FVS z dnia 10.07.2003r. - 329,40 zł - tłumaczenie konferencyjne podczas spotkania z delegacją szwedzką, z dotacji wykorzystano 274,56 zł,

- Gospodarstwo Pomocnicze Wigierski Park Narodowy, Suwałki - faktura VAT Nr 1445/03/FVS z dnia 10.07.2003 r. - 931,64 zł - zwiedzanie Klasztoru Kamedułów i Parku z przewodnikiem oraz biesiada regionalna w miejscowości Krzywe - 225,44 zł (wstęp do parku i przewodnictwo);

- AMC Produkt Sp. z o.o. Wrocław, ul. Krakowska 180 - faktura VAT Nr 8/09/2003 FVS z dnia 23.09.2003r. - 1.366,04 zł - zakup bunnera reklamowego;

- GAMA, Ala Kraszek, Słupsk - faktura VAT nr 0012/PR/2003 z dnia 16.09.2003r. - 150 zł - materiał promocyjny (strój „Żubr”) na prezentację, z dotacji wykorzystano 113,97 zł;

- „WIB” Przedsiębiorstwo Prywatne - Wiesław Bobrowicz, Białystok, ul. Liliowa 18 - faktura VAT Nr 00449 z dnia 25.08.2003r. - 10.837,09 zł - materiały promocyjne (koszulki, parasole, plecaki, torby);

- „ANDRA” Paweł Bobrowicz, Białystok, ul. Zwierzyniecka 11/50 - faktura VAT Nr 00059 z dnia 25.08.2003r. - 9.682,90 zł - zakup materiałów promocyjnych (koszulki, bluzy, czapki).

Na potrzeby kontroli przedłożono dokumentację związaną z wyborem oferty wykonania materiałów promocyjnych, tzn. koszulki, torby, plecaki, czapki, parasole, bluzy ( zał. nr 33-46). Spośród czterech ofert wybrano dwie - firmę WIB i ANDRA z Białegostoku.

Z otrzymanej kwoty 69.100 zł Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku na realizację zadania pod nazwą „Podlaskie - wczoraj i dziś” - promocja gospodarki, kultury i turystyki województwa podlaskiego podczas Roku Polskiego w Szwecji wykorzystał kwotę 67.440 zł. Podczas kontroli sprawdzono wszystkie faktury i dowody opłat (zał. nr 1 - 32) dotyczące wydatkowania środków finansowych z dotacji budżetu państwa otrzymanych na realizację przedmiotowego zadania.

Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości 1.660 zł została zwrócona na konto Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (zał. nr 47) w dniu 3 listopada 2003 roku.

Dokonano wpisu do książki kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego pod nr 5/04.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce kontrolowanej, natomiast drugi pozostaje w aktach Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień do ustaleń kontroli zawartych w protokóle w ciągu 7 dni od jego podpisania.

Kontrolowany : Kontrolujący :

podpis kierownika jednostki

kontrolowanej i głównego księgowego

1. Janusz Kazimierz Krzyżewski 1. Izabela Senderacka

- Marszałek Województwa Podlaskiego

2. Łucja Jabłońska 2. Beata Kurant

- p.o. Skarbnika Województwa Podlaskiego

Białystok, 2004-08-06 Białystok, 2004-08-04

2