PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Miejskiego w Łomży, ul. Stary Rynek 14, 18-400 Łomża (NIP 718-101-18-08, Regon 000525139) przeprowadzonej w dniu 24 września 2004 r. przez:

• Wandę Grabowską - kierownika Oddziału ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającą na podstawie upoważnienia Nr 49/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 50/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 51/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawności realizacji inwestycji PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży".

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 13 lipca 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2003 r. Nr 203, poz. 1966 z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),

oraz zapisów:

• Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) w związku z realizacją projektu PL 0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
• Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Miejskim w Łomży z dnia 09.08.2002 r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20.08.2002r.)
• Porozumienia kontraktowego z dnia 9 lutego 2004r. zawartego pomiędzy Miastem Łomża a konsorcjum złożonym z Przedsiębiorstwa Budownictwa Komunikacyjnego sp. z o.o., 18-400 Łomża, ul. Sikorskiego 156 (lider) oraz Przedsiębiorstwa Wielobranżowego ZIEJA - Ryszard Zieja, 18-520 Stawiski, Karwowo 14 (partner) na wykonanie zadania "Budowa ulicy Rybaki w Łomży wraz z kanalizacją deszczową i umocnieniem brzegów rzeki Narwi w rejonie wylotów kanalizacji".

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Prezydentem Miasta Łomża jest Pan Jerzy Brzeziński, pełniący tę funkcję od 26 listopada 2002 roku, funkcję Sekretarza Miasta pełni od 1 października 1990 roku Pan Jan Zawistowski, natomiast Skarbnikiem Miasta jest od 9 października 1995 roku Pani Jadwiga Kozłowska.

Wyjaśnień udzielali:

• Jadwiga Kozłowska - Skarbnik Miasta,
• Anna Armista - kierownik Oddziału Inwestycji i Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Łomży,

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.        W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Miejskim w Łomży umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Całkowity koszt projektu oszacowano na 801.701,87 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został określony na 58,00% szacunkowych kosztów (tj. maksymalnie 464.987,08 EUR). Jednocześnie określono, że dotacja zostanie przekazana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. Jako ostateczny termin zakończenia realizacji projektu przyjęto 30 września 2003 roku. W dniu 23 września 2003r. został podpisany przez Prezydenta Miasta Łomża aneks nr 1 do umowy dotacji (uprzednio podpisany przez przedstawiciela RIF - w dniu 17.09.2003r.), w którym określono datę zakończenia realizacji projektu na nie później niż 31 sierpnia 2004 roku. W dniu 27 maja 2004r. został zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu Phare 2000 SSG aneks nr 2 do umowy dotacji, w którym obniżono całkowity koszt projektu (podstawowego) do 469.072,58 EUR, a wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został podwyższony do 75% szacunkowych kosztów, tj. maksymalnie 351.804,43 EUR. Jednocześnie rozszerzono zakres rzeczowy projektu o działanie dodatkowe pod nazwą "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży - przedłużenie w ulicę Zamiejską", na który przeznaczono dotację z programu Phare 2000 SSG w wysokości 113.182,65 EUR. Umowa dotacji i aneksy stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

II.     Zarządzeniem Nr 24/02 z dnia 20 listopada 2002 r. Prezydenta Miasta Łomży (załącznik nr 2) utworzono zespół Menadżera Projektu dla projektu pn. "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży", w skład którego wchodziły następujące osoby:

1.      Anna Armista -  Kierownik Zespołu - Menadżer Projektu,

2.      Jerzy Kuciel -  Przedstawiciel Menadżera Projektu ds. robót instalacji sanitarnych,

3.      Elżbieta Leszczyńska - Przedstawiciel Menadżera Projektu ds. robót drogowych,

4.      Ryszard Filipkowski - Przedstawiciel Menadżera Projektu ds. robót instalacji elektrycznych telekomunikacyjnych.

Do zadań Menadżera Projektu należało "działanie zgodnie z Praktycznym Przewodnikiem procedur zawierania umów w ramach programów PHARE, ISPA oraz SAPARD (PRAG) oraz wytycznymi FIDIC".

III.   Uchwałą Nr 35/IX/03 Rady Miejskiej Łomży z dnia 26 marca 2003 roku w sprawie budżetu miasta Łomży na 2003 rok (załącznik nr 3) w planie dochodów budżetu gminy na 2003 rok ujęto kwotę dotacji z funduszu PHARE 2000 na poziomie 1.906.500,00 zł z przeznaczeniem na zadanie "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki - budowa ul. Rybaki", zgodnie z Planem rzeczowo-finansowym zadań inwestycyjnych na 2003r. (załącznik nr 8 do przedmiotowej uchwały). W związku z tym, iż realizacja w/w inwestycji nie została rozpoczęta w roku 2003, środki na jej realizację zostały przesunięte na rok 2004r. jako środki niewygasające (Uchwała nr 153/XXV/03 Rady Miejskiej Łomży z dnia 30 grudnia 2003r. w sprawie wydatków niewygasłych z budżetu miasta Łomży na 2003r. - załącznik nr 4).

IV.  W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako wykonawcę wybrano Przedsiębiorstwo Budownictwa Komunikacyjnego sp. z o.o., 18-400 Łomża, ul. Sikorskiego 156 w konsorcjum z firmą Przedsiębiorstwo Wielobranżowe ZIEJA - Ryszard Zieja, 18-520 Stawiski, Karwowo 14. Raport z oceny ofert, raport z otwarcia ofert, potwierdzenie zatwierdzenia wyników przetargu przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej oraz pismo powiadamiające Wykonawcę o wygraniu przetargu stanowią załącznik nr 5 do protokołu kontroli.

V.     W dniu 9 lutego 2004 roku zostało zawarte porozumienie kontraktowe pomiędzy Miastem Łomża oraz Przedsiębiorstwem Budownictwa Komunikacyjnego sp. z o.o. w konsorcjum z Przedsiębiorstwem Wielobranżowym ZIEJA - Ryszard Zieja na wykonanie zadania pn. "Budowa ulicy Rybaki w Łomży wraz z kanalizacją deszczową i umocnieniem brzegów rzeki Narwi w rejonie wylotów kanalizacji" (załącznik nr 6).

Wartość przedmiotu kontraktu, zgodnie z zapisami § 4, została określona na kwotę 469.072,58 EUR (netto), przy maksymalnym wkładzie Wspólnoty Europejskiej, z funduszu PHARE, wynoszącym 272.062,10 EUR.

Zgodnie z zapisami artykułu 13 Warunków Szczególnych i Warunków Ogólnych Wykonawca zobowiązany został do wniesienia gwarancji całkowitego i właściwego wykonania kontraktu, w wysokości 10% wartości kontraktu, tj. 46.907,26 EUR, w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia o przyznaniu kontraktu, tj. od 15 stycznia 2004 roku. Wykonawca wywiązał się z tego obowiązku przedstawiając gwarancję nr 715-A 104567
z dnia 3 lutego 2004r. wystawioną przez Towarzystwo Ubezpieczeń UNIQA S.A. (załącznik nr 7).

 Zgodnie z zapisami artykułu 14 Warunków Szczególnych i Warunków Ogólnych Wykonawca przedłożył gwarancje ubezpieczeniowe z tytułu strat i szkód, za które ponosił odpowiedzialność na podstawie w/w kontraktu (załącznik nr 8).

W dniu 30 czerwca 2004r. został zawarty aneks nr 1 do w/w kontraktu, na podstawie którego zwiększono wkład Wspólnoty Europejskiej w finansowaniu projektu do 351.804,43 EUR (zgodnie z aneksem do umowy dotacji zawartym w dniu 27 maja 2004r.).

VI.  W dniu 2 kwietnia 2004 roku Urząd Komitetu Integracji Europejskiej zarejestrował w/w porozumienie kontraktowe jako umowę na świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej pod numerem 2004/1/0496/ (załącznik nr 9), co stało się podstawą do stosowania 0% stawki VAT przy zakupach finansowanych ze środków PHARE, zgodnie z § 62.1. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2002r. Nr 27 poz. 268). W związku z podpisaniem w dniu 27 maja 2004r. aneksu nr 2 do umowy dotacji oraz podpisaniem w dniu 30 czerwca 2004r. aneksu nr 1 do porozumienia kontraktowego między Miastem Łomża a Wykonawcą (zwiększenie kwoty współfinansowania ze środków PHARE) Urząd Komitetu Integracji Europejskiej w dniu 9 lipca 2004r. ponownie zarejestrował ww. porozumienie kontraktowe pod numerem 2004/1/1167/ (załącznik nr 10).

VII.                                                                        Urząd Miejski w Łomży przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego (RIF) wniosek z 5 marca 2004 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 217.649,68 EUR (załącznik nr 11). W dniu 27 kwietnia 2004 roku na konto Urzędu Miejskiego w Łomży o numerze 66 1060 0076 0000 4013 4012 2607 w Banku Przemysłowo-Handlowym PBK S.A. wpłynęła powyższa kwota przekazana przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Potwierdzenie wpływu zaliczki na konto Urzędu Miejskiego w Łomży stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontroli.

Rachunek Urzędu Miejskiego w Łomży, na który została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w EUR, zgodnie z umową z dnia 31 grudnia 2003r. w sprawie kompleksowej obsługi rachunków bankowych i w walutach wymienialnych (załącznik nr 13).

VIII.   Dnia 5 czerwca 2000r. z upoważnienia Prezydenta Miasta Łomży zostało wydane, w formie decyzji nr 156/2000, pozwolenie na budowę "ulicy Rybaki wraz z niezbędną infrastrukturą techniczną w Łomży". W związku z tym, iż nie rozpoczęto realizacji inwestycji przed upływem 2 lat od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna, dnia 15 kwietnia 2002r. wydano nowe pozwolenie na budowę (ważne tylko z w/w dokumentem), zatwierdzające projekt budowlany i zmiany w części dotyczącej wykonania robót drogowych związanych z budową nawierzchni. W toku czynności kontrolnych kontrolujący ustalili, iż oba w/w dokumenty nie posiadają pieczątki potwierdzającej ich uprawomocnienie się (załącznik nr 14).

Dnia 31 grudnia 2003r. z upoważnienia Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Białymstoku, Delegatura w Łomży), zostało wydane pozwolenie nr ZA.42-I.A.P 13/03 na prowadzenie robót budowlanych polegających na budowie kanalizacji deszczowej w ulicy Rybaki wraz z wylotem do rzeki Narwi oraz nawierzchni w/w ulicy (załącznik nr 15).

Dnia 23 stycznia 2004r. Prezydent Miasta Łomży wydał w formie decyzji Nr GKO.6210-8/03 (załącznik nr 16), pozwolenie wodnoprawne na wykonanie trzech wylotów kanalizacji deszczowej, odprowadzających wody opadowe ze zlewni ulicy Rybaki i części Zdrojowej do rzeki Narew w Łomży: Nr 1 Ø 800 mm, Nr 2 Ø 600 mm i Nr 3 Ø 800 mm. Kontrolujący stwierdzili, iż Beneficjent nie posiada stosownego pozwolenia wodnoprawnego na eksploatację powyższych wylotów. W związku z powyższym Beneficjent powinien jak najszybciej wystąpić o wydanie stosownego dokumentu. Jednocześnie należy stwierdzić, że jeden z wylotów jest podtopiony, co może w przyszłości utrudnić badanie wody na zawartość substancji ropopochodnych i zawiesin wypływających z urządzenia podczyszczającego, tj. separatora. Należy także zadbać o utwardzenie terenu wokół pokryw separatorów (place manewrowe dla samochodów ciężarowych) w celu umożliwienia bezpiecznego oczyszczania separatorów.

Dnia 26 lutego 2004r. został przekazany Wykonawcy, tj. Przedsiębiorstwu Budownictwa Komunalnego sp. z o.o. w Łomży w konsorcjum z Przedsiębiorstwem Wielobranżowym "ZIEJA" - Ryszard Zieja, plac budowy pod inwestycję PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży" (załącznik nr 17).

Dnia 2 marca 2004 r. wykonano pomiary geodezyjne (wpisu do dziennika budowy dokonał Pan Antoni Toczyłowski - uprawniony geodeta).

W okresie od 26 lutego 2004r. do 20 sierpnia 2004r. (wg dostarczonych dokumentów, tj. protokołu przekazania placu budowy, dziennika budowy oraz protokołu odbioru końcowego, w ramach realizowanego projektu PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży" wykonano następujące prace:

• ułożono kanalizację deszczową wraz z przykanalikami oraz zamontowano studzienki rewizyjne i ściekowe z osadnikami (tzw. odwodnienie),
• zamontowano trzy separatory substancji ropopochodnych z wraz niezbędnymi osadnikami, wykonano trzy wyloty do rzeki Narwi,
• ukształtowano skarpy wraz z wykonaniem materaca faszynowo-kamiennego i narzutu kamiennego,
• wykonano nową drogę o nawierzchni asfaltowej z betonowymi krawężnikami,
• wykonano chodniki z betonowych kostek polbrukowych z obrzeżami,
• wykonano wjazdy na posesje wzdłuż w/w inwestycji,
• wymalowano pasy poziome "zebry",
• ustawiono znaki drogowe na stalowych słupach.

Powyższe roboty budowlane wykonywane były pod nadzorem kierownika budowy Pana Czesława Żelechowskiego przy udziale: Pana Krzysztofa Rogowskiego (kierownik robót drogowych), Pana Mirosława Roszkowskiego (kierownik robót sanitarnych). Funkcje inspektorów nadzoru pełnili przedstawiciele Menadżera Projektu. Uprawnienia budowlane, zaświadczenia z właściwej izby samorządu zawodowego, z określonym terminem ważności oraz oświadczenia o podjęciu obowiązków stanowią załącznik nr 18 do protokołu kontroli.

Uczestnicy procesu budowlanego, wpisujący się do dziennika budowy

Dziennik budowy (tom IV, V i VI) prowadzony był prawidłowo i zawiera systematyczne wpisy osób upoważnionych do ich dokonywania oraz posiadających odpowiednie uprawnienia budowlane (załącznik nr 19).

Protokołem spisanym w dniu 20 sierpnia 2004r. (załącznik nr 20) dokonano odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji inwestycji z projektu PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży". Kontrolujący stwierdzili, iż w/w dokumencie została użyta nieprawidłowa data przekazania placu budowy (jest: "01.03.2004r.", a powinno być "26.02.2004r.").

IX.  W czasie trwania realizacji inwestycji Wykonawca wystawił 5 faktur za wykonane roboty, dla których podstawą były przejściowe świadectwa płatności:

• Faktura VAT nr PBK-B1/01/04 z 27 kwietnia 2004 roku na kwotę 116.024,07 EUR, zgodnie z przejściowym świadectwem płatności nr 1 z 26 kwietnia 2004 roku. Faktura została opłacona w dniu 30 kwietnia 2004 roku, ze środków własnych Beneficjenta, przelewem na konto Wykonawcy (528.860,35 zł). W celu rozliczenia różnic kursowych w dniu 30.04.2004r. została wystawiona faktura korygująca nr 1/K/2004. W dniu 30.09.2004r. została wystawiona faktura korygująca nr 5/K/2004, na podstawie której w fakturze korygującej nr 1/K/2004 z 30.04.2004r. skorygowano błędny kurs zapłaty: "średni kurs NBP z dn. 29.04.2004 4,3781/EURO" na właściwy: "kurs BPH PBK S.A. z dn. 30.04.2004 4,7213/EURO". Przy realizacji płatności za w/w fakturę, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych, zostały potrącone kwoty zatrzymane w wysokości 5.801,20 EUR. Z przedstawionych przez Beneficjenta, w czasie trwania czynności kontrolnych, dokumentów wynika, iż Beneficjent dokonał na rzecz Wykonawcy nieuzasadnionej nadpłaty w wysokości 1.792,96 EUR (8.465,11 PLN) oraz nadpłaty kwot zatrzymanych w wysokości 94,37 EUR (445,53 PLN). Na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2003r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2003r. Nr 224 poz. 2229) Beneficjent zwolniony został z płacenia podatku VAT od części płatności pokrywanej ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr PBK-B1/05/04 z 31 maja 2004 roku na kwotę 83.936,96 EUR, zgodnie z przejściowym świadectwem płatności nr 2 z 28 maja 2004 roku. Faktura została opłacona w dniu 2 czerwca 2004 roku ze środków UE przelewem na konto Wykonawcy (370.847,33 zł). Przy realizacji płatności za w/w fakturę, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych, zostały potrącone kwoty zatrzymane w wysokości 4.196,85 EUR. Z przedstawionych przez Beneficjenta, w czasie trwania czynności kontrolnych, dokumentów wynika, iż Beneficjent dokonał na rzecz Wykonawcy nieuzasadnionej nadpłaty ze środków własnych w wysokości 495,14 EUR (2.288,55 PLN) oraz poniósł stratę w wysokości 110,61 EUR (511,18 PLN), przy przelewaniu kwot zatrzymanych, która wynikała z przeprowadzonych transakcji przewalutowania. W celu rozliczenia różnic kursowych w dniu 04.06.2004r. została wystawiona faktura korygująca nr 2/K/2004, w której został przyjęty niewłaściwy kurs przeliczenia EUR na PLN, gdyż zgodnie z artykułem 43 Warunków Szczególnych przeliczanie płatności powinno odbywać się po kursie banku z którego dokonywane są płatności, tj. Banku BPH S.A.. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr PBK-B1/16/04 z 30 czerwca 2004 roku na kwotę 133.438,50 EUR, zgodnie z przejściowym świadectwem płatności nr 3 z 29 czerwca 2004 roku. Faktura została opłacona w dniu 9 lipca 2004 roku ze środków UE przelewem na konto Wykonawcy (574.315,95 zł). Przy realizacji płatności za w/w fakturę, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych, zostały potrącone kwoty zatrzymane w wysokości 6.671,93 EUR. Z przedstawionych przez Beneficjenta, w czasie trwania czynności kontrolnych, dokumentów wynika, iż Beneficjent dokonał na rzecz Wykonawcy nieuzasadnionej nadpłaty ze środków własnych w wysokości 859,20 EUR (3.866,38 PLN) oraz poniósł stratę w wysokości 166,35 EUR (748,59 PLN), przy przelewaniu kwot zatrzymanych, która wynikała z przeprowadzonych transakcji przewalutowania. W celu rozliczenia różnic kursowych w dniu 20.07.2004r. została wystawiona faktura korygująca nr 3/K/2004, w której został przyjęty niewłaściwy kurs przeliczenia EUR na PLN, gdyż zgodnie z artykułem 43 Warunków Szczególnych przeliczanie płatności powinno odbywać się po kursie banku z którego dokonywane są płatności, tj. Banku BPH S.A.. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr PBK-B1/32/04 z 31 sierpnia 2004 roku na kwotę 116.806,30 EUR, zgodnie z przejściowym świadectwem płatności nr 4 z 20.08.2004 roku. Faktura została opłacona w dniu 8 września 2004 roku, ze środków własnych Beneficjenta, przelewem na konto Wykonawcy (485.920,03 zł). Przy realizacji płatności za w/w fakturę, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych, zostały potrącone kwoty zatrzymane
  w wysokości 5.840,32 EUR. W celu rozliczenia różnic kursowych w dniu 08.09.2004r. została wystawiona faktura korygująca nr 4/K/2004. W dniu 30.09.2004r. została wystawiona faktura korygująca nr 6/K/2004, na podstawie której w fakturze korygującej nr 4/K/2004 z 08.09.2004r. skorygowano kurs zapłaty: "średni kurs NBP z dn. 07.09.2004 4,3790/EURO" na właściwy: "kurs BPH PBK S.A. z dn. 08.09.2004 4,3078/EURO". Z przedstawionych przez Beneficjenta, w czasie trwania czynności kontrolnych, dokumentów wynika, iż Beneficjent dokonał na rzecz Wykonawcy nieuzasadnionej nadpłaty w wysokości 1.834,06 EUR (7.900,78 PLN) oraz nadpłaty kwot zatrzymanych w wysokości 96,53 EUR (415,83 PLN).

W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż w/w faktura, a także faktury korygujące nie zawierają podatku VAT, a zgodnie z informacjami zawartymi w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych faktura ta została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, przy czym jej część 110.779,72 EUR (477.216,88 zł) została, zgodnie z informacją Urzędu Skarbowego w Łomży nr PP/443-126/2004 z 30.09.2004r. (załącznik nr 24), zwolniona od opodatkowania podatkiem VAT, jako środki czasowo wyłożone z budżetu Beneficjenta na pokrycie płatności, która docelowo ma zostać uregulowana ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej. Pozostała część faktury (186,26 EUR - 802,37 zł) podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z powyższym powinna zostać wystawiona faktura korygująca, w której od kwoty 186,26 EUR (802,37 zł) powinien być naliczony podatek VAT. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr PBK-B1/36/04 z 15 września 2004 roku na kwotę 13.307,67 EUR, zgodnie z przejściowym świadectwem płatności nr 5 z 15.09.2004 roku. Faktura została opłacona w dniu 15 września 2004 roku ze środków własnych Beneficjenta przelewem na konto Wykonawcy (55.476,90 zł). W dniu 30.09.2004r. została wystawiona faktura korygująca nr 7/K/2004, na podstawie której skorygowano kurs zapłaty: "średni kurs NBP z dn. 14.09.2004 4,3882/EURO" na właściwy: "kurs BPH PBK S.A. z dn. 15.09.2004 4,2694/EURO". Przy realizacji płatności za w/w fakturę, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych, zostały potrącone kwoty zatrzymane w wysokości 665,38 EUR. Z przedstawionych przez Beneficjenta, w czasie trwania czynności kontrolnych, dokumentów wynika, iż Beneficjent dokonał na rzecz Wykonawcy nieuzasadnionej nadpłaty w wysokości 351,78 EUR (1.501,91 PLN) oraz nadpłaty kwot zatrzymanych w wysokości 18,52 EUR (79,05 PLN). Na podstawie informacji Urzędu Skarbowego w Łomży nr PP/443-126/2004 z 30.09.2004r. Beneficjent został zwolniony z płacenia podatku VAT. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli.

Beneficjent przedstawił kontrolującym zestawienie dotyczące nadpłaty środków na rzecz Wykonawcy (załącznik nr 27), z którego wynika, iż Urząd Miejski w Łomży nadpłacił na rzecz Wykonawcy łącznie kwotę 5.333,14 EUR. Z tego samego dokumentu wynika również, iż Beneficjent nadpłacił o 209,42 EUR kwoty zatrzymane oraz poniósł łączną stratę na transakcjach przewalutowania w wysokości 276,97 EUR.

W dniu 7 października 2004r. została wystawiona nota korygująca nr 1/N/2004 (załącznik nr 28), na podstawie której, we wszystkich fakturach oraz fakturach korygujących, nieprawidłowy numer projektu ("PL0008.02.0.0045") został zmieniony na prawidłowy ("PL0008.02.02.0045"). Tego samego dnia została wystawiona również nota korygująca nr 2/N/2004 (załącznik nr 29), na podstawie której w fakturze nr PBK-B1/01/04 z 27.04.2004r. oraz fakturach korygujących nr 1/K/2004 z 30.04.2004r. i 5/K/2004 z 30.09.2004r. nieprawidłową treść: "VAT 0% Dz. U. Nr 158 poz. 1534 § 62 ust. 1a" skorygowano na prawidłową: "VAT 0% Dz.U. Nr 27 poz. 268 § 62 z późniejszymi zmianami"

IX.  Beneficjent przedłożył kontrolującym raport końcowy, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur oraz wniosek o płatność na kwotę 129,927,71 EUR z dnia 20 września 2004 roku. Komplet dokumentów stanowi załącznik nr 30 do protokołu.

Kontrakt z dnia 9 lutego 2004r. pomiędzy Miastem Łomża a Wykonawcą został skalkulowany w EUR na kwotę 469.072,58 EUR netto. W wyniku niepełnego wykorzystania m.in. kwot na roboty dniówkowe łączna kwota faktur wyniosła 463.513,50 EUR. Oznacza to, iż rzeczywiste koszty inwestycji wyrażone w EUR były niższe niż zapisane w umowie dotacji, więc zgodnie z zapisami artykułu 3 aneksu nr 2 do umowy dotacji wkład Unii Europejskiej wyrażony w wartościach bezwzględnych ulega zmniejszeniu, natomiast procentowy udział środków UE w kosztach kwalifikowalnych pozostaje bez zmian. Mając powyższe na uwadze, udział UE w całkowitych kosztach projektu wyniósł 75,00%, tj. 347.635,12 EUR. W związku z wpływem w dniu 27 kwietnia 2004 roku płatności zaliczkowej na konto Urzędu Miejskiego w Łomży, w wysokości 217.649,68 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, kwota płatności końcowej wynosi 129.927,71 EUR.

Z przedłożonych przez Beneficjenta kontrolującym dokumentów (załącznik nr 31) wynika, iż kwotą odsetek narosłych w okresie pomiędzy dniem otrzymania zaliczki a dniem jej wydatkowania jest 57,73 EUR.

Narosłe odsetki (w kwocie 57,73 EUR), zgodnie z wytycznymi Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zawartymi w piśmie RR/1108/JF/04 z 19 lipca 2004r., wraz z niewykorzystaną kwotą płatności zaliczkowej (274,22 EUR), zostały przelane w dniu 8 września 2004r. z rachunku walutowego służącego do obsługi dotacji na rachunek Urzędu Miejskiego w Łomży o numerze 28 1060 0076 0000 4013 4000 0295 prowadzony w PLN (załącznik nr 32).

W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy w wykonawcą robót budowlanych oraz Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktury PBK-B1/32/04 z 31.08.2004r. w rubryce "nr przejściowego świadectwa płatności" błędnie wpisano datę wystawienia przejściowego świadectwa płatności (jest: "31.08.2004r.", a powinno być: "20.08.2004r."). Kontrolujący stwierdzili także, iż w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur (wszystkich oprócz sprawozdania dla faktury nr PBK-B1/05/04 z 31.05.2004r.) nieprawidłowo wypełniono pola na przecięciu wierszy "Środki przelane dla wykonawcy" oraz "Razem", gdzie wpisano "0,00", a powinny być przepisane wartość z wiersza powyżej. Ponadto w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktur PBK-B1/05/04 z 31.05.2004r. nieprawidłowo wypełniono pola na przecięciu wierszy "Kwoty do wypłaty dla wykonawcy" oraz "Razem", gdzie wpisano "0,00", a powinny być przepisane wartość z wiersza powyżej. Beneficjent powinien również skorygować w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktury nr PBK-B1/32/04 z 31.08.2004r. wartość faktury brutto, przy czym może to nastąpić dopiero po wystawieniu faktury korygującej.

Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.

X.    Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w obecności Pani Anny Armista - kierownika Oddziału Inwestycji i Zamówień Publicznych w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie kanalizacji deszczowej z przykanalikami, studzienkami ściekowymi, osadnikami i studzienkami rewizyjnymi, zamontowanie trzech separatorów z osadnikami, wykonanie odcinka drogi o nawierzchni asfaltowej z betonowymi krawężnikami, chodników i wjazdów na posesje z kostki brukowej, ukształtowanie skarp, wykonanie materaca faszynowo-kamiennego oraz narzutu kamiennego. Kontrolujący stwierdzili również, iż w dniu kontroli nie była jeszcze zamontowana tablica pamiątkowa informująca o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej (ustawione były jedynie tymczasowe tablice informacyjne na czas budowy). Protokół oględzin stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli.

XI.  Zgodnie z §7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego wszelkie dokumenty dotyczące realizacji Zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich identyfikację.

W dniu 24 września 2004r. przedstawiciele Urzędu Miejskiego w Łomży złożyli oświadczenia w sprawie przechowywania i archiwizowania dokumentów dotyczących projektu PL0008.02.06.0045 (działanie podstawowe) w Urzędzie Miejskim w Łomży (załącznik nr 34).

Integralną część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.      Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) a Urzędem Miejskim w Łomży z dnia 9 sierpnia 2002r. (zatwierdzona przez PAO 20.08.2004r.) wraz z aneksemi.

2.      Zarządzenie nr 24/02 z dnia 20.11.2002r. Prezydenta Miasta Łomży w sprawie utworzenia zespołu Menadżera Projektu,

3.      Uchwały nr 35/IX/03 Rady Miejskiej w Łomży z dnia 26 marca 2003r. w sprawie budżetu miasta Łomży na 2003 rok.

4.      Uchwały nr 153/XXV/03 Rady Miejskiej w Łomży z dnia 30 grudnia 2003r. w sprawie wydatków niewygasłych z budżetu miasta Łomży na 2003 rok.

5.      Raport z oceny ofert, raport z otwarcia ofert, potwierdzenie zatwierdzenia wyników przetargu przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej oraz pismo powiadamiające Wykonawcę o wygraniu przetargu,

6.      Porozumienie kontraktowe z 9 lutego 2004r. zawarte pomiędzy Miastem Łomża oraz Przedsiębiorstwem Budownictwa Komunikacyjnego sp. z o.o. w konsorcjum z Przedsiębiorstwem Wielobranżowym "ZIEJA" wraz z aneksem,

7.      Gwarancja wykonania w formie polisy nr 715-A 104567 UNIQA Towarzystwa Ubezpieczeń S.A. z dnia 03.02.2004r.

8.      Polisa ubezpieczeniowa Zakładu Ubezpieczeń i Reasekuracji POLONIA S.A. Nr 618-A 101027 z dnia 3 lutego 2004r.,

9.      Wniosek Urzędu Miejskiego w Łomży o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej z 29.03.2004r.,

10.  Wniosek Urzędu Miejskiego w Łomży o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej z 05.07.2004r.,

11.  Wniosek Urzędu Miejskiego w Łomży o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 217.649,68 EUR z 5 marca 2004r.,

12.  Wyciąg bankowy potwierdzający wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 217.649,68 EUR na konto Urzędu Miejskiego w Łomży.

13.  Umowa z dnia 31.12.2003r. w sprawie kompleksowej obsługi rachunków bankowych w złotych i w walutach wymienialnych dotycząca m.in. rachunku bankowego Nr 66 1060 0076 0000 4013 4012 2607 zawarta pomiędzy Urzędem Miejskim w Łomży oraz Bankiem Przemysłowo-Handlowym PBK S.A. .

14.  Decyzja nr 156/2000 Prezydenta Miasta Łomża z 05.06.2000r. wraz z decyzją Prezydenta Miasta Łomży z 15.04.2002r.,

15.  Pozwolenie nr ZA.42-I.A.P 13/03 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 31.12.2003r.,

16.  Pozwolenie wodnoprawne nr GKO.6210-8/03 z 23.01.2004r.,

1.      Protokół przekazania placu budowy z dnia 26 lutego 2004r.,

2.      Komplet dokumentów dotyczący uprawnień budowlanych oraz zaświadczeń potwierdzających przynależność do okręgowych izby inżynierów z określonymi terminami ważności,

3.      Kopie wybranych stron dzienników budowy,

4.      Protokół odbioru końcowego z dnia 20 sierpnia 2004r.,

5.      Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę PBK-B1/01/04 z 27.04.2004r.,

6.      Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę PBK-B1/05/04 z 31.05.2004r.,

7.      Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę PBK-B1/16/04 z 30.06.2004r.,

8.      Pismo Urzędu Skarbowego w Łomży nr PP/443-126/2004 z 30.09.2004r.,

9.      Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę PBK-B1/32/04 z 31.08.2004r.,

10.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę PBK-B1/36/04 z 15.09.2004r.,

11.  Zestawienie kwot nadpłaconych na rzecz Wykonawcy i nadpłaconych kwot zatrzymanych

12.  Nota korygująca VAT nr 1/N/2004 z dnia 7 października 2004r.,

13.  Nota korygująca VAT nr 2/N/2004 z dnia 7 października 2004r.,

14.  Raport końcowy, Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji oraz wniosek o płatność z dnia 20.09.2004r. na kwotę 129.927,71 EUR,

15.  Zestawienie transakcji na rachunku 66 1060 0076 0000 4013 4012 2607,

16.  Potwierdzenie przelania odsetek i niewykorzystanej kwoty płatności zaliczkowej na rachunek Urzędu Miejskiego w Łomży prowadzony w PLN,

17.  Protokół z oględzin na miejscu realizacji inwestycji z dnia 24 września 2004r.,

18.  Oświadczenia przedstawicieli Urzędu Miejskiego w Łomży z dnia 24 września 2004r. w sprawie sposobu przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu PL0008.02.06.0045 (działanie dodatkowe).

Kierownik jednostki kontrolowanej poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 6/2004.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Miejskiemu w Łomży.