WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Na podstawie zapisów "Systemu wdrażania Programu Spójności Społecznej i Gospodarczej Phare 2000 (Phare 2000 ESC)", zatwierdzonego przez Zespół Przygotowawczy Komitetu Integracji Europejskiej w dniu 22 listopada 2002 roku została przeprowadzona w dniu 11 października 2004r., przez pracowników Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, kontrola Urzędu Miejskiego w Łomży.

            W toku czynności kontrolnych zbadano prawidłowość wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz poprawność realizacji inwestycji PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży - przedłużenie w ul. Zamiejską" (działanie dodatkowe).

            Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Prezydenta oraz Panią Skarbnik Miasta w dniu 27 października 2004 roku.

            W trakcie kontroli ustalono, że środki pozyskane przez Urząd Miejski w Łomży z Programu Phare 2000 ESC zostały wykorzystane właściwie, a inwestycja została zrealizowana zgodnie z dokumentacją techniczną, warunkami przetargu i sztuką budowlaną. Jednocześnie kontrolujący stwierdzili wystąpienie następujących nieprawidłowości:

§         § 3 umowy z dnia 15 lipca 2004r., zawartej pomiędzy Miastem Łomża oraz Przedsiębiorstwem Wielobranżowym "ZIEJA", zobowiązywał wykonawcę do zapewnienia, na okres od dnia rozpoczęcia (15.07.2004r.) do dnia zakończenia robót (30.09.2004r.), wymaganych ubezpieczeń OC z tytułu prowadzonej działalności na kwotę 200.000,00 zł. Wykonawca nie wywiązał się w pełni z tego obowiązku, gdyż zawarł stosowne ubezpieczenie dopiero 21 września 2004r., a w okresie od 15.07.2004r. do 21.09.2004r. posiadał jedynie polisę ubezpieczeniową na kwotę 50.000,00 zł.

Zapisy ww. paragrafu, stanowiącego zabezpieczenie właściwego wykonania umowy, zostały w sposób istotny naruszone, a w dobrze pojętym interesie miasta pozostaje, aby takie gwarancje, płynące wprost z zapisów umów były respektowane przez wykonawców, a egzekwowane przez miasto Łomża. Dlatego też zalecam, aby w przyszłości bezwzględnie stosować się do zapisów zawieranych umów.

§         Prace budowlane związane z realizacją ww. projektu rozpoczęto na podstawie pozwolenia na budowę, które nie zawierało adnotacji na temat uprawomocnienia się, co jest niezbędnym wymogiem rozpoczęcia prac budowlanych.

§         Prace budowlane zostały rozpoczęte w dniu 15.07.2004r., czyli przed przekazaniem wykonawcy placu budowy, co nastąpiło 16.07.2004 roku.

§         Przy zatwierdzaniu faktury korygującej nr 7/2004 z 30.09.2004r. do faktury nr 32/2/2004 z 31.08.2004r. Beneficjent przyjął niekorzystny dla siebie podział płatności na część podlegającą obowiązkowi opodatkowania podatkiem VAT (jest: "16.986,45 zł", a powinno być: "15.637,31 zł" - środki własne Urzędu Miejskiego w Łomży) oraz część zwolnioną z opodatkowania podatkiem VAT (jest: "385.373,34 zł", a powinno być: "386.722,48 zł" - środki z dotacji UE). Ponadto przy realizacji płatności za fakturę nr 32/2/2004 z 31.08.2004r. Urząd Miejski w Łomży poniósł stratę w wysokości 7,44 zł, która wynikała z różnic kursowych.

W związku z powyższym zalecam w przyszłości zapewnienie bardziej niezawodnego systemu kontroli dokumentacji finansowej oraz przykładanie większej wagi do gospodarowania mieniem publicznym.

§         W Zbiorczym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy dotacji oraz Szczegółowych sprawozdaniach finansowych w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur został zapisany nieprawidłowy tytuł projektu (jest: "Otwarcie terenów do rozwoju MPŚ w ciągu ulicy Rybaki w Łomży - przedłużenie w ulicę Zamiejską", a powinno być "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ulicy Rybaki w Łomży - przedłużenie w ulicę Zamiejską").

§         W Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktur nr 33/2/2004 z 31.08.2004r., nr 84/1/2004 z 30.09.2004r. oraz nr 85/1/2004 z 30.09.2004r. została wpisana niewłaściwa wartość inwestycji wg umowy z wykonawcą netto (jest: "292.988,67 EUR oraz 1.297.734,72 PLN", a powinno być: "295.835,31 EUR oraz 1.310.343,34 PLN") oraz nieprawidłowa wartość udziału dotacji UE w całkowitych kosztach kwalifikowalnych projektu wg umowy z wykonawcą (jest: "38,63%", a powinno być: "38,26%").

      W przyszłych działaniach zalecam większą staranność przy sporządzaniu dokumentów związanych z realizacją projektów infrastrukturalnych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Z uwagi na powyższe w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania przedstawionych uwag i działaniach podjętych w celu wyeliminowania zaistniałych nieprawidłowości.

            Powyższe ustalenia przekazuję do wykorzystania zarówno w bieżącej, jak i przyszłej działalności jednostki.