PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Miejskiego w Łomży, ul. Stary Rynek 14, 18-400 Łomża (NIP 718-10-11-808, Regon 000525139) przeprowadzonej w dniu 11 października 2004 r. przez:

• Wandę Grabowską - kierownika Oddziału ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającą na podstawie upoważnienia Nr 70/04 z dnia 23.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 71/04 z dnia 23.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 72/04 z dnia 23.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawności realizacji inwestycji PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży - przedłużenie w ul. Zamiejską" (działanie dodatkowe).

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 13 lipca 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2003 r. Nr 203, poz. 1966 z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),

oraz zapisów:

• Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego w związku z realizacją projektu PL 0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
• Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) a Urzędem Miejskim w Łomży z dnia 09.08.2002r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20 sierpnia 2002r.),
• Umowy z dnia 15 lipca 2004 roku zawartej pomiędzy Miastem Łomża a Przedsiębiorstwem Wielobranżowym "ZIEJA", Karwowo 14, 18-520 Stawiski na wykonanie zadania pn. "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki - przedłużenie w ul. Zamiejską".

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Prezydentem Miasta Łomży jest Pan Jerzy Brzeziński, pełniący tę funkcję od 26.11.2002 roku, funkcję Sekretarza Miasta pełni od 01.10.1990 roku Pan Jan Zawistowski, natomiast Skarbnikiem Miasta jest od 09.10.1995 roku Pani Jadwiga Kozłowska.

Wyjaśnień udzielali:

• Anna Armista - kierownik Oddziału Inwestycji i Zamówień Publicznych,
• Teresa Morawska - kierownik Wydziału Skarbu i Budżetu.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.        W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Miejskim w Łomży umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. W dniu 27 maja 2004r. został zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu Phare 2000 SSG aneks nr 2 do umowy dotacji, na podstawie którego rozszerzono projekt podstawowy o działanie dodatkowe pn. "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży - przedłużenie w ul. Zamiejską". Całkowity koszt projektu dodatkowego oszacowano na 262.388,00 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został określony na 43,14% szacunkowych kosztów (tj. maksymalnie 113.182,65 EUR). Jednocześnie określono, że dotacja zostanie przekazana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. Jako ostateczny termin zakończenia realizacji projektu przyjęto 30 września 2004 roku. Umowa dotacji i aneksy stanowią załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

II.     Uchwałą Nr 237/XXXVI/04 Rady Miejskiej Łomży z dnia 26 sierpnia 2004r. w sprawie zmian w budżecie miasta Łomży na 2004r. (załącznik nr 2) dokonano zwiększenia planowanych dochodów i wydatków w Dziale 600 rozdziale 60015 o kwotę 1.289.575,00 zł z przeznaczeniem na realizację projektu "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki - przedłużenie w ul. Zamiejską".

III.   W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako wykonawcę wybrano Przedsiębiorstwo Wielobranżowe "ZIEJA", Karwowo 14, 18-520 Stawiski. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia przekraczającej wyrażoną w złotych równowartości kwoty 60.000 euro oraz zbiorcze zestawienie ofert stanowią załącznik nr 3 do protokołu kontroli.

IV.   W dniu 15 lipca 2004 roku została zawarta umowa pomiędzy Miastem Łomża a Przedsiębiorstwem Wielobranżowym "ZIEJA" na wykonanie zadania pn. "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki - przedłużenie w ul. Zamiejską" (załącznik nr 4).

Wartość przedmiotu umowy, zgodnie z § 4, została określona na kwotę 1.297.734,72 zł netto (1.583.236,35 zł brutto), co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia podpisania umowy 1EUR = 4,4293PLN (zgodnie z tabelą nr 137/A/NBP/2004 z 15 lipca 2004r.), dało kwotę 292.988,67 EUR.

Zgodnie z zapisami § 3 w/w umowy Wykonawca zobowiązany został do zapewnienia na okres od dnia rozpoczęcia (15.07.2004r.) do dnia zakończenia robót (30.09.2004r.), wymaganych ubezpieczeń OC z tytułu prowadzonej działalności na kwotę 200.000,00 zł. Wykonawca nie wywiązał się w pełni z tego obowiązku, gdyż zawarł stosowne ubezpieczenie dopiero 21 września 2004r. (polisa ubezpieczeniowa UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. nr 629-A 101860 ważna w okresie od 21.09.2004r. do 30.09.2007r.), natomiast w okresie od 15.07.2004r. do 21.09.2004r. wykonawca posiadał jedynie polisę ubezpieczeniową na kwotę 50.000,00 zł (polisa ubezpieczeniowa UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. nr 835-A 109001 - załącznik nr 5).

Stosownie do zapisów § 5 umowy, Wykonawca został zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% wartości kontraktu, tj. kwoty 158.323,64 zł. Wykonawca wywiązał się z tego obowiązku przedstawiając gwarancje ubezpieczeniowe nr 715-A 106799 oraz 715-A 106800 z 15 lipca 2004r. wystawione przez UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. (załącznik nr 6).

W dniu 1 września 2004r. został podpisany aneks nr 1 do w/w umowy na podstawie którego zwiększono zakres robót, a co za tym idzie zwiększono również wartość kontraktu na 1.310.343,34 zł netto (1.598.618,86 zł brutto).

W dniu 30 września 2004r. został podpisany aneks nr 2 do w/w umowy na podstawie którego zmodyfikowano zapis § 4 pkt. 6 umowy na następujący: "Płatności będą dokonywane w złotych polskich".

V.     W dniu 23 sierpnia 2004 roku Urząd Komitetu Integracji Europejskiej zarejestrował w/w umowę jako umowę na świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej pod numerem 2004/1/1386/ (załącznik nr 7), co stało się podstawą do stosowania 0% stawki VAT przy zakupach usług finansowanych ze środków PHARE.

VI.  Urząd Miejski w Łomży przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego (RIF) wniosek z 17 sierpnia 2004 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 90.546,12 EUR (załącznik nr 8). W dniu 20 września 2004 na konto Urzędu Miejskiego w Łomży o numerze 66 1060 0076 0000 4013 4012 2607 w Banku BPH S.A. wpłynęła powyższa kwota, tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej wynoszącego 113.182,65 EUR, przekazana przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Potwierdzenie wpływu zaliczki na konto Urzędu Miejskiego w Łomży stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli.

Rachunek Urzędu Miejskiego w Łomży, na który została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w EUR, zgodnie z umową z dnia 31 grudnia 2003r. w sprawie kompleksowej obsługi rachunków bankowych w złotych i w walutach wymienialnych (załącznik nr 10).

VII. Dnia 8 grudnia 2003 r., zgodnie z art. 29 ust. 2 pkt. 12 ustawy - Prawo budowlane, Miasto Łomża zgłosiło Podlaskiemu Urzędowi Wojewódzkiemu w Białymstoku, zamiar przebudowy drogi - ulicy Zamiejskiej (w ciągu drogi krajowej nr 61) ze skrzyżowaniem z ulicą Zjazd wraz z kolidującym uzbrojeniem i budową kanalizacji deszczowej, a Ten pismem nr RR.VII7113-D/MŁ-21/193/03 z dnia 11 grudnia 2003 r. wyraził pozytywną opinię w/w sprawie. Oprócz tego dnia 23 stycznia 2004 r. Prezydent Miasta Łomży wydał, w formie decyzji nr 11/2004, pozwolenie na budowę "kanalizacji sanitarnej w ulicy Zamiejskiej z włączeniem do istniejącego kolektora w ul. Zjazd w Łomży, na odcinku od studni rewizyjnej S-1 do S-21", wraz z niezbędnym sprostowaniem wydanym w formie postanowienia nr GP.7353-1-115/2003 z dnia 17 maja 2004 roku (załącznik nr 11). W toku czynności kontrolnych kontrolujący ustalili, iż zarówno na decyzji nr 11/2004 z 23.01.2004r., jak też na postanowieniu nr GP.7353-1-115/2003 z dnia 17 maja 2004r. brak jest pieczątki świadczącej o uprawomocnieniu się obu aktów.

Zarządzeniem Nr 24/02 z dnia 20 listopada 2002 r. Prezydenta Miasta Łomży (załącznik nr 12) utworzono zespół Menadżera Projektu dla projektu pn. "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży" w skład, którego wchodziły następujące osoby:

1.      Anna Armista -  Kierownik Zespołu - Menadżer Projektu,

2.      Jerzy Kuciel -  Przedstawiciel Menadżera Projektu ds. robót instalacji sanitarnych,

3.      Elżbieta Leszczyńska - Przedstawiciel Menadżera Projektu ds. robót drogowych,

4.      Ryszard Filipkowski - Przedstawiciel Menadżera Projektu ds. robót instalacji elektrycznych telekomunikacyjnych.

Na podstawie oświadczenia Prezydenta Miasta Łomży w/w osoby zostały upoważnione do potwierdzania za zgodność z oryginałem wszystkich dokumentów dotyczących projektu "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ulicy Rybaki w Łomży - przedłużenie w ul. Zamiejska" w okresie trwania zadania podstawowego, tj. od 9 lutego 2004 r. do 30 października 2004 r. (załącznik 13).

Dnia 14 lipca 2004r., na podstawie pozwolenia na budowę nr 11/2004 z dnia 23 stycznia 2004r. (wraz z niezbędnym sprostowaniem), został wydany dziennik budowy nr 76/04. Ponadto został założony wewnętrzny dziennik budowy, który prowadzony był równolegle do dziennika podstawowego. Powyższa dokumentacja budowlana prowadzona była prawidłowo, zawierała systematyczne wpisy osób upoważnionych do ich dokonywania i posiadających odpowiednie uprawnienia budowlane (załącznik nr 14).

Dnia 16 lipca 2004r. został przekazany Wykonawcy, tj. Przedsiębiorstwu Wielobranżowemu "ZIEJA", plac budowy pod inwestycję PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży - przedłużenie w ulicę Zamiejską" (załącznik nr 15). Należy zauważyć, że pierwsze prace budowlane rozpoczęto dnia 15 lipca 2004 r. (wpis do wewnętrznego dziennika budowy).

Dnia 20 marca 2004r. wykonano pomiary geodezyjne (wpisu do dziennika budowy dokonał Pan Antoni Toczyłowski - uprawniony geodeta).

W okresie od 15 lipca 2004 r. do 30 września 2004 r., w ramach realizowanego projektu PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży - przedłużenie w ulicy Zamiejskiej", wykonano następujące prace:

• przebudowano wodociąg,
• ułożono i przebudowano kable energetyczne,
• wybudowano kanał sanitarny ze studniami rewizyjnymi,
• wybudowano kanalizację deszczową ze studniami rewizyjnymi oraz wpustami ulicznymi wraz z przykanalikami (tzw. odwodnienie drogi),
• wykonano drogę z betonu asfaltowego z niezbędnymi krawężnikami betonowymi,
• wykonano chodniki z kostki polbrukowej,
• wykonano wjazdy na posesje z kostki polbrukowej,
• wykonano nawierzchnię dolnego odcinka drogi, chodników i wjazdów z kostki betonowej sześciennej (tzw. trylinki),
• ustawiono barierkę ochronną wzdłuż profilowanej skarpy,
• ustawiono znaki drogowe na stalowych słupach.

W związku z tym, że nastąpiła kolizja nowobudowanej infrastruktury z już istniejącą, koniecznym stało się rozszerzenie zakresu robót (zapis w dzienniku budowy z dnia 28 sierpnia 2004r. wykonany przez kierownika budowy i inspektora nadzoru, potwierdzony oficjalnym pismem nr PGI - OIZ 936/2004 z dnia 30.08.2004r. oraz kosztorysami na roboty dodatkowe - załączniki nr 16). W związku z powyższym koniecznym stało się również zawarcie aneksu do umowy z dnia 15.07.2004r. pomiędzy Miastem Łomża a Wykonawcą, co też uczyniono 1 września 2004r.

Powyższe roboty budowlane wykonywane były pod nadzorem kierownika budowy oraz robót sanitarnych Pana Mirosława Roszkowskiego przy udziale: Pana Roberta Skarżyńskiego (kierownik robót drogowych), Pana Alka Murawskiego (kierownik robót elektrycznych). Funkcje inspektorów nadzoru pełnili przedstawiciele Menadżera Projektu. Uprawnienia budowlane, zaświadczenia z właściwej izby samorządu zawodowego, z określonym terminem ważności oraz oświadczenia o podjęciu obowiązków stanowią załącznik nr 17 do protokołu kontroli.

Uczestnicy procesu budowlanego, wpisujący się do dziennika budowy

Protokołem spisanym w dniu 30 września 2004r. (załącznik nr 18) dokonano odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji inwestycji z projektu PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży - przedłużenie w ul. Zamiejską".

VIII.   W czasie trwania realizacji inwestycji Wykonawca wystawił 5 faktur za wykonane roboty, dla których podstawą były protokoły częściowego odbioru wykonanych robót budowlanych:

• Faktura VAT nr 32/2/2004 z 31 sierpnia 2004 roku na kwotę 402.359,79 zł netto (402.359,79 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych nr 1/2004 z 31.08.2004 roku. W dniu 30 września 2003r. została wystawiona faktura korygująca nr 7/2004, na podstawie której skorygowano wartość brutto w/w faktury na 406.096,81 zł. Faktura została opłacona w dniach 23 września 2004r. oraz 30 września 2004 roku przelewami na konto Wykonawcy (385.737,34 zł + 20.723,47 zł = 406.096,81 zł). Kwota 385.737,34 zł została zapłacona 23.09.2004r. ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna Banku BPH S.A. z dnia dokonania przelewu, tj. 1EUR=4,2710PLN, dało kwotę 90.230,24 EUR. Kwota 16.986,45 zł stanowiąca pozostałą wartość robót objętych w/w fakturą została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta (15.637,31 zł) oraz środków UE (1.349,14 zł), co po przeliczeniu wg odpowiednich kursów walutowych dało kwotę 3.908,35 EUR. W toku czynności kontrolnych kontrolujący ustalili, iż z rachunku walutowego służącego do obsługi dotacji UE przelano na rachunek Urzędu Miejskiego w Łomży nr 28 1060 0076 0000 4013 4000 0295 prowadzony w PLN kwotę 90.546,12 EUR, co po przeliczeniu wg kursu kupna 1EUR=4,2710PLN dało kwotę 386.722,48 zł. Następnie, z w/w rachunku Urzędu Miejskiego w Łomży prowadzonego w PLN, Beneficjent przelał tego samego dnia na rzecz Wykonawcy kwotę 385.373,34 zł (90.230,24 EUR). W związku z powyższym kontrolujący stwierdzili, iż na rachunku Beneficjenta prowadzonym w PLN pozostała kwota 1.349,14 zł (315,88 EUR) pochodząca ze środków UE. W dniu 30 września 2004r. przy dokonywaniu dopłaty do w/w faktury dopłacono ze środków UE wspomnianą kwotę, a zaistniałe różnice kursowe w kwocie 7,44 zł, zgodnie z wyjaśnieniem Beneficjenta, zostały pokryte ze środków własnych Beneficjenta. Podatek VAT został zapłacony ze środków własnych Beneficjenta. W związku z powyższym kontrolujący stwierdzili, iż przy zatwierdzaniu faktury korygującej nr 7/2004 z 30.09.2004r. Beneficjent zatwierdził niekorzystny dla siebie podział płatności na część podlegającą obowiązkowi opodatkowania podatkiem VAT (jest "16.986,45 zł", a powinno być "15.637,31 zł" - środki własne Beneficjenta) oraz część zwolnioną z opodatkowania podatkiem VAT (jest " 385.373,34 zł", a powinno być "386.722,48 zł" - środki z dotacji UE). Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 33/2/2004 z 31 sierpnia 2004 roku na kwotę 449.480,81 zł netto (548.366,59 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych nr 2/2004 z 31 sierpnia 2004 roku, opłacona w dniach 7.09.2004r. oraz 30.09.2004r. przelewami na konto Wykonawcy (544.368,29 zł +3.998,30 = 548.366,59 zł). Faktura została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonania płatności, tj. 1EUR = 4,4113PLN (zgodnie z tabelą nr 174/A/NBP/2004 z 06.09.2004r.), dało kwotę 101.893,05 EUR. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 84/1/2004 z 30 września 2004 roku na kwotę 97.214,84 zł netto (97.214,84 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych nr 3/2004 z 30 września 2004 roku, opłacona w dniu 30 września 2004 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonania płatności, tj. 1EUR = 4,3528PLN (zgodnie z tabelą nr 191/A/NBP/2004 z 29.09.2004r.), dało kwotę 22.333,86 EUR. Na podstawie informacji Urzędu Skarbowego w Łomży nr PP/443-126/2004 z 30.09.2004r. Beneficjent został zwolniony z płacenia podatku VAT przy płatnościach realizowanych ze środków własnych Beneficjenta czasowo pokrywających kwotę środków z bezzwrotnej pomocy zagranicznej, które zostaną zwrócone po zakończeniu inwestycji. W związku z powyższym przy płatności za w/w fakturę zastosowano 0% stawką podatku VAT. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 85/1/2004 z 30 września 2004 roku na kwotę 348.679,28 zł netto (425.388,72 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych nr 4/2004 z 30 września 2004 roku, opłacona w dniu 30.09.2004r. przelewem na konto Wykonawcy (425.388,72 zł). Faktura została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonania płatności, tj. 1EUR = 4,3528PLN (zgodnie z tabelą nr 191/A/NBP/2004 z 29.09.2004r.), dało kwotę 80.104,59 EUR. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 86/1/2004 z 30 września 2004 roku na kwotę 12.608,62 zł netto (15.382,51 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych nr 5/2004 z 30 września 2004 roku, opłacona w dniu 30.09.2004r. przelewem na konto Wykonawcy (15.382,51 zł). Faktura została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonania płatności, tj. 1EUR = 4,3528PLN (zgodnie z tabelą nr 191/A/NBP/2004 z 29.09.2004r.), dało kwotę 2.896,67 EUR. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli.

IX.  Beneficjent przedłożył kontrolującym Raport końcowy, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur oraz wniosek o płatność końcową z 30 września 2004 roku na kwotę 22.635,74 EUR. Komplet dokumentów stanowi załącznik nr 24 do protokołu.

Umowa z dnia 15 lipca 2004 roku pomiędzy Miastem Łomża a Przedsiębiorstwem Wielobranżowym "ZIEJA" została skalkulowana w PLN na kwotę 1.297.734,72 zł netto, a następnie w wyniku podpisania w dniu 1 września 2004r. aneksu nr 1 wartość kontraktu wzrosła do 1.310.343,34 zł netto, co wg średniego kursu NBP z dnia podpisania kontraktu, tj. 1EUR = 4,4293PLN dało kwotę kontraktową netto w wysokości 295.835,31 EUR. W wyniku zmiany kursu EUR/PLN, a także wobec faktu, iż faktury wystawiane były przez Wykonawcę w PLN, rzeczywista wartość inwestycji wyniosła 1.310.343,34 zł, co w przeliczeniu wg kursów obowiązujących w dniach opłacenia faktur dało kwotę 301.366,76 EUR. Oznacza to, iż rzeczywiste koszty inwestycji wyrażone w EUR były wyższe niż zapisane w aneksie nr 2 do umowy dotacji, więc zgodnie z zapisami artykułu 3 aneksu nr 2 do umowy dotacji wkład Unii Europejskiej wyrażony w wartościach bezwzględnych pozostaje bez zmian (zmniejszeniu ulega natomiast procentowy udział środków UE w kosztach kwalifikowalnych). Mając powyższe na uwadze udział UE w całkowitych kosztach projektu wyniósł 37,56%, tj. 113.182,65 EUR. W związku z wpływem w dniu 20 września 2004 roku płatności zaliczkowej na konto Urzędu Miejskiego w Łomży, w wysokości 90.546,12 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, kwota płatności końcowej wynosi 22.635,74 EUR.

Z przedłożonych przez Beneficjenta kontrolującym dokumentów (załącznik nr 25) wynika, iż kwotą odsetek narosłych w okresie pomiędzy dniem otrzymania zaliczki a dniem jej wydatkowania jest 0,79 EUR, na którą składa się 0,75 EUR (kwota odsetek dopisanych na rachunku walutowym służącym do obsługi dotacji) oraz 0,04 EUR (kwota odsetek narosłych od części dotacji UE z opóźnieniem przelanej na konto Wykonawcy przy realizacji płatności za fakturę nr 32/2/2004 z 31 sierpnia 2004r.).

Narosłe odsetki (w kwocie 0,75 EUR) zgodnie z wytycznymi Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zawartymi w piśmie RR/1108/JF/04 z 19 lipca 2004r. zostały przelane w dniu 11 października 2004r. z rachunku walutowego służącego do obsługi dotacji na rachunek Urzędu Miejskiego w Łomży o numerze 28 1060 0076 0000 4013 4000 0295 prowadzony w PLN (załącznik nr 26).

W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż w Zbiorczym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy dotacji oraz Szczegółowych sprawozdaniach finansowych w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur został zapisany nieprawidłowy tytuł projektu (jest: "Otwarcie terenów do rozwoju MPŚ w ciągu ulicy Rybaki w Łomży - przedłużenie w ulicę Zamiejską", a powinno być "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ulicy Rybaki w Łomży - przedłużenie w ulicę Zamiejską"). Kontrolujący stwierdzili również, iż w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktur nr 33/2/2004 z 31.08.2004r., nr 84/1/2004 z 30.09.2004r. oraz nr 85/1/2004 z 30.09.2004r. została wpisana niewłaściwa wartość inwestycji wg umowy z wykonawcą netto (jest: "292.988,67 EUR oraz 1.297.734,72 PLN", a powinno być: "295.835,31 EUR oraz 1.310.343,34 PLN") oraz nieprawidłowa wartość udziału dotacji UE w całkowitych kosztach kwalifikowalnych projektu wg umowy z wykonawcą (jest: "38,63%", a powinno być: "38,26%").

Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.

X. Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w obecności Pani Anny Armista - kierownika Oddziału Inwestycji i Zamówień Publicznych w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie nawierzchni jezdni z betonu asfaltowego, kanalizacji sanitarnej i deszczowej ze studniami rewizyjnymi, przebudowę wodociągu i kabli elektroenergetycznych, wykonanie chodników i wjazdów na posesje z kostki polbrukowej, chodników i drogi z kostek betonowych sześciennych oraz bariery ochronnej drogi i oznakowania pionowego drogi. Stwierdzono również wykonanie i zamontowanie tablicy pamiątkowej informującej o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr 27 do protokołu kontroli.

XI.  Zgodnie z § 7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim i Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) wszelkie dokumenty dotyczące realizacji zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich identyfikację. W dniu 11 października 2004r. przedstawiciele Urzędu Miejskiego w Łomży złożyli oświadczenia w sprawie przechowywania i archiwizowania dokumentów dotyczących projektu PL0008.02.06.0045 (działanie dodatkowe) w Urzędzie Miejskim w Łomży (załącznik nr 28).

Integralną część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.      Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) a Urzędem Miejskim w Łomży z dnia 9 sierpnia 2002r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20.08.2002r.) wraz z aneksami,

2.      Uchwała Rady Miejskiej Łomży nr 237/XXXVI/04 z 26 sierpnia 2004r. w sprawie zmian w budżecie miasta Łomży na rok 2004,

3.      Protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia przekraczającej wyrażoną w złotych równowartości kwoty 60.000 euro wraz ze zbiorczym zestawieniem ofert,

4.      Umowa na wykonanie robót budowlanych zawarta w dniu 15 lipca 2004r. pomiędzy Miastem Łomża a Przedsiębiorstwem Wielobranżowym "ZIEJA",

5.      Polisy ubezpieczeniowe UNIQA Towarzystwa Ubezpieczeń S.A. nr 835-A 109001 z 02.04.2004r. wraz z aneksem oraz nr 629-A 101860 z 21.09.2004r.,

6.      Ubezpieczeniowe gwarancje należytego wykonania kontraktu i usunięcia wad i usterek nr 715-A 106799 oraz 715-A 106800 z 15 lipca 2004r. wystawione przez UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S.A.,

7.      Wniosek z 17 sierpnia 2004r. Urzędu Miejskiego w Łomży o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej,

8.      Wniosek z 17.08.2004r. Urzędu Miejskiego w Łomży o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 90.546,12 EUR,

9.      Wyciągi bankowe potwierdzające wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 90.546,12 EUR na konto Urzędu Miejskiego w Łomży,

10.  Umowa w sprawie kompleksowej obsługi rachunków bankowych w złotych i w walutach wymienialnych zawarta pomiędzy Miastem Łomża oraz Bankiem Przemysłowo-Handlowym PBK S.A. wraz z zaświadczeniem Banku BPH S.A. z 18.08.2004r.,

11.  Decyzja Prezydenta Miasta Łomży nr GP.7353-1-115/2003 z dnia 23.01.2004r. w sprawie pozwolenia na budowę, postanowienie nr GP.7353-1-115/2003 z dnia 17.05.2004r. wraz z innymi dokumentami niezbędnymi do rozpoczęcia prac budowlanych,

12.  Zarządzenie nr 24/02 z dnia 20.11.2002r. Prezydenta Miasta Łomży w sprawie utworzenia zespołu Menadżera Projektu dla projektu pn. "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ulicy Rybaki w Łomży",

13.  Oświadczenie Prezydenta Miasta Łomży w sprawie upoważnienia wybranych osób do potwierdzania za zgodność z oryginałem dokumentacji związanej z realizacją projektu pn. "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ulicy Rybaki w Łomży - przedłużenie w ul. Zamiejską",

14.  Kopie wybranych stron dzienników budowy,

15.  Protokół przekazania placu budowy z dnia 16 lipca 2004r.,

16.  Pismo nr PGI-OIZ 936/2004 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 30.08.2004r. wraz z kosztorysami powykonawczymi na roboty dodatkowe,

17.  Komplet dokumentów dotyczący uprawnień budowlanych oraz zaświadczeń potwierdzających przynależność do okręgowych izby inżynierów z określonymi terminami ważności,

18.  Protokół odbioru końcowego z dnia 30 września 2004r.,

19.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę nr 32/2/2004 z 31.08.2004r.,

20.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę nr 33/2/2004 z 31.08.2004r.,

21.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę nr 84/1/2004 z 30.09.2004r.,

22.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę nr 85/1/2004 z 30.09.2004r.,

23.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę nr 86/1/2004 z 30.09.2004r.,

24.  Raport końcowy, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Szczegółowe sprawozdanie finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danej faktury oraz wniosek o płatność końcową z dnia 30 września 2004 roku na kwotę 22.635,74 EUR.

25.  Komplet dokumentów potwierdzający kwotę narosłych odsetek w okresie pomiędzy dniem otrzymania zaliczki a dniem jej wydatkowania,

26.  Komplet dokumentów potwierdzający przelanie narosłych odsetek na konto Urzędu Miejskiego w Łomży prowadzone w PLN,

27.  Protokół z oględzin na miejscu realizacji inwestycji z dnia 11 października 2004r.

28.  Oświadczenia przedstawicieli Urzędu Miejskiego w Łomży z dnia 11 października 2004r. w sprawie sposobu przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu PL0008.02.06.0045 (działanie dodatkowe).

Kierownik jednostki kontrolowanej poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 8/2004.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Miejskiemu w Łomży.