PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Gminy Nowinka, 16-304 Nowinka (NIP 846-10-24-669, Regon P-000536798) przeprowadzonej w dniu 27 września 2004 r. przez:

• Wandę Grabowską - kierownika Oddziału ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającą na podstawie upoważnienia Nr 52/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 53/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 54/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawności realizacji inwestycji PL0008.02.06.0001 "Modernizacja drogi powiatowej".

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 13 lipca 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2003 r. Nr 203, poz. 1966 z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),

oraz zapisów:

• Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) w związku z realizacją projektu PL 0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
• Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) a Urzędem Gminy Nowinka z dnia 09.08.2002r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20 sierpnia 2002r.),
• Porozumienia kontraktowego z dnia 1 września 2003r. zawartego pomiędzy Gminą Nowinka oraz Augustowskim Przedsiębiorstwem Budownictwa Drogowego S.A. w Augustowie w konsorcjum z Przedsiębiorstwem Drogowo-Mostowym S.A. w Suwałkach, na wykonanie zadania pn. "Modernizacja drogi powiatowej nr 40825, odcinek od km 0+000 do km 6+982".

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Wójtem Gminy jest Pan Marek Leszek Motybel, pełniący tę funkcję od 16 lipca 1994r., funkcję Sekretarza Gminy od 9 października 1990r., pełni Pan Zbigniew Szymański,  funkcję Zastępcy Wójta Gminy od 27 kwietnia 2001r. pełni Pan Krzysztof Kłaczkowski, natomiast funkcję Skarbnika Gminy pełni, od 1 sierpnia 1993 r., Pani Danuta Harasz.

Wyjaśnień udzielali:

• Artur Kotowski - Menadżer Projektu.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.        W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Gminy Nowinka umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06.0001 "Modernizacja drogi powiatowej", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Całkowity koszt projektu oszacowano na 619.424,00 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został określony na 75% szacunkowych kosztów (tj. maksymalnie 464.568,00 EUR). Jednocześnie określono, że dotacja zostanie przekazana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. Jako ostateczny termin zakończenia realizacji projektu przyjęto 30 września 2003 roku. W dniu 17 września 2003r. został podpisany aneks nr 1 do umowy dotacji (zatwierdzony przez PAO w dniu 30.09.2004r.), w którym określono datę zakończenia realizacji projektu na nie później niż 30 września 2004 roku. W dniu 21 czerwca 2004r. został zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu PHARE 2000 SSG aneks nr 2 do umowy dotacji, na podstawie którego zmodyfikowano brzmienie artykułu 3 umowy dotacji. Umowa dotacji i aneksy stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

II.     Uchwałą Nr IX/60/03 Rady Gminy Nowinka z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie zmian w budżecie gminy na 2003 rok (załącznik nr 2) w planie dochodów budżetu gminy na 2003 rok ujęto kwotę dotacji z funduszu PHARE 2000 na poziomie 1.734.214,00 zł z przeznaczeniem na zadanie "Budowa drogi powiatowej nr 40825 Monkinie-Danowskie-Tobołowo", zgodnie z Wykazem zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2003 roku (załącznik nr 3 do przedmiotowej uchwały). W związku z tym, iż realizacja w/w inwestycji nie została zakończona w roku 2003, środki na jej dokończenie zostały ujęte w uchwale budżetowej na rok 2004 (Uchwała Nr XI/75/04 Rady Gminy Nowinka z dnia 20 lutego 2004 r. w sprawie budżetu gminy na 2004r. - załącznik nr 3). W związku ze zmianami wielkości współfinansowania w/w projektu z poszczególnych źródeł, uchwałami Rady Gminy Nowinka nr XIV/88/04 z dnia 4 czerwca 2004r. oraz nr XV/99/04 z dnia 26 sierpnia 2004r. (załącznik nr 4) dokonano dostosowawczych zmian w planie dochodów i wydatków budżetu gminy oraz w "Wykazie zadań inwestycyjnych oraz środków na ich realizację w 2004 roku".

III.   W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako wykonawcę wybrano Augustowskie Przedsiębiorstwo Drogowe S.A. w Augustowie, 16-300 Augustów, ul. Wojska Polskiego 54 w konsorcjum z Przedsiębiorstwem Drogowo-Mostowym S.A. w Suwałkach, 16-400 Suwałki, ul. Przytorowa 24. Raport z oceny ofert oraz raport z otwarcia ofert stanowią załącznik nr 5 do protokołu kontroli.

IV.   W dniu 1 września 2003 roku zostało zawarte porozumienie kontraktowe finansowane przez Unię Europejską w ramach programu PHARE SSG 2000 oraz Gminę Nowinka pomiędzy Gminą Nowinka a Augustowskim Przedsiębiorstwem Drogowym S.A. w Augustowie w konsorcjum z Przedsiębiorstwem Drogowo-Mostowym S.A. w Suwałkach na wykonanie zadania pn. "Modernizacja drogi powiatowej nr 40825, odcinek od km 0+000 do km 6+982" (załącznik nr 6).

Wartość przedmiotu kontraktu, zgodnie z zapisami § 4, została określona na kwotę 648.347,17 EUR (netto), przy maksymalnym wkładzie Wspólnoty Europejskiej, z funduszu PHARE, wynoszącym 464.568,00 EUR.

Zgodnie z zapisami artykułu 13 Warunków Szczególnych i Warunków Ogólnych Dostawca zobowiązany został do wniesienia gwarancji całkowitego i właściwego wykonania kontraktu, w wysokości 10% wartości kontraktu, tj. 64.834,72 EUR. Wykonawca wywiązał się z tego obowiązku przedstawiając gwarancję nr 953-A100831 Towarzystwa Ubezpieczeń UNIQA S.A. z 26 września 2003r., na kwotę 64.834,78 EUR wraz z aneksem z dnia 5 grudnia 2003r. (załącznik nr 7).

Zgodnie z zapisami artykułu 14 Warunków Szczegółowych i Warunków Ogólnych Wykonawca przedłożył gwarancje ubezpieczeniowe z tytułu strat i szkód, za które ponosił odpowiedzialność na podstawie w/w kontraktu (załącznik nr 8). Jednakże należy zauważyć, iż w/w gwarancje zostały przedstawione 19.09.2003r., a zgodnie z artykułem 14 Warunków Szczególnych powinny zostać przedłożone w ciągu 14 dni od dnia podpisania kontraktu, tj. od 1 września 2003 roku. Ponadto kontrolujący stwierdzili, iż w/w gwarancje straciły swoją ważność 5 sierpnia 2004r. czyli przed wystawieniem Świadectwa Odbioru Końcowego (co nastąpiło 23.08.2004r.), lecz po faktycznym zakończeniu prac, co zgodnie z zapisami w dzienniku budowy nastąpiło 14.07.2004 roku. W okresie od 5 sierpnia 2004r. do 23.08.2004r. wykonawca posiadał w/w ubezpieczenia na kwoty niższe niż wymagały tego warunki kontraktu.

W dniu 11 sierpnia 2004r. został zaakceptowany przez PAO Programu PHARE 2000 SSG aneks nr 1 do w/w kontraktu, na podstawie którego dopuszczono możliwość zastąpienia kwot zatrzymanych gwarancją kwot zatrzymanych.

W dniu 12 października 2004r. został zaakceptowany przez PAO Programu PHARE 2000 SSG aneks nr 2 do w/w kontraktu, na podstawie którego zwiększono wartość kontraktu netto do kwoty 648.437,13 EUR, przy czym wkład UE pozostał na dotychczasowym poziomie.

V.     W dniu 17 października 2003 roku Urząd Komitetu Integracji Europejskiej zarejestrował w/w porozumienie kontraktowe jako umowę na świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej pod numerem 2003/1/1748/ (załącznik nr 9), co stało się podstawą do stosowania 0% stawki VAT przy zakupach usług finansowanych ze środków PHARE.

VI.  W dniu 8 września 2004r. została zawarta umowa nr 01/03 pomiędzy Gminą Nowinka oraz Arturem Kotowskim o pełnienie funkcji Menadżera Projektu przy realizacji kontraktu pod nazwą "Modernizacja drogi powiatowej nr 40825 Mońkinie-Danowskie-Tobołowo, odcinek od km 0+000 do km 6+982" (załącznik nr 10).

VII.           Urząd Gminy Nowinka przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego (RIF) wniosek z 30 września 2003 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 371.654,40 EUR (załącznik nr 11). W dniu 27 listopada 2003 roku na konto Urzędu Gminy Nowinka o numerze 96 10201332 1002027823 (10201332-1593659-360-3978) w PKO Banku Polskim S.A. wpłynęła powyższa kwota, tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej wynoszącego 464.568,00 EUR, przekazana przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Potwierdzenie wpływu zaliczki na konto Urzędu Gminy Nowinka stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontroli.

Rachunek Urzędu Gminy Nowinka, na który została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w EUR, zgodnie z umową rachunku walutowego prowadzonego w EUR z dnia 17 czerwca 2003r. (załącznik nr 13).

VII. W dniu 27 marca 2000r. zostało wydane, w formie decyzji nr AB-IV.7351/1/2000 Starostwa Powiatowego w Augustowie (załącznik nr 14), zatwierdzenie projektu budowlanego i pozwolenie na budowę (modernizację odcinka drogi powiatowej Nr 40825 Monkinie - Danowskie - Kopanica - Tobołowo wg projektu architektoniczno-budowlanego w wsiach położonych w granicach Gminy Nowinka). W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż w/w decyzja nie zawiera pieczątki o uprawomocnieniu się decyzji.

W dniu 12 września 2003r. został przekazany Wykonawcy, tj. Augustowskiemu Przedsiębiorstwu Drogowemu S.A. w Augustowie w konsorcjum z Przedsiębiorstwem Drogowo-Mostowym S.A. w Suwałkach, teren budowy pod modernizację odcinka drogi powiatowej nr 40824 Monkinie - Danowskie - Tobołowo (km rob. 0+000 do km 6+982)  - załącznik nr 15.

W dniach 19 - 21 kwietnia 2001r. wykonano pomiary geodezyjne (wpisu do dziennika budowy dokonał Pan Jan Grzybowski - uprawniony geodeta).

W okresie od 12 września 2003 r. do 23 sierpnia 2004 r. (wg dostarczonych dokumentów, tj. protokołu przekazania placu budowy, dziennika budowy oraz protokołu odbioru końcowego), w ramach realizowanego projektu PL0008.02.06.0001 "Modernizacji drogi powiatowej", wykonano następujące prace:

• ułożono kanalizację deszczową wraz z przykanalikami oraz zamontowano studzienki rewizyjne i ściekowe z osadnikami (odwodnienie drogi),
• wykonano nową drogę o nawierzchni asfaltowej, miejscami z betonowymi krawężnikami,
• wykonano chodniki z płytek betonowych wraz z niezbędnymi obrzeżami,
• wykonano wjazdy i wyjazdy z posesji, wzdłuż w/w inwestycji, w terenie zabudowanym,
• ustawiono znaki drogowe na stalowych słupach.

Powyższe roboty budowlane wykonywane były pod nadzorem kierownika budowy, najpierw Pani Grażyny Sokołowskiej (roboty przygotowujące do właściwej inwestycji), a od 15 września 2003r. Pan Jarosława Malinowskiego. Na podstawie umowy zawartej w dniu 8 września 2003r. funkcję inspektora nadzoru powierzono Pani Renacie Stankiewicz. Uprawnienia budowlane, zaświadczenia z właściwej izby samorządu zawodowego, z określonym terminem ważności oraz oświadczenia o podjęciu obowiązków stanowią załącznik nr 16 do protokołu kontroli.

Uczestnicy procesu budowlanego, wpisujący się do dziennika budowy

Dziennik budowy prowadzony był prawidłowo i zawiera systematyczne wpisy osób upoważnionych do ich dokonywania oraz posiadających odpowiednie uprawnienia budowlane (załącznik nr 17).

Protokołem spisanym w dniu 23 sierpnia 2004r. (załącznik nr 18) dokonano odbioru końcowego i przekazano do eksploatacji inwestycję z projektu PL0008.02.06.0001 "Modernizacja drogi powiatowej". W tym samym dniu zostało również wystawione przez Menadżera Projektu Świadectwo Odbioru Końcowego (załącznik nr 19).

VIII.         W czasie trwania realizacji inwestycji Wykonawca wystawił 4 faktury za wykonane roboty, dla których podstawą były Przejściowe Świadectwa Płatności:

• Faktura VAT nr 288 z 16 grudnia 2003 roku na kwotę 147.472,06 EUR netto, zgodnie z Przejściowym Świadectwem Płatności nr 1/11/2003 z 8 grudnia 2003r., co po przeliczeniu (zgodnie z artykułem 48 Warunków Szczególnych), wg kursu kupna NBP obowiązującego w dniu zatwierdzenia faktury pro-forma, tj. 1EUR=4,5946PLN (zgodnie z tab. 242/C/NBP/2003 z 11.12.2003r.) dało kwotę 677.575,13 zł. Beneficjent potrącił, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych, kwoty zatrzymane w kwocie 7.373,60 EUR (5% wartości faktury). Faktura została opłacona w dniu 17 grudnia 2003r. przelewami na konto wykonawcy (330.014,19 zł + 311.384,58 zł = 641.398,77 zł). Kwota 330.014,19 zł została zapłacona ze środków Unii Europejskiej, co po przeliczeniu wg kursu kupna PKO Banku Polskiego obowiązującego w dniu dokonania przelewu (zgodnie z zapisami artykułu 43 Warunków Szczególnych), tj. 1EUR = 45782PLN dało kwotę 72.083,83 EUR. Kwota 311.384,58 zł została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg kursu kupna PKO Banku Polskiego obowiązującego w dniu dokonania przelewu (zgodnie z zapisami artykułu 43 Warunków Szczególnych) dało kwotę 68.014,63 EUR. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 września 2003r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2003r. Nr 158 poz. 1534) Beneficjent zwolniony został od płacenia podatku VAT od całości wartości faktury. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 61 z 30 kwietnia 2004 roku na kwotę 249.621,93 EUR netto, zgodnie z Przejściowym Świadectwem Płatności nr 1/04/2004 z 28 kwietnia 2004r., co po przeliczeniu (zgodnie z artykułem 48 Warunków Szczególnych), wg kursu kupna NBP obowiązującego w dniu zatwierdzenia faktury pro-forma, tj. 1EUR=4,7501PLN (zgodnie z tab. 85/C/NBP/2004 z 29.04.2004r.) dało kwotę 1.185.729,13 zł. Beneficjent potrącił, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych, kwoty zatrzymane w kwocie 12.481,10 EUR (5% wartości faktury). Faktura została opłacona w dniu 18 maja 2004r. przelewami na konto wykonawcy (818.268,28 zł + 292.831,36 zł = 1.111.099,64 zł). Kwota 818.268,28 zł została zapłacona ze środków Unii Europejskiej, co po przeliczeniu wg kursu kupna PKO Banku Polskiego obowiązującego w dniu dokonania przelewu (zgodnie z zapisami artykułu 43 Warunków Szczególnych), tj. 1EUR=4,6854PLN dało kwotę 174.642,14 EUR. Kwota 292.831,36 zł została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg kursu kupna PKO Banku Polskiego obowiązującego w dniu dokonania przelewu (zgodnie z zapisami artykułu 43 Warunków Szczególnych), dało kwotę 62.498,69 EUR. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2003r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2003r. Nr 224 poz. 2229) Beneficjent zwolniony został od płacenia podatku VAT od całości wartości faktury. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 102 z 16 czerwca 2004 roku na kwotę 87.990,15 EUR netto, zgodnie z Przejściowym Świadectwem Płatności nr 1/05/2004 z 7 czerwca 2004r., co po przeliczeniu (zgodnie z artykułem 48 Warunków Szczególnych), wg kursu kupna NBP obowiązującego w dniu zatwierdzenia faktury pro-forma, tj. 1EUR=4,5404PLN (zgodnie z tab. 114/C/NBP/2004 z 11.06.2004r.) dało kwotę 399.510,48 zł. Beneficjent potrącił, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych, kwoty zatrzymane w kwocie 4.399,51 EUR (5% wartości faktury). Faktura została opłacona w dniu 23 czerwca 2004r. przelewem na konto wykonawcy (378.197,49 zł). Kwota 378.197,49 zł została zapłacona ze środków Unii Europejskiej, co po przeliczeniu wg kursu kupna PKO Banku Polskiego obowiązującego w dniu dokonania przelewu (zgodnie z zapisami artykułu 43 Warunków Szczególnych), tj. 1EUR=4,5244PLN dało kwotę 83.590,64 EUR. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr 136 z 29 lipca 2004 roku na kwotę 163.352,99 EUR netto (174.367,60 EUR brutto), zgodnie z Przejściowym Świadectwem Płatności nr 1/06/2004 z 22 lipca 2004r., co po przeliczeniu (zgodnie z artykułem 48 Warunków Szczególnych), wg kursu kupna NBP obowiązującego w dniu zatwierdzenia faktury pro-forma, tj. 1EUR=4,3787PLN (zgodnie z tab. 144/C/NBP/2004 z 23.07.2004r.) dało kwotę 715.273,73 zł. Beneficjent potrącił, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych, kwoty zatrzymane w kwocie 8.167,65 EUR (5% wartości faktury). Faktura została opłacona w dniu 16 września 2004r. przelewami na konto wykonawcy (459.676,15 zł + 250.197,07 zł = 709.873,22 zł). Wartość faktury netto została opłacona w części ze środków dotacji Unii Europejskiej (82.699,27 zł ) oraz w części ze środków krajowych (580.128,35 zł), co po przeliczeniu wg kursu kupna PKO Banku Polskiego obowiązującego w dniu dokonania przelewu (zgodnie z zapisami artykułu 43 Warunków Szczególnych), tj. 1EUR=4,2712PLN dało odpowiednio kwotę 19.362,07 EUR oraz 135.823,27 EUR. Na podstawie informacji Urzędu Skarbowego w Augustowie nr US.IV/443-50/04 z 15.07.2004r. Beneficjent został zwolniony z płacenia podatku VAT od środków czasowo wyłożonych z budżetu Beneficjenta na pokrycie płatności, która docelowo ma zostać uregulowana ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej. W związku z powyższym Beneficjent zapłacił podatek VAT jedynie od pozostałej kwoty opłaconej ze środków własnych w wysokości 48.229,67 zł. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli.

IX.  Beneficjent przedłożył kontrolującym Raport końcowy, Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, Szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur oraz wniosek o płatność końcową z 16 września 2004 roku na kwotę 92.597,02 EUR. Komplet dokumentów stanowi załącznik nr 24 do protokołu.

Kontrakt z dnia 1 września 2004r. pomiędzy Gminą Nowinka a Wykonawcą został skalkulowany w EUR na kwotę 648.347,17 EUR netto. W wyniku wzrostu kosztów inwestycji łączna kwota faktur wyniosła 648.437,13 EUR. Oznacza to, iż rzeczywiste koszty inwestycji wyrażone w EUR były wyższe niż zapisane w umowie dotacji, więc zgodnie z zapisami artykułu 3 aneksu nr 2 do umowy dotacji wkład Unii Europejskiej wyrażony w wartościach bezwzględnych pozostaje bez zmian, natomiast zmniejszeniu ulega procentowy udział środków UE w kosztach kwalifikowalnych. Mając powyższe na uwadze, udział UE w całkowitych kosztach projektu wyniósł 71,64%, tj. 464.568 EUR. W związku z wpływem w dniu 27 listopada 2004 roku płatności zaliczkowej na konto Urzędu Gminy Nowinka, w wysokości 371.654,40 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, kwota płatności końcowej wynosi 92.597,02 EUR.

Beneficjent przedłożył kontrolującym zaświadczenie PKO Banku Polskiego S.A Oddział w Suwałkach nr ZMŚP-AR-601/2004 z dnia 22.09.2004r. (załącznik nr 25), z którego wynika, iż kwotą odsetek narosłych w okresie pomiędzy dniem otrzymania zaliczki a dniem jej wydatkowania jest 316,58 EUR.

W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktury nr 288 z 16.12.2003r. oraz w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych w polu "nr przejściowego świadectwa płatności" wpisano nieprawidłowy numer przejściowego świadectwa płatności z 8 grudnia 2003r. (jest: "1/12/2003", a powinno być 1/11/2003"). Ponadto w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych nieprawidłowo zostały wypełnione pola w PLN dotyczące rozliczenia płatności zaliczkowej w wysokości 80% dotacji UE, jak również pola dotyczące środków z budżetu Beneficjenta, co jest konsekwencją przyjęcia niewłaściwych kursów przeliczenia EUR/PLN. W związku z powyższym nieprawidłowa jest również całkowita wartość wykonanych robót wskazana w PLN, co rzutuje na kolejne wyliczenia Beneficjenta prowadzone w PLN.

Kontrolujący stwierdzili również, iż w Raporcie końcowym w Zestawieniu planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji brak jest wiersza "Wartość inwestycji wg aneksu nr 2 do kontraktu", co nie jest jednak błędem Beneficjenta, lecz konsekwencją opóźnienia czasowego pomiędzy dniem sporządzania Raportu końcowego (16.09.2004r.) oraz dniem zatwierdzenia przez PAO aneksu nr 2 do kontraktu (12.10.2004r.).

Przedstawiony przez Beneficjenta podczas trwania kontroli materiał nie ma jednak charakteru ostatecznego, z uwagi na fakt, iż Urząd Gminy Nowinka jest jeszcze na etapie uzgadniania dokumentacji z Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) oraz Oddziałem Weryfikacji i Potwierdzania Płatności w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim.

Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.

X.    Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w obecności Pana Artura Kotowskiego - Menadżera Projektu w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie drogi z betonu asfaltowego wraz z odwodnieniem, wykonanie chodników z płytek betonowych oraz wjazdów na posesje z kostki betonowej (w terenie zabudowanym) oraz ustawienie znaków drogowych. Stwierdzono również wykonanie i zamontowanie dwóch tablic pamiątkowych informujących o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli.

XI.  Zgodnie z § 7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim i Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego wszelkie dokumenty dotyczące realizacji zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich identyfikację. W dniu 27 września 2004r. Pani Danuta Harasz - Skarbnik Gminy Nowinka złożyła oświadczenie w sprawie przechowywania i archiwizowania dokumentów dotyczących projektu PL0008.02.06.0001 w Urzędzie Gminy Nowinka (załącznik nr 27)

XII.      Należy zauważyć, iż zarówno w dokumentacji finansowej jak i technicznej brak jest spójności w nazewnictwie projektu, podczas gdy zgodnie z umową dotacji nazwa projektu brzmi: "Modernizacja drogi powiatowej".

Integralną część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.      Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) a Urzędem Gminy Nowinka z dnia 9 sierpnia 2002r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20.08.2004r.) wraz z aneksami,

2.      Uchwała Rady Gminy Nowinka nr IX/60/03 z 12 grudnia 2003r. w sprawie zmian w budżecie gminy na 2003 rok,

3.      Uchwała Rady Gminy Nowinka nr XI/75/04 z 20 lutego 2004r. w sprawie budżetu gminy na 2004 rok,

4.      Uchwały Rady Gminy Nowinka nr XIV/88/04 z 4 czerwca 2004r. oraz nr XV/99/04 z 26 sierpnia 2004r. w sprawie zmian w budżecie gminy na 2004 rok,

5.      Raport z oceny ofert wraz z raportem z otwarcia ofert,

6.      Porozumienie kontraktowe na wykonanie robót budowlanych zawarte w dniu 1 września 2003r. pomiędzy Gminą Nowinka oraz Augustowskim Przedsiębiorstwem Drogowym S.A. w Augustowie w konsorcjum z Przedsiębiorstwem Drogowo-Mostowym S.A. w Suwałkach wraz z aneksami,

7.      Gwarancja należytego wykonania umowy Nr 953-A 100831 z 26.09.2003r. wystawiona przez Towarzystwo Ubezpieczeń UNIQA S.A. wraz z aneksem nr 170/03 z 05.12.2003r.,

8.      Polisy ubezpieczeniowe Towarzystwa Ubezpieczeń UNIQA S.A. nr 821-A 104842 z 18.09.2003r. (wraz z polisą 827-A 103529 z 18.09.2003r.), nr 618-A 100283 z 18.09.2003r., nr 318-A 102561 z 23.12.2003r. oraz polisa ubezpieczeniowa PZU S.A. nr 0186269 z 9 marca 2004r. wraz z aneksem nr 0684466 z 09.03.2004r.,

9.      Wniosek Urzędu Gminy Nowinka o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej,

10.  Umowa nr 01/03 z dnia 08.09.2003r. w sprawie pełnienia funkcji Menadżera Projektu,

11.  Wniosek Urzędu Gminy Nowinka o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 371.654,40 EUR z 30 września 2003 roku,

12.  Wyciągi bankowe potwierdzające wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 371.654,40 EUR na konto Urzędu Gminy Nowinka,

13.  Umowa rachunku walutowego prowadzonego w EURO dotycząca rachunku bankowego Nr 96 10201332 1002027823 (10201332-1593659-360-3978) zawarta pomiędzy Urzędem Gminy Nowinka oraz PKO Bank Polski S.A.,

14.  Decyzja Nr AB-IV.7351/1/2000 Starostwa Powiatowego w Augustowie w sprawie zatwierdzenia projektu budowlanego i wydania pozwolenia na budowę z dnia 27.03.2000r.,

15.  Protokół przekazania placu budowy z dnia 12 września 2003r.,

16.  Komplet dokumentów dotyczący uprawnień budowlanych, zaświadczeń potwierdzających przynależność do okręgowych izby inżynierów z określonymi terminami ważności oraz oświadczenia o podjęciu obowiązków i umowa o pełnienie funkcji inspektora nadzoru,

17.  Kopie wybranych stron dziennika budowy,

18.  Protokół odbioru końcowego z dnia 23 sierpni 2003r.,

19.  Świadectwo Odbioru Końcowego z 23 sierpnia 2004r.,

20.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę nr 288 z 09.12.2003r.,

21.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę nr 61 z 30.04.2004r.,

22.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę nr 102 z 16.06.2004r.,

23.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę nr 136 z 29.07.2004r.,

24.  Raport końcowy, Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, Szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur, wniosek o płatność z dnia 16 września 2004 roku na kwotę 92.597,02 EUR.

25.  Zaświadczenie PKO Banku Polskiego S.A nr ZMŚP-AR-601/2004 z dnia 22.09.2004r. w sprawie narosłych odsetek wraz z historią rachunku służącego do obsługi dotacji,

26.  Protokół z oględzin na miejscu realizacji inwestycji z dnia 27 września 2004r.

27.  Oświadczenia Skarbnika Gminy Nowinka z dnia 27 września 2004r. w sprawie sposobu przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu PL0008.02.06.0001.

Kierownik jednostki kontrolowanej poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 4/2004.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Gminy Nowinka.