WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Na podstawie zapisów "Systemu wdrażania Programu Spójności Społecznej i Gospodarczej Phare 2000 (Phare 2000 ESC)", zatwierdzonego przez Zespół Przygotowawczy Komitetu Integracji Europejskiej w dniu 22 listopada 2002 roku została przeprowadzona w dniu 27 września 2004r. przez pracowników Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego kontrola Urzędu Gminy Nowinka.

            W toku czynności kontrolnych zbadano prawidłowość wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz poprawność realizacji inwestycji PL 0008.02.06.0001 "Modernizacja drogi powiatowej".

            Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Wójta oraz Panią Skarbnik Gminy w dniu 25 października 2004 roku.

            W trakcie kontroli ustalono, że środki pozyskane przez Gminę Nowinka z Programu Phare 2000 ESC zostały wykorzystane właściwie, a inwestycja została zrealizowana zgodnie z dokumentacją techniczną, warunkami przetargu i sztuką budowlaną. Jednocześnie kontrolujący stwierdzili wystąpienie następujących nieprawidłowości:

§         Artykuł 14 Warunków Szczególnych i Warunków Ogólnych kontraktu z dnia 1 września 2003r. zawartego miedzy Gminą Nowinka a Augustowskim Przedsiębiorstwem Drogowym S.A. w Augustowie w konsorcjum z Przedsiębiorstwem Drogowo-Mostowym S.A. w Suwałkach w sprawie realizacji ww. zadania wprowadzał obowiązek przedłożenia przez wykonawcę w ciągu 14 dni od dnia podpisania kontraktu gwarancji ubezpieczeniowych z tytułu strat i szkód, za które wykonawca ponosił odpowiedzialność na podstawie ww. kontraktu. Wykonawca nie zastosował się do zapisów ww. artykułu i przedstawił wymagane gwarancje ubezpieczeniowe dopiero 19 września 2003 roku. Ponadto należy nadmienić, iż gwarancje straciły swoją ważność 5 sierpnia 2004r. czyli przed wystawieniem Świadectwa Odbioru Końcowego (co nastąpiło 23 sierpnia 2004r.), lecz po faktycznym zakończeniu prac, co zgodnie z zapisami w dzienniku budowy nastąpiło 14 lipca 2004 roku. W okresie od 5 sierpnia 2004r. do 23 sierpnia 2004r. wykonawca posiadał ubezpieczenia na kwoty niższe niż wymagały tego warunki kontraktu.

Zapisy ww. artykułu, stanowiącego zabezpieczenie właściwego wykonania umowy, zostały w sposób istotny naruszone, a w dobrze pojętym interesie gminy pozostaje, aby takie gwarancje, płynące wprost z zapisów umów były respektowane przez wykonawców, a egzekwowane przez Gminę Nowinka. Dlatego też zalecam, aby w przyszłości bezwzględnie stosować się do zapisów zawieranych umów.

§         Prace budowlane związane z realizacją ww. projektu rozpoczęto na podstawie pozwolenia na budowę, które nie zawierało adnotacji na temat uprawomocnienia się, co jest niezbędnym wymogiem rozpoczęcia prac budowlanych.

§          W Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktury nr 288 z 16.12.2003r. oraz w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych w polu "nr przejściowego świadectwa płatności" wpisano nieprawidłowy numer przejściowego świadectwa płatności z 8 grudnia 2003r. (jest: "1/12/2003", a powinno być: "1/11/2003"). Ponadto w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych nieprawidłowo zostały wypełnione pola w PLN dotyczące rozliczenia płatności zaliczkowej w wysokości 80% dotacji UE, jak również pola dotyczące środków z budżetu Beneficjenta, co było konsekwencją przyjęcia niewłaściwych kursów przeliczenia EUR/PLN, a co rzutowało na kolejne wyliczenia Beneficjenta prowadzone w PLN.

W przyszłych działaniach zalecam większą staranność przy sporządzaniu dokumentów związanych z realizacją projektów infrastrukturalnych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

§         W dokumentacji finansowej i technicznej brak jest spójności w nazewnictwie projektu, podczas gdy zgodnie z umową dotacji nazwa projektu brzmi: "Modernizacja drogi powiatowej". W związku z powyższym w przypadku prowadzenia w przyszłości inwestycji współfinansowanych z dotacji Unii Europejskiej, jak również rezerwy celowej budżetu państwa zalecam bezwzględnie przestrzeganie wymogów formalnych, tj. stosowanie jednolitej, zgodnej z umową dotacji identyfikacji projektu.

Z uwagi na powyższe w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania przedstawionych uwag i działaniach podjętych w celu wyeliminowania zaistniałych nieprawidłowości.

            Powyższe ustalenia przekazuję do wykorzystania zarówno w bieżącej, jak i przyszłej działalności jednostki.