PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej organu właściwego w sprawach świadczeń rodzinnych - Burmistrza Miasta Zamrów, ul. Fabryczna 3, przeprowadzonej w dniach 5-6.10.2004 r., REGON 450009716

Burmistrzem Miasta Zambrów jest Pan Kazimierz Dąbrowski.

Naczelnikiem Wydziału Spraw Obywatelskich jest Pan Zbigniew Jach.

Kontrolę przeprowadziły:

Ewa Bonarska - starszy inspektor wojewódzki,

Anna Liszewska - starszy inspektor wojewódzki,

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli nr 262 z dnia 4 października 2004r., wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Andrzeja Kozłowskiego - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kontrolę przeprowadzono w dniach 5 i 6 października 2004r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, po. 2255 ze zm.).

Cel kontroli:

Ocena realizacji zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, poz. 2255).

Przedmiotowy zakres kontroli:

Kontrolą objęto okres od 1.05.2004 r. do dnia kontroli i skontrolowano następujące zagadnienia:

1.      Sprawy organizacyjne: upoważnienie do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych, organizacja realizacji przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych (stworzenie komórki organizacyjnej zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, kwalifikacje pracowników wykonujących zadanie).

2.      Przyznawanie świadczeń rodzinnych:

1)     liczba zasiłków rodzinnych, dodatków do zasiłków rodzinnych, zasiłków pielęgnacyjnych i świadczeń pielęgnacyjnych przyznanych w okresie objętym kontrolą,

2)     prawidłowość wypełnienia wniosku i dołączenie niezbędnych dokumentów określonych aktem wykonawczym,

3)     zasadność przyznawania świadczeń rodzinnych,

4)     prawidłowość prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych przyznających świadczenia rodzinne.

Ustalenia kontroli:

Ad 1

Strukturę organizacyjną Urzędu Miasta określa Zarządzenie Nr 54/03 Burmistrza Miasta Zambrów z dnia 28 kwietnia 2003r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Zambrowie. W skład Urzędu Miasta wchodzi m.in.;.Wydział Spraw Obywatelskich, który realizuje zadania: wynikające z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, prowadzenia spraw wojskowych, z zakresu obrony cywilnej i obronności kraju, z ustawy o organizowaniu imprez masowych, z przepisów o zgromadzeniach i zbiórkach publicznych, przyjmowanie wniosków, przygotowywanie decyzji dotyczących wypłaty dodatków mieszkaniowych i.in.

Uchwałą Nr 85/XVII/04 Rady Miasta Zambrów z dnia 24.02.2004r. udzielono Kierownikowi Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zambrowie upoważnienia do załatwiania indywidualnych spraw wynikających z ustawy o dodatkach mieszkaniowych. Uchwałą Nr 84/XVII/04 Rady Miasta Zambrów z dnia 24.02.2004r. wprowadzono zmiany w Statucie Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zambrowie poprzez dodanie realizacji powyższego zadania, do którego Kierownik Ośrodka został upoważniony odrębną Uchwałą.

Realizacją zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zajmuje się Wydział Spraw Obywatelskich, 3 osoby, które zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy zajmują się dodatkami mieszkaniowymi. Decyzję podejmuje z upoważnienia Burmistrza Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich (dysponuje w tym celu właściwą pieczątką). W dniu 4.05.2004r. Burmistrz Miasta upoważnił Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Zambrowie - Pana Zbigniewa Jach do załatwiania spraw i wydawania decyzji administracyjnych w sprawach wynikających z ustawy z dnia 28.11.2003r. o świadczeniach rodzinnych.

W trakcie kontroli uzyskano informację, iż z dniem 1 stycznia 2005r. realizację zadań z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych przejmuje Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Zambrowie.

Obecnie realizacją zadania zajmują się pracownicy:

1.      Zbigniew Jach - wykształcenie wyższe: Uniwersytet Warszawski Filia w Białymstoku Wydział Administracyjno-Ekonomiczny, tytuł: magister administracji, w dniu 1.09.1990r. przez burmistrza  Miasta i Gminy Zambrów mianowany na stanowisko Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich. W dniu 1.09.1990r. został upoważniony przez Burmistrza do wydawania decyzji indywidualnych w sprawach z zakresu działania Wydziału Spraw Obywatelskich ustalonego w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zambrowie.

2.      Wiesława Arent - zatrudniona na stanowisku  inspektora na podstawie umowy o pracę zawartej z Burmistrzem Miasta Zambrów w dniu 16.11.1994r., wykształcenie średnie: Technikum Włókiennicze w Zambrowie, tytuł: technik włókiennik, nadany w dniu 1.06.2004r. zakres czynności przewiduje wykonywanie zadań z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych, w dniu 27.09.2004r. zostało zawarte porozumienie pomiędzy Urzędem Miasta Zambrów, pracownikiem i Ośrodkiem Pomocy Społecznej, zgodnie z którym na podstawie art. 30 § 1 Kodeksu pracy strony zgodnie ustalają, że umowa o pracę zawarta z pracownikiem ulega rozwiązaniu z dniem 31.12.2004r. za porozumieniem stron, zaś MOPS w Zambrowie zobowiązuje się do zatrudnienia pracownika z dniem 1.01.2005r. w Ośrodku z gwarancją nawiązania umowy o pracę na czas nieokreślony, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia przynajmniej w takiej wysokości jak w chwili rozwiązania umowy o pracę na podstawie w/w porozumienia.

3.      Teresa Jankowska - zatrudniona na stanowisku inspektora, w Urzędzie Miasta i Gminy w Zambrowie od 4.01.1988r., umowa o pracę na czas nieokreślony z dnia 1.10.1990r. wykształcenie średnie: Technikum Ekonomiczne w Białymstoku, tytuł: technik ekonomista o specjalności ogólnoekonomicznej, nadany w dniu 1.06.2004r. zakres czynności przewiduje wykonywanie zadań z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych, w dniu 27.09.2004r. zostało zawarte porozumienie pomiędzy Urzędem Miasta Zambrów, pracownikiem i Ośrodkiem Pomocy Społecznej, zgodnie z którym na podstawie art. 30 § 1 Kodeksu pracy strony zgodnie ustalają, że umowa o pracę zawarta z pracownikiem ulega rozwiązaniu z dniem 31.12.2004r. za porozumieniem stron, zaś MOPS w Zambrowie zobowiązuje się do zatrudnienia pracownika z dniem 1.01.2005r. w Ośrodku z gwarancją nawiązania umowy o pracę na czas nieokreślony, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia przynajmniej w takiej wysokości jak w chwili rozwiązania umowy o pracę na podstawie w/w porozumienia.

4.      Joanna Teresa Kulesza - zatrudniona na stanowisku inspektora, zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w dniu 5.06.1995r. zawartej  z Urzędem Miejskim w Zambrowie, wykształcenie średnie: Policealne Studium Zawodowe w Łomży o specjalności ekonomika pracy, płace i sprawy socjalne, tytuł: technik ekonomista, nadany w dniu 1.06.2004r. zakres czynności przewiduje wykonywanie zadań z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych, w dniu 27.09.2004r. zostało zawarte porozumienie pomiędzy Urzędem Miasta Zambrów, pracownikiem i Ośrodkiem Pomocy Społecznej, zgodnie z którym na podstawie art. 30 § 1 Kodeksu pracy strony zgodnie ustalają, że umowa o pracę zawarta z pracownikiem ulega rozwiązaniu z dniem 31.12.2004r. za porozumieniem stron, zaś MOPS w Zambrowie zobowiązuje się do zatrudnienia pracownika z dniem 1.01.2005r. w Ośrodku z gwarancją nawiązania umowy o pracę na czas nieokreślony, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia przynajmniej w takiej wysokości jak w chwili rozwiązania umowy o pracę na podstawie w/w porozumienia.

Osoby, które zajmują się prowadzeniem dokumentacji w sprawach świadczeń rodzinnych zajmują dwa odrębne pomieszczenia, wyposażone w dwa komputery z drukarkami.

Ad 2

Świadczenia rodzinne przyznano:

1)     wyłącznie zasiłki rodzinne - 167 osobom,

2)     zasiłki rodzinne z dodatkami - 786 osobom, w tym  m.in. przyznano dodatki:

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 394 osobom,

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych -  11 osobom,

ˇ        z tytułu urodzenia dziecka - 22 osobom,

ˇ        z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego - 132 osobom,

3)     zasiłki pielęgnacyjne - 70 osobom,

4)     świadczenia pielęgnacyjne - 29 osobom.

Siedmiu osobom odmówiono prawa do świadczeń rodzinnych, przyczyną odmowy było przekroczenie kryterium dochodowego bądź fakt nauki w szkole wyższej (nie szkole w rozumieniu ustawy).

W trzech przypadkach wniesiono odwołanie od decyzji organu właściwego, w dwóch przypadkach Samorządowe Kolegium Odwoławcze utrzymało w mocy decyzję organu I instancji, w jednym uchyliło decyzję w całości i umorzyło postępowanie organu I instancji.

Świadczenia rodzinne przyznawane są w oparciu o pełną dokumentację w sprawie, w szczególności akta zawierają:

1)     wniosek o przyznanie świadczeń opatrzony datą wpływu do organu i datą oraz podpisem wnioskodawcy,

2)     dołączone do wniosków załączniki, w szczególności:

ˇ        uwierzytelnione kopie dokumentu stwierdzającego tożsamość - potwierdzone kserokopie stron dowodu osobistego,

ˇ        skrócone odpisy aktów urodzenia dzieci,

ˇ        orzeczenia o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,

ˇ        zaświadczenia szkoły, w przypadku gdy dziecko ukończyło 18. rok życia,

ˇ        zaświadczenia szkoły, w przypadku nauki dziecka w szkole ponadgimnazjalnej poza miejscem zamieszkania,

ˇ        zaświadczenia o dochodzie osiągniętym przez wnioskodawcę i członków rodziny w 2002r. podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wydane przez właściwego miejscowo Naczelnika Urzędu Skarbowego,

ˇ        oświadczenia członków rodziny o wysokości osiągniętego w 2002r. dochodu niepodlegającego opodatkowaniu,

ˇ        zaświadczenia urzędu gminy o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku 2002 lub nakazy płatnicze za ten okres,

ˇ        kopie  odpisów prawomocnych wyroków sądów orzekających rozwód lub separację, kopie aktu zgonu małżonka,

ˇ        zaświadczenia komornika o całkowitej lub częściowej bezskuteczności egzekucji alimentów,

ˇ        zaświadczenia pracodawcy o udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o okresie, na jaki został wydany,

ˇ        zaświadczenia ZUS o otrzymywaniu do dnia 30.04.2004r. świadczeń alimentacyjnych,

ˇ        potwierdzone kopie wyroków zasądzających alimenty oraz zaświadczenia komorników o bezskuteczności egzekucji,

3)     decyzję administracyjną przyznającą świadczenia rodzinne.

W trakcie kontroli sprawdzono 20% świadczeniobiorców i stwierdzono, że świadczenia rodzinne przyznano zasadnie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o świadczeniach rodzinnych.

Ustalono, że świadczenia rodzinne: zasiłek rodzinny oraz dodatki, a także świadczenie pielęgnacyjne przyznawano na okres zasiłkowy - od miesiąca, w którym wpłynął wniosek do 31.08.2005r., z wyłączeniem sytuacji przyznawania świadczeń na okres krótszy tj. w przypadku wygaśnięcia orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, okresu na jaki udzielono urlopu wychowawczego, jednego roku w razie przyznania dodatku do zasiłku rodzinnego przyznanego na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy. Wypłaty przyznanych świadczeń dokonywano w terminach określonych w art. 26 ustawy o świadczeniach rodzinnych - zgodnie z decyzjami ich wypłata jest dokonywana do 15. dnia miesiąca za dany miesiąc. Świadczenia są wypłacane w Filii Banku Spółdzielczego w Zambrowie bądź dokonywane są przelewy na konta bankowe.

Stwierdzono, że postępowanie w sprawach przyznania świadczeń rodzinnych jest prowadzone prawidłowo. Decyzje administracyjne podejmowane są w terminach określonych przepisami ustawy i kodeksu postępowania administracyjnego. Wydane są zgodnie z przepisami art. 107 kpa i zwierają niezbędne elementy, w szczególności czasookres przyznania świadczeń, ich kwotę, termin i sposób wypłaty, pouczenie o konieczności poinformowania o zmianie sytuacji mającej wpływ na ustalenie prawa do świadczeń. Decyzję z upoważnienia Burmistrza Miasta podejmuje Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Zambrowie.

Przykłady osób, którym ustalono prawo do świadczeń rodzinnych zawiera załącznik do protokołu.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Burmistrz Miasta Zambrów, drugi Wydział Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Burmistrz Miasta Zambrów poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu Miasta pod poz. 1.

Kontrolowany                                             Kontrolujący

Kazimierz Dąbrowski, 20.10.2004r.                1. Ewa Bojarska

2. Anna Liszewska