ZARZĄDZENIE NR 33/04
PODLASKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO
z dni 24 listopada 2004 r.
w sprawie powołania Komisji Przetargowej
i określenia organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków tej Komisji
Na podstawie art. 19 ust. 2 w zw. z art. 21 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, Nr 96, poz. 959, Nr 116, poz.1207 i Nr 145, poz.1537) zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Powołuje się Komisję Przetargową zwaną dalej „Komisją” w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy publikacji ogłoszeń w dziennikach o zasięgu ogólnopolskim oraz w prasie regionalnej na rok 2005-2006, na potrzeby Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Mariusz Stepaniuk- Przewodniczący;
Bartłomiej Piotrowski- Członek;
Katarzyna Oniszczuk - Sekretarz.
2. Komisja jest zespołem pomocniczym Zamawiającego.
§ 2. Komisja w szczególności dokona oceny, czy wykonawcy spełniają wymagane warunki, oceni oferty i zaproponuje wybór najkorzystniejszej oferty (spośród złożonych) w celu wyłonienia wykonawcy zadania określonego w § 1, lub zaproponuje unieważnienie postępowania.
§ 3. Organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków Komisji określa regulamin pracy Komisji stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 4. Biuro Dyrektora Generalnego zapewni niezbędną obsługę prac Komisji.
§ 5. Upoważnia się Przewodniczącego Komisji do zasięgania opinii biegłych (rzeczoznawców) w uzasadnionych wypadkach.
§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
/-/ Andrzej Tadeusz Tanajewski
Dyrektora Generalnego Podlaskiego
Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku
z dnia 24 listopad 2004 r.
§ 1. 1. Komisja działa na mocy zarządzenia Nr 33/04 Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z dnia 24 listopada 2004 r.
2. Zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”, komisja jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powołanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert, a także dokonywania innych czynności związanych z przygotowaniem postępowania.
3. Komisja przedstawia zamawiającemu za pośrednictwem przewodniczącego w szczególności:
akceptacji projektu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,
ogłoszeń wynikających z ustawy oraz ogłoszeń prasowych,
wyboru najkorzystniejszej oferty;
wniosek o unieważnienie postępowania;
ocenę spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu;
wyniki badania i oceny ofert.
§ 2. Komisja rozpoczyna pracę z dniem zwołania jej pierwszego posiedzenia przez Oddział Zamówień Publicznych w porozumieniu z przewodniczącym komisji.
§ 3. 1. Niezwłocznie po zapoznaniu się komisji z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców w celu potwierdzenia spełniania stawianych im warunków, członkowie komisji składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy.
2. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, niezłożenia przez niego oświadczenia, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Informację o wyłączeniu członka komisji przewodniczący komisji przekazuje zamawiającemu, który w miejsce wyłączonego członka proponuje kierownikowi zamawiającego powołanie nowego członka komisji. Wobec przewodniczącego komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio zamawiający, wnioskując do kierownika zamawiającego o powołanie nowego przewodniczącego.
3. Członek komisji, z zastrzeżeniem ust. 1 jest obowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach komisji niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, o czym informuje przewodniczącego komisji. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.
4. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka komisji, po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1 powtarza się z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.
5. Przepisy ust. 1 - 4 stosuje się odpowiednio do innych osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 4. 1. Pracami komisji kieruje przewodniczący.
2. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:
odebranie oświadczeń członków komisji, o których mowa w § 3;
wyznaczanie terminów posiedzeń oraz ich prowadzenie;
podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym;
wyznaczanie osoby uprawnionej do kontaktu z oferentami, a w czasie jej nieobecności wyznaczanie innej osoby, powiadamiając o tym fakcie wszystkich oferentów, którzy pobrali specyfikację istotnych warunków zamówienia;
nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
informowanie zamawiającego o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
czuwanie nad sprawnością i przejrzystością prac komisji;
przedstawienie zamawiającemu propozycji wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty a także występowanie z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia;
występowanie z wnioskiem do kierownika zamawiającego o powołanie biegłego rzeczoznawcy, jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalistycznych, przy czym:
a) biegły rzeczoznawca przedstawia opinię na piśmie, a na żądanie komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela wyjaśnień,
b) do biegłych stosuje się odpowiednio przepis § 3.
3. Każde posiedzenie komisji musi być zakończone protokołem z posiedzenia podpisanym przez wszystkich członków komisji, z zastrzeżeniem § 12, w dniu posiedzenia komisji. Ustalenia do protokołu dyktuje przewodniczący. W przypadku, gdy treść ustaleń nie uzyskała zgody wszystkich członków komisji, przewodniczący zarządza głosowanie zgodnie z zasadami określonymi w § 11.
§ 5. 1.Na czas niemożliwości wykonywania obowiązków przez przewodniczącego, kierownik zamawiającego wskaże innego członka komisji do kierowania jej pracami.
2. Na czas niemożliwości wykonywania obowiązków przez członka komisji, kierownik zamawiającego wskaże innego przedstawiciela.
§ 6. 1. Obowiązkiem członka komisji jest rzetelne i obiektywne wykonywanie powierzonych mu czynności, zgodnie z przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem, a w szczególności branie udziału w posiedzeniach komisji, rozpatrywanie i ocena ofert, stosownie do zasad zachowania konkurencji, jawności, bezstronności i równego traktowania wykonawców.
2. Odwołanie członka komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić w sytuacji naruszenia przez niego obowiązków, o których mowa w ust. 1, sytuacji przewidzianej w § 3 ust. 2 oraz jeżeli z powodu innej przeszkody nie może on brać udziału w pracach komisji.
§ 7. 1. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:
protokołowanie posiedzeń komisji;
obsługa komisji oraz przygotowywanie materiałów niezbędnych do opracowania przez komisję projektów pism i dokumentów;
obsługa kancelaryjna prac komisji.
2. Sekretarz odpowiada za wszystkie dokumenty, pisma i opinie, które dotyczą danego postępowania oraz ma obowiązek przechowywać wszystkie dokumenty i udostępniać je członkom komisji na posiedzeniu komisji, przez okres trwania postępowania, a po jego zakończeniu przekazać pisemnie zamawiającemu protokołem zdawczo - odbiorczym.
§ 8. Pisma dotyczące prowadzonego postępowania, przed podpisaniem przez zamawiającego, wymagają parafowania przez przewodniczącego, a w razie nieobecności przewodniczącego przez innego z członków komisji, będącego przedstawicielem zamawiającego, o którym mowa w § 5 ust.1 oraz przez sekretarza komisji, a w razie jego nieobecności przez innego z członków komisji będącego przedstawicielem Oddziału ds. Zamówień Publicznych.
§ 9. 1. Komisja może realizować swoje zadania, jeżeli w posiedzeniu uczestniczy minimum 2/3 składu osobowego. Przy braku quorum ustalenia i decyzje komisji są nieważne.
2. Posiedzenia komisji odbywają się w Oddziale ds. Zamówień Publicznych.
§ 10. 1. Posiedzenia komisji są protokołowane przez jej sekretarza.
2. Przewodniczący bez zbędnej zwłoki przekazuje kopię protokołu zamawiającemu.
§ 11. Komisja podejmuje decyzje i wyraża opinie w głosowaniu jawnym. O przyjęciu decyzji (opinii) przesądza zwykła większość głosów. W przypadku równej liczby głosów - decydujący jest głos przewodniczącego.
§ 12. Każdy członek komisji ma prawo złożyć zastrzeżenie do decyzji (opinii) podjętych przez komisję. Na wniosek członka komisji zgłoszone przez niego zastrzeżenia są odnotowywane w protokole posiedzenia komisji.
§ 13. Przewodniczący przed otwarciem ofert przedstawia wykonawcom uczestniczącym w publicznym otwarciu ofert członków komisji, osoby upoważnione do udziału w postępowaniu oraz podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, a po otwarciu ofert podaje nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.
§ 14. Komisja w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności:
ocenia i ewentualnie weryfikuje projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z projektem umowy;
przygotowuje projekty ogłoszeń wymaganych ustawą oraz ogłoszeń prasowych;
przygotowuje projekt ogłoszenia o wyniku postępowania;
upoważnia członka komisji na wniosek przewodniczącego do udzielania wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia;
ocenia spełnianie warunków stawianych wykonawcom oraz wnioskuje do zamawiającego o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych ustawą;
wnioskuje o odrzucenie oferty w przypadkach określonych ustawą;
ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu, przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania;
przyjmuje i analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na protest;
rozpatruje konieczność udzielenia wyjaśnień przez wykonawców (na podstawie art. 87 ustawy) oraz rozpatruje udzielone odpowiedzi;
poprawia oczywiste omyłki zgodnie z art. 88 ustawy;
zapewnia nienaruszalność ofert, które wpłynęły w postępowaniu.
§ 15. 1. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert, dokonanej przez członków komisji.
2. Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
§ 16. W przypadku wystąpienia okoliczności określonych w art. 93 ust. 1 ustawy, komisja występuje do zamawiającego o unieważnienie postępowania. Pisemne uzasadnienie takiego wniosku powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej i faktycznej.
§ 17. 1. W wypadku wystąpienia nieprawidłowości w pracach komisji, związanych z niestosowaniem przepisów ustawy członek komisji lub sekretarz komisji zawiadamia na piśmie niezwłocznie zamawiającego informując go o powyższym.
2. Do czasu podjęcia decyzji przez zamawiającego prace komisji ulegają zawieszeniu.
3. Zamawiający podejmuje decyzję w ciągu trzech dni, a w sytuacjach wątpliwych sprawę przedstawia kierownikowi zamawiającego, który podejmuje decyzję ostateczną.
§ 18. Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia