PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej

w zakresie ewidencji gruntów i budynków przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym
w Białymstoku przez zespół kontrolny Wydziału Rozwoju Regionalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku Oddział Katastru i Nieruchomości w składzie :

Jerzy Palusiak - Kierownik Oddziału - upoważnienie nr RR.XII. - 87/04 z dnia 06.10.2004 r.

Lech Klewiec - Starszy Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr RR.XII. - 88/04
z dnia 06.10.2004 r.

Edward Kakareko - Starszy Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr RR.XII. - 89/04
z dnia 06.10.2004r.

Joanna Sienkiewicz - Krasicka - Inspektor Wojewódzki upoważnienie nr RR.XII. - 90/04
z dnia 06.10.2004 r.

Kontrolę przeprowadzono w dniach : 19, 26, 28 października 2004 r.

Podstawa kontroli : plan kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2004 i imienne upoważnienia wystawione w dniu 6 października 2004 r. przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego .

Temat kontroli : prowadzenie ewidencji gruntów i budynków .

W trakcie kontroli zbadano :

Realizowanie przez Starostę Białostockiego prowadzącego ewidencję gruntów i budynków obowiązujących przepisów prawnych w zakresie:

1/ rejestrowania zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej: aktów notarialnych,

orzeczeń sądowych , administracyjnych i aktów normatywnych skutkujących zmiany

w ewidencji gruntów i budynków ,

2/ terminowości przy wprowadzaniu zmian do ewidencji gruntów i budynków,

3/ przepływu informacji i dokumentów w zakresie pomiędzy ewidencją gruntów i budynków,

a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi

i stronami ,

4/ prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie : własności,
wieczystego użytkowania, zarządu jednostek przekształconych lub zlikwidowanych ,

5/ prawidłowości sporządzania dokumentów do celów prawnych ,

6/ prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości,

7/ planowania w zakresie modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków ,

8/ wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa geodezyjnego,
a geodezyjnego szczególności, przepisów o ewidencjonowaniu systemów
i przechowywaniu kopii zabezpieczających bazy danych ewidencyjnych oraz ich
zabezpieczenie ich przed nieuprawnioną modyfikacją danych w nich zawartych
i dostępem osób nieuprawnionych.

Kontrolą objęto wykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2003 r. do dnia kontroli .

Sprawy z zakresu ewidencji gruntów budynków prowadzi starosta - zgodnie z ustawą z dnia 17 maja 1989 r. art. 22 pkt 1 - Prawo geodezyjne i kartograficzne .

Obowiązki kierownika jednostki kontrolowanej pełni Pan Wiesław Pusz ( podstawa prawna ; uchwała Nr I/3/2002 Rady Powiatu Białostockiego z dnia 19 listopada 2002 r.

w sprawie wyboru Starosty Powiatu Białostockiego ).

Obowiązki Geodety Powiatowego i Naczelnika Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości pełni Pan Czesław Bartoszewicz .Ma wyższe wykształcenie geodezyjne, ukończył w roku 1995 studia podyplomowe z zakresy wyceny nieruchomości oraz posiada uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii w zakresie nr 1, 2 i 3 . Zastępcą Geodety Powiatowego i Naczelnika Wydziału jest Pan Mirosław Zalewski . Ma wyższe wykształcenie geodezyjne, ukończył w roku 2003 studia podyplomowe z zakresy szacowania nieruchomości .oraz posiada uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii w zakresie 1 i 2 .

Ustalono, że od dnia 1 maja 2001 r. w związku z utworzeniem jednostki budżetowej pod nazwą "Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno -Kartograficznej" z siedzibą w Białymstoku przy ul. Mickiewicza 3". ( ww. jednostka została powołana na mocy Uchwały Rady Powiatu Białostockiego Nr XXXVI/189/2001 z dnia 5 lutego 2001 r. ) jednostka ta

przejęła od Starosty Białostockiego wykonywanie "obsługi technicznej ewidencji gruntów i budynków". Pozostałe sprawy związane z ewidencją gruntów i budynków z terenu powiatu białostockiego wykonują upoważnieni pracownicy zatrudnieni w Starostwie Powiatowym w Białymstoku , w Wydziale Geodezji, Katastru i Nieruchomości.

Funkcję dyrektora Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno - Kartograficznej" w Białymstoku pełni Pan Tadeusz Jastrzębski ( podstawa prawna ; uchwała nr 311/2001 z dnia 5 kwietnia 2001 r. Zarządu Powiatu Białostockiego).

Pracownikami Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno - Kartograficznej" w Białymstoku wykonującymi od dnia 1 maja 2001 r. obsługę techniczną ewidencji gruntów i budynków są;

- Magdalena Borowska - posiada wyższe wykształcenie geodezyjne

(wprowadza zmiany w części opisowej

ewidencji gruntów i budynków prowadzonej

w systemie informatycznym EWOPIS

i EWMAPA, prowadzi obsługę klientów

w zakresie udostępniania danych z ewidencji

gruntów i budynków, aktualizuje część

kartograficzną operatu ewidencyjnego

prowadzonego w wersji analogowej oraz

sporządza dokumenty do celów prawnych

-wyrysy i wypisy z operatu ewidencyjnego),

(zakres wykonywanych prac jw.),

- Tomasz Szczęsny - posiada wyższe wykształcenie geodezyjne

( zakres wykonywanych czynności jw.)

- Anna Malesza - posiada wyższe wykształcenie geodezyjne

( zakres wykonywanych czynności jw.),

- Marta Szostak - posiada wyższe wykształcenie geodezyjne

(zakres wykonywanych czynności jw.),

- Agnieszka Kalinowska - posiada średnie wykształcenie geodezyjne

(ostatni rok studiów wyższych z zakresu geodezji).

Zakres wykonywanych czynności jw.,

- Zofia Konecka - posiada wykształcenie średnie geodezyjne,

uprawnienia geodezyjne w zakresie 1 i 2

Jest uprawniona do dostępu do części

opisowej operatu ewidencyjnego prowadzonej

w wersji informatycznej oraz do kontroli

i autoryzacji sporządzonych dokumentów

do celów prawnych ( wyrysów i wypisów

sporządzonych z operatu ewidencyjnego),

- Mariusz Dziubanowski - posiada wyższe wykształcenie geodezyjne,

uprawnienia geodezyjne w zakresie 1 i 2.

Ma wgląd do części opisowej operatu

ewidencyjnego prowadzonego w wersji

informatycznej, uaktualnia programy

informatyczne znajdujące się w posiadaniu

PODGiK , zajmuje się archiwizacją

danych ewidencyjnych, zajmuje

się aktualizacją map ewidencyjnych

wykonanych w wersji numerycznej

i zabezpieczeniem tych danych,

- Paweł Miniuk - posiada wykształcenie wyższe geodezyjne

(zakres wykonywanych prac jw.)

- Bogusław Janicki - osiada średnie wykształcenie geodezyjne,

uprawnienia geodezyjne z zakresu 1 i 2 .

Prowadzi aktualizację mapy ewidencyjnej

wykonanej w wersji numerycznej .

Jest uprawniony do dostępu do części

opisowej operatu ewidencyjnego prowadzonej

w wersji numerycznej,

- Marcin Ołdakowski - posiada średnie wykształcenie geodezyjne.

Prowadzi aktualizację mapy ewidencyjnej

wykonanej w wersji numerycznej .

Jest uprawniony do dostępu do części

opisowej operatu ewidencyjnego prowadzonej

w wersji numerycznej.

- Zofia Perkowska - posiada średnie wykształcenie geodezyjne ,

(PODGiK w Białymstoku uprawnienia geodezyjne w zakresie 2.

Filia w Łapach) Wprowadza zmiany w części opisowej

ewidencji gruntów i budynków prowadzonej

w systemie informatycznym EWOPIS

i EWMAPA, prowadzi obsługę klientów

w zakresie udostępniania danych z ewidencji

gruntów i budynków, aktualizuje część

kartograficzną operatu ewidencyjnego

prowadzonego w wersji analogowej oraz sporządza dokumenty do celów prawnych

- wyrysy i wypisy z operatu ewidencyjnego)

- Urszula Wiszniewska - posiada średnie wykształcenie geodezyjne ,

(PODGiK w Białymstoku uprawnienia geodezyjne w zakresie 2.

Filia w Łapach) Wprowadza zmiany w części opisowej

ewidencji gruntów i budynków prowadzonej

w systemie informatycznym EWOPIS

i EWMAPA, prowadzi obsługę klientów

w zakresie udostępniania danych z ewidencji

gruntów i budynków, aktualizuje część

kartograficzną operatu ewidencyjnego

prowadzonego w wersji analogowej oraz sporządza dokumenty do celów prawnych

- wyrysy i wypisy z operatu ewidencyjnego

- Andrzej Piekut - posiada średnie wykształcenie geodezyjne,

(PODGiK w Białymstoku uprawnienia geodezyjne w zakresie 1 i 2.

Filia w Łapach) Pełni funkcję kierownika filii PODGiK.

Pracownikami Starostwa Powiatowego w Białymstoku , zatrudnionymi w Wydzial Geodezji, Katastru i Nieruchomości , którzy realizują zadania z zakresu ewidencji gruntów i budynków ( oprócz prowadzenia spraw związanych z wprowadzaniem zmian do operatu ewidencyjnego i wykonywaniem z tego operatu dokumentów do celów prawnych) są;

Prowadzi sprawy terenu gmin: Gródek i Michałowo,

(pomaturalne studium geodezyjne),

uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii

w zakresie nr 2. Prowadzi sprawy z terenu gmin: Czarna Białostocka, Tykocin, Zawady,

- Henryk łukaszu - posiada średnie wykształcenie geodezyjne,

uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii

w zakresie nr 1 i 2 ) . Prowadzi sprawy z terenu

gmin; miasta i gminy Łapy, miasta i gminy

Suraż i gminy Poświętne,

- Marek Mystkowski - posiada średnie wykształcenie geodezyjne,

uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii

w zakresie nr 1 ).Prowadzi sprawy z terenu miasta

i gminy Choroszcz, oraz gminy Dobrzyniewo Duże,

- Helena Rytowska - posiada średnie wykształcenie geodezyjne,

uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii

w zakresie nr 1 i 2. Prowadzi sprawy z terenu

miasta i gminy Wasilków oraz gminy Juchnowiec Kościelny,

- Izabela Sarosiek - posiada wyższe wykształcenie geodezyjne. Prowadzi

sprawy z terenu miasta i gminy Supraśl,

- Krzysztof Wacewicz - posiada średnie wykształcenie geodezyjne,

uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii

w zakresie nr 1 i 2. Prowadzi sprawy (wykształcenie;

z terenu miasta i gminy Zabłudów i gminy

Turośń Kościelna .

Ustalono w trakcie kontroli, że od marca 2003 roku nastąpiła konwersja baz danych z systemu EGRUN firmy RADIX do systemu EWOPIS firmy Geobid z Katowic . Program wykorzystuje bazy danych w formatach SQL , umożliwia wydawanie danych w formacie SWDE. Umożliwia również integrację części graficznej z częścią opisową dla opracowanych w formacie numerycznym obrębach.

System EWOPIS posiada funkcje umożliwiające prowadzenie części opisowej dla budynków i lokali , a także prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości zgodnie
z zapisami instrukcji G 5 .

Program EWOPIS umożliwia w połączeniu z EWMAPĄ sporządzanie oraz wizualizację wielu sprawozdań i analiz wg zapytań kierowanych do bazy SQL .

Nie prowadzi się ewidencji budynków i lokali. .Do dnia kontroli nie rozpoczęto prac z tym związanych.

Ustalono, że część graficzna ewidencji gruntów i budynków części obrębów prowadzona jest w systemie EWMAPA .

Potwierdzono w dniu 20.10.2004 r. , że numeryczna mapa ewidencji gruntów i budynków prowadzona jest na teren: miast.; Choroszcz , Czarna Białostocka, Wasilków, Zabłudów, Supraśl, Łapy, Suraż oraz na teren obrębów wiejskich ; :Poświętne, Grabówka, Zaścianki, Dojlidy Górne, Niewodnica Kościelna, Dobrzyniewo Duże i Michałowo . W ostatniej fazie prac oraz odbioru są mapy ewidencji gruntów i budynków w postaci numerycznej wykonywane na teren obrębów wiejskich tj. obręby

ewidencyjne; Michałowo, Juchnowiec Kościelny , Turośń Kościelna Zawady, Kleosina, Księżyna, kol. Księżyno i Horodniany. .

Aktualizacja numerycznych map ewidencji gruntów i map zasadniczych prowadzona jest przez pracowników zatrudnionych w Pracowni Mapy Numerycznej wchodzącej w skład Powiatowego Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Białymstoku.

Na obszar powiatu białostockiego założono dotychczas mapę numeryczną na teren 16 681 ha, co stanowi 6 % powierzchni o powiatu, zaś do końca 2004 r. mapą numeryczną zostanie pokryte 53 303 ha , co będzie stanowić 18 % powierzchni całego terenu powiatu.

Na pozostały teren powiatu założone są mapy ewidencyjne w formie analogowej. Stwierdzono, że stan tych map jest dobry . Aktualizacja tych map prowadzona jest

w siedzibie PODGiK , przy ul. Branickiego 13 na bieżąco i terminowo.

Ad. punktu 1 i 2.

Ilość zmian wprowadzonych w 2003 r. i w 2004 r. ( do 20.10.2004 r. ) do operatu ewidencji gruntów i budynków.

Ilość decyzji wydanych w 2003 r. i 2004 r. ( do dnia kontroli ) skutkujących zmiany w ewidencji gruntów i budynków.

Kontrolą objęto :

Obręb:

m. Supraśl - zm. nr: 19/03, 34/03, 40/03, 62/03, 83/03, 90/03, 121/03 142/03, 149/03, 11/04, 65/04, 80/04 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie

m. Wasilków - zm.nr; 331/03 - zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie ; w dowodach zmian brak zawiadomienia o zmianie dokonanej w poz. rejestrowej , w której wykazany był Władysław Żukowski

- zm. nr nr 9/04, 22/04, 27/04, 150/04, 165/04, 166/04, 168/04 zmiany wprowadzone prawidłowo i w terminie

- zm. nr; 39/04 dotyczy nadania numeru porządkowego działce nr 1105/7 położonej przy ul. 11 - go Listopada.

Brak zawiadomienia do urzędu statystycznego i ksiąg wieczystych o wprowadzeniu zmiany w operacie ewidencji gruntów i budynków,

Obręb; Studzianki, - zm. nr 72/03, ZMIANA wprowadzona prawidłowo

gm. Wasilków i w terminie,

Obręb; Klepacze,

gm. Choroszcz - zm. nr nr 272/04 , 333/04 - wprowadzone prawidłowo i w terminie - zm. nr 330/04 wprowadzona w terminie ; zmiana w jedn. rej. nr 51 wprowadzona prawidłowo , natomiast zmiana w jedn. rej. nr 791 wprowadzono nieprawidłowo,ponieważ wielkości udziałów powinny wynosić :

- dla Marianny Okurowskiej:

3/72 + (1/2 x 3/36 x 4/16) = 60/1152 , a nie 15/288

- dla Beaty Borejszo :

1/2 x 3/36x 3/16 = 9/1152 , a nie 3/384

- dla Agnieszki Kosińskiej :

1/2 x 3/36 x 3/16 = 9/1152 , a nie 3/384

- dla Ewy Okurowskiej :

1/2 x 3/36 x 3/16= 9/1152 , a nie 3/384

- dla Adama Okurowskiego:

1/2 x 3/36 x 3/16 = 9/1152 , a nie 3/384

m. Łapy - obręb I - zm. nr ; 40/04, 50/04, 67/04, 68/04, 69/04 - zmiany
wprowadzone prawidłowo i w terminie,

m. Łapy - obręb II - zm.nr 120/04 - zmiana właściciela działki dokonana na podstawie aktu notarialnego kupna -sprzedaży działki. Działka ta jest działką zabudowaną , przeznaczoną w planie zagospodarowania przestrzennego pod składy, magazyny i usługi komunalne ( wynika to z treści aktu notarialnego). W działce tej wykazano po wprowadzonej zmianie użytek gruntowy B-R IVb.

- zm. 114/04- zmiana właściciela działki dokonana na podstawie aktu notarialnego kupna -sprzedaży działki. Działka ta jest działką zabudowaną (zakład wibro betoniarski) .W działce tej oznaczonej nr 1032 o pow. 4,9948 ha po wprowadzonej wykazane są użytki gruntowe R, Ł, Ps sklasyfikowane .

Stwierdzono, że na terenie miast Łapy i Suraż oraz terenu gmin obsługiwanych przez PODGiK w Białymstoku Filia w Łapach do dnia kontroli nie podjęto działań administracyjnych w zakresie dostosowania gruntów zabudowanych występujących na tym terenie do zapisów zgodnych z kryteriami określonymi w ust.3 załącznika nr 6 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia

29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków. określonymi o do dnia kontroli

obręb :Niewolnica - zm. nr 350/04 - w oparciu o wykaz zmian gruntowych

gm. Turośl Kościelna dokonano zmiany powierzchnię działki nr 221 oraz zmiany użytków gruntowych występujące w tej działce i ich powierzchni np. Ls-V -o pow. 1.78 ha na Ls -V o pow. 0,9150 ha,

- zm. nr 472/04 - w oparciu o wykaz zmian gruntowych zmieniono powierzchnię użytku gruntowego Ls-VI występującego w działce nr 394 o pow. 0,008 ha na użytek gruntowy Lz o pow. 0,0966 ha.

- zm. nr 272/04 zmiana dokonana w oparciu o prawomocne postanowienie sądowe w sprawie wyjścia ze współwłasności., Stwierdzono, że biegły sądowy sporządzający projekt podziału działki nr 372/5 o pow. 0,14 ha samowolnie zmienił powierzchnię działki objętej podziałem z 0,14 ha na 0,1490 ha.

W ewidencji gruntów i budynków założonej na teren obrębu Niewodnica stwierdzono istnienie kilkunastu działek wykazanych jako działki stanowiące własność Skarbu Państwa w użytkowaniu Państwowego Funduszu Ziemi. np. w jedn. rej. nr 511, 595., choć instytucja ta nie istnieje od 1991 r.

obręb: Michałowi - zm. nr 77/.03 zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie W działkach objętych zmianą oznaczonych nr 961/5 i 9561/14 zabudowanych budynkiem mieszkalnym wielorodzinnym występuje użytek gruntowy B R-VI o pow. 0,2136 ha ., powinien występować użytek gruntowy oznaczony symbolem B (tereny mieszkaniowe)

- zm. nr 90/03 zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie.

Stwierdzono, że w roku 2004 wprowadzono w ewidencji gruntów i budynków w bardzo dużą ilość zmian dokonanych w oparciu o pisemne wykazy zgłoszone do ewidencji gruntów i budynków przez Burmistrzów Miast i Wójtów Gmin . W wykazach tych podano dane informujące o wykorzystaniu gruntów rolnych zabudowanych na inne cele nie związane z produkcją rolną .

Zgłoszone zmiany rejestrowane są w komputerowym rejestrze kancelaryjnym zwanym dzienniku zgłoszeń zmian . Nie prowadzi się odręcznego dziennika rejestracji zgłoszeń zmian. Stwierdzono, że komputerowe dzienniki zgłoszeń zmian nie są dołączane do teczek aktowych prowadzonych oddzielnie dla poszczególnych obrębów ewidencyjnych. W teczkach tych kompletuje się dokumenty stanowiące podstawę aktualizacji operatu ewidencyjnego zwane dowodami zmian.

W podsumowaniu należy stwierdzić , że zmiany w operacie ewidencji gruntów i budynków wprowadzane są w terminie.

Ad. punktu 3.

Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencji gruntów i budynków ( w części opisowej i kartograficznej) przekazywane są do organów podatkowych oraz do osób fizycznych i jednostek zgłaszających zmiany.

Do zawiadomień o zmianach dokonanych na wniosek zainteresowanych stron dołączane są zwrotki o ich wysłaniu zainteresowanym.

Kopie zawiadomień o wprowadzonych zmianach w operacie ewidencji gruntów i budynków gromadzone są w oddzielnej teczce ( na kopiach tych umieszczane są pokwitowania o ich odbiorze przez organa podatkowe z wykazaną datą ich odbioru.)

Ad. punktu 4.

Zapisy w części opisowej operatu ewidencji gruntów i budynków w zakresie własności, wieczystego użytkowania bądź zarządu dotyczące jednostek przekształconych, bądź zlikwidowanych są prawidłowe.

Drogi wojewódzkie i drogi powiatowe oznaczone są nr ewidencyjnymi np. drogi wykazane w gminie Choroszcz obręb Barszczewo , jedn. rej. 194, w gminie Czarna Białostocka obręb Czarna Wieś Kościelna , jedn. rej. nr 188, w gminie Gródek obręb Kołodna jedn. rej. 95

Prawidłowy są również w ewidencji gruntów i budynków zapisy dotyczące wód płynących np. wykazanych w gminie Gródek obręb Kołodno w jedn. rej. 60, w gminie Wasilków obręb Dąbrówki w jedn. rej. 87, w gminie Supraśl obręb Ogrodniczki w jedn. rej. 485, w gminie Supraśl obręb Krasne-Ciasne w jedn. rej. 70 . , w gminie Turośl Kościelna obręb Turośl Kościelna w jedn. rej. 247., w gminie Tykocin obręb Siekierki w jedn. rej. 246.

Ad.punktu 5.

Wypisy i wyrysy wykonywane w oparciu o dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków wydawane są odpłatnie właścicielom nieruchomości na ich pisemne zamówienia. Są one wykonywane przez pracowników prowadzących ewidencję gruntów i budynków, którzy potwierdzają to swoim nazwiskiem na wykonanym wyrysie. Wykonawcy tych dokumentów w znaczącej większości nie posiadają uprawnień zawodowych niezbędnych do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii. Zgodnie z art. 42 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne (jedn. tekst z 2000 r. Dz. U. Nr 100 , poz. 1086 ze zm.) przez wykonywanie samodzielnych funkcji w geodezji i kartografii rozumie się wykonywanie prac geodezyjnych i kartograficznych niezbędnych do dokonywania wpisów w księgach wieczystych . W tych przypadkach wykonane wyrysy z mapy ewidencyjnej są kontrolowane przez osobę posiadającą stosowne uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii, co jest potwierdzone na wydawanych zamawiającym wyrysach.

Wyrysy z danych zawartych w ewidencji gruntów i budynków służące do celów prawnych na których brak jest wykazanych budynków ( dotyczy to w szczególności terenów wiejskich

które są wykonane w dużych skalach np. 1: 5000 ) nie są uzupełniane (w formie załącznika) kopią odpowiedniego fragmentu mapy zasadniczej. W przypadku braku takiej mapy na wyrysie nie umieszcza się informacji o braku danych dotyczących budynków.

Wypisy z operatu ewidencji gruntów niezbędne do wykonania robót geodezyjnych wykonywanych przez jednostki do tego uprawnione wydawane są tym jednostkom, po uprzednim złożeniu przez te jednostki zgłoszeń wykonania robót w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Białymstoku (bądź w filii w Łapach).

Pozostałym zainteresowanym wypisy z operatu ewidencyjnego wydawane są po wypełnieniu stosownego wniosku zgodnego z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzoru wniosku o udostępnienie danych osobowych, zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych ( Dz. U. Nr 80, poz. 522, z póżn. zm.).

Na wydawanych wyrysach i wypisach z operaty ewidencyjnego w zależności od celu którym mają one służyć umieszcza się stosowne klauzule w formie pieczęci zgodne z załącznikiem Nr 5 ust. 4 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454) oraz klauzule w formie pieczęci zgodne z załącznikiem Nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny , sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania danych ( Dz. U. Nr 49 , poz. 493).

Ad. punktu 6.

Wraz z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38 poz. 454) Starostowie zostali zobowiązani do prowadzenia rejestru cen nieruchomości.

Z przedstawionych wyjaśnień oraz dokumentów wynika, że w Starostwie Powiatowym

w Białymstoku takowy rejestr jest prowadzony od połowy 2003 r.

W rejestrze tym podawane są ceny nieruchomości (w oparciu o dane podane w aktach notarialnych lub zawarte wyciągach z operatów szacunkowych sporządzonych przez rzeczoznawców majątkowych ) położenie nieruchomości , rodzaj nieruchomości, numery działek wchodzących w skład nieruchomości, daty ustalenia ceny nieruchomości i inne dostępne dane o nieruchomościach.

Ceny nieruchomości i dane dotyczące wycenianej nieruchomości rejestrowane są w rejestrze prowadzonym metodą tradycyjną (ręcznie), a następnie przenoszone do rejestru cen prowadzonego w systemie komputerowym (w rejestrze tym wykazuje się mniej informacji o wycenionej nieruchomości).

Ad. punktu 7.

Zgodnie z § 80. 1 w/w rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków Starostowie są obowiązani przeprowadzić modernizacji ewidencji w sposób planowy
i w określonych terminach

Z przedłożonych w trakcie kontroli materiałów wynika, że opracowany plan dla powiatu białostockiego, nie zawiera istotnych elementów gwarantujących zrealizowanie tego zagadnienia według obowiązujących zasad technologicznych i w określonych
w rozporządzeniu terminach, w tym między innymi:

a ) oceny materiałów źródłowych pod kątem ich wykorzystania w procesie modernizacji ewidencji gruntów i budynków w tym:

b) symulacji kosztów z uwzględnieniem własnych środków

Przeprowadzona powyższa ocena umożliwi opracowanie realnego planu modernizacji ewidencji gruntów i budynków (wraz z częścią graficzną) w powiecie, tj. wyboru technologii wykonania mapy numerycznej, systemu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków, określenie terminów założenia ewidencji budynków oraz potrzeb finansowych (w tym określenie własnych środków).

Ponadto należy wprowadzić korektę ze względu na program JACS (Zintegrowany System Zarządzania i Kontroli), oraz IPE (Informatyczna Platforma Elektroniczna)

Ad. punktu 8.

Zgodnie z ustawą z dnia 29. Sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych /Dz.U.Nr133poz.883/ administratorem danych jest Starosta.

Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 20/99 Starosty Powiatu Białostockiego z dnia 22 września 1999 r. na Administratorami Bezpieczeństwa Informacji w systemie informatycznym ustanowiono Naczelnika Wydziału. Jednocześnie powyższym zarządzeniem wprowadzono do stosowania:

a) Instrukcję w sprawie zarządzania systemem informatycznym służącym przetwarzaniu danych osobowych.

b) Instrukcję postępowania w przypadku stwierdzenia naruszenia systemu ochrony danych.

c) Instrukcję w sprawie zabezpieczenia dokumentów zawierających dane osobowe prowadzone systemem pisemnym w Starostwie Powiatowym w Białymstoku.

Następnie umową z dnia 30.09.2003 roku Starosta Powiatu Białostockiego powierzył z dniem 1 października 2003 roku Powiatowemu Ośrodkowi Dokumentacji Geodezyjnej
i Kartograficznej w Białymstoku ( jednostce budżetowej Starostwa Powiatowego), przetwarzanie danych osobowych z zakresu ewidencji gruntów i budynków.

Miejsca przetwarzania danych osobowych znajdują się:

Zgodnie z § 4,5 umowy, osoby przetwarzające dane osobowe w PODGiK działają na podstawie wydanych imiennych upoważnień przez Dyrektora PODGiK, natomiast pracownicy Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości Starostwa Powiatowego zatrudnieni przy ul. Branickiego dostęp do bazy danych posiadają na podstawie imiennych upoważnień Starosty. Obsługę serwera oraz prowadzenia rejestru haseł dostępu do baz danych w pomieszczeniach PODGiK oraz WGKiN Starostwa Powiatowego w Białymstoku przy ul. Branickiego 13 prowadzi administrator bezpieczeństwa informacji Mariusz Dziubanowski - główny specjalista w PODGiK w Białymstoku.

Starosta Białostocki pismem z dnia 25.04.2000 roku, Nr Or.0113-2/2000, działając na podstawie § 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i administracji z dnia 3 czerwca 1898 roku w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz. U. Nr 80, poz. 521 z późn. zm. ) administratorem bezpieczeństwa informacji wszystkich zbiorów danych osobowych znajdujących się w Wydziale Geodezji, Katastru i Nieruchomości w budynku przy ul. Branickiego 13, ul. Mickiewicza 3 oraz
w Łapach ul. Sikorskiego 18, ustanowił - inspektora w Wydziale Geodezji , Katastru
i Nieruchomości Mariusza Dziubanowskiego.

Ponadto, Starosta Białostocki pismem z dnia 30.09.2003 roku, nr Or.o.1314-1/03, poinformował Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o powierzeniu z dniem
1 października 2003 roku bazy danych osobowych Dyrektorowi Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Białymstoku.

Zarządzeniem Nr 5, Dyrektora Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej
i Kartograficznej w Białymstoku z dnia 22.10.2001 r. w sprawie określenia terminów archiwizacji baz danych będących w posiadaniu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Białymstoku oraz w jego filiach, ustalony został

„REGULAMIN ARCHIWIZACJI BAZ DANYCH W POWIATOWYM OŚRODKU DOKUMENTACJI GEODEZYJNEJ I KARTOGRAFICZNEJ W BIAŁYMSTOKU„

Z wyjaśnień pisemnych złożonych przez Pana Mariusz Dziubanowskiego - głównego specjalistę w PODGiK w Białymstoku wynika :

Filia PODGiK w Łapach:

Sieć komputerowa składa się z 3 komputerów. Jeden z nich pełni rolę serwera
(system operacyjny Windows 2000), pozostałe komputery mają zainstalowane systemy Windows 98. Sieć komputerowa nie jest połączona z siecią publiczną- nie ma dostępu do Internetu. Dostęp do sieci komputerowej chroniony jest hasłami dostępu, monitory ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd do danych osobom postronnym.

Dane programu „Ośrodek” są prowadzone na jednym z komputerów na dysku lokalnym. Do komputera nie mają dostępu osoby postronne, program chroniony jest hasłem, włączony jest także wygaszacz ekranu, który włącza się po odpowiednim czasie bezczynności programu. Na komputerze tym jest możliwe także przeglądanie danych ewidencyjnych, bez prawa ich zmiany.

Na pozostałych 2 komputerach przetwarzane są dane ewidencyjne w programie „EWOPIS”. Na stanowiskach tych wykonywane są także wypisy z Ewidencji Gruntów. Dostęp do programu chroniony jest hasłami dostępu, które zmieniane są w cyklu miesięcznym. Do komputerów tych nie mają dostępu osoby postronne, włączony jest także wygaszac z ekranu, który włącza się po odpowiednim czasie bezczynności programu.

Działanie wszystkich komputerów jest zabezpieczone przed spadkami lub zanikami napięcia urządzeniami typu UPS.

Kopie danych programu „Ośrodek” i „Ewopis”:

PODGiK w B-stoku ul. Mickiewicza 3

Sieć komputerowa składa się z 11 komputerów. Serwer ( system operacyjny Windows 2000 Serwer) znajduje się w oddzielnym pomieszczeniu. Sieć komputerowa nie jest połączona z siecią publiczną- nie ma dostępu do Internetu. Dostęp do sieci komputerowej chroniony jest hasłami dostępu, monitory ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd do danych osobom postronnym .

Dane programu „Ośrodek” dla potrzeb ZUD są prowadzone na jednym z komputerów na dysku lokalnym. Komputer ten działa poza siecią komputerową. Do komputera nie mają dostępu osoby postronne, program chroniony jest hasłem, włączony jest także wygaszacz ekranu, który włącza się po odpowiednim czasie bezczynności programu.

Dane programu „Ośrodek” na potrzeby PODGiK znajdują się na serwerze, przetwarzane są na 4 jednostkach sieci komputerowej . Do komputerów nie mają dostępu osoby postronne, program chroniony jest hasłem, włączony jest także wygaszacz ekranu, który włącza się po odpowiednim czasie bezczynności programu, monitory ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd do danych osobom postronnym .

Kopie danych programu „Ewopis” są wgrywane na serwer raz w tygodniu. Użytkownicy mający dostęp do tych danych mają odpowiednio zróżnicowane prawa dostępu do programu (prawo odczytu bądź odczytu i drukowania).
Do komputerów nie mają dostępu osoby postronne, program chroniony jest hasłem, włączony jest także wygaszacz ekranu, który włącza się po odpowiednim czasie bezczynności programu, monitory ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd do danych osobom postronnym . Hasła dostępu do programów zmieniane są w cyklu miesięcznym.

Działanie wszystkich komputerów jest zabezpieczone przed spadkami lub zanikami napięcia urządzeniami typu UPS.

Kopie danych programu „Ośrodek” i związanych z działem finansowym są przechowywane zgodnie z załącznikiem do zarządzenia Nr 5 Dyrektora PODGiK w B-stoku w sejfie znajdującym się w PODGiK w B-stoku przy ul. Mickiewicza 3 :

PODGiK w B-stoku ul. Branickiego 13

Sieć komputerowa składa się z 8 komputerów. Serwer znajduje się w jednym
z pomieszczeń. Sieć komputerowa nie jest połączona z siecią publiczną- nie ma dostępu do Internetu. Dostęp do sieci komputerowej chroniony jest hasłami dostępu. Do komputerów nie mają dostępu osoby postronne.

Dane programu „Ośrodek” znajdują się na serwerze, przetwarzane są na trzech jednostkach sieci komputerowej. Program chroniony jest hasłem, włączony jest także wygaszacz ekranu, który włącza się po odpowiednim czasie bezczynności programu, monitory ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd do danych osobom postronnym.

Dane programu Ewopis znajdują się na serwerze, przetwarzane są na 5 stanowiskach komputerowych, na 3 istnieje możliwość wyłącznie przeglądania danych. Użytkownicy mający dostęp do tych danych mają odpowiednio zróżnicowane prawa dostępu do programu (prawo dokonywania zmian bądź odczytu i drukowania). Do komputerów na których wprowadzane są zmiany nie mają dostępu osoby postronne (stanowiska znajdują się w części niedostępnej dla interesantów), program chroniony jest hasłem, włączony jest także wygaszacz ekranu, który włącza się po odpowiednim czasie bezczynności programu, monitory ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd do danych. Pozostałe komputery na których dane ewidencyjne są przeglądane oraz są wykonywane wydruki są chronione hasłem, łączony jest także wygaszacz ekranu, który włącza się po odpowiednim czasie bezczynności programu, monitory ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd do danych osobom postronnym. Hasła dostępu do programów zmieniane są w cyklu miesięcznym.

Działanie wszystkich komputerów jest zabezpieczone przed spadkami lub zanikami napięcia urządzeniami typu UPS.

Kopie danych programu „Ośrodek” oraz programu „Ewopis” przechowywane zgodnie
z załącznikiem do zarządzenia Nr 5 Dyrektora PODGiK w B-stoku :

Jak wynika z informacji pisemnej oraz ustnej złożonej przez Zastępcę Naczelnika Pana Mirosława Zalewskiego, sieć komputerowa, założona w budynku przy ul. Branickiego 13, jest wykorzystywana wspólnie przez Wydział GKN i Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Białymstoku, który między innymi sprawuje nadzór nad serwerem i siecią. Pracownicy Wydziału działając na podstawie upoważnień wydanych przez Starostę, mają jedynie możliwość wglądu do bazy danych, a także możliwość wykonywania wydruków.

Wejście w życie ustawy zmieniającej ustawę o ochronie danych osobowych spowodowało uchylenie aktów wykonawczych wydanych na podstawie dotychczas obowiązującego stanu prawnego, a mianowicie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 3 czerwca 1998 roku w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych
i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz. U. Nr 80, poz. 521 z póź. zm. ).

W dniu 1 maja 2004 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz.U.Nr 80, poz 521 z późń. zm. ).

Zmiana powyższa skutkuje koniecznością opracowania dokumentacji spełniającej kryteria powyższego rozporządzenia, a ponadto § 9 nakłada na Administratora dostosowanie systemu informatycznego służącego do przetwarzania tych danych do wymogów określonych w § 7 oraz w załączniku do rozporządzenia w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

Protokół sporządzono w dwu jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Staroście Białostockiemu.

Staroście Białostockiemu przysługuje prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień od ustaleń kontroli zawartych w protokole, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu

1