PROTOKÓŁ

kontroli doraźnej z realizacji porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Gminą Szudziałowo dotyczącego programu z zakresu opieki nad dzieckiem i rodziną - "Utworzenie Świetlicy Środowiskowej", przeprowadzonej w dniu 28.12.2004 r., REGON - 000548554

Urząd Gminy Szudziałowo - jest jednostką samorządu terytorialnego powstałą w 1990 r.

Adres siedziby: ul. Bankowa 1, 16-113 Szudziałowo

Wójtem Gminy Szudziałowo jest Pan Stanisław Fiedorowicz.

Jednostką bezpośrednio realizującą program jest Gminny Ośrodek Pomocy w Szudziałowie, ul. Górna 4 A, 16-113 Szudziałowo. Kierownikiem Ośrodka jest Pani Ewa Grasewicz.

Kontrolę przeprowadziły:

Ewa Feszler - starszy inspektor, Idalia Czyńska - referent, pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia nr 333 z dnia 22.12.2004 r., wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Panią Krystynę Golubiewską - zastępcę dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 28.12.2004 r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielały:

1. Pani Ewa Grasewicz - kierownik GOPS

2. Pani Bogusława Borzęcka - sekretarz gminy

3. Pani Anna Czeremcha - skarbnik gminy

Przedmiot kontroli:

Realizacja porozumienia nr 7/04 zawartego w dniu 15.06.2004 r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Gminą Szudziałowo w zakresie wykonania zadania "Utworzenie Świetlicy Środowiskowej" - w okresie od dnia podpisania porozumienia do dnia kontroli.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1. Warunki lokalowe i zasoby kadrowe bezpośrednio służące realizacji zadania.

2. Stan realizacji zadania oraz efektywność podejmowanych działań:

- data rozpoczęcia realizacji porozumienia,

- opis realizowanych zadań wynikających z programu - wg stanu na dzień kontroli (rodzaje i formy podjetych działań, liczba osob objętych pomocą oraz ich charakterystyka (płeć, wiek, status materialny, okoliczności uzasadniające korzystanie z pomocy)

3. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:

- data podjęcia uchwały o wprowadzeniu do budżetu gminy kwoty dotacji przekazanej na dofinansowanie programu,

- wydatkowana kwota - wg stanu na dzień kontroli,

- rodzaj wydatków.

4. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania.

Ustalenia kontroli

Warunki lokalowe i zasoby kadrowe; stan realizacji porozumienia; efektywność podejmowanych działań.

W myśl § 1 porozumienia nr 7/04 z dnia 15.06.2004 r. Wojewoda Podlaski przekazał Gminie Szudziałowo środki finansowe w wysokości 20.000 zł, z przeznaczeniem na realizację programu z zakresu opieki nad dzieckiem i rodziną - "Utworzenie Świetlicy Środowiskowej".

Przyznane środki finansowe, zgodnie z § 2 ust. 4 porozumienia, mogą być wydatkowane na:

- remont budynku,

- zakup materiałów biurowych,

- zakup wyposażenia: komputer, drukarka, "sprzęt grający", meble, telewizor i video.

Prace remontowo - budowlane dostosowujące pomieszczenia na potrzeby Świetlicy rozpoczęto 15.09.2004 r. W ramach przeprowadzonych prac wymieniono instalację elektryczną, zamontowano  drzwi, pomalowano pomieszczenia. W dniu kontroli trwały prace związane z wymianą okien. Budynek Świetlicy oddano do użytku w dniu 30.10.2004 r. Informację o uruchomieniu świetlicy zamieszczono w czerwcu br. w lokalnych szkołach oraz Gminnym Ośrodku Kultury w Szudziałowie.

Świetlica usytuowana jest w parterowym budynku Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szudziałowie, podopieczni mogą korzystać z następujących pomieszczeń:

- świetlica (stoliki, krzesła),

- łazienka, wyposażona w umywalkę, WC, kabinę prysznicową,

- kuchnia (kuchenka gazowa, zlewozmywak, mikrofalówka, lodówka,  naczynia kuchenne, szafki stojące i wiszące),

- pokój opiekuna - dostępny w razie potrzeby.

Planowane jest stopniowe zakupienie lub pozyskanie od sponsorów mebli, komputerów, sprzętu RTV.         

Świetlica funkcjonuje od dnia 2.12. br., czynna jest od poniedziałku do piątku, w godzinach 15⁰⁰ - 19⁰⁰.

Uczestnikami świetlicy są dzieci z terenu wsi Szudziałowo, pochodzące przeważnie z rodzin niewydolnych wychowawczo, dotkniętych długotrwałym bezrobociem, problemem alkoholowym. Według stanu na dzień kontroli opieką objęto 23 dzieci, w wieku 7 - 15 lat. Prowadzony jest zeszyt obecności, w którym zawarte są dane osobowe dzieci uczęszczających do świetlicy oraz podstawowe informacje dotyczące rodziny dziecka. Dziennie przebywa w świetlicy średnio 10 osób.

Dzieci mają możliwość przygotowania posiłków w ciągu dnia. Artykuły żywnościowe pozyskiwane są od sponsorów.

Zajęcia z dziećmi uczęszczającymi do świetlicy prowadzi studentka III roku studiów licencjackich, na kierunku pedagogika z pracą socjalną, zatrudniona od dnia 1.12.2004 r. w ramach programu stażowego na okres od 1.12.2004 r. - 31.05.2005 r. Ponadto z grupą pracuje 5 wolontariuszy z terenu Szudziałowa, studiujących m.in. pedagogikę wczesnoszkolną, resocjalizację z rewalidacją.

Założono Dziennik Zajęć, w którym określono zadania realizowane w ciągu całego roku. Założono m.in. kształcenie nawyków kulturalnego zachowania, organizowanie zabaw i gier terenowych, pomoc w nauce, zajęcia muzyczne i plastyczne, pogadanki.

Praca z dziećmi obejmuje także pomoc w odrabianiu lekcji, gry i zabawy dydaktyczne, prowadzenie kabaretu i kółka tanecznego (dzieci wystąpiły m.in. na wigilijnym spotkaniu zorganizowanym dla emerytów i rencistów w dniu 19.12. br.), zajęcia plastyczne, kulinarne. Prowadzony jest zeszyt funkcjonowania świetlicy dokumentujący codzienną obecność i zajęcia dzieci. Ponadto wskazane są w nim prawa i obowiązki uczestników Świetlicy.

Pracownicy Ośrodka i Świetlicy pozostają w stałym kontakcie z rodzinami uczestników programu. Rodzice są informowani o zasadach działania świetlicy, wyrażają ustną zgodę na udział dzieci w prowadzonych zajęciach.

Partnerami w realizacji zadania są:

- Stacja Opieki Caritas w Szudziałowie - opieka pielęgniarek,

- Ośrodek Zdrowia w Szudziałowie - j.w.,

- Szkoły Podstawowe w Szudziałowie i w Babikach - wypożyczenie sprzętu RTV,

- Gimnazjum w Szudziałowie - j.w.,

- Gminny Ośrodek Kultury w Szudziałowie - j.w.,

- Zakład Gospodarki Komunalnej - nieodpłatny wywóz nieczystości.

Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji.

Przekazana dotacja wprowadzona została do budżetu gminy Uchwałą Nr XIII/88/04 Rady Gminy Szudziałowo z dnia 14 maja 2004 roku w sprawie zmian budżetu gminy na 2004 rok., poprzez zwiększenie dochodów w dziale 851 - Ochrona zdrowia, rozdz. 85195 - Pozostała dzialalność, § 6260 - dotacje z funduszy celowych na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych jednostek sektora finansów publicznych - o kwotę 20.000 zł.

W związku z nieprawidłową klasyfikacją dotacji ustalono, że na sesji Rady Gminy w dniu 30.12.2004 r. zostanie dokonana korekta klasyfikacji, poprzez wprowadzenie dotacji w dziale 852 - Pomoc społeczna, rozdz. 85296 - Pozostała działalność, § 2020 - dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące realizowane przez gminę na podstawie porozumień z organami administracji rządowej.

Na dzień kontroli wydatkowano całą kwotę dotacji, tj. 20.000 zł.

- faktura VAT nr 26/2004 z dnia 22.09.2004 - roboty remontowo - budowlane w budynku Świetlicy Środowiskowej w Szudziałowie - 37.866,36 zł

Różnicę pokryto ze środków własnych gminy.

Dotacja została wydatkowana zgodnie z określoną w programie kalkulacją kosztów realizacji zadania, zakładającą pokrycie z dotacji kosztu remontu budynku w kwocie 20.000 zł.

Dokumentacja dotycząca wydatkowanej dotacji prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rachunek opisany jest w sposób potwierdzający jego opłacenie ze środków pochodzących z dotacji budżetowej, sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

Dokonano wpisu do książki kontroli pod pozycją nr 4/2004.

Wójtowi Gminy Szudziałowo przysługuje prawo wniesienia do Wojewody Podlaskiego pisemnych wyjasnień co do zawartych w protokole ustaleń w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Wójt Gminy Szudziałowo.

Podpis kontrolowanego:                                       Podpisy kontrolujących:

Stanisław Fiedorowicz                                          1. Ewa Feszler

2. Idalia Czyńska