Białystok, 2005.02.15

PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

-13-

RR.II. 0932 - 4/04/05

Pan

Józef Gajewski

Prezydent Miasta Suwałk

W dniach 22, 29 i 30 listopada 2004 r. w podległym Panu Urzędzie odbyła się kontrola , przeprowadzona przez zespół kontrolny powołany przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego woj. Podlaskiego .

Celem kontroli była ocena prawidłowości :

1/ rejestrowania przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie

z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych , decyzji

administracyjnych i aktów normatywnych ,

2/ terminowości wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na

podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów

normatywnych ,

3/ przepływu informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków,

a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Miejskiego i pozostałymi

stronami ,

4/ prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie : własności,

wieczystego użytkowania , zarządu jednostek przekształconych lub zlikwidowanych ,

5/ prawidłowości sporządzania dokumentów do celów prawnych,

6/ prowadzenia rejestru cen i wartości nieruchomości,

7/ sporządzenia planów modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków ,

8/ wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa geodezyjnego,

a w szczególności , przepisów o ewidencjonowaniu systemów i przechowywaniu kopii

zabezpieczających bazy danych ewidencyjnych oraz ich zabezpieczenie przed

nieuprawnioną modyfikacją danych w nich zawartych i dostępem osób nieuprawnionych .

Kontrolą objęto wykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2003 r. do dnia kontroli .

W toku przeprowadzonej kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości :

Ad. p-ktu nr 1 i 2 .

1. Zmiany w ewidencji gruntów i budynków wynikłe z wyłączenia gruntów rolnych

zabudowanych z produkcji rolniczej a także gruntów rolniczych przeznaczonych na

tereny rekreacyjno - wypoczynkowe wprowadzano do operatu ewidencji gruntów

i budynków w oparciu o wykazy zmian gruntowych sporządzone przez uprawnione

jednostki wykonawstwa geodezyjnego, zaewidencjonowane w zasobie Ośrodka

Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Suwałkach np. w obrębie Zahańcze

zmiany nr; 54/04, 58/04 .

Dotyczy to również zurbanizowanych terenów niezabudowanych np. zmiana nr 56/04

obręb Zahańcze. Zgodnie z załącznikiem nr 6 aktualnie obowiązującego

rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca

2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454) do

zurbanizowanych terenów niezabudowanych zalicza się grunty niezabudowane,

przeznaczone w planach zagospodarowania przestrzennego pod d zabudowę,

wyłączone z produkcji rolniczej i leśnej. Do czasu tego wyłączenia brak jest podstaw

prawnych do wyłączenia tych gruntów z produkcji rolniczej.

Stwierdza się, że wykazy te nie stanowią podstawy do wprowadzenia do ewidencji gruntów i budynków zmian w zakresie wyłączenia gruntów rolnych zabudowanych z produkcji rolniczej , a także gruntów rolniczych przeznaczonych na tereny rekreacyjno wypoczynkowe lub inne i oznaczania ich w tej ewidencji jako gruntów zabudowanych

i terenów rekreacyjno-wypoczynkowych , nieobjętych klasyfikacją gleboznawczą gruntów.

Dokumentem skutkującym wprowadzenie zmian w zakresie gruntów rolnych trwale wyłączonych z produkcji rolniczej są prawomocne decyzje administracyjne wydane w trybie art. 11 lub art. 28 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 3 lutego 1995 r. o ochronie gruntów rolnych i leśnych ( jedn. tekst z 2004 r. Dz.U Nr 1212, poz. 1266 , ze zm. ) .

Stanowisko takie jest zbieżne z orzecznictwem sądów administracyjnych, m. in. wyrok z dnia 14 grudnia 2004 r. sygn. akt 3 II S.Awr 1966/03. WSA we Wrocławiu.

gruntów i budynków i ich wielkości powinny być określane w oparciu o dane zawarte

w prawomocnych orzeczeniach sądowych lub aktach notarialnych . Dokonywanie

zmiany wielkości tych udziałów w działkach ( nieruchomościach) przynależnych ich

właścicielom, poprzez dokonywanie matematycznych działań na ułamkach

określających te udziały jest nieuprawnione np. zmiana 43/04 obręb Zahańcze.

wykazuje się osób nie objętych zmianą, a będących współwłaścicielami działek

( nieruchomości ) , ani też tych osób się nie zawiadamia. Jest to naruszeniem art. 28

kpa.

Zawiadomienia te sporządzane są w ramach programu informatycznego Oskar 3 firmy

Geo Technologies , w którym wprowadzane są zmiany do części opisowej ewidencji

gruntów i budynków np. zmiana nr 43/04 obręb Zahańcze.

i budynków osób zmarłych np. zmiana nr 38/03 obręb Śródmieście jest naruszeniem

art. 28 kpa.

Ad. p-ktu 3, 4, 5.

Brak uwag.

Ad. p-ktu 6.

` W Urzędzie Miejskim Suwałki jest prowadzony rejestr cen i wartości nieruchomości.

Ceny nieruchomości i dane dotyczące wycenianej nieruchomości rejestrowane są w rejestrze prowadzonym metoda tradycyjną ( ręcznie ).

Ad. p-ktu 7.

Urząd Miasta posiada opracowany nieaktualny plan modernizacji gruntów i budynków, niezawierających istotnych elementów gwarantujących zrealizowanie tego zagadnienia według obowiązujących zasad technicznych i w określonych rozporządzeniem z dnia 29 marca 2001 roku Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa, w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454 ) terminach oraz symulacji kosztów własnych z uwzględnieniem środków własnych.

Ad. p-ktu 8.

Brak upoważnień od administratora sieci o dopuszczeniu do prowadzenia obsługi

systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład , służących do

przetwarzania danych.

Dokumentacja ( instrukcje ) nie spełniają wymogów rozporządzenie Ministra Spraw

Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji

przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych,

jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do

przetwarzania danych osobowych ( Dz.U.Nr 80, poz 521 z późń. zm. ).

Mając powyższe na uwadze zalecam .

i budynków w roku 2003 i 2004 dotyczących wyłączenia gruntów rolnych z produkcji rolniczej i doprowadzenia do wyeliminowania z tej ewidencji zmian wprowadzonych

bez podstaw prawnych (dokonanych w oparciu o wykazy zmian gruntowych

sporządzone przez uprawnione jednostki wykonawstwa geodezyjnego przez

uprawnione jednostki wykonawstwa geodezyjnego , zaewidencjonowane w zasobie

Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Suwałkach).

Dotyczy to również gruntów rolnych niezabudowanych wyłączonych z produkcji

rolnej przed 2003 r. bez ich formalnego wyłączenia z produkcji rolnej, a które

wykazane są w tej ewidencji jako zurbanizowane tereny niezabudowane oznaczone

symbolem Bp.

Termin wykonania zalecenia do 30.05.2005 r.

ewidencji gruntów i budynków i ich wielkości należy obliczać w oparciu o dane

zawarte w prawomocnych orzeczeniach sądowych lub aktach notarialnych .

Termin wykonania zalecenia do 30.05.2005 r.

działek ( nieruchomości )

Termin wykonania zalecenia do 30.05.2005 r.

mając na uwadze realizację § 80 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku sprawie ewidencji gruntów i budynków
( Dz. U. Nr 38 poz. 454 ) założyć komputerowe bazy danych ewidencyjnych,
umożliwiające tworzenie raportów, o których mowa w § 22 rozporządzenia,

a mianowicie:

1). rejestru gruntów,

2). rejestru budynków,

3). rejestru lokali,

4). kartoteki budynków,

5). kartoteki lokali,

6). mapy ewidencyjnej.

Dla obszaru miasta opracować projekt modernizacji ewidencji gruntów i budynków

oraz przystąpić do uzupełnienia baz danych ewidencyjnych o dane dotyczące

budynków i lokali.

Termin wykonania zalecenia do 31 grudnia 2005 roku,

tylko w technice informatycznej.

Termin wykonania zalecenia do 30.05.2005 r.

danych dopuścić jedynie osoby posiadające upoważnienie wydane przez

administratora danych .

Termin wykonania zalecenia do 30.03.2005 r.

Termin wykonania zalecenia do 30.05.2005 r.

Odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne oczekuję w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma .

WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego

/-/

Marian Brożyna