Protokół

kontroli problemowej

przeprowadzonej w Wydziale Geodezji, Katastru i Nieruchomości Starostwa Hajnowskiego

Kontrolę w dniach 21 lutego i 7 marca 2005 roku przeprowadził zespół kontrolny Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku:

Temat kontroli:

Przestrzeganie i stosowanie przepisów ustawy prawo geodezyjne
i kartograficzne przez administrację geodezyjną i kartograficzną, a w szczególności:

Kontrolą objęto n/w okresy działalności jednostki:

W trakcie kontroli zbadano:

na podstawie następujących przepisów prawnych:

Obowiązki kierownika jednostki kontrolowanej pełni Pan Włodzimierz Pietroczuk Starosta Powiatu Hajnowskiego, powołany Uchwałą Nr I/3/02 Rady Powiatu Hajnowskiego z dnia 15 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Starosty Powiatu Hajnowskiego.

Natomiast funkcję Skarbnika Powiatu Hajnowskiego pełni Pani Aniela Majewska powołana Uchwałą Nr III/11/98 Rady Powiatu Hajnowskiego z dnia
29 grudnia 1998 roku w sprawie powołania Skarbnika Powiatu,

Wyjaśnienia dotyczące spraw prowadzenia zasobu geodezyjnego
i kartograficznego, naliczania opłat za jego udostępnianie oraz zakładania osnów szczegółowych składali:

Wyjaśnień w sprawie organizacji, trybu i zakresu działania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej Starostwa Powiatowego w Hajnówce udzielał Pan Konstanty Wawreszuk Przewodniczący Zespołu oraz Pani Małgorzata Witkowska odpowiedzialna za obsługę techniczną Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej w Hajnówce.

Wyjaśnień w zakresie dysponowania środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym i środkami dotacji budżetowej przeznaczonymi na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielała Pani Irena Karpiuk zatrudniona w Starostwie Powiatowym w Hajnówce na stanowisku księgowej.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, co następuje:

Zadania Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości określono
w §24 załącznika do Uchwały Nr III/14/02 Rady Powiatu Hajnowskiego z dnia
30 grudnia 2002 roku w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Hajnówce. Z zapisu §12 tegoż regulaminu wynika, iż Wydział realizuje zadania statutowe Starostwa, w tym także określone ustawą prawo geodezyjne i kartograficzne.

W §9 wymienionego regulaminu wskazano, iż pracą Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości kieruje Geodeta Powiatowy. Obowiązki Geodety Powiatowego powierzono Panu mgr inż. Konstantemu Wawreszukowi. Ustalono, że posiada on wyższe wykształcenie geodezyjne (dyplom Politechniki Warszawskiej), legitymuje się uprawnieniami zawodowymi Nr 8223 do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresie 1, 2, posiada wymagany staż pracy w urzędach administracji publicznej. Powyższe wskazuje, że osoba zatrudniona w kontrolowanej jednostce na stanowisku Geodety Powiatowego spełnia wymagania określone przepisami §4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 roku.

Zarządzeniem Nr 19/03 Starosty Hajnowskiego z dnia 10 kwietnia 2003 roku
w sprawie określenia zadań Wicestarosty Hajnowskiego - sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań wykonywanych przez Wydział Geodezji, Katastru i Nieruchomości - powierzono Panu Jerzemu Sirakowi.

W kontrolowanej jednostce zadania z zakresu geodezji i kartografii wykonuje 14 osób (załącznik 1 do protokołu), z czego 8 osób posiada uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii.

Do kontrolowania opracowań włączanych do zasobu geodezyjnego
i kartograficznego upoważnione są osoby posiadające uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii z zakresów odpowiadających zakresom kontrolowanych opracowań:

Wymienione osoby zatrudnione są w 1/4 części etatu w Wydziale Geodezji Katastru i Nieruchomości Starostwa Powiatowego w Hajnówce, a w 3/4 etatu w gospodarstwie pomocniczym - Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej.

Funkcję przewodniczącego Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej pełni mgr inż. Konstanty Wawreszuk legitymujący się wymaganymi uprawnieniami zawodowymi w tym zakresie. Prowadzenie obsługi kancelaryjno - technicznej Zespołu należy do Pani Małgorzaty Witkowskiej - nie posiadającej uprawnień zawodowych w dziedzinie geodezji i kartografii.

Uchwałą Nr 2/3/02 z dnia 10 grudnia 2002 roku Zarząd Powiatu Hajnowskiego wyraził zgodę na utworzenie gospodarstwa pomocniczego pn. Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej przy Starostwie Powiatowym
w Hajnówce . Następnie Zarządzeniem Nr 1/03 z dnia 17 stycznia 2003 roku Starosta Hajnowski z dniem 1 lutego 2003 roku powołał gospodarstwo pomocnicze Starostwa Powiatowego w Hajnówce o nazwie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej
i Kartograficznej w Hajnówce z siedzibą w Hajnówce, ul. A. Zina 1. Organizację wewnętrzną oraz zasady funkcjonowania gospodarstwa pomocniczego określono
w statucie stanowiącym załącznik nr 2 do wymienionego zarządzenia. Zgodnie
z zapisem §6 statutu - przedmiotem działalności gospodarstwa jest:

II. Prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Ustalono, że w okresie objętym kontrolą zarejestrowano 3967 spraw (odpowiednio: 1490 spraw w 2003 roku, 2212 spraw w 2004 roku i 265 spraw do 21 lutego 2005 roku), które dotyczyły udostępniania zasobu geodezyjnego
i kartograficznego na zgłoszenia prac geodezyjnych, a także na zamówienia na materiały do wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych niepodlegających zgłoszeniu i na zamówienia na materiały do wykonania operatów szacunkowych nieruchomości oraz na zamówienia materiałów z zasobu do użytku powszechnego.
W okresie tym do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej wpłynęło 2105 zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych:

Celem dokonania oceny kontrolowanej jednostki w zakresie realizacji przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia
16 lipca 2001 roku, sprawdzono sposób załatwienia wyszczególnionych poniżej zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych:

Dokumentację techniczną powstałą w wyniku wykonania prac geodezyjnych
i kartograficznych przyjmowano do zasobu ośrodka na podstawie wniosku wykonawcy. Następnie dokumentację geodezyjną, przed włączeniem jej do zasobu, kontrolowano pod względem jakości, kompletności oraz zgodności wykonanych prac z obowiązującymi przepisami ustawy i aktami wykonawczymi.

Na podstawie kontroli załatwienia spraw wyszczególnionych powyżej, stwierdzono, że w dwóch przypadkach tj. 2791 - 21/2004 i 2457 - 27/2004, czynności kontroli dokumentacji geodezyjnej przeprowadzone zostały z naruszeniem terminu,
o którym stanowią przepisy §9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku

Ustalono także, że w ewidencji Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Hajnówce prowadzonej w systemie „Ośrodek” nie wykazano części składowych dokumentacji technicznej powstałej w wyniku realizacji następujących prac geodezyjnych:

Stwierdza się, że w okresie objętym kontrolą podejmowane były przez jednostkę działania mające na celu - przekształcanie analogowych map ewidencyjnych do postaci numerycznej. W zasobie funkcjonują numeryczne mapy ewidencji gruntów i budynków dla obrębów miejskich Hajnówka i Kleszczele. Obszar objęty numerycznym opracowaniem mapy ewidencyjnej wynosi 6811 ha. Stanowi to 4.2% powierzchni powiatu hajnowskiego. Prace w powyższym zakresie wykonano również dla obszarów wiejskich powiatu hajnowskiego (wektorowa mapa ewidencji gruntów) oraz mapy ewidencyjne terenu Nadleśnictwa; Hajnówka i Białowieskiego Parku Narodowego. Jednakże do chwili kontroli nie funkcjonują one w zasobie jako mapy numeryczne.

W wyniku kontroli dokumentacji technicznej powstałej w wyniku wykonania wyszczególnionych powyżej prac geodezyjnych, stwierdzono, że wynikami pomiarów na bieżąco aktualizowano dokumenty zasobu - mapę zasadniczą i mapę ewidencji gruntów - funkcjonujące w zasobie w formie analogowej jak również numeryczną mapę miasta Hajnówki. Natomiast nie aktualizowano mapy numerycznej miasta Kleszczele.

Dokumentacji technicznej z wykonania wymienionych powyżej prac nadano klauzule, o których mowa w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 roku tj.:

2. Naliczanie opłat za czynności związane z udostępnianiem zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Oceny kontrolowanej jednostki w zakresie naliczania opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji z zasobu, dokonano na podstawie rozliczeń wymienionych poniżej zamówień:

W wyniku sprawdzenia naliczania wymienionych powyżej zamówień stwierdzono, że opłaty za udostępnianie dokumentacji z zasobu do ich realizacji naliczono prawidłowo tj. zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 14 listopada 2000 roku i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 19 lutego 2004 roku.

W okresie objętym kontrolą funkcjonowanie Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej uregulowano wyszczególnionymi poniżej zarządzeniami:

W wymienionych zarządzeniach Starosty Hajnowskiego wydanych na podstawie przepisów art. 28 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne określono, że funkcję Przewodniczącego Zespołu pełni Pan Konstanty Wawreszuk, natomiast podczas jego nieobecności zastępstwo sprawuje Pani Danuta Wsiluk. Jako członków stałych Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej wymieniono z imienia
i nazwiska przedstawicieli następujących jednostek:

W §2 opisanych na wstępie rozdziału zarządzeń wskazano, że Zespół Uzgodnienia Dokumentacji Projektowej działa przy Staroście Hajnowskim, natomiast obsługę techniczną świadczy Wydział Geodezji, Katastru i Nieruchomości Starostwa Powiatowego w Hajnówce. W §3 stwierdza się, że w tryb pracy Zespołu określa regulamin, stanowiący załącznik do zarządzenia.

W toku kontroli ustalono, iż dla uzgadnianych projektów prowadzony jest dziennik zgłoszeń projektów. Każdemu przedkładanemu do uzgodnienia wnioskowi nadawano kolejny numer wynikający z tegoż dziennika. W okresie objętym kontrolą Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej uzgodnił 491 lokalizacji projektowanych sieci uzbrojenia terenu - odpowiednio w roku 2003 - 245 spraw,
w roku 2004 - 225 spraw i w roku 2005 do dnia kontroli - 21 spraw. Podstawą prowadzenia uzgodnień jest funkcjonująca w zasobie ośrodka mapa zasadnicza. Ustalono, iż uzgadniane projekty usytuowania sieci uzbrojenia terenu rejestrowano na mapie zasadniczej, mapie koordynacyjnej lub na nakładce „R” mapy zasadniczej.

W toku badania dokumentacji formalno - prawnej Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej stwierdzono następujące nieprawidłowości:

W celu zbadania terminowości załatwiania wniosków w sprawie uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu oraz przestrzegania zasad załatwiania tych spraw, skontrolowano projekty uzgodnione następującymi numerami opinii:

W wyniku kontroli opisanych powyżej spraw stwierdzono, iż załatwienie ich odbyło się zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 roku.

Ocenę prawidłowości naliczenia opłat za czynności związane
z uzgodnieniem projektowanych sieci uzbrojenia terenu dokonano na podstawie kontroli sposobu naliczenia opłat za uzgodnienia wyszczególnione w punkcie 2, niniejszego rozdziału.

W wyniku powyższego stwierdzono, że opłaty za wymienione powyżej uzgodnienia naliczone zostały prawidłowo.

Wysokość opłat za uzgodnienia nietypowe określono w Zarządzeniu Starosty Hajnowskiego Nr 7/01 z dnia 26 września 2001 roku.

W okresie objętym kontrolą nie prowadzono prac geodezyjnych z zakresu zakładania osnów szczegółowych. W 2003 roku na zlecenie Starosty Hajnowskiego przeliczono z układu „1965” na układ „2000” współrzędne 578 punktów osnowy szczegółowej III klasy oraz 1742 punktów osnowy pomiarowej.

Plan finansowy Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym
i Kartograficznym na 2003 rok zatwierdzony został Uchwałą Nr V/19/03 Rady Powiatu Hajnowskiego z dnia 26 lutego 2003 roku w sprawie budżetu powiatu na 2003 roku.

Przychody i wydatki Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym na rok 2003 określono w załączniku nr 8 do wymienionej uchwały.

Ustalono, że przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2003 wyniosły 507 513,88 zł.

Zgodnie ze sprawozdaniem rocznym Rb-33 (załącznik 2 do protokołu) wydatki Funduszu w 2003 roku wyniosły 503 819,49 zł. W ramach wymienionej kwoty finansowano następujące zadania:

a w tym:

Uchwałą Nr VII/38/03 Rady Powiatu Hajnowskiego z dnia 26 czerwca 2003 roku zatwierdzono projekt planu finansowego Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym na rok 2004. Przychody i wydatki funduszu określono w załączniku do wymienionej uchwały.

Przychody Funduszu za rok 2004 wykazane w sprawozdaniu Rb-33 (załącznik 3 do protokołu) wyniosły 501 857,49 zł.

Jako wydatki z Funduszu wykazano:

a w tym:

Razem wydatki poniesione z funduszu w roku 2004 wyniosły 516 450,57 zł.

W wyniku sprawdzenia wydatkowania środków Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za okres od 1 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2004 roku, stwierdzono, że jako wydatki funduszu wykazano pochodne od wynagrodzeń w kwocie 2 089,22 zł oraz sfinansowano zakup czajnika na kwotę 139,00 zł. Nadmieniam, iż Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym
i Kartograficznym nie posiada osobowości prawnej w związku, z czym niedozwolone są wydatki na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń.

Ustalono, iż podstawą do naliczania wpłat na Centralny i Wojewódzki Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w roku 2003 była kwota przychodów wyszczególniona sprawozdaniu Rb-33 w wysokości 507 513,88 zł.
Z informacji przekazanych Marszałkowi Województwa w sprawie danych o wysokości przychodów Funduszu, wynika, iż suma kwot przychodów za poszczególne kwartały 2003 roku wyniosła 506 778,66 zł (odpowiednio: 84 037,46 zł; 110 869,65 zł; 130 755,07 zł; 181 116,48 zł). Informacje w powyższej sprawie przesłano: 10 kwietnia 2003 roku, 10 lipca 2003 roku, 10 października 2003 roku, 12 stycznia 2004 roku.

Należne kwoty za poszczególne kwartały 2003 roku przekazano na fundusze: centralny i wojewódzki przelewami: z dnia 10 kwietnia 2003 roku, 10 lipca 2003 roku,
10 października 2003 roku i 12 stycznia 2004 roku.

Wysokość tych kwot wyszczególniono poniżej:

Przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2004 wykazane w sprawozdaniu Rb-33 wyniosły
501 857,49 zł. Z kwartalnych informacji Starosty Hajnowskiego o przychodach Funduszu wynika, iż kwota ta wyniosła 500 699,86 zł. (odpowiednio: 102 287,91 zł; 119 720,02 zł; 129 898,16 zł; 148 793,77 zł;). Informacje w powyższej sprawie do Marszałka Województwa wysłano odpowiednio: 13 kwietnia 2004 roku, 12 lipca 2004 roku, 11 października 2004 roku, 11 stycznia 2005 roku.

Należne kwoty podlegające przekazaniu na fundusze: centralny i wojewódzki za poszczególne kwartały 2004 roku zostały określone przez kontrolowaną jednostkę w następujących wysokościach:

Wpłaty na fundusze: centralny i wojewódzki przekazano przelewami w terminach:
13 kwietnia 2004 roku, 9 lipca 2004 roku, 11 października 2004 roku, 10 stycznia 2005 roku.

Na podstawie powyższego stwierdza się, że w okresie objętym kontrolą naliczanie i przekazywanie należnych kwot na fundusze centralny i wojewódzki odbyło się z zachowaniem zasad wynikających z przepisów art. 41, ust. 3 i 3a ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne. Zachowywano również terminy określone przepisami §8 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku, które stanowią, że informacje dotyczące wysokości przychodów Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, winny być przekazywane Marszałkowi Województwa w terminie 20 dni od zakończenia kwartału. Zauważa się, że wykazane w sprawozdaniach Rb-33 kwoty przychodów za lata 2003 i 2004 - różnią się od kwot wyszczególnionych w informacjach przekazanych Marszałkowi Województwa.

Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą - zakupy usług przez kontrolowaną jednostkę, dokonywane były z zastosowaniem zasad wynikających z przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych.

Dotacje udzielone kontrolowanej jednostce na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych w roku 2003 wyniosły:

Ze środków dotacji działu 710, rozdział 71013 sfinansowano w części, za kwotę
43 465,00 zł opracowanie wektorowej mapy ewidencji gruntów obszarów wiejskich powiatu hajnowskiego, natomiast pozostałą kwotę tegoż rozdziału w wysokości 36 535,00 zł i dotację rozdziału 71014 w kwocie 38 000,00 zł przeznaczono na sfinansowanie pracy geodezyjnej dotyczącej aktualizacji mapy zasadniczej
i modernizacji operatu ewidencji gruntów miasta Hajnówka. Powyższych zamówień dokonano w trybie przetargu nieograniczonego o wartości powyżej 30 tys. EURO. Pozostałą kwotę rozdziału 71014 w wysokości 2000 zł przeznaczono na realizację pracy geodezyjnej rozgraniczenie działek z obrębu Wólka Terechowska. Zamówienia dokonano w trybie zapytania o cenę.

W 2004 roku na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielono następujących dotacji:

Środki obu dotacji przeznaczono na sfinansowanie pracy geodezyjnej dotyczącej aktualizacji użytków gruntowych i budynków wraz z doprowadzeniem do zgodności w tym zakresie zapisów w operacie ewidencji gruntów obrębów z gminy Dubicze Cerkiewne, Narewka.

Zamówienia dokonano w trybie przetargu nieograniczonego o wartości nie przekraczającej kwoty 60 tys. EURO. Z ustaleń kontroli wynika, że w opisanych powyżej przetargach o udzielenie zamówień publicznych nie uczestniczyli pracownicy Starostwa realizujący zadanie z zakresu geodezji i kartografii.

Na podstawie powyższego stwierdza się, że zakres rzeczowy zadań realizowanych przez kontrolowaną jednostkę ze środków dotacji był zgodny z ich przeznaczeniem przewidzianym przepisami art. 4 ust. 3 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne

Z ustaleń kontroli wynika, że zadania z zakresu geodezji i kartografii w kontrolowanej jednostce wykonuje 14 osób (załącznik 1 do protokołu), z czego 8 osób posiada uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii. W wyniku sprawdzenia bazy danych systemu „Ośrodek”
w zakresie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych za okres od
1 stycznia 2003 roku do 31.12.2003 roku, nie stwierdzono by osoby wymienione w załączniku nr 1 do protokołu zgłaszali prace geodezyjne w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Hajnówce.

Stwierdzono także, że wszyscy wymienieni w załączniku nr 1 do protokołu pracownicy złożyli oświadczenie z art. 18 i 18a ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych wskazując w nich, iż nie prowadzą działalności gospodarczej i nie wykonują zajęć, które pozostawałyby w sprzeczności z ich obowiązkami.

Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli wpisali się do książki kontroli zewnętrznych Starostwa Powiatowego w Hajnówce.

Starostę Hajnowskiego poinformowano o prawie do zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole, a także do składania wyjaśnień odnoszących się do stwierdzonych nieprawidłowości -
w terminie 7 dni od dnia podpisania protokółu.

Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz pozostawiono w jednostce kontrolowanej.

Białystok, 21 marzec 2005 roku