PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej organu właściwego w sprawach świadczeń rodzinnych - Burmistrza Moniek, ul. Słowackiego 5a, przeprowadzonej w dniu 8.02.2005r., REGON 00526191

Burmistrzem Miasta Mońki jest Pan Zbigniew Męczkowski.

Kierownikiem Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich jest Pan Mariusz Chwatko.

Kontrolę przeprowadziły:

Ewa Bonarska - starszy inspektor wojewódzki,

Margarita Jaroszuk starszy inspektor wojewódzki,

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli nr 150 z dnia  7 lutego 2005r., wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Krystynę Golubiewską - z-cę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 8 lutego 2005r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, po. 2255 ze zm.).

Cel kontroli:

Ocena realizacji zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, poz. 2255).

Przedmiotowy zakres kontroli:

Kontrolą objęto okres od 1.05.2004 r. do dnia kontroli i skontrolowano następujące zagadnienia:

1.      Sprawy organizacyjne: upoważnienie do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych, organizacja przyznawania i realizacji wypłaty świadczeń rodzinnych (stworzenie komórki organizacyjnej zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, kwalifikacje pracowników wykonujących zadanie).

2.      Przyznawanie świadczeń rodzinnych:

1)     liczba zasiłków rodzinnych, dodatków do zasiłków rodzinnych, zasiłków pielęgnacyjnych i świadczeń pielęgnacyjnych przyznanych w okresie objętym kontrolą,

2)     prawidłowość wypełnienia wniosku i dołączenie niezbędnych dokumentów określonych aktem wykonawczym,

3)     zasadność przyznawania świadczeń rodzinnych,

4)     prawidłowość prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych przyznających świadczenia rodzinne.

Ustalenia kontroli:

Ad 1

Strukturę organizacyjną Urzędu Miejskiego określa Zarządzenie Nr 76/03 Burmistrza Moniek z dnia 30.10.2003r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Mońkach, zmienione Zarządzeniem Nr 109/04 Burmistrza Moniek z dnia 30.03.2004r. w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Mońkach. W skład Urzędu Miejskiego wchodzi m.in. Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich, który realizuje zadania: wynikające z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, prowadzenia spraw wojskowych, z zakresu obrony cywilnej i obronności kraju, z ustawy o organizowaniu imprez masowych, z przepisów o zgromadzeniach i zbiórkach publicznych, o dodatkach mieszkaniowych i o świadczeniach rodzinnych i.in.

Zarządzeniem Nr 115/04 Burmistrza Moniek z dnia 15.04.2004r. udzielono Sekretarzowi Gminy, kierującemu Referatem Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich upoważnienia do wydawania i podpisywania decyzji administracyjnych w sprawach dot. świadczeń rodzinnych wynikających z ustawy z dnia 28.11.2003r. o świadczeniach rodzinnych.

Realizacją zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zajmuje się Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich - 3 osoby z Referatu, które zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego zajmują się dodatkami mieszkaniowymi i świadczeniami rodzinnymi. Decyzję podejmuje z upoważnienia Burmistrza Sekretarz Gminy (dysponuje w tym celu właściwą pieczątką).

Obecnie realizacją zadania zajmują się pracownicy:

1.      Mariusz Chwatko - uchwałą Rady Miejskiej w Mońkach z dnia 12.11.1998r. powołany na stanowisko Sekretarza Miasta i Gminy w Mońkach, umowa o pracę z dnia 12.11.1998r., wykształcenie wyższe: Uniwersytet w Białymstoku, tytuł magistra na kierunku prawo, studia podyplomowe Zarządzanie Kadrami w Administracji Publicznej, ukończona aplikacja sądowa - zdany egzamin sędziowski - 2002r.

2.      Eulalia Sebunia - wykształcenie średnie ogólne + Studium Technik Ubezpieczeniowych w Wyższej Szkole Ubezpieczeń i Bankowości w Warszawie, zatrudniona na stanowisku referenta w Urzędzie Miejskim w Mońkach od dnia 1.05.2004r. na czas określony do 31.10.2005r., z zakresu zadań, uprawnień i odpowiedzialności wynikają m.in. obowiązki w zakresie przyjmowania wniosków w sprawach świadczeń rodzinnych, udzielanie informacji osobom zainteresowanym, terminowe przygotowywanie projektów decyzji w tych sprawach, sporządzanie list wypłat , przygotowywanie wniosków o przyznanie dotacji celowej na finansowanie wypłat świadczeń rodzinnych.

3.      Elżbieta Zalewska - wykształcenie wyższe zawodowe: Politechnika Białostocka Wydział Zarządzania na kierunku turystyka i rekreacja, zatrudniona na stanowisku młodszego referenta od 23.09.2002r., od 10.09.2004r. na czas nieokreślony na stanowisku podinspektora, z zakresu zadań, uprawnień i odpowiedzialności wynikają m.in. obowiązki w zakresie przyjmowania wniosków w sprawach świadczeń rodzinnych, udzielanie informacji osobom zainteresowanym, terminowe przygotowywanie projektów decyzji w tych sprawach, sporządzanie miesięcznych list wypłat świadczeń rodzinnych, sporządzanie sprawozdań finansowych.

4.      Mariola Siemionko - wykształcenie średnie ekonomiczne, zatrudniona na stanowisku referenta w Urzędzie Miejskim w Mońkach od 1.08.1989r., aktualnie na stanowisku podinspektora na czas nieokreślony, z zakresu zadań, uprawnień i odpowiedzialności wynikają m.in. obowiązki w zakresie przyjmowania wniosków w sprawach świadczeń rodzinnych, udzielanie informacji osobom zainteresowanym, terminowe przygotowywanie projektów decyzji w tych sprawach, sporządzanie miesięcznych list wypłat świadczeń rodzinnych, sporządzanie sprawozdań finansowych.

Osoby, które zajmują się prowadzeniem dokumentacji w sprawach świadczeń rodzinnych zajmują jedno odrębne pomieszczenia, wyposażone w dwa komputery z drukarkami.

Ad 2

Świadczenia rodzinne przyznano:

1)     wyłącznie zasiłki rodzinne - 224 osobom,

2)     zasiłki rodzinne z dodatkami:

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 217 osobom, w tym 62 osobom zmieniono wysokość dodatku na podstawie ustawy z dnia 30.07.2004r.,

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych - 2 osobom,

ˇ        z tytułu urodzenia dziecka - 36 osobom,

ˇ        z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego -   31 osobom,

3)     zasiłki pielęgnacyjne - 54 osobom,

4)     świadczenia pielęgnacyjne - 29 osobom.

Pięciu osobom odmówiono prawa do świadczeń rodzinnych, przyczyną odmowy było przekroczenie kryterium dochodowego bądź nie spełnianie przesłanek przyznania świadczenia pielęgnacyjnego.

W jednym przypadku - dot. świadczenia pielęgnacyjnego wniesiono odwołanie od decyzji organu właściwego, decyzja została utrzymana przez z uwagi na fakt że w orzeczeniu było jedno ze wskazań, o których mowa w art. 6 b ust. 3 pkt 7 i 8 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Świadczenia rodzinne przyznawane są w oparciu o pełną dokumentację w sprawie, w szczególności akta zawierają:

1)     wniosek o przyznanie świadczeń opatrzony datą wpływu do organu i datą oraz podpisem wnioskodawcy,

2)     dołączone do wniosków załączniki, w szczególności:

ˇ        uwierzytelnione kopie dokumentu stwierdzającego tożsamość - potwierdzone kserokopie stron dowodu osobistego,

ˇ        skrócone odpisy aktów urodzenia dzieci,

ˇ        orzeczenia o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,

ˇ        zaświadczenia szkoły, w przypadku gdy dziecko ukończyło 18. rok życia,

ˇ        zaświadczenia szkoły, w przypadku nauki dziecka w szkole ponadgimnazjalnej poza miejscem zamieszkania,

ˇ        zaświadczenia o dochodzie osiągniętym przez wnioskodawcę i członków rodziny w 2002r. podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wydane przez właściwego miejscowo Naczelnika Urzędu Skarbowego,

ˇ        oświadczenia członków rodziny o wysokości osiągniętego w 2002r. dochodu niepodlegającego opodatkowaniu,

ˇ        zaświadczenia urzędu gminy o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku 2002 lub nakazy płatnicze za ten okres,

ˇ        kopie  odpisów prawomocnych wyroków sądów orzekających rozwód lub separację, kopie aktu zgonu małżonka,

ˇ        tylko w nielicznych sytuacjach zaświadczenia komornika o całkowitej lub częściowej bezskuteczności egzekucji alimentów,

ˇ        zaświadczenia pracodawcy o udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o okresie, na jaki został wydany,

ˇ        zaświadczenia ZUS o otrzymywaniu do dnia 30.04.2004r. świadczeń alimentacyjnych,

ˇ        potwierdzone kopie wyroków zasądzających alimenty,

ˇ        zaświadczenia ZUS o kwocie otrzymywanych alimentów na dzień 30.04.2004r..

3)     decyzję administracyjną przyznającą świadczenia rodzinne.

W trakcie kontroli stwierdzono, że ustalając dochód rodziny, pomimo braku zaświadczenia komornika o bezskuteczności egzekucji, nie wliczano dochodu nieopodatkowanego - alimentów, zasądzonych prawomocnym wyrokiem sądu rodzinnego.

W trakcie kontroli sprawdzono 20% świadczeniobiorców i stwierdzono, że świadczenia rodzinne przyznano zasadnie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o świadczeniach rodzinnych.

Ustalono, że świadczenia rodzinne: zasiłek rodzinny oraz dodatki, a także świadczenie pielęgnacyjne przyznawano na okres zasiłkowy - od miesiąca, w którym wpłynął wniosek do 31.08.2005r., z wyłączeniem sytuacji przyznawania świadczeń na okres krótszy tj. w przypadku wygaśnięcia orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, okresu na jaki udzielono urlopu wychowawczego, jednego roku w razie przyznania dodatku do zasiłku rodzinnego przyznanego na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy. Natomiast zasiłki pielęgnacyjne, w przypadku gdy orzeczenie obejmowało ustalony stopień niepełnosprawności poza okres zasiłkowy - należało przyznawać na okres objęty orzeczeniem (również bezterminowo). Wypłaty przyznanych świadczeń dokonywano w terminach określonych w art. 26 ustawy o świadczeniach rodzinnych - zgodnie z decyzjami ich wypłata jest dokonywana do 15. dnia miesiąca za dany miesiąc. Świadczenia są wypłacane w Banku Spółdzielczego w Mońkach bądź dokonywane są przelewy na konta bankowe.

Stwierdzono, że postępowanie w sprawach przyznania świadczeń rodzinnych jest prowadzone prawidłowo. Decyzje administracyjne podejmowane są w terminach określonych przepisami ustawy i kodeksu postępowania administracyjnego. Wydane są zgodnie z przepisami art. 107 kpa i zwierają niezbędne elementy, w szczególności czasookres przyznania świadczeń, ich kwotę, termin i sposób wypłaty, pouczenie o konieczności poinformowania o zmianie sytuacji mającej wpływ na ustalenie prawa do świadczeń. Decyzję z upoważnienia Burmistrza Miasta podejmuje Sekretarz Gminy kierujący Referatem Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich.

Przykłady osób, którym ustalono prawo do świadczeń rodzinnych zawiera załącznik do protokołu.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Burmistrz Moniek, drugi Wydział Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Burmistrz Moniek poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu Miasta pod poz. 2.

Kontrolowany                                                       Kontrolujący

Zbigniew Mączkowski, 23.02.2005-03-18                    1. Ewa Bonarska

2. Margarita Jaroszuk